Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione anonima può portare all’attenzione dell’azienda fatti che meritano un accertamento serio, ma lo stesso canale può essere utilizzato in modo strumentale per alimentare conflitti interni, colpire un collega o un dirigente, reagire a una contestazione disciplinare o formulare accuse prive di elementi verificabili. Il problema, per l’impresa, nasce quando occorre distinguere rapidamente una segnalazione da approfondire da un uso improprio del sistema senza compromettere la riservatezza, i diritti della persona coinvolta e le garanzie previste dal D.Lgs. 24/2023.

Ricevere una segnalazione anonima infondata non autorizza quindi a ignorarla, né consente di presumere che dietro l’anonimato vi sia necessariamente malafede. La difesa dell’azienda passa anzitutto da una gestione corretta: delimitare l’oggetto della segnalazione, verificare se i fatti sono sufficientemente circostanziati, acquisire soltanto le informazioni necessarie, evitare iniziative che possano assumere carattere ritorsivo e documentare le ragioni delle decisioni adottate. Quando emergono elementi che fanno pensare a una falsa segnalazione whistleblowing, la questione richiede ancora maggiore cautela, perché occorre distinguere l’infondatezza dei fatti dall’eventuale comportamento doloso o gravemente colposo del segnalante.

Quando una segnalazione anonima diventa un problema concreto per l’azienda

L’anonimato, da solo, non rende falsa, abusiva o irrilevante una segnalazione. Un esposto privo dell’identità del segnalante può contenere informazioni precise, documenti, date, nominativi e circostanze che consentono all’impresa di effettuare verifiche attendibili. Al contrario, una segnalazione nominativa può risultare generica o priva di riscontri. Per questo, quando arriva una comunicazione anonima, il primo errore sarebbe concentrare l’attenzione sull’identità di chi l’ha inviata anziché sulla consistenza delle informazioni ricevute.

La distinzione è particolarmente importante perché le segnalazioni anonime e la loro corretta gestione pongono un problema diverso rispetto all’abuso del canale. Nel primo caso occorre stabilire come trattare una comunicazione della quale non conosciamo l’autore; nel secondo dobbiamo valutare se il sistema whistleblowing sia stato utilizzato per finalità estranee alla protezione riconosciuta dalla legge o per veicolare consapevolmente accuse false.

Nella pratica aziendale i segnali di criticità possono essere diversi. Una segnalazione può descrivere fatti senza indicare quando sarebbero avvenuti, formulare accuse molto gravi senza fornire elementi verificabili, riproporre ripetutamente le stesse contestazioni già esaminate oppure sovrapporsi a un conflitto personale o lavorativo. Questi elementi possono giustificare un esame particolarmente accurato, ma non costituiscono automaticamente la prova di un abuso. Anche la presenza di un contenzioso con l’azienda, di una contestazione disciplinare o di rapporti deteriorati con il management non permette, da sola, di qualificare la segnalazione come strumentale.

Il D.Lgs. 24/2023 chiarisce infatti un punto che l’impresa deve tenere distinto dalla valutazione sulla veridicità dei fatti: i motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della protezione, quando ricorrono le condizioni previste dalla disciplina. Il baricentro dell’analisi non può quindi essere spostato semplicemente sulle intenzioni attribuite al segnalante. Occorre verificare il contenuto della segnalazione e gli elementi disponibili, evitando che un sospetto di strumentalità determini una reazione aziendale prematura.

Il rischio aumenta quando le accuse riguardano amministratori, dirigenti, responsabili HR o gli stessi soggetti normalmente incaricati di gestire il canale. In queste situazioni il problema non consiste soltanto nel verificare se la segnalazione sia fondata: occorre anche evitare conflitti di interessi nell’istruttoria e impedire che informazioni riservate circolino tra persone direttamente coinvolte. Se la segnalazione interessa il vertice aziendale, può quindi essere necessario valutare chi debba concretamente intervenire quando il whistleblowing riguarda il management.

Segnalazione infondata, falsa o abusiva: perché non sono la stessa cosa

Per difendersi correttamente da una falsa segnalazione whistleblowing bisogna partire da una distinzione giuridica che nella gestione quotidiana viene spesso trascurata. Una segnalazione che, dopo gli accertamenti, risulta infondata non è per questo necessariamente una segnalazione dolosamente falsa. Il segnalante può avere rappresentato circostanze che riteneva vere e che l’istruttoria non ha confermato, oppure può avere interpretato erroneamente fatti realmente avvenuti. L’esito negativo dell’accertamento non consente, da solo, di concludere che vi sia stato un abuso del whistleblowing.

Questa distinzione deriva direttamente dalla struttura delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023. La protezione presuppone, tra l’altro, che al momento della segnalazione la persona avesse un fondato motivo di ritenere vere le informazioni sulle violazioni segnalate e che esse rientrassero nell’ambito previsto dalla disciplina. La legge contempla poi espressamente il caso in cui venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per diffamazione o calunnia, oppure la responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave: in tali ipotesi le tutele previste dal relativo capo non sono garantite e viene prevista una sanzione disciplinare.

Per l’azienda ciò comporta una conseguenza operativa precisa: non possiamo passare direttamente da “la segnalazione non è stata confermata” a “il dipendente ha abusato del whistleblowing”. Occorre ricostruire separatamente ciò che è stato segnalato, quali elementi erano disponibili al momento della segnalazione, che cosa è emerso dalle verifiche e se esistano elementi idonei a sostenere una diversa valutazione sulla condotta del segnalante. È proprio in questo passaggio che una gestione improvvisata può trasformare un problema interno in una contestazione sulla violazione delle tutele whistleblowing.

Lo stesso criterio vale per le segnalazioni anonime. Il D.Lgs. 24/2023 considera espressamente anche l’ipotesi in cui l’autore di una segnalazione anonima venga successivamente identificato e subisca ritorsioni. L’anonimato non può quindi essere trattato come una zona priva di garanzie nella quale l’impresa sia libera di cercare l’autore della comunicazione per adottare iniziative nei suoi confronti. Un tentativo indiscriminato di identificazione potrebbe inoltre creare ulteriori criticità sotto il profilo della riservatezza e della protezione dei dati personali.

Quando invece gli accertamenti mostrano semplicemente che i fatti non trovano riscontro, l’azienda deve essere in grado di chiudere l’istruttoria sulla base di ragioni documentabili. La corretta gestione delle segnalazioni whistleblowing infondate serve proprio a evitare due estremi ugualmente problematici: proseguire indefinitamente verifiche prive di elementi concreti oppure archiviare frettolosamente una comunicazione soltanto perché anonima, scomoda o proveniente da un contesto aziendale conflittuale.

La procedura interna dovrebbe quindi consentire al gestore di valutare la segnalazione con sufficiente autonomia, mantenere traccia dell’attività svolta nei limiti previsti dalla normativa, circoscrivere l’accesso alle informazioni e coinvolgere le funzioni aziendali necessarie senza diffondere inutilmente il contenuto delle accuse. Se il sistema viene utilizzato ripetutamente per segnalazioni manifestamente estranee al suo ambito o emergono elementi concreti di un possibile uso strumentale, la risposta deve comunque essere costruita sul caso specifico, separando la gestione della segnalazione dall’eventuale valutazione di responsabilità del suo autore.

È questa separazione che consente all’impresa di difendersi senza trasformare la difesa in una possibile ritorsione: prima si accertano i fatti con una procedura coerente e riservata; solo quando ne ricorrono effettivamente i presupposti si valuta se esistano ulteriori iniziative giuridiche o disciplinari. Nei casi più delicati, soprattutto quando sono coinvolti il vertice aziendale, rapporti di lavoro già conflittuali o accuse potenzialmente lesive della reputazione, l’indipendenza di chi conduce l’istruttoria diventa parte concreta della gestione del rischio.

Come deve reagire l’azienda quando sospetta un abuso del whistleblowing

Quando emergono elementi che fanno dubitare della genuinità di una segnalazione, la prima forma di tutela dell’azienda consiste nel mantenere separati tre piani: l’accertamento dei fatti segnalati, la tutela delle persone coinvolte e l’eventuale verifica successiva sulla condotta del segnalante. Confondere questi passaggi espone al rischio di interrompere prematuramente l’istruttoria o, all’estremo opposto, di adottare iniziative nei confronti del presunto autore prima che vi siano elementi sufficienti per farlo.

Il gestore deve anzitutto verificare se la segnalazione contiene informazioni che consentano un’attività istruttoria concreta. Date, documenti, operazioni aziendali, persone presenti, comunicazioni interne e altri elementi verificabili possono permettere di controllare i fatti anche quando il segnalante rimane anonimo. Se il canale consente una comunicazione con l’autore senza conoscerne l’identità, può essere opportuno chiedere chiarimenti o integrazioni, evitando domande dirette esclusivamente a identificarlo.

L’istruttoria deve essere proporzionata al contenuto della segnalazione. Non ogni accusa giustifica l’accesso indiscriminato alle caselle email dei dipendenti, ai dispositivi aziendali o a grandi quantità di documentazione. Le verifiche possono comportare trattamenti di dati personali e devono quindi essere organizzate tenendo conto anche dei principi del GDPR, in particolare limitazione della finalità, minimizzazione, sicurezza e limitazione della conservazione. Nel whistleblowing la necessità di accertare un fatto non rende automaticamente lecita qualsiasi modalità investigativa.

Un altro passaggio delicato riguarda la persona accusata. L’azienda deve evitare che una segnalazione ancora da verificare venga trattata internamente come se costituisse già prova di un illecito. La circolazione delle informazioni deve essere limitata ai soggetti che hanno effettiva necessità di conoscerle e l’eventuale coinvolgimento della persona segnalata nell’istruttoria deve essere valutato considerando le esigenze dell’accertamento e le garanzie previste dalla disciplina. Anche una segnalazione successivamente risultata falsa può aver prodotto, nel frattempo, conseguenze reputazionali e professionali difficili da correggere.

Particolare prudenza richiede il caso in cui l’azienda ritenga di avere individuato l’autore della segnalazione e contemporaneamente debba assumere nei suoi confronti un provvedimento per ragioni lavorative autonome. Un licenziamento, una sanzione disciplinare, un trasferimento, una modifica delle mansioni o un’altra misura sfavorevole temporalmente collegata alla segnalazione può porre il problema della ritorsione. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina specificamente le misure ritorsive e prevede un sistema di protezione che rende particolarmente importante poter ricostruire e documentare le ragioni effettive delle decisioni aziendali.

Per questo motivo la difesa dall’abuso non dovrebbe consistere nella reazione contro chi si presume abbia segnalato, ma nella solidità della procedura utilizzata per accertare i fatti. Se dall’istruttoria emergono elementi ulteriori che possono assumere rilievo disciplinare, civile o penale, questi devono essere valutati autonomamente, verificando i presupposti della specifica iniziativa. Il tema è ancora più delicato quando il whistleblowing viene percepito come uno strumento utilizzato contro l’impresa: in questi casi è utile distinguere la gestione della segnalazione dalle diverse questioni affrontate nell’approfondimento sul whistleblowing usato in modo strumentale e sulla difesa dell’azienda.

Anche l’archiviazione deve essere motivata sulla base dell’istruttoria svolta e non attraverso formule generiche come “segnalazione anonima” o “accuse non credibili”. La tracciabilità delle verifiche permette di ricostruire perché determinati approfondimenti siano stati eseguiti, quali elementi siano stati acquisiti e per quale ragione non sia stato ritenuto necessario procedere ulteriormente. Questa impostazione diventa particolarmente utile se successivamente arrivano nuove informazioni, altre segnalazioni sullo stesso fatto o contestazioni sulla gestione adottata dall’impresa.

Quando il conflitto coinvolge direttamente chi dovrebbe gestire la segnalazione, oppure quando la struttura aziendale non dispone di una funzione sufficientemente autonoma, può essere opportuno affidare l’istruttoria o la gestione del canale a un soggetto esterno competente. L’esternalizzazione non elimina le responsabilità organizzative dell’impresa, ma può ridurre i conflitti di interessi e consentire una valutazione più indipendente, soprattutto nei casi nei quali occorre decidere se archiviare una segnalazione, proseguire gli accertamenti o affrontare un possibile abuso.

Un caso pratico: segnalazioni anonime ripetute contro un dirigente

Consideriamo il caso realistico e anonimizzato di una società nella quale il canale whistleblowing riceve, nell’arco di un periodo relativamente breve, più comunicazioni anonime riguardanti lo stesso dirigente. Le segnalazioni contengono accuse sulla gestione di alcuni rapporti aziendali, ma parte delle circostanze è formulata in termini generici e alcuni fatti risultano sovrapponibili a questioni già emerse in un conflitto interno. Il management ritiene che le comunicazioni possano provenire dalla stessa persona e ipotizza un utilizzo strumentale del canale.

In una situazione di questo tipo non sarebbe corretto partire dalla ricerca dell’autore o considerare automaticamente le segnalazioni come abusive. L’attività professionale deve concentrarsi prima sulla separazione delle singole contestazioni, sulla verifica degli elementi concretamente riscontrabili e sulla ricostruzione delle attività istruttorie già compiute. Una particolare attenzione deve essere riservata alla circolazione interna delle accuse, perché il dirigente interessato non deve subire conseguenze basate sulla semplice reiterazione di affermazioni ancora prive di riscontro.

Il passaggio più delicato consiste nel distinguere ciò che non è stato provato da ciò che presenta elementi concreti di possibile falsità intenzionale. Le segnalazioni possono quindi essere trattate secondo il loro effettivo contenuto, documentando gli accertamenti e le ragioni dell’eventuale archiviazione, senza utilizzare l’anonimato come presupposto per iniziative contro un possibile segnalante. Se emergono successivamente fatti autonomamente rilevanti rispetto alla condotta dell’autore, questi possono essere esaminati separatamente, verificando prima i relativi presupposti giuridici e il rischio che un intervento aziendale possa essere qualificato come ritorsivo.

Domande frequenti sull’abuso delle segnalazioni anonime

L’azienda può archiviare una segnalazione soltanto perché è anonima?

No. L’anonimato, considerato isolatamente, non è sufficiente per stabilire che una segnalazione sia falsa o irrilevante. Occorre valutarne il contenuto e verificare se i fatti descritti siano sufficientemente circostanziati e suscettibili di riscontro. L’eventuale archiviazione dovrebbe dipendere dall’esito di questa valutazione e dell’istruttoria concretamente possibile, non dalla mancata conoscenza dell’identità del segnalante.

Una segnalazione risultata infondata fa perdere automaticamente le tutele al segnalante?

No. L’infondatezza accertata successivamente non coincide automaticamente con una falsa segnalazione consapevole. Il D.Lgs. 24/2023 collega la protezione anche all’esistenza, al momento della segnalazione, di un fondato motivo di ritenere vere le informazioni segnalate. La disciplina prevede specifiche conseguenze quando viene accertata la responsabilità penale per diffamazione o calunnia oppure la responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave. Per questo l’azienda deve evitare di equiparare automaticamente l’archiviazione della segnalazione a un abuso del canale.

L’azienda può cercare di identificare chi ha inviato una falsa segnalazione anonima?

La ricerca dell’identità del segnalante non dovrebbe diventare la risposta automatica a una segnalazione ritenuta sospetta o successivamente risultata infondata. La disciplina whistleblowing tutela la riservatezza e contempla anche il caso del segnalante anonimo successivamente identificato. Prima di qualsiasi iniziativa occorre quindi valutare finalità, base giuridica, modalità dell’accertamento e garanzie applicabili, considerando anche la disciplina sulla protezione dei dati personali.

È possibile adottare un provvedimento disciplinare contro chi ha abusato del whistleblowing?

La questione dipende dai fatti concretamente accertati e non può essere risolta sulla sola base dell’infondatezza della segnalazione. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina espressamente le conseguenze nei casi in cui sia accertata, alle condizioni previste dalla legge, la responsabilità del segnalante per diffamazione o calunnia o la responsabilità civile per dolo o colpa grave. Prima di procedere sul piano disciplinare occorre quindi verificare attentamente i presupposti dell’intervento e la sua autonomia rispetto alla segnalazione, anche per evitare che la misura possa essere contestata come ritorsiva.

Quando conviene affidare la gestione della segnalazione a un soggetto esterno?

La gestione esterna può essere particolarmente utile quando la segnalazione coinvolge amministratori, dirigenti, responsabili HR o gli stessi soggetti incaricati del canale, oppure quando esiste un conflitto aziendale che rende difficile assicurare un’istruttoria sufficientemente autonoma. La scelta dipende dalla struttura dell’impresa e dalla complessità del caso. Per le aziende che non dispongono internamente delle competenze o dell’autonomia necessarie, un servizio esterno di gestione del whistleblowing può consentire di organizzare il processo e l’istruttoria mantenendo distinti accertamento dei fatti, tutela della riservatezza ed eventuali successive iniziative.

Segnalazioni anonime sospette o abusive: richiedi una valutazione del caso

Quando un’azienda riceve una segnalazione anonima che appare falsa, strumentale o collegata a un conflitto interno, la decisione più delicata riguarda spesso ciò che deve essere fatto dopo: quali verifiche svolgere, quando sia possibile archiviare, come tutelare la persona accusata e come intervenire qualora emergano elementi concreti di abuso senza esporsi a una contestazione per ritorsione.

Non esiste una risposta identica per ogni segnalazione. Occorre esaminare il contenuto dell’esposto, gli elementi disponibili, la posizione delle persone coinvolte, le verifiche già compiute e la procedura whistleblowing adottata dall’impresa. Nei casi più complessi può essere necessario anche separare la gestione dell’istruttoria dalle eventuali valutazioni disciplinari, civili o penali successive.

Lo Studio Legale Calvello assiste le imprese nella gestione delle segnalazioni whistleblowing e nella valutazione delle situazioni nelle quali vi sia il sospetto di un utilizzo improprio o abusivo del canale. Per sottoporre il caso allo Studio è possibile richiedere una valutazione sulla gestione della segnalazione whistleblowing, descrivendo attraverso il modulo la situazione aziendale e il problema riscontrato.