Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione whistleblowing può nascere da fatti reali e meritevoli di verifica, ma può anche inserirsi in un conflitto già esistente con l’azienda, con un amministratore o con un dirigente. Il problema diventa particolarmente delicato quando l’impresa sospetta che il canale sia stato utilizzato in modo strumentale, per esercitare pressione sul datore di lavoro, reagire a una contestazione disciplinare, colpire un superiore o trasferire nel sistema whistleblowing una controversia personale. In questi casi la reazione non può essere né automatica né aggressiva: occorre verificare i fatti, distinguere ciò che rientra effettivamente nel D.Lgs. 24/2023 da ciò che ne rimane fuori e, soprattutto, evitare che le iniziative adottate dall’azienda possano assumere carattere ritorsivo.

La difficoltà sta proprio qui. Una segnalazione che successivamente risulti infondata non equivale, per questo solo fatto, a una segnalazione abusiva o dolosamente falsa. Allo stesso tempo, la disciplina sul whistleblowing non attribuisce al segnalante un’immunità generale per qualsiasi comportamento o per qualunque informazione consapevolmente falsa. Quando emergono indizi di un uso strumentale del sistema, l’impresa deve quindi costruire la propria difesa sulla documentazione e sull’istruttoria, mantenendo separati il contenuto della segnalazione, le eventuali vicende lavorative pregresse e le decisioni che riguardano il segnalante.

Quando il whistleblowing può diventare uno strumento di pressione contro l’azienda

Parlare di abuso del whistleblowing richiede cautela. Il fatto che una segnalazione crei difficoltà all’impresa, coinvolga il management oppure arrivi durante un contenzioso con un dipendente non dimostra che sia stata presentata in mala fede. Anche i motivi personali del segnalante, considerati isolatamente, non consentono di ignorare una segnalazione che contenga informazioni su violazioni rientranti nell’ambito della normativa e che debbano essere verificate. L’azienda deve partire dai fatti segnalati, non dal giudizio che formula sulla persona che li ha riferiti.

Il rischio di un uso strumentale del whistleblowing emerge piuttosto quando il canale viene impiegato per finalità estranee alla sua funzione oppure quando vengono riferite consapevolmente circostanze false allo scopo di danneggiare un altro soggetto. Nella pratica possono presentarsi segnalazioni collegate a contrasti personali tra dipendenti, controversie individuali di lavoro, rapporti deteriorati con un responsabile o iniziative disciplinari già avviate. Il D.Lgs. 24/2023 esclude dal proprio ambito, tra l’altro, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengano esclusivamente ai suoi rapporti individuali di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Questa distinzione è importante per l’impresa che riceve, ad esempio, una segnalazione con cui un dipendente qualifica come “whistleblowing” un normale dissidio con il proprio responsabile. La semplice scelta di utilizzare il canale interno non trasforma automaticamente qualsiasi lamentela in una segnalazione protetta dal decreto. Il gestore deve esaminare il contenuto concreto e verificare se i fatti rappresentati rientrino nell’ambito oggettivo della disciplina. Per approfondire il funzionamento generale del sistema abbiamo dedicato una specifica guida al whistleblowing in azienda e alla corretta gestione delle segnalazioni.

Diversa è l’ipotesi nella quale la segnalazione riguarda astrattamente una violazione rilevante ma, dopo gli accertamenti, i fatti non trovano conferma. L’infondatezza non prova automaticamente la malafede del segnalante. Una persona può avere avuto ragionevoli motivi per ritenere vere determinate informazioni e la successiva istruttoria può dimostrare che la ricostruzione era inesatta. Confondere questi due piani espone l’azienda al rischio di adottare provvedimenti contro chi ha esercitato legittimamente il diritto di segnalazione.

Ancora differente è il caso in cui emergano elementi che facciano pensare a informazioni deliberatamente false, alla manipolazione di documenti o a un utilizzo del canale diretto essenzialmente a colpire un collega, un amministratore o il datore di lavoro. Anche in questa situazione, però, non è prudente passare immediatamente dalla percezione dell’abuso alla sanzione. Occorre prima ricostruire ciò che è accaduto e conservare gli elementi che consentano di distinguere una segnalazione semplicemente non confermata da una condotta consapevolmente scorretta.

Lo stesso criterio vale quando la segnalazione arriva subito dopo una contestazione disciplinare, una valutazione negativa, una riorganizzazione o l’insorgere di un conflitto lavorativo. La successione temporale può essere un elemento da considerare, ma non dimostra da sola che il whistleblowing sia stato usato come arma contro l’azienda. La segnalazione deve essere trattata secondo la procedura prevista e la vicenda lavorativa deve continuare a essere gestita sulla base di ragioni autonome, verificabili e adeguatamente documentate.

Come verificare una segnalazione strumentale senza trasformare la difesa dell’azienda in una ritorsione

Quando sospettiamo un uso abusivo del canale, il primo errore da evitare è cercare immediatamente il modo di “punire” il segnalante. La priorità è stabilire che cosa sia stato segnalato, quali elementi siano verificabili e quale disciplina debba essere applicata. Il gestore deve mantenere un approccio imparziale anche quando le accuse appaiono manifestamente ostili verso il management. Se la segnalazione riguarda direttamente il titolare, un amministratore o soggetti che potrebbero influenzarne la gestione, assume particolare rilievo anche l’indipendenza di chi conduce l’istruttoria; abbiamo affrontato questo problema nell’approfondimento dedicato a chi deve intervenire quando la segnalazione riguarda il management.

L’istruttoria deve concentrarsi sugli elementi disponibili: fatti descritti, date, documenti, persone indicate, sistemi informatici coinvolti e altre fonti interne legittimamente utilizzabili. Non occorre pretendere dal segnalante la prova completa dell’illecito, ma è necessario valutare se la segnalazione presenti elementi sufficienti per essere verificata e quale seguito sia concretamente possibile darle. Se dagli accertamenti emerge che i fatti non sono confermati, la conclusione deve essere documentata senza trasformare automaticamente l’esito negativo dell’istruttoria in un giudizio sulla responsabilità del segnalante.

Questo passaggio diventa ancora più delicato quando l’azienda dispone già di elementi contrari alla persona che ha effettuato la segnalazione. Si pensi a un procedimento disciplinare iniziato prima del whistleblowing, a contestazioni sulle prestazioni lavorative o a comportamenti precedentemente documentati. La segnalazione non rende necessariamente impossibile proseguire ogni iniziativa aziendale, ma il D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni connesse alla segnalazione. Diventa quindi essenziale poter dimostrare, attraverso documentazione coerente e cronologicamente attendibile, le ragioni delle decisioni adottate.

Un licenziamento, una sanzione disciplinare, un trasferimento, un mutamento delle mansioni o un altro trattamento sfavorevole intervenuto dopo una segnalazione possono generare una contestazione sul carattere ritorsivo della misura. Per questo la gestione del whistleblowing e quella del rapporto di lavoro devono essere coordinate senza essere confuse. Chi valuta la segnalazione deve poter svolgere l’istruttoria senza essere condizionato dal conflitto esistente, mentre chi assume decisioni organizzative o disciplinari deve poter ricostruire le ragioni effettive che le sostengono.

Anche quando l’impresa ritiene che la segnalazione sia falsa, è quindi necessario evitare scorciatoie. La disciplina contempla specifiche conseguenze quando venga accertata, nei termini previsti dalla legge, la responsabilità del segnalante per determinate condotte; ciò non consente però al datore di lavoro di sostituire un proprio giudizio immediato all’accertamento richiesto dalla normativa. Proprio per questa ragione abbiamo distinto il tema dell’abuso da quello, più generale, della gestione delle segnalazioni whistleblowing infondate: una segnalazione archiviata perché priva di riscontri e una segnalazione consapevolmente falsa pongono problemi giuridici differenti.

La difesa dell’azienda passa quindi soprattutto dalla qualità della procedura. Occorre preservare la riservatezza prevista dalla legge, limitare la circolazione delle informazioni, documentare gli accertamenti compiuti e mantenere tracciabili le ragioni delle decisioni successive. Se il conflitto coinvolge direttamente chi dovrebbe gestire la segnalazione, oppure se vi è il rischio concreto che l’istruttoria interna venga percepita come condizionata, può essere opportuno valutare l’intervento di un gestore esterno del whistleblowing o di un professionista indipendente.

Questa impostazione tutela anche l’impresa. Una reazione precipitosa a una segnalazione sospetta può creare un problema ulteriore rispetto a quello originario; un’istruttoria ordinata permette invece di verificare separatamente la fondatezza dei fatti segnalati, l’eventuale estraneità della vicenda all’ambito del whistleblowing e la presenza di elementi che richiedano ulteriori valutazioni sulla condotta del segnalante. È su questa separazione dei piani che deve essere costruita la risposta aziendale quando il whistleblowing appare utilizzato in modo strumentale.

Quando l’azienda può reagire a una falsa segnalazione e quali limiti deve rispettare

La tutela riconosciuta a chi effettua una segnalazione non deve essere interpretata come una protezione indiscriminata rispetto a qualunque comportamento. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina espressamente i casi nei quali le tutele non sono garantite: ciò avviene quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o calunnia, oppure la responsabilità civile per avere riferito intenzionalmente informazioni false con dolo o colpa grave. In tali ipotesi è prevista anche l’applicazione di una sanzione disciplinare.

Per l’azienda questa previsione deve essere letta con precisione. Non basta che l’istruttoria interna non confermi l’accusa per poter qualificare il whistleblower come autore di una falsa segnalazione. Occorre distinguere tra un fatto che non è stato possibile dimostrare, una ricostruzione rivelatasi errata e una condotta caratterizzata da dolo o colpa grave. Anticipare questa valutazione espone l’impresa al rischio di confondere la legittima tutela dei propri interessi con una reazione alla segnalazione.

La questione è particolarmente sensibile quando il dipendente che ha effettuato il whistleblowing è già destinatario di una contestazione disciplinare. Se il procedimento riguarda fatti autonomi rispetto alla segnalazione, l’impresa deve conservare gli elementi che ne dimostrano l’origine, la cronologia e le ragioni. Una contestazione già documentata prima della segnalazione presenta, sotto questo profilo, una situazione diversa rispetto a un provvedimento adottato immediatamente dopo il whistleblowing e privo di una chiara base documentale.

Lo stesso vale per trasferimenti, modifiche delle mansioni, valutazioni negative, mancati rinnovi, variazioni organizzative o altre decisioni suscettibili di incidere sulla posizione lavorativa del segnalante. Non è sufficiente attribuire formalmente al provvedimento una ragione organizzativa: l’azienda deve poter ricostruire gli elementi concreti che hanno determinato quella scelta. Questo aspetto assume rilievo anche perché la disciplina delle ritorsioni prevede specifici meccanismi di tutela del segnalante e attribuisce particolare importanza al rapporto tra la segnalazione e il comportamento successivamente tenuto dall’organizzazione.

Quando invece emergono elementi seri circa una condotta deliberatamente falsa, la questione deve essere trattata separatamente dall’istruttoria sulla violazione segnalata. Documenti alterati, circostanze consapevolmente inventate o altri elementi oggettivi possono richiedere valutazioni ulteriori, ma è necessario evitare automatismi. L’eventuale responsabilità disciplinare, civile o penale dipende dai relativi presupposti e non può essere ricavata semplicemente dall’archiviazione della segnalazione.

Un altro punto riguarda la riservatezza. Il sospetto che il whistleblowing sia strumentale non autorizza l’azienda a diffondere l’identità del segnalante o il contenuto della segnalazione al di fuori dei limiti consentiti. Anche durante gli accertamenti devono essere rispettate le regole previste dal D.Lgs. 24/2023 e, per il trattamento dei dati personali, dal GDPR e dal Codice Privacy. L’accesso alla documentazione deve quindi essere circoscritto ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità per la gestione del caso.

Una procedura costruita correttamente deve consentire all’impresa di affrontare entrambe le possibilità: che la segnalazione sia fondata e richieda un intervento oppure che gli accertamenti ne dimostrino l’infondatezza e facciano emergere ulteriori elementi sulla condotta del segnalante. Se il sistema aziendale è organizzato soltanto per ricevere le segnalazioni, ma non disciplina adeguatamente istruttoria, conflitti di interesse, conservazione della documentazione e gestione degli esiti, proprio i casi più controversi diventano difficili da governare.

Quando il rischio di strumentalizzazione è elevato, può essere utile verificare anche l’adeguatezza della procedura interna e l’effettiva autonomia del gestore. L’eventuale affidamento a un gestore esterno delle segnalazioni whistleblowing può essere valutato soprattutto nelle organizzazioni nelle quali i rapporti gerarchici o la struttura ridotta rendono difficile assicurare una gestione sufficientemente indipendente di accuse rivolte ai vertici aziendali.

Un caso pratico: la segnalazione arriva dopo una contestazione disciplinare

Consideriamo il caso, realistico e anonimizzato, di un’azienda nella quale un dipendente, dopo l’avvio di una contestazione disciplinare relativa a fatti già documentati internamente, presenta una segnalazione whistleblowing contro il proprio responsabile e alcuni esponenti aziendali. La vicinanza temporale induce inizialmente il management a ritenere che la segnalazione sia stata utilizzata come reazione al procedimento disciplinare.

La gestione richiede però di mantenere distinti i due percorsi. Da una parte vengono ricostruiti cronologia, documentazione e presupposti della contestazione già avviata; dall’altra viene esaminato autonomamente il contenuto della segnalazione, verificando quali fatti rientrino nel perimetro del whistleblowing e quali elementi possano essere sottoposti ad accertamento. L’aspetto più delicato consiste nell’evitare che il conflitto preesistente condizioni l’istruttoria o che le successive decisioni sul rapporto di lavoro possano apparire come una risposta alla segnalazione anziché come conseguenza di fatti autonomamente documentati.

In una situazione di questo tipo non è necessario scegliere preventivamente tra due ricostruzioni opposte, considerando il dipendente necessariamente protetto oppure necessariamente in mala fede. È invece necessario verificare separatamente i fatti, documentare le rispettive sequenze temporali e individuare il regime giuridico applicabile a ciascuna condotta. Questo metodo permette all’azienda di affrontare anche una possibile segnalazione whistleblowing strumentale senza compromettere le garanzie che la legge riconosce quando ricorrono i relativi presupposti.

Domande frequenti sul whistleblowing utilizzato in modo strumentale

Una segnalazione infondata fa perdere automaticamente le tutele al whistleblower?

No. Il fatto che gli accertamenti non confermino quanto segnalato non comporta automaticamente la perdita delle tutele. Il D.Lgs. 24/2023 collega tale conseguenza a presupposti più specifici, tra cui l’accertamento, anche con sentenza di primo grado, della responsabilità penale per diffamazione o calunnia oppure della responsabilità civile per avere riferito intenzionalmente informazioni false con dolo o colpa grave. L’azienda deve quindi evitare di equiparare segnalazione infondata e falsa segnalazione whistleblowing.

Un dipendente può utilizzare il whistleblowing per una controversia personale con il proprio superiore?

Non ogni conflitto lavorativo rientra nel whistleblowing. Il D.Lgs. 24/2023 esclude dal proprio ambito le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del segnalante che riguardino esclusivamente il rapporto individuale di lavoro o i rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate. Occorre però esaminare concretamente il contenuto: una segnalazione nata in un contesto conflittuale potrebbe contenere anche informazioni relative a violazioni che rientrano nell’ambito della disciplina.

L’azienda può continuare un procedimento disciplinare dopo una segnalazione whistleblowing?

La presentazione di una segnalazione non determina, di per sé, l’automatica sospensione di ogni iniziativa riguardante il rapporto di lavoro. Il problema è verificare che il provvedimento non costituisca una ritorsione collegata alla segnalazione. Se il procedimento disciplinare riguarda fatti autonomi, assumono particolare importanza la cronologia degli eventi, la documentazione già esistente e la possibilità di dimostrare le ragioni effettive della decisione aziendale.

Cosa deve fare l’azienda se sospetta che il whistleblowing sia stato usato per vendetta?

Il sospetto non dovrebbe tradursi immediatamente in un provvedimento contro il segnalante. È necessario gestire la segnalazione secondo la procedura applicabile, verificare i fatti e documentare l’istruttoria. Solo gli elementi successivamente acquisiti consentiranno di distinguere una segnalazione non confermata da un eventuale comportamento deliberatamente falso. Quando il caso nasce all’interno di un forte conflitto aziendale, l’indipendenza di chi svolge gli accertamenti può diventare determinante.

Quando può essere opportuno affidare la gestione della segnalazione a un soggetto esterno?

La gestione esterna può essere valutata quando la struttura interna non assicura sufficiente autonomia, quando la segnalazione coinvolge direttamente amministratori, dirigenti o lo stesso soggetto incaricato della gestione oppure quando il conflitto esistente rende particolarmente delicata l’istruttoria. La scelta dipende dalla struttura dell’impresa, dal sistema adottato e dalle caratteristiche della singola segnalazione.

Whistleblowing sospetto o strumentale: richiedi una valutazione del caso aziendale

Quando una segnalazione appare utilizzata come strumento di pressione, la questione non può essere risolta semplicemente qualificandola come falsa o abusiva. Occorre verificare il contenuto della segnalazione, il contesto nel quale è stata presentata, gli eventuali rapporti conflittuali preesistenti, la documentazione disponibile e le iniziative che l’azienda intende assumere, mantenendo distinta la tutela dell’impresa dal divieto di ritorsione previsto dalla normativa.

Assistiamo le aziende nella valutazione e nella gestione delle segnalazioni whistleblowing, anche quando coinvolgono il management, si inseriscono in controversie con dipendenti o presentano possibili elementi di strumentalità. Possiamo esaminare la procedura adottata, supportare l’istruttoria e valutare le modalità con cui gestire le successive decisioni aziendali nel rispetto del D.Lgs. 24/2023 e della disciplina applicabile.

Se la vostra azienda ha ricevuto una segnalazione che ritenete falsa, strumentale o collegata a un conflitto interno, potete richiedere una valutazione sulla gestione del caso e sul servizio di gestione esterna delle segnalazioni whistleblowing. Lo Studio esaminerà la richiesta per individuare gli aspetti che richiedono approfondimento e le possibili modalità di intervento.