Contratto di catering: cosa deve prevedere per tutelare l’impresa e il cliente
Un contratto di catering efficace deve indicare con precisione quale servizio sarà fornito, in quali tempi, a quale prezzo e secondo quali condizioni. Non è sufficiente riportare il menù e il numero approssimativo degli invitati: occorre disciplinare anche le modifiche richieste dal cliente, le modalità di pagamento, l’eventuale annullamento dell’evento, la gestione degli allergeni, le responsabilità per ritardi o disservizi e le conseguenze dell’inadempimento.
La sintesi è semplice: tutto ciò che può cambiare, creare un costo aggiuntivo o generare una contestazione deve essere regolato prima dell’evento. Un preventivo generico, un modulo standard o un contratto copiato da internet difficilmente riescono a considerare le caratteristiche concrete del servizio e l’organizzazione dell’impresa.
Il catering, infatti, non consiste necessariamente nella sola consegna di alimenti. A seconda dell’accordo, il fornitore può assumere l’obbligo di preparare i pasti, trasportarli, allestire gli spazi, mettere a disposizione personale di sala, noleggiare attrezzature, servire gli ospiti, riordinare i locali e coordinarsi con la struttura che ospita l’evento.
Il rapporto può quindi comprendere elementi riconducibili alla fornitura, alla somministrazione e alla prestazione di servizi, che devono essere coordinati in un unico testo contrattuale coerente. Per comprendere meglio l’inquadramento delle diverse prestazioni può essere utile consultare la nostra guida sul contratto di prestazione di servizi e l’approfondimento dedicato al contratto di somministrazione.
Il primo elemento da definire è l’oggetto del contratto. Devono essere descritti il tipo di evento, il luogo, la data, gli orari di accesso e di conclusione, il menù concordato, le quantità, le bevande comprese, il personale impiegato, gli allestimenti e ogni servizio accessorio.
Particolare attenzione deve essere riservata al numero degli invitati. È opportuno stabilire entro quale termine il cliente debba comunicare il numero definitivo dei partecipanti e quale sia il quantitativo minimo che sarà comunque fatturato.
In mancanza di una previsione chiara, una consistente riduzione degli ospiti a ridosso dell’evento può generare una controversia sul corrispettivo dovuto, soprattutto quando il catering ha già acquistato le materie prime, organizzato il personale o rifiutato altri incarichi.
Il contratto dovrebbe inoltre precisare come vengono gestite le richieste ulteriori, le variazioni del menù, l’aumento dei partecipanti e le prestazioni non comprese nel prezzo iniziale. Ogni modifica dovrebbe essere confermata per iscritto, indicando l’eventuale costo aggiuntivo e verificando che il fornitore sia concretamente in grado di eseguirla.
Prezzo, acconto, caparra e pagamenti
Il corrispettivo può essere determinato per persona, a forfait oppure attraverso una combinazione tra quota fissa e servizi aggiuntivi. La formula scelta deve essere comprensibile e deve consentire di individuare con certezza quali prestazioni siano comprese nel prezzo.
Occorre distinguere con attenzione tra acconto e caparra confirmatoria. L’acconto costituisce un’anticipazione del prezzo, mentre la caparra può produrre conseguenze specifiche in caso di inadempimento di una delle parti.
Utilizzare indistintamente le due espressioni, senza chiarire la funzione della somma versata, può creare incertezze proprio nel momento in cui una parte annulla l’evento o non rispetta gli accordi.
Devono essere stabiliti gli importi, le scadenze, il termine per il saldo, gli interessi applicabili in caso di ritardo e le conseguenze del mancato pagamento. Nei rapporti tra imprese è inoltre opportuno coordinare il contratto con la disciplina dei ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
Per i servizi continuativi, come la fornitura periodica di pasti ad aziende, strutture ricettive, scuole o organizzazioni, può essere necessario disciplinare anche la revisione dei prezzi in caso di variazioni rilevanti del costo delle materie prime, dell’energia o del personale.
Una clausola trasparente riduce il rischio che l’aumento dei costi venga imposto unilateralmente o che il servizio diventi economicamente insostenibile.
Sicurezza alimentare, allergeni e obblighi informativi
Nel contratto di catering la sicurezza alimentare non può essere trattata come una previsione secondaria. Devono essere individuati gli obblighi del fornitore relativi alla preparazione, conservazione, trasporto e somministrazione degli alimenti, nonché alla corretta gestione della catena del freddo, delle attrezzature e degli ambienti utilizzati.
La normativa europea sull’igiene dei prodotti alimentari pone obblighi generali a carico degli operatori del settore alimentare, mentre la disciplina sulle informazioni ai consumatori richiede particolare attenzione alla presenza di sostanze o prodotti che possono provocare allergie o intolleranze.
Questi obblighi riguardano anche gli alimenti non preimballati e i servizi di ristorazione.
Il contratto dovrebbe stabilire come il cliente comunicherà eventuali allergie, intolleranze o esigenze alimentari degli ospiti, entro quale termine dovrà farlo e come il catering fornirà le relative informazioni.
Non è sufficiente utilizzare formule generiche con cui ogni responsabilità viene trasferita sull’altra parte: occorre costruire una procedura concreta, compatibile con gli obblighi che la legge pone direttamente in capo all’operatore alimentare.
È inoltre utile disciplinare l’eventuale sostituzione degli ingredienti e del menù, prevedendo che ogni variazione rilevante venga comunicata quando può incidere sulla presenza di allergeni o sulle caratteristiche essenziali della prestazione.
Disdetta, rinvio dell’evento e forza maggiore
Una delle principali cause di contenzioso riguarda l’annullamento dell’evento. Il contratto deve indicare entro quali termini il cliente può recedere, quali importi saranno trattenuti o dovuti e come saranno considerate le spese già sostenute dal catering.
La clausola non dovrebbe limitarsi a prevedere una penale uguale in ogni momento. Può essere più equilibrato stabilire conseguenze progressive in base alla data della cancellazione, considerando che l’organizzazione del servizio comporta impegni economici crescenti man mano che l’evento si avvicina.
Devono essere distinti il ripensamento del cliente, l’inadempimento di una parte e gli eventi straordinari non imputabili ai contraenti.
Maltempo, indisponibilità della location, provvedimenti dell’autorità, impossibilità di accesso ai locali, interruzioni dei trasporti o altre circostanze imprevedibili possono produrre effetti differenti.
Il contratto deve chiarire quando l’evento sarà rinviato, quando il servizio potrà essere modificato, quali costi resteranno dovuti e quando sarà possibile sciogliere il rapporto.
Responsabilità, contestazioni e penali
Il contratto deve ripartire correttamente le responsabilità tra catering, cliente, gestore della location, organizzatore dell’evento e altri fornitori.
È necessario stabilire, per esempio, chi deve rendere disponibili gli spazi, verificare gli impianti, ottenere le autorizzazioni, garantire l’accesso al personale e custodire le attrezzature.
Le clausole di limitazione della responsabilità devono essere redatte con particolare attenzione. Una formula eccessivamente ampia, che escluda ogni conseguenza anche in presenza di gravi inadempimenti, può risultare inefficace o alimentare ulteriori contestazioni.
È preferibile individuare con chiarezza i rischi effettivamente assunti da ciascuna parte e coordinarli con le eventuali coperture assicurative.
Anche le penali per ritardo, mancata esecuzione o annullamento devono essere proporzionate e collegate a obblighi ben identificati.
Non basta scrivere che sarà applicata una penale in caso di “servizio non conforme”: occorre specificare gli standard concordati, i tempi per segnalare i problemi e le modalità con cui il fornitore potrà porvi rimedio.
Le contestazioni dovrebbero essere formulate tempestivamente e in forma documentabile. Il contratto può prevedere una procedura per verificare il disservizio, raccogliere le osservazioni del responsabile presente all’evento e valutare un’eventuale riduzione del corrispettivo o il risarcimento dei danni dimostrabili.
Un contratto correttamente predisposto non elimina ogni rischio, ma consente di prevenire le incomprensioni e di gestire l’eventuale inadempimento sulla base di criteri verificabili.
Questo approccio è particolarmente importante nel settore della ristorazione, nel quale operano imprese con esigenze contrattuali differenti. Sul tema abbiamo dedicato specifici approfondimenti ai contratti per ristoranti, ai contratti per bar e ai contratti per pasticcerie.
Le clausole indispensabili in un contratto di catering per evitare controversie
La qualità di un contratto di catering non dipende dalla sua lunghezza, ma dalla capacità di disciplinare in modo preciso i principali rischi che possono verificarsi prima, durante e dopo l’esecuzione del servizio. Un documento ben costruito consente infatti di ridurre sensibilmente il rischio di contestazioni, tutelando sia l’impresa che eroga il servizio sia il cliente che lo commissiona.
Ogni evento presenta caratteristiche differenti e, proprio per questo motivo, un contratto standardizzato raramente riesce a garantire un livello di protezione adeguato. Matrimoni, eventi aziendali, congressi, fiere, inaugurazioni, ricevimenti privati o servizi continuativi per aziende richiedono spesso clausole differenti, calibrate sulle specifiche esigenze operative.
Prima della sottoscrizione è quindi opportuno verificare che il contratto disciplini in maniera completa tutti gli aspetti essenziali del rapporto, evitando formulazioni generiche che potrebbero dare luogo a interpretazioni contrastanti.
Descrizione dettagliata del servizio
Il contratto dovrebbe individuare con precisione l’oggetto della prestazione, specificando il tipo di evento, la data, gli orari, il luogo di svolgimento, il numero previsto degli ospiti, il menù concordato, il personale impiegato, gli eventuali allestimenti, le attrezzature fornite e ogni ulteriore servizio incluso nel prezzo.
Una descrizione dettagliata riduce il rischio che il cliente possa contestare successivamente la qualità o l’estensione della prestazione, sostenendo che determinate attività fossero comprese nell’accordo senza alcun costo aggiuntivo.
Variazioni dell’evento e modifiche del servizio
Uno degli aspetti che genera più frequentemente controversie riguarda le modifiche richieste dopo la conclusione del contratto. È frequente che il cliente chieda di aumentare o diminuire il numero degli invitati, modificare il menù, aggiungere personale di sala oppure richiedere servizi ulteriori rispetto a quelli originariamente concordati.
Per evitare contestazioni è opportuno stabilire entro quale termine tali modifiche possano essere richieste, in quale forma debbano essere comunicate e come verranno determinati gli eventuali costi aggiuntivi.
Ogni variazione dovrebbe essere confermata per iscritto, così da evitare successive contestazioni sull’effettivo contenuto dell’accordo.
Acconto, caparra e modalità di pagamento
Una delle clausole più importanti riguarda la disciplina economica del rapporto. Il contratto dovrebbe indicare chiaramente l’importo complessivo del servizio, gli eventuali acconti, la presenza di una caparra confirmatoria, le modalità di pagamento e le scadenze previste.
La distinzione tra acconto e caparra confirmatoria assume particolare rilevanza. Le due figure producono infatti effetti giuridici differenti e non dovrebbero mai essere utilizzate come sinonimi.
In presenza di rapporti commerciali continuativi può inoltre risultare opportuno prevedere una clausola che disciplini la revisione del prezzo qualora intervengano incrementi eccezionali dei costi delle materie prime, dell’energia o del personale.
Per approfondire la disciplina delle forniture continuative può essere utile consultare il nostro approfondimento dedicato al contratto di somministrazione.
Recesso, disdetta e annullamento dell’evento
Un’altra clausola fondamentale riguarda la possibilità che il cliente decida di rinviare oppure annullare l’evento. Il contratto dovrebbe stabilire con precisione entro quali termini sia possibile esercitare il recesso, quali somme rimangano dovute e quali costi possano essere trattenuti dal catering.
Una disciplina dettagliata consente di evitare discussioni nel momento in cui il fornitore abbia già acquistato le materie prime, prenotato il personale o rifiutato altri incarichi per garantire l’esecuzione del servizio.
È inoltre opportuno disciplinare le ipotesi di forza maggiore, distinguendole dalle semplici scelte organizzative del cliente.
Responsabilità delle parti
Ogni contratto dovrebbe individuare chiaramente gli obblighi che rimangono a carico del catering e quelli che competono invece al cliente oppure alla struttura che ospita l’evento.
Occorre definire, ad esempio, chi mette a disposizione i locali, chi garantisce l’accesso agli spazi, chi risponde degli eventuali danni arrecati alle attrezzature, quali autorizzazioni devono essere ottenute e quali obblighi rimangano a carico dei diversi soggetti coinvolti.
Particolare attenzione deve essere dedicata anche alla gestione degli allergeni, alle esigenze alimentari comunicate dagli ospiti e al rispetto della normativa in materia di sicurezza alimentare.
Qualora il servizio comprenda prestazioni ulteriori rispetto alla semplice preparazione e somministrazione dei pasti, può essere opportuno coordinare il contratto con le regole proprie del contratto di prestazione di servizi, evitando sovrapposizioni o incertezze interpretative.
Contestazioni, penali e risoluzione delle controversie
Anche il miglior contratto può dare origine a contestazioni. Per questo motivo è opportuno prevedere una procedura chiara che disciplini le modalità con cui eventuali contestazioni dovranno essere formulate, i termini entro i quali potranno essere sollevate e le possibili conseguenze.
Le penali devono essere proporzionate e collegate a specifici obblighi contrattuali. Clausole formulate in modo eccessivamente generico possono infatti risultare difficili da applicare oppure alimentare ulteriori controversie.
Quando il rapporto presenta particolare complessità oppure coinvolge importi rilevanti, la predisposizione di un contratto personalizzato rappresenta uno degli strumenti più efficaci per prevenire il contenzioso e tutelare gli interessi economici dell’impresa.
Per una panoramica più ampia sulla disciplina dei rapporti commerciali tra imprese consigliamo anche la lettura della nostra guida dedicata alla contrattualistica aziendale e dell’approfondimento sui contratti commerciali.
Come tutelarsi quando il contratto di catering non viene rispettato
La corretta redazione del contratto rappresenta il primo passo per prevenire le controversie, ma non elimina il rischio che una delle parti non rispetti gli impegni assunti. Può accadere che il cliente non paghi il corrispettivo pattuito, annulli l’evento senza rispettare le condizioni concordate oppure contesti il servizio ricevuto. Allo stesso modo, il catering potrebbe non eseguire la prestazione secondo quanto previsto dal contratto, consegnare un servizio incompleto o non rispettare gli standard qualitativi promessi.
In tutte queste situazioni è fondamentale agire tempestivamente, evitando decisioni impulsive che potrebbero compromettere la possibilità di tutelare efficacemente i propri diritti. Ogni caso deve essere valutato sulla base del contratto sottoscritto, della documentazione disponibile e del comportamento concretamente tenuto dalle parti.
Quando il cliente non paga il servizio di catering
Uno dei problemi più frequenti riguarda il mancato pagamento del corrispettivo. Talvolta il cliente versa soltanto un acconto e, una volta concluso l’evento, ritarda il saldo oppure contesta genericamente il servizio per evitare il pagamento della fattura.
In presenza di un contratto dettagliato risulta generalmente più semplice dimostrare le prestazioni effettivamente eseguite, il prezzo concordato, le modalità di pagamento e gli eventuali interessi dovuti in caso di ritardo.
È importante conservare tutta la documentazione relativa al rapporto, comprese le comunicazioni intercorse, gli ordini di servizio, le modifiche richieste dal cliente, le fotografie dell’evento, le fatture emesse e ogni altro elemento utile a dimostrare il corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali.
Qualora il cliente continui a non adempiere spontaneamente, potrà rendersi necessario avviare le opportune iniziative per il recupero del credito, valutando lo strumento più idoneo in relazione alle caratteristiche del rapporto contrattuale.
Quando il cliente annulla l’evento all’ultimo momento
L’annullamento dell’evento pochi giorni prima della data prevista rappresenta una delle situazioni economicamente più gravose per un’impresa di catering. In molti casi il fornitore ha già acquistato le materie prime, organizzato il personale, prenotato eventuali collaboratori esterni e rinunciato ad altri incarichi.
Proprio per questo motivo il contratto dovrebbe disciplinare con precisione le conseguenze della disdetta tardiva, prevedendo termini, modalità e importi eventualmente dovuti dal cliente.
Una clausola ben redatta consente di ridurre il rischio di contenzioso e offre un criterio oggettivo per determinare le conseguenze economiche dell’annullamento, evitando che ogni situazione debba essere ricostruita successivamente.
Quando il servizio viene contestato
Le contestazioni possono riguardare molteplici aspetti del servizio: ritardi nella consegna, differenze rispetto al menù concordato, numero insufficiente di porzioni, qualità degli alimenti, personale ritenuto inadeguato oppure problematiche relative all’allestimento.
Non tutte le contestazioni, tuttavia, sono automaticamente fondate. Occorre verificare se quanto lamentato dal cliente costituisca realmente un inadempimento contrattuale e se il presunto danno sia concretamente dimostrabile.
Per questa ragione è opportuno che il contratto disciplini anche le modalità attraverso cui eventuali contestazioni dovranno essere formulate, prevedendo tempi certi e consentendo al catering di verificare immediatamente quanto segnalato.
La gestione degli allergeni e delle responsabilità sanitarie
Nel settore del catering particolare attenzione deve essere dedicata alla gestione degli allergeni e delle informazioni fornite dagli ospiti. Il contratto dovrebbe stabilire chi è tenuto a comunicare eventuali allergie, entro quale termine tali informazioni debbano essere trasmesse e come debbano essere gestite durante l’organizzazione del servizio.
Una disciplina chiara non sostituisce gli obblighi previsti dalla normativa alimentare, ma consente di individuare con precisione i rispettivi compiti delle parti, riducendo il rischio di contestazioni successive.
Anche sotto questo profilo la prevenzione assume un ruolo fondamentale. Procedure documentate e una corretta ripartizione delle responsabilità contribuiscono a tutelare sia il cliente sia l’impresa che eroga il servizio.
Perché un contratto personalizzato riduce il rischio di contenzioso
Ogni attività di catering presenta caratteristiche proprie che difficilmente possono essere ricondotte a un modello standard reperito online. La tipologia dell’evento, il numero dei partecipanti, la presenza di personale di sala, il noleggio delle attrezzature, le esigenze alimentari degli ospiti e le modalità organizzative incidono direttamente sul contenuto del contratto.
Per questa ragione un documento predisposto specificamente sulle esigenze dell’impresa rappresenta uno strumento di prevenzione estremamente efficace. Individuare preventivamente le possibili criticità significa ridurre il rischio di controversie, limitare le aree di incertezza interpretativa e tutelare il valore economico del rapporto contrattuale.
La predisposizione di un contratto personalizzato dovrebbe inoltre essere coordinata con gli altri rapporti giuridici eventualmente coinvolti nell’organizzazione dell’evento, quali il contratto di fornitura, il contratto di appalto oppure il contratto di prestazione di servizi, così da costruire una disciplina coerente e completa dell’intera operazione commerciale.
Esempio pratico: come un contratto di catering ben redatto ha evitato una controversia tra le parti
Un’impresa specializzata nei servizi di catering per eventi aziendali aveva sottoscritto un contratto con una società per l’organizzazione di una convention di due giorni. L’accordo prevedeva la preparazione dei pasti, il servizio ai tavoli, il coffee break, l’allestimento dell’area ristoro e la presenza di personale dedicato per tutta la durata dell’evento.
Dopo la firma del contratto, il cliente ha richiesto numerose modifiche: incremento del numero dei partecipanti, variazione del menù, estensione dell’orario del servizio e inserimento di ulteriori postazioni beverage. Tutte le richieste sono state formulate pochi giorni prima dell’evento.
Grazie alla presenza di una clausola che prevedeva l’obbligo di confermare per iscritto ogni modifica contrattuale e il conseguente adeguamento del corrispettivo, le parti hanno formalizzato tempestivamente tutte le variazioni richieste.
L’evento si è svolto regolarmente, ma al momento del saldo il cliente ha sostenuto che alcune prestazioni aggiuntive dovessero considerarsi comprese nel prezzo originariamente concordato, rifiutandosi di pagare l’intero importo fatturato.
La documentazione contrattuale risultava tuttavia estremamente dettagliata. Il contratto individuava con precisione il servizio inizialmente pattuito, disciplinava le modalità con cui potevano essere richieste modifiche e prevedeva che ogni variazione dovesse essere accettata da entrambe le parti prima dell’esecuzione.
Le richieste formulate successivamente erano state tutte confermate mediante comunicazioni scritte contenenti il dettaglio delle nuove prestazioni e dei relativi costi.
Alla luce di tale documentazione è stato possibile ricostruire con chiarezza l’intero rapporto contrattuale, dimostrando che le attività contestate non facevano parte dell’accordo originario ma costituivano servizi aggiuntivi espressamente richiesti dal cliente.
La controversia è stata definita senza la necessità di affrontare un lungo contenzioso giudiziario, consentendo alle parti di raggiungere una soluzione conforme agli accordi sottoscritti e riducendo tempi, costi e incertezze.
Questo esempio evidenzia come un contratto di catering personalizzato, predisposto sulla base delle concrete esigenze dell’impresa e dell’evento, rappresenti uno strumento fondamentale non soltanto per disciplinare il rapporto, ma soprattutto per prevenire contestazioni, tutelare gli investimenti sostenuti e salvaguardare la continuità dell’attività imprenditoriale.
Per le imprese che operano nel settore della ristorazione può inoltre essere opportuno coordinare il contratto di catering con altri accordi utilizzati nello svolgimento dell’attività, come i contratti per ristoranti, i contratti per pizzerie, i contratti per bar oppure i contratti per gelaterie, così da adottare una contrattualistica uniforme e coerente in tutta l’organizzazione aziendale.
Domande frequenti sul contratto di catering
È obbligatorio stipulare un contratto scritto per un servizio di catering?
La legge non impone sempre la forma scritta, ma nella pratica rappresenta la soluzione più sicura. Un contratto dettagliato consente di definire con precisione le prestazioni concordate, il corrispettivo, le modalità di pagamento, le responsabilità delle parti e le conseguenze in caso di inadempimento. In assenza di un documento scritto diventa molto più difficile dimostrare il contenuto degli accordi raggiunti.
Quali clausole non dovrebbero mai mancare in un contratto di catering?
Tra le clausole più importanti rientrano la descrizione dettagliata del servizio, il numero degli invitati, il prezzo, le modalità di pagamento, l’eventuale caparra, la disciplina delle modifiche richieste dal cliente, le condizioni di recesso, le penali, la gestione degli allergeni, la ripartizione delle responsabilità e le modalità di contestazione del servizio. Un contratto personalizzato permette di adattare tali clausole alle specifiche esigenze dell’evento e dell’attività.
Cosa succede se il cliente annulla l’evento pochi giorni prima?
La risposta dipende da quanto previsto nel contratto. Se le parti hanno disciplinato le conseguenze dell’annullamento, troveranno applicazione le clausole concordate, purché conformi alla normativa vigente. In mancanza di una regolamentazione specifica, la gestione della controversia può risultare molto più complessa, soprattutto quando il catering abbia già sostenuto costi per l’acquisto delle materie prime, l’organizzazione del personale o il noleggio delle attrezzature.
Come può tutelarsi un’impresa di catering se il cliente non paga?
È fondamentale conservare tutta la documentazione relativa al rapporto contrattuale, comprese offerte, contratto, modifiche concordate, ordini, fatture e comunicazioni intercorse tra le parti. Un contratto ben redatto costituisce il principale strumento per dimostrare il credito e valutare le iniziative più opportune per ottenerne il pagamento.
Conviene utilizzare un fac simile di contratto scaricato da internet?
Nella maggior parte dei casi no. I modelli generici sono predisposti per situazioni standard e raramente tengono conto delle caratteristiche specifiche dell’attività di catering, delle modalità organizzative dell’impresa e delle particolari esigenze del cliente. Un contratto personalizzato consente invece di prevenire numerose criticità e offre una tutela decisamente più efficace rispetto a un modello standardizzato.
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Un contratto di catering ben redatto rappresenta uno strumento essenziale per tutelare gli interessi economici dell’impresa e ridurre il rischio di controversie con clienti, aziende, enti pubblici e organizzatori di eventi. Investire nella prevenzione significa evitare incertezze interpretative, limitare il contenzioso e gestire il rapporto contrattuale con maggiore serenità.
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Ogni contratto viene elaborato tenendo conto delle caratteristiche dell’impresa, della tipologia di servizio offerto, delle modalità organizzative e dei principali rischi giuridici connessi all’attività di catering, così da garantire una disciplina chiara, completa e conforme alla normativa vigente.
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