Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Quando il whistleblowing diventa un rischio per l’azienda

Il whistleblowing nasce per proteggere chi segnala illeciti reali o fondati all’interno di un’organizzazione. Non è, però, uno strumento pensato per alimentare conflitti personali, pressioni interne, rivendicazioni lavorative improprie o attacchi al management. Ed è proprio qui che molte aziende iniziano a porsi una domanda molto concreta: cosa succede quando una segnalazione whistleblowing viene usata come arma?

La risposta deve partire da un punto fermo: l’azienda non può ignorare una segnalazione solo perché appare scomoda, aggressiva o sospetta. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale o dell’Unione europea e impone, per molte realtà private, l’adozione di canali interni idonei alla ricezione e gestione delle segnalazioni.

Questo significa che anche una segnalazione potenzialmente infondata deve essere trattata con metodo, riservatezza e prudenza. Il vero errore, per l’imprenditore, non è ricevere una segnalazione strumentale. Il vero errore è gestirla male, reagendo d’istinto, cercando subito il responsabile, sottovalutando i termini di legge o trasformando un problema gestibile in un rischio legale più ampio.

Nella nostra esperienza, le situazioni più delicate nascono quando la segnalazione arriva in un clima aziendale già teso: rapporti deteriorati con un dipendente, contestazioni disciplinari pendenti, passaggi societari, conflitti tra soci, riorganizzazioni interne o tensioni con figure apicali. In questi casi il whistleblowing può essere percepito come uno scudo preventivo o come uno strumento di pressione. Tuttavia, anche quando questo sospetto è fondato, l’azienda deve evitare scorciatoie.

La normativa tutela il segnalante, ma non legittima qualsiasi condotta. Una segnalazione consapevolmente falsa, diffamatoria o costruita per danneggiare l’azienda può esporre chi la presenta a responsabilità. Al tempo stesso, l’azienda deve dimostrare di aver seguito una procedura corretta, imparziale e documentata. Per questo è essenziale distinguere subito tra segnalazione scomoda, segnalazione infondata e segnalazione abusiva.

La segnalazione scomoda può riguardare fatti veri o comunque meritevoli di approfondimento. La segnalazione infondata può nascere da un errore di valutazione, da informazioni incomplete o da una percezione soggettiva. La segnalazione abusiva, invece, è quella utilizzata in modo distorto, con finalità estranee alla tutela dell’integrità aziendale.

Per l’azienda, la difesa non passa da una reazione muscolare, ma da un sistema ordinato: canale conforme, soggetto gestore competente, istruttoria tracciabile, rispetto delle tempistiche e tutela della riservatezza. ANAC ha chiarito che i soggetti obbligati devono predisporre canali interni di segnalazione e che la gestione deve avvenire secondo regole idonee a garantire riservatezza ed efficacia del processo.

Chi vuole approfondire il tema generale della gestione corretta delle segnalazioni può leggere anche la nostra guida su whistleblowing in azienda: guida completa per gestire segnalazioni senza rischi legali.

In sintesi, quando il whistleblowing viene usato come arma, l’azienda deve fare due cose contemporaneamente: proteggersi dall’abuso e non violare le tutele previste dalla legge. È un equilibrio delicato, ma gestibile con una procedura costruita bene fin dall’inizio.

Obblighi normativi e gestione corretta del whistleblowing in azienda

Quando si parla di whistleblowing, il primo punto da chiarire riguarda gli obblighi concreti che ricadono sull’azienda. Non si tratta di una scelta organizzativa facoltativa, ma di un vero e proprio adempimento normativo che, se gestito in modo superficiale, può esporre a responsabilità significative.

Il D.Lgs. 24/2023 impone a molte imprese di dotarsi di un sistema whistleblowing interno strutturato, capace di ricevere, gestire e archiviare le segnalazioni nel rispetto della riservatezza e delle tempistiche previste. Questo significa, in pratica, predisporre un canale whistleblowing conforme, individuare un soggetto gestore e definire una procedura chiara e documentata.

Il punto critico, che spesso viene sottovalutato, è che la normativa non distingue tra segnalazioni “fondate” e segnalazioni “scomode”. Ogni segnalazione deve essere presa in carico e gestita secondo criteri oggettivi. È proprio qui che si gioca la tutela dell’azienda: una gestione corretta consente di affrontare anche segnalazioni infondate o strumentali senza esporsi a contestazioni.

Molti imprenditori ci chiedono se sia possibile “bloccare” o ignorare una segnalazione che appare chiaramente pretestuosa. La risposta è netta: no. Anche una segnalazione anonima o apparentemente infondata deve essere valutata, perché solo attraverso un’istruttoria corretta è possibile dimostrare, in un secondo momento, la buona fede dell’azienda.

Per questo motivo, la gestione delle segnalazioni whistleblowing deve seguire una logica precisa:
la ricezione tramite canali ufficiali,
la valutazione preliminare,
l’eventuale istruttoria interna,
la chiusura motivata della segnalazione.

Chi desidera approfondire cosa fare operativamente nei primi momenti può consultare la guida dedicata:
https://www.studiolegalecalvello.it/whistleblowing-cosa-fare-dopo-segnalazione/

Un altro aspetto fondamentale riguarda le tempistiche whistleblowing, che non sono lasciate alla discrezionalità dell’azienda. Esistono termini entro cui fornire riscontro e aggiornamenti al segnalante. Ignorare questi passaggi o gestirli in modo disorganizzato può trasformare una segnalazione interna in un’escalation verso le autorità. Per comprendere meglio questo aspetto è utile leggere:
https://www.studiolegalecalvello.it/tempistiche-whistleblowing-normativa/

Allo stesso tempo, la normativa tutela il segnalante solo quando agisce in buona fede e su basi ragionevoli. Questo è un passaggio chiave per comprendere come difendersi da un uso improprio del whistleblowing: l’azienda non deve dimostrare subito che la segnalazione è falsa, ma deve dimostrare di averla gestita correttamente.

È proprio questa impostazione che permette, nel tempo, di distinguere tra:
una segnalazione legittima,
una segnalazione infondata,
una segnalazione abusiva o strumentale.

Quando il sistema è strutturato correttamente, anche le situazioni più delicate – come le segnalazioni contro il management o il titolare – possono essere gestite senza compromettere l’equilibrio aziendale. In questi casi, è fondamentale che il processo sia affidato a soggetti indipendenti o esterni, evitando conflitti di interesse che potrebbero invalidare l’intera procedura.

Chi vuole approfondire questo scenario specifico può leggere:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazione-whistleblowing-management-chi-interviene/

e anche:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazioni-contro-titolare-whistleblowing-rischi/

Il vero tema non è solo “avere il whistleblowing”, ma implementare un sistema whistleblowing aziendale che funzioni davvero. Un sistema inefficace non protegge l’azienda, ma aumenta i rischi: contenziosi, segnalazioni alle autorità, danni reputazionali e difficoltà nella gestione interna.

Segnalazioni infondate, anonime o strumentali: rischi reali e errori da evitare

Quando il whistleblowing viene percepito come uno strumento potenzialmente utilizzabile in modo distorto, il timore principale riguarda le segnalazioni infondate, le segnalazioni anonime e, nei casi più critici, il vero e proprio abuso del whistleblowing. È una preoccupazione concreta, soprattutto nelle aziende che non hanno ancora un sistema strutturato o che si trovano ad affrontare situazioni interne complesse.

Occorre però chiarire un punto essenziale: non tutte le segnalazioni infondate sono abusive. Una segnalazione può rivelarsi non veritiera senza che vi sia mala fede. Questo accade frequentemente quando chi segnala interpreta in modo errato una situazione, dispone di informazioni parziali o agisce sulla base di percezioni soggettive. In questi casi, parlare di abuso sarebbe giuridicamente scorretto.

Diverso è il caso delle segnalazioni strumentali, ossia quelle utilizzate con finalità diverse dalla tutela dell’integrità aziendale. Qui rientrano le segnalazioni presentate per creare pressione sull’azienda, per anticipare un contenzioso, per difendersi da un procedimento disciplinare o per colpire figure specifiche come il management o il titolare. È in questo contesto che il whistleblowing rischia di essere percepito come un’arma.

Il problema, tuttavia, non si risolve cercando di “bloccare” queste segnalazioni. Il rischio più grande per l’azienda è reagire in modo impulsivo: avviare verifiche informali, cercare di identificare il segnalante, assumere decisioni affrettate o, peggio, ignorare la segnalazione. Tutti questi comportamenti possono esporre a contestazioni e compromettere la posizione dell’azienda.

Un errore molto frequente riguarda la gestione delle segnalazioni anonime whistleblowing. Molti imprenditori ritengono che, in assenza di un nome, la segnalazione possa essere accantonata. In realtà, se il contenuto è sufficientemente circostanziato, anche una segnalazione anonima deve essere valutata. Abbiamo approfondito questo aspetto in modo specifico qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazioni-anonime-whistleblowing-validita-gestione/

Il punto più delicato emerge quando si sospetta un vero e proprio uso improprio del whistleblowing. In questi casi, l’azienda deve mantenere una linea estremamente rigorosa: non deve dimostrare subito l’abuso, ma deve costruire una gestione inattaccabile sotto il profilo procedurale. Solo così sarà possibile, eventualmente, far emergere la natura strumentale della segnalazione.

Esiste infatti una differenza sostanziale tra:
una segnalazione che non trova riscontro,
una segnalazione che contiene informazioni inesatte,
una segnalazione consapevolmente falsa.

Solo quest’ultima può configurare responsabilità per chi segnala. Tuttavia, questa valutazione non può essere improvvisata, ma deve emergere da un’istruttoria corretta e documentata.

In questo scenario, il rischio principale per l’azienda non è tanto la segnalazione in sé, quanto la gestione disordinata di più segnalazioni contemporaneamente o in contesti organizzativi non strutturati. Chi si trova in questa situazione può approfondire qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/gestire-piu-segnalazioni-whistleblowing-rischi-soluzioni/

Un altro elemento spesso sottovalutato riguarda il canale utilizzato. Non tutte le segnalazioni arrivano attraverso i canali ufficiali: alcune vengono inviate via email personale, altre tramite lettere o comunicazioni informali. Questo apre un ulteriore fronte di rischio, che abbiamo analizzato nel dettaglio:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazioni-fuori-canali-whistleblowing-validita/

Il modo più efficace per difendersi da false segnalazioni whistleblowing o da un possibile abuso non è limitare lo strumento, ma rafforzarlo. Un sistema chiaro, trasparente e ben gestito tende a scoraggiare gli utilizzi distorti e a far emergere rapidamente le incongruenze.

Quando invece il sistema è debole o improvvisato, anche una segnalazione marginale può trasformarsi in un problema complesso, con implicazioni legali, organizzative e reputazionali.

Come difendersi da un whistleblowing abusivo senza violare la normativa

Quando ci si trova di fronte a una segnalazione che appare costruita, aggressiva o chiaramente orientata a colpire l’azienda, la prima reazione istintiva è quella di difendersi immediatamente. Tuttavia, nel contesto del whistleblowing aziendale, la difesa non passa da una reazione diretta, ma da una gestione strutturata, coerente e pienamente conforme alla normativa.

Difendersi da un possibile abuso del whistleblowing significa, prima di tutto, evitare errori che potrebbero trasformare la posizione dell’azienda da soggetto tutelato a soggetto esposto. Il principio guida è semplice: ogni segnalazione deve essere gestita correttamente, anche quando si sospetta che sia strumentale.

Il primo passo operativo consiste nel garantire che la segnalazione venga presa in carico attraverso un sistema whistleblowing aziendale conforme. Questo non è un dettaglio formale, ma un elemento sostanziale. Se il canale è inadeguato o la gestione è interna senza competenze specifiche, l’intero processo può essere contestato. In questi casi, l’azienda perde la propria principale linea di difesa.

Una volta ricevuta la segnalazione, è fondamentale avviare una valutazione preliminare che non sia influenzata da percezioni personali o da dinamiche interne. Anche quando si ha il sospetto di una segnalazione infondata o strumentale, l’analisi deve basarsi su elementi oggettivi, documentazione e verifiche tracciabili.

Molte criticità emergono quando la segnalazione riguarda figure apicali. In presenza di segnalazioni contro il management o il titolare, è indispensabile evitare qualsiasi conflitto di interesse, affidando la gestione a un soggetto terzo o comunque indipendente. In assenza di questa accortezza, l’intera procedura può essere messa in discussione. Su questo punto abbiamo approfondito qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazione-whistleblowing-management-chi-interviene/

Un altro passaggio decisivo riguarda la gestione delle segnalazioni infondate whistleblowing. Chiudere rapidamente una segnalazione senza motivazione o senza adeguata istruttoria è uno degli errori più frequenti. La chiusura deve essere sempre motivata, documentata e coerente con quanto emerso durante le verifiche. Per capire come muoversi correttamente in questi casi è utile consultare:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazioni-infondate-whistleblowing-gestione-legale/

Difendersi non significa solo reagire alla singola segnalazione, ma anche prevenire il rischio di escalation. Una gestione imprecisa può portare la segnalazione verso canali esterni o autorità competenti, con conseguenze più complesse da gestire. Questo scenario è tutt’altro che raro e merita attenzione:
https://www.studiolegalecalvello.it/segnalazione-whistleblowing-autorita-cosa-succede/

Un elemento spesso trascurato riguarda il contesto aziendale. Un clima interno deteriorato aumenta sensibilmente il rischio di uso improprio del whistleblowing. In ambienti caratterizzati da conflitti, mancanza di comunicazione o scarsa fiducia, le segnalazioni possono diventare uno strumento di sfogo o pressione. Abbiamo analizzato questo collegamento qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/clima-aziendale-negativo-whistleblowing-collegamento/

Per questo motivo, una vera strategia difensiva non si limita alla gestione delle segnalazioni, ma include anche la costruzione di un sistema credibile. Un sistema whistleblowing chiaro, trasparente e affidabile riduce drasticamente il rischio di abusi e aumenta la qualità delle segnalazioni ricevute. Approfondimento utile:
https://www.studiolegalecalvello.it/aumentare-fiducia-sistema-whistleblowing/

La difesa da un whistleblowing usato come arma non è una questione di opposizione, ma di metodo. L’azienda deve dimostrare di aver rispettato ogni passaggio previsto, di aver agito con imparzialità e di aver gestito la segnalazione in modo professionale.

È proprio questa impostazione che consente, nel tempo, di far emergere eventuali abusi senza esporsi a rischi legali. In assenza di un sistema strutturato, invece, anche una segnalazione marginale può trasformarsi in un problema complesso e difficilmente controllabile.

Un caso concreto: quando una segnalazione diventa uno strumento di pressione

Per comprendere davvero cosa significa whistleblowing usato come arma, è utile osservare una situazione che si presenta con una certa frequenza nella pratica professionale.

Un’azienda in fase di crescita, senza un ufficio legale interno strutturato, riceve una segnalazione whistleblowing anonima tramite un canale improvvisato. Il contenuto è articolato, apparentemente dettagliato, e riguarda presunte irregolarità nella gestione di alcuni processi interni. Il tono è accusatorio e coinvolge direttamente una figura del management.

In un primo momento, la segnalazione viene percepita come un attacco. L’imprenditore, preoccupato, cerca di capire chi possa averla inviata. Vengono avviate verifiche informali, si interpellano alcune persone interne e si crea rapidamente un clima di sospetto. Nel frattempo, la segnalazione resta senza una gestione strutturata, senza una presa in carico formale e senza una tracciabilità delle attività svolte.

Questo è il punto in cui il rischio aumenta in modo significativo.

La segnalazione, che poteva essere gestita come una normale segnalazione infondata o da verificare, inizia a trasformarsi in un problema più ampio. Il clima aziendale si deteriora, emergono tensioni interne e, soprattutto, viene meno la possibilità di dimostrare che l’azienda ha seguito una procedura conforme alla normativa whistleblowing.

In una fase successiva, emerge un elemento rilevante: la segnalazione era collegata a un rapporto di lavoro già compromesso e a una situazione conflittuale preesistente. In altri termini, non si trattava necessariamente di un illecito reale, ma di una segnalazione strumentale, utilizzata per esercitare pressione.

A questo punto, però, la gestione iniziale aveva già prodotto conseguenze:
assenza di una procedura documentata,
rischio di contestazioni sulla tutela della riservatezza,
possibile esposizione a verifiche esterne.

Se, invece, la stessa situazione fosse stata gestita fin dall’inizio attraverso un sistema whistleblowing aziendale conforme, il percorso sarebbe stato completamente diverso. La segnalazione sarebbe stata presa in carico formalmente, analizzata con criteri oggettivi e chiusa con una motivazione tracciabile.

Questo avrebbe consentito di:
ridurre immediatamente il rischio legale,
contenere l’impatto sul clima aziendale,
dimostrare la correttezza della gestione anche in caso di escalation.

È proprio questo il punto centrale: anche quando il whistleblowing viene usato come arma, l’azienda può difendersi efficacemente solo se ha già costruito un sistema adeguato. In assenza di questo, la segnalazione – anche se infondata – diventa difficile da gestire.

Situazioni come questa sono particolarmente frequenti nelle realtà che stanno crescendo rapidamente o che non dispongono di una struttura interna dedicata. Per chi si riconosce in questo scenario, può essere utile approfondire qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/whistleblowing-pmi-gestione-senza-ufficio-legale/

e anche:
https://www.studiolegalecalvello.it/aziende-senza-hr-rischi-whistleblowing/

Il caso concreto dimostra un aspetto fondamentale: il problema non è la segnalazione in sé, ma il modo in cui viene gestita. Un sistema debole amplifica i rischi. Un sistema strutturato li assorbe e li neutralizza.

Domande frequenti sul whistleblowing e sulla difesa da segnalazioni abusive

Una delle domande che ci viene posta più spesso riguarda la possibilità di distinguere subito una segnalazione legittima da una segnalazione strumentale. In realtà, questa distinzione non può essere fatta in modo immediato o intuitivo. Anche quando il contenuto appare chiaramente orientato a creare pressione, l’azienda deve comunque avviare una gestione conforme, perché solo un’istruttoria corretta consente di arrivare a una valutazione attendibile. Anticipare conclusioni senza un processo strutturato espone a rischi maggiori rispetto alla segnalazione stessa.

Un altro dubbio ricorrente riguarda le segnalazioni anonime whistleblowing. Molti ritengono che, non essendoci un’identità, la segnalazione non debba essere presa in considerazione. In realtà, se il contenuto è circostanziato e verificabile, anche una segnalazione anonima può avere rilevanza e deve essere gestita secondo le regole previste. Ignorarla può risultare problematico, soprattutto se successivamente la stessa segnalazione viene portata all’esterno.

Ci viene spesso chiesto anche se sia possibile agire contro chi presenta una falsa segnalazione whistleblowing. La risposta richiede cautela. Solo quando emerge in modo chiaro che la segnalazione è stata effettuata con dolo o colpa grave, e quindi con piena consapevolezza della sua falsità, si può valutare una responsabilità del segnalante. Tuttavia, questa valutazione deve essere il risultato di un percorso istruttorio corretto e documentato, non di una percezione iniziale.

Un tema particolarmente delicato riguarda la gestione delle segnalazioni che coinvolgono direttamente figure apicali. In questi casi, il rischio non è solo legale, ma anche organizzativo. Se la gestione non è indipendente, l’intero processo può essere contestato. Per questo è fondamentale strutturare un sistema che preveda modalità di gestione autonome e imparziali.

Infine, molte aziende si chiedono come prevenire il rischio di abuso del whistleblowing. La risposta non sta nel limitare lo strumento, ma nel rafforzarlo. Un sistema chiaro, trasparente e ben comunicato riduce drasticamente le segnalazioni strumentali e aumenta la qualità delle informazioni ricevute. Al contrario, sistemi improvvisati o poco credibili tendono ad attirare segnalazioni distorte o difficili da gestire.

Proteggere l’azienda con un sistema whistleblowing efficace: il nostro supporto operativo

Arrivati a questo punto, il tema è chiaro: il whistleblowing non è solo un obbligo normativo, ma uno strumento che, se costruito correttamente, diventa una vera forma di tutela per l’azienda. Al contrario, quando è improvvisato o gestito internamente senza competenze specifiche, può trasformarsi in un punto di vulnerabilità, soprattutto nei casi di segnalazioni infondate, anonime o strumentali.

Per questo motivo, il nostro approccio non si limita alla consulenza teorica. Come Studio Legale, affianchiamo le aziende nella creazione di un sistema whistleblowing aziendale completo, progettato per rispettare la normativa e allo stesso tempo prevenire e gestire in modo efficace anche i casi più delicati, come il possibile abuso del whistleblowingo le false segnalazioni.

Mettiamo a disposizione un servizio “chiavi in mano”, approfondito qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/whistleblowing-ecco-il-nostro-servizio-alle-aziende-chiavi-in-mano/

Il servizio comprende la fornitura di una piattaforma whistleblowing conforme ai requisiti ANAC, la strutturazione della procedura interna e, soprattutto, la gestione esterna delle segnalazioni. Questo ultimo aspetto è particolarmente rilevante, perché consente di garantire indipendenza, riservatezza e competenza nella valutazione, riducendo il rischio di errori nella gestione.

Affidare all’esterno la gestione delle segnalazioni significa evitare conflitti di interesse, proteggere il management e assicurare che ogni segnalazione – anche la più complessa – venga trattata con un metodo corretto. È proprio questo che permette di affrontare anche situazioni in cui il whistleblowing viene percepito come uno strumento di pressione o di attacco.

Nel tempo, abbiamo riscontrato che le aziende che adottano un sistema strutturato non solo riducono il rischio di contenziosi, ma migliorano anche il clima interno e la qualità delle segnalazioni ricevute. Un sistema credibile tende a scoraggiare l’uso improprio e a favorire una comunicazione più trasparente.

Per chi desidera una valutazione concreta della propria situazione, è possibile richiedere una consulenza personalizzata direttamente qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/consulenza-studio-legale/