Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione whistleblowing può concludersi senza che i fatti denunciati trovino conferma. Per l’azienda, però, l’infondatezza della segnalazione non autorizza automaticamente a considerare il segnalante responsabile di un abuso, né consente di reagire con provvedimenti disciplinari basati sulla sola circostanza che l’istruttoria non abbia confermato le accuse.

È proprio quando emergono dubbi sull’attendibilità della segnalazione che la gestione diventa più delicata. Occorre verificare i fatti con metodo, documentare l’attività svolta, proteggere la riservatezza delle persone coinvolte e distinguere una segnalazione semplicemente non riscontrata da una condotta dolosamente falsa o gravemente colposa. Una reazione aziendale affrettata può trasformare un problema inizialmente circoscritto in una contestazione relativa a ritorsioni, riservatezza, trattamento dei dati personali o corretto funzionamento del canale interno.

Quando assistiamo un’impresa che ha ricevuto una segnalazione apparentemente infondata, il punto di partenza non è quindi stabilire immediatamente “chi ha ragione”, ma verificare che cosa è stato segnalato, quali elementi possono essere accertati e quali conseguenze giuridiche possono effettivamente essere tratte dall’esito dell’istruttoria.

Una segnalazione infondata non è necessariamente una segnalazione falsa

La prima distinzione da fare riguarda il significato stesso di “segnalazione infondata”. Nella pratica aziendale vengono spesso accomunate situazioni molto diverse: una denuncia che non trova riscontri documentali, una ricostruzione inesatta dei fatti, una segnalazione basata su informazioni incomplete, un sospetto formulato in buona fede e, all’estremo opposto, un’accusa consapevolmente falsa utilizzata per danneggiare un collega, un dirigente o l’impresa.

Queste situazioni non possono essere trattate allo stesso modo. Il sistema delineato dal D.Lgs. 24/2023 tutela chi, al momento della segnalazione, aveva fondati motivi per ritenere vere le informazioni relative alle violazioni segnalate e ricadenti nell’ambito della disciplina. Non è quindi necessario che ogni circostanza denunciata venga successivamente confermata. L’esito negativo dell’accertamento non dimostra, da solo, che il whistleblower abbia mentito o utilizzato abusivamente il canale.

La distinzione assume particolare importanza perché il decreto collega la perdita delle specifiche tutele a presupposti ben più rigorosi. Quando viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per diffamazione o calunnia, oppure la responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste dal sistema whistleblowing non sono garantite e può trovare applicazione la disciplina prevista per tali ipotesi. Non è quindi corretto far coincidere automaticamente “segnalazione archiviata” e “segnalazione dolosamente falsa”.

Questo passaggio è particolarmente importante quando la segnalazione nasce all’interno di un conflitto lavorativo. Un dipendente può avere rapporti difficili con il proprio responsabile e, nello stesso tempo, disporre di informazioni che ritiene attendibili. Il movente personale non consente da solo di qualificare la segnalazione come abusiva. Allo stesso modo, il fatto che una denuncia sia molto grave non impone all’azienda di considerarla vera prima degli accertamenti.

Il gestore deve mantenere distinta la valutazione dei fatti dall’eventuale giudizio sulla condotta del segnalante. Se il problema riguarda invece un utilizzo deliberatamente strumentale del canale, abbiamo approfondito separatamente come affrontare il whistleblowing utilizzato come strumento di abuso nei confronti dell’azienda, proprio perché questa situazione richiede presupposti e verifiche ulteriori rispetto alla semplice mancata conferma della segnalazione.

Come verificare la segnalazione e decidere se archiviarla

Quando l’azienda riceve una segnalazione che appare poco attendibile, la prima reazione non dovrebbe essere cercare elementi contro il segnalante, ma verificare in modo imparziale i fatti che possono essere concretamente accertati. La gestione del canale interno prevista dal D.Lgs. 24/2023 richiede che sia dato diligente seguito alle segnalazioni ricevute: ciò comporta un’attività proporzionata al loro contenuto, alla loro precisione e agli elementi disponibili.

Una segnalazione può contenere date, documenti, messaggi, indicazioni di persone informate sui fatti o riferimenti a operazioni aziendali verificabili. In altri casi può essere generica, incompleta o fondata su circostanze riferite da terzi. Il gestore deve quindi stabilire quali verifiche siano ragionevolmente praticabili e, quando il canale lo consente, può essere necessario interloquire con il segnalante per ottenere chiarimenti o informazioni ulteriori. La procedura seguita deve rimanere coerente con quella adottata dall’impresa per la gestione delle attività successive alla ricezione di una segnalazione whistleblowing.

L’istruttoria deve essere condotta evitando due errori opposti. Il primo consiste nell’archiviare rapidamente la segnalazione perché appare improbabile o proviene da una persona coinvolta in un conflitto aziendale. Il secondo consiste nell’estendere indiscriminatamente le verifiche, acquisendo email, documenti, informazioni sui dipendenti e altri dati personali non necessari rispetto ai fatti da accertare. Il whistleblowing non sospende infatti le regole sulla protezione dei dati personali.

Il D.Lgs. 24/2023 coordina espressamente la gestione delle segnalazioni con il GDPR. I dati personali manifestamente non utili alla trattazione di una specifica segnalazione non devono essere raccolti o, se acquisiti accidentalmente, devono essere cancellati. Anche una segnalazione destinata all’archiviazione può contenere informazioni molto delicate sul segnalante, sulla persona accusata, sui colleghi e su altri soggetti. L’infondatezza non elimina gli obblighi di riservatezza e protezione dei dati.

Lo stesso vale per la documentazione dell’istruttoria. Deve essere possibile ricostruire perché siano stati effettuati determinati accertamenti e perché, all’esito, non siano emersi elementi sufficienti per dare ulteriore seguito alla segnalazione. Questo non significa creare dossier sovrabbondanti o conservare qualsiasi informazione raccolta: significa rendere coerente e verificabile il percorso decisionale seguito dal gestore.

Quando l’istruttoria non consente di confermare i fatti, l’archiviazione deve quindi essere il risultato di una valutazione motivata rispetto agli elementi disponibili. Diverso è il caso in cui dalle verifiche emergano indizi secondo cui il segnalante potrebbe avere consapevolmente rappresentato circostanze false. Anche in questa situazione, però, l’impresa deve evitare automatismi: l’accertamento dell’infondatezza dei fatti segnalati e l’accertamento della responsabilità del segnalante sono due questioni giuridicamente distinte.

Questa cautela è ancora più necessaria quando la persona che ha effettuato la segnalazione è un dipendente e, dopo l’archiviazione, l’azienda valuta iniziative che potrebbero incidere sul suo rapporto di lavoro. La disciplina whistleblowing contiene uno specifico divieto di ritorsione e attribuisce particolare rilievo al collegamento tra la segnalazione e il successivo trattamento sfavorevole. Prima di assumere decisioni disciplinari, organizzative o lavoristiche occorre quindi verificare con precisione quale sia il loro fondamento autonomo e quale sia, invece, il rapporto con la segnalazione appena conclusa.

Quando l’azienda può intervenire contro una segnalazione falsa senza trasformare la reazione in una ritorsione

Il passaggio più delicato si presenta quando l’istruttoria non si limita a escludere la fondatezza della segnalazione, ma fa emergere elementi che inducono l’azienda a ritenere che siano state consapevolmente rappresentate circostanze false. In questo caso occorre evitare una scorciatoia pericolosa: l’azienda non dovrebbe utilizzare l’esito dell’istruttoria come prova automatica della mala fede del segnalante. Una cosa è accertare che il fatto denunciato non sia avvenuto o non sia dimostrabile; altra cosa è stabilire che chi lo ha segnalato sapesse che l’informazione era falsa oppure abbia agito con colpa grave.

Il D.Lgs. 24/2023 disciplina espressamente il rapporto tra responsabilità del segnalante e misure di protezione. Le tutele previste dal decreto non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per diffamazione o calunnia oppure la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi alla persona segnalante o denunciante deve essere irrogata una sanzione disciplinare. Si tratta di presupposti specifici che impediscono di assimilare la semplice archiviazione della segnalazione all’accertamento di un comportamento illecito del whistleblower.

Per l’impresa questa distinzione ha conseguenze operative immediate. Se dopo una segnalazione vengono adottati nei confronti del dipendente un licenziamento, una sospensione, una sanzione disciplinare, un demansionamento, un trasferimento o altre misure sfavorevoli, occorre verificare con particolare attenzione il loro fondamento. Il decreto vieta le ritorsioni e contempla un insieme molto ampio di condotte che possono assumere carattere ritorsivo quando siano provocate dalla segnalazione e causino o possano causare un danno ingiusto alla persona segnalante.

Il problema non si risolve quindi evitando qualsiasi provvedimento nei confronti di chi abbia effettuato una segnalazione. Un dipendente che segnala non acquisisce un’immunità generale rispetto a comportamenti estranei alla segnalazione o rispetto alle conseguenze previste dalla legge quando ricorrono i relativi presupposti. L’azienda deve però essere in grado di separare documentalmente e logicamente l’eventuale illecito contestato al lavoratore dal fatto che quest’ultimo abbia utilizzato il canale whistleblowing.

Questa verifica diventa ancora più importante quando tra la segnalazione e il provvedimento aziendale esiste una stretta vicinanza temporale. Una decisione che l’impresa considera legittima potrebbe essere successivamente contestata come ritorsiva. Per questo motivo, prima di intervenire, è opportuno ricostruire le ragioni della misura, gli elementi che la sostengono, la loro eventuale preesistenza rispetto alla segnalazione e l’assenza di collegamenti impropri con l’attività del whistleblower.

Occorre prestare la stessa attenzione alla riservatezza. Anche quando l’azienda ritiene che una segnalazione sia falsa, non può utilizzare liberamente l’identità del segnalante o diffondere il contenuto della denuncia all’interno dell’organizzazione. La disciplina protegge l’identità della persona segnalante e limita la conoscibilità delle informazioni dalle quali essa possa essere desunta. L’esigenza di difendere l’azienda o la persona accusata deve quindi essere coordinata con le regole applicabili alla specifica fase del procedimento e con il diritto di difesa delle persone coinvolte.

Una gestione corretta richiede anche di distinguere il fascicolo relativo alla segnalazione dall’eventuale successivo procedimento disciplinare o giudiziario. Documenti, dichiarazioni e dati raccolti durante l’istruttoria non dovrebbero essere trasferiti indiscriminatamente da un procedimento all’altro. Devono essere valutati finalità del trattamento, necessità delle informazioni, soggetti autorizzati ad accedervi e obblighi di conservazione. Questo è uno dei punti nei quali disciplina whistleblowing, diritto del lavoro e protezione dei dati personali possono sovrapporsi, rendendo rischiosa una gestione affidata a decisioni estemporanee.

Se l’azienda riceve segnalazioni ripetute, pretestuose o apparentemente utilizzate nell’ambito di conflitti personali, è utile verificare anche la procedura interna. Il canale deve consentire di gestire le segnalazioni con indipendenza e riservatezza senza diventare uno strumento per trasferire al gestore qualsiasi controversia lavorativa. Una procedura chiara aiuta a distinguere le violazioni rientranti nell’ambito del whistleblowing dalle contestazioni personali che devono essere affrontate attraverso altri strumenti aziendali o giuridici.

Un caso pratico: la segnalazione contro un responsabile che non trova riscontri

Consideriamo, a titolo di esempio realistico e anonimizzato, il caso di un’azienda nella quale un dipendente utilizza il canale interno per segnalare presunte condotte irregolari attribuite a un responsabile. La denuncia contiene accuse rilevanti, ma alcuni passaggi sono generici e altri si riferiscono a circostanze che il segnalante dichiara di avere appreso indirettamente. Il rapporto professionale tra i due soggetti era già deteriorato prima della segnalazione.

In una situazione di questo tipo non sarebbe corretto archiviare immediatamente la denuncia qualificandola come ritorsione personale. L’attività deve concentrarsi anzitutto sui fatti verificabili: documentazione disponibile, operazioni indicate nella segnalazione, eventuali soggetti in grado di fornire informazioni pertinenti e chiarimenti che possono essere richiesti al segnalante. Se gli accertamenti non confermano le accuse, l’esito dell’istruttoria viene documentato e la segnalazione può essere archiviata secondo la procedura applicabile.

L’aspetto che richiede maggiore attenzione nasce qualora il responsabile coinvolto chieda all’azienda di conoscere l’identità del segnalante e di procedere disciplinarmente contro di lui. L’archiviazione, da sola, non consente di concludere che vi sia stata una falsa segnalazione dolosa. Prima di valutare ulteriori iniziative occorre quindi separare l’esito negativo degli accertamenti dall’eventuale esistenza di elementi autonomi relativi alla condotta del segnalante, mantenendo nel frattempo la riservatezza prevista dalla disciplina whistleblowing e rispettando le regole sul trattamento dei dati personali.

È proprio in casi di questo tipo che l’affidamento della gestione a un soggetto dotato della necessaria autonomia può ridurre il rischio che conflitti gerarchici o rapporti personali interferiscano con l’istruttoria. Per le imprese che non dispongono internamente di una struttura adeguata, la gestione esterna delle segnalazioni whistleblowing consente di organizzare il procedimento attraverso un interlocutore distinto dalle persone direttamente coinvolte nei fatti segnalati.

Domande frequenti sulle segnalazioni whistleblowing infondate

Una segnalazione che non trova riscontro può essere considerata automaticamente falsa?

No. Il mancato riscontro dei fatti non dimostra, da solo, che il segnalante abbia agito consapevolmente contro la verità. Ai fini delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 assume rilievo anche la circostanza che, al momento della segnalazione, la persona avesse fondati motivi per ritenere vere le informazioni comunicate. Occorre quindi distinguere tra segnalazione non confermata, errore nella ricostruzione dei fatti e condotta dolosa o gravemente colposa.

L’azienda può sanzionare disciplinarmente il dipendente che ha effettuato una segnalazione falsa?

La disciplina prevede la perdita delle tutele quando viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per diffamazione o calunnia, oppure la responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave; in tali ipotesi è prevista anche la conseguenza disciplinare. L’impresa deve quindi evitare di far discendere una sanzione dalla semplice archiviazione della segnalazione e verificare attentamente i presupposti giuridici dell’iniziativa che intende assumere.

Una segnalazione infondata può essere semplicemente cancellata?

Non necessariamente. La disciplina whistleblowing prevede regole specifiche sulla documentazione e sulla conservazione delle segnalazioni, mentre il GDPR impone di non conservare dati personali oltre quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento. Occorre quindi distinguere la conservazione della documentazione necessaria a ricostruire la gestione della segnalazione dai dati personali manifestamente non utili alla sua trattazione, che non devono essere raccolti o, se acquisiti accidentalmente, devono essere cancellati.

La persona accusata ingiustamente può conoscere il nome del segnalante?

Non per il solo fatto che la segnalazione sia risultata infondata. Il D.Lgs. 24/2023 prevede specifiche garanzie di riservatezza dell’identità del segnalante e protegge anche gli elementi dai quali tale identità possa essere ricavata indirettamente. Le esigenze difensive della persona coinvolta devono essere valutate secondo le regole applicabili al procedimento concretamente instaurato, senza divulgazioni automatiche dell’identità del whistleblower.

Quando conviene affidare a un professionista la gestione di una segnalazione apparentemente falsa?

L’assistenza esterna può essere particolarmente utile quando la segnalazione coinvolge amministratori o dirigenti, esistono conflitti interni, vengono formulate accuse potenzialmente diffamatorie, si prospettano provvedimenti disciplinari oppure occorre coordinare whistleblowing, diritto del lavoro e protezione dei dati personali. In queste situazioni è importante che l’istruttoria e le successive decisioni siano mantenute distinte, documentate e coerenti con la disciplina applicabile.

Segnalazione whistleblowing infondata: richiedi una valutazione del caso aziendale

Una segnalazione che non trova conferma non dovrebbe essere né sottovalutata né trasformata automaticamente in un’accusa contro il segnalante. Archiviazione della segnalazione, eventuale responsabilità di chi l’ha presentata, tutela della persona coinvolta, riservatezza, protezione dei dati e rischio di ritorsione richiedono valutazioni distinte, soprattutto quando l’azienda intende adottare successivamente provvedimenti nei confronti del dipendente.

Assistiamo le imprese nella valutazione e nella gestione delle segnalazioni whistleblowing, nell’organizzazione dell’istruttoria e nella verifica delle conseguenze giuridiche che possono derivare da segnalazioni infondate, false o potenzialmente strumentali. Quando necessario, l’intervento può riguardare anche la revisione della procedura interna e l’organizzazione di una gestione esterna delle segnalazioni.

Se la vostra azienda ha ricevuto una segnalazione che ritenete infondata o falsa e dovete decidere come procedere senza compromettere le tutele previste dalla normativa, potete richiedere una valutazione in materia di whistleblowing aziendale e gestione delle segnalazioni. Esamineremo la situazione rappresentata e la documentazione disponibile per individuare gli aspetti che richiedono uno specifico approfondimento giuridico.