La convocazione dell’assemblea condominiale non è una semplice formalità. Si tratta di un passaggio fondamentale affinché la riunione sia valida e le decisioni prese non possano essere contestate. La legge stabilisce infatti alcune regole precise che devono essere rispettate quando viene inviato l’avviso ai condòmini.

Prima di entrare nei dettagli della procedura, è utile ricordare che l’assemblea viene normalmente indetta dall’amministratore. Se vuoi approfondire questo aspetto puoi leggere l’articolo dedicato a “Chi convoca l’assemblea condominiale?” (https://www.studiolegalecalvello.it/chi-convoca-assemblea-condominiale/).

Il preavviso minimo per la convocazione

Affinché l’assemblea sia regolarmente costituita, ogni condomino deve ricevere l’avviso di convocazione con almeno cinque giorni di anticipo rispetto alla data fissata per la prima convocazione.

Questo termine non è modificabile in senso riduttivo: il regolamento condominiale non può stabilire un periodo inferiore. Al contrario, è possibile prevedere un tempo più lungo, ad esempio sette o otto giorni, per garantire a tutti i partecipanti un margine maggiore di organizzazione.

Il conteggio dei cinque giorni si effettua a ritroso rispetto alla data dell’assemblea. Il giorno della riunione non si considera, mentre rientrano nel calcolo tutti i giorni precedenti, compresi festivi e prefestivi.

Il rispetto di questo termine è molto importante: se un condomino non riceve l’avviso nei tempi previsti, potrebbe contestare la validità della riunione. In merito puoi approfondire leggendo “Che succede se un condomino non riceve l’avviso di convocazione?” (https://www.studiolegalecalvello.it/mancata-ricezione-avviso-convocazione-assemblea/).

Come deve essere inviato l’avviso di convocazione

La normativa stabilisce anche le modalità con cui deve essere trasmessa la convocazione. Non tutte le forme di comunicazione sono valide.

L’avviso può essere inviato esclusivamente tramite:

• raccomandata con ricevuta di ritorno

• consegna a mano

• fax

• posta elettronica certificata (PEC)

Non sono invece considerate modalità idonee altre forme di comunicazione informale, come ad esempio:

• avvisi lasciati nella cassetta della posta

• comunicazioni affisse nell’androne del palazzo

• messaggi tramite SMS o chat

• telefonate.

Per quanto riguarda la PEC, è necessario che anche il condomino disponga di un indirizzo di posta certificata: non basta che lo possieda soltanto l’amministratore.

L’importanza di un ordine del giorno chiaro

Un elemento essenziale dell’avviso di convocazione è l’ordine del giorno, cioè l’elenco degli argomenti che saranno discussi durante la riunione.

La legge richiede che tali punti siano indicati in modo chiaro e sufficientemente specifico, anche se non necessariamente in maniera dettagliata. Questo permette ai condòmini di comprendere quali questioni verranno affrontate e di decidere consapevolmente se partecipare alla riunione.

Un ordine del giorno troppo generico potrebbe infatti creare problemi di validità delle deliberazioni. Se vuoi approfondire questo aspetto puoi consultare l’articolo “Si può impugnare una delibera che approva punti non inseriti all’ordine del giorno?” (https://www.studiolegalecalvello.it/impugnare-delibera-fuori-ordine-del-giorno/).

Spesso nell’ordine del giorno compare anche la formula “varie ed eventuali”, che consente di affrontare questioni minori non previste inizialmente ma non permette comunque di deliberare su argomenti importanti non indicati. Per capire meglio il significato di questa espressione puoi leggere “Che significa varie ed eventuali?”(https://www.studiolegalecalvello.it/varie-ed-eventuali-assemblea-condominiale/).

Devono essere allegati i documenti?

Un dubbio frequente riguarda la documentazione: fatture, preventivi o altri atti devono essere necessariamente allegati all’avviso di convocazione?

La risposta è no. La legge non impone che tali documenti siano inviati insieme alla convocazione. Tuttavia, devono essere messi a disposizione dei condòmini affinché possano prenderne visione prima della riunione, così da arrivare all’assemblea adeguatamente informati.

Questo consente ai partecipanti di valutare le decisioni da prendere e, se necessario, fornire indicazioni a chi li rappresenterà tramite delega. A questo proposito può essere utile approfondire anche “Come funziona la delega in assemblea di condominio?” (https://www.studiolegalecalvello.it/delega-assemblea-condominiale-come-funziona/).

Perché rispettare correttamente la procedura di convocazione

Seguire correttamente le regole sulla convocazione dell’assemblea è essenziale per evitare contestazioni e impugnazioni delle delibere. Una convocazione irregolare può infatti compromettere la validità delle decisioni prese durante la riunione.

Per questo motivo è sempre opportuno verificare che termini, modalità di invio e contenuto dell’avviso rispettino quanto previsto dalla legge e dal regolamento condominiale.