I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI
Indice:
1. L’istituzione dei canali di segnalazione
2. I soggetti cui va affidata la gestione delle segnalazioni
3. La segnalazione inviata ad un seggetto non competente
4. Le attività cui è tenuto chi gestisce le segnalazioni
5. Le informazioni da inserire sul sito e sulla pagina della piattaforma per evitare errori da parte del segnalante
6. La possibilità per alcuni enti di gestire in modo condiviso le segnalazioni
7. La disciplina della procedura di gestione delle segnalazioni nel PIAO, PTPTC, MOG 231 o in altro atto organizzativo
8. La mancata istituzione dei canali interni e delle relative procedure o istituzione non conforme
Gli operatori del settore, sia pubblico che privato, in collaborazione con le rappresentanze sindacali, elaborano un atto organizzativo dedicato per l’efficace gestione delle segnalazioni interne, con l’obiettivo di istituire canali specifici all’interno delle rispettive organizzazioni.
All’interno di questo atto organizzativo, approvato dall’organo direttivo competente, è essenziale definire almeno i seguenti aspetti:
Ruolo e responsabilità dei gestori delle segnalazioni.
Procedure e limiti per la conservazione dei dati, adeguati e proporzionati alla procedura di whistleblowing e alle normative vigenti.
Nel caso in cui enti privati adottino i modelli di organizzazione e gestione in conformità al decreto legislativo n. 231/2001, è necessario prevedere i canali interni di segnalazione all’interno di tali modelli o nell’atto organizzativo al quale il MOG 231 fa espressamente riferimento.
La riservatezza dei canali di segnalazione interna deve essere garantita attraverso opportuni mezzi, inclusa l’eventuale crittografia nel caso di utilizzo di strumenti informatici, per la tutela delle seguenti informazioni:
• Identità del segnalante.
• Identità del facilitatore.
• Coinvolti nella segnalazione o altri soggetti menzionati.
• Contenuto della segnalazione e documentazione associata.
Al fine di agevolare il segnalante, è fondamentale offrire diverse opzioni di segnalazione, come ad esempio in forma scritta, anche attraverso piattaforme online. L’uso della posta elettronica ordinaria e della PEC è sconsigliato per garantire la riservatezza. Nel caso di canali tradizionali, devono essere disciplinati nell’atto organizzativo, indicando gli strumenti necessari per garantire la riservatezza conforme alle normative vigenti.
Per esempio, nel caso di segnalazioni cartacee, è essenziale adottare misure come l’inserimento dei dati identificativi del segnalante e una fotocopia del documento di riconoscimento in una busta separata rispetto alla segnalazione stessa. Entrambe le buste devono quindi essere collocate in una terza busta sigillata con la dicitura “riservata” al gestore delle segnalazioni. La protocollazione riservata della segnalazione è eseguita dal gestore, anche mediante un registro autonomo.
Per quanto riguarda le segnalazioni orali, queste possono essere effettuate attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o, su richiesta del segnalante, tramite un incontro diretto concordato entro un periodo ragionevole.
