Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione whistleblowing che coinvolge direttamente il titolare, l’amministratore unico, l’amministratore delegato o un altro soggetto posto al vertice dell’impresa crea un problema organizzativo diverso dalla gestione ordinaria delle segnalazioni. L’azienda deve dare seguito alla comunicazione senza permettere che la persona coinvolta possa condizionare la valutazione dei fatti, conoscere indebitamente l’identità del segnalante o interferire con l’istruttoria. Il punto più delicato, quindi, non è soltanto stabilire se le accuse siano fondate, ma individuare chi possa gestire la segnalazione con autonomia, imparzialità e adeguate garanzie di riservatezza.

Il problema diventa particolarmente serio nelle PMI, nelle società con amministratore unico e nelle imprese familiari, dove il titolare concentra spesso poteri decisionali e funzioni operative e può avere rapporti diretti con il soggetto incaricato del canale interno. Una procedura whistleblowing predisposta correttamente dovrebbe contemplare anche queste situazioni e prevedere in anticipo come affrontare il conflitto di interessi. Quando ciò non è stato fatto, occorre intervenire senza improvvisare, preservando la segnalazione, limitando gli accessi e verificando quale soggetto possa assumere la gestione della pratica.

Cosa succede quando la segnalazione whistleblowing riguarda il titolare o l’amministratore

Il D.Lgs. 24/2023 richiede che la gestione del canale interno sia affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato oppure a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e specificamente formato. Questo requisito assume un peso concreto quando la persona segnalata coincide con il titolare, l’amministratore, un componente dell’organo amministrativo o un altro soggetto capace di esercitare un’influenza effettiva sull’organizzazione. Non sarebbe coerente con il sistema consentire al soggetto interessato dai fatti di controllare la pratica che lo riguarda o di indirizzarne l’istruttoria.

Per questo la prima verifica riguarda l’assetto predisposto dall’impresa: chi è formalmente incaricato della gestione del canale, a chi risponde, chi può accedere alla piattaforma e alla documentazione, quali regole sono previste per i conflitti di interessi e se è stato individuato un sostituto. Le indicazioni ANAC sui canali interni attribuiscono specifica rilevanza proprio alla gestione del conflitto di interessi del gestore. La procedura organizzativa deve contemplare l’ipotesi in cui quest’ultimo coincida con la persona segnalata, sia coinvolto nei fatti o si trovi comunque in una situazione incompatibile con una gestione indipendente della pratica.

Il problema, quindi, non si risolve semplicemente inoltrando la segnalazione a un’altra persona dell’azienda. Il soggetto chiamato a sostituire il gestore deve essere idoneo a garantire una gestione efficace, indipendente e autonoma e deve rispettare gli stessi obblighi di riservatezza. È proprio nei casi che coinvolgono il vertice che emerge l’utilità di una procedura costruita prima che si verifichi il problema, con un meccanismo di sostituzione già definito. Quando l’impresa utilizza invece un gestore esterno delle segnalazioni whistleblowing, occorre comunque verificare che l’incarico, i poteri attribuiti e i flussi informativi consentano al professionista di operare anche quando la segnalazione riguarda chi normalmente rappresenta o dirige la società.

Va distinta, poi, la gestione della segnalazione dall’accertamento definitivo di eventuali responsabilità. Il gestore deve ricevere la segnalazione, mantenerne l’interlocuzione con il segnalante, valutarne l’ammissibilità e dare diligente seguito alla pratica. L’istruttoria può richiedere l’esame di documenti, richieste di integrazione, audizioni o il coinvolgimento di funzioni aziendali e professionisti esterni. La concreta architettura dell’indagine dipenderà dalla natura dei fatti, dalla struttura societaria e dalla posizione della persona coinvolta.

Conflitto di interessi, riservatezza e indipendenza: come organizzare la gestione

Quando la segnalazione riguarda il titolare, l’amministratore o il management, uno degli errori più rischiosi consiste nel lasciare invariati i normali flussi informativi interni. Una persona può avere legittimamente accesso a determinate informazioni per le proprie funzioni societarie senza avere, per questo solo motivo, titolo a conoscere il contenuto di una specifica segnalazione whistleblowing. Il D.Lgs. 24/2023 protegge la riservatezza dell’identità del segnalante e delle altre informazioni dalle quali tale identità possa essere ricavata, direttamente o indirettamente. La circolazione delle informazioni deve quindi essere limitata a quanto necessario per la gestione della pratica.

La questione è particolarmente delicata quando il titolare o l’amministratore dispone ordinariamente delle credenziali di amministrazione dei sistemi aziendali, controlla le caselle di posta utilizzate dalla società oppure può impartire istruzioni alle persone incaricate della compliance. Una piattaforma tecnicamente separata aiuta, ma non risolve da sola il problema: devono essere coerenti anche le autorizzazioni, le procedure di escalation, i ruoli organizzativi e le modalità con cui vengono conservati e trasmessi documenti e informazioni.

Se il gestore ordinario è coinvolto nella segnalazione o versa in conflitto di interessi, deve operare il meccanismo sostitutivo previsto dall’organizzazione. Le indicazioni ANAC sui canali interni richiedono di disciplinare nell’atto organizzativo le ipotesi di conflitto e di individuare un soggetto sostitutivo. Questo consente di evitare che l’azienda debba decidere soltanto dopo la ricezione della segnalazione chi debba prenderla in carico, magari proprio mentre sono in gioco rapporti gerarchici, interessi personali o potenziali responsabilità.

Nelle organizzazioni in cui la concentrazione dei poteri rende difficile individuare internamente un soggetto realmente autonomo, può essere necessario valutare l’intervento di un professionista esterno. Non significa che ogni segnalazione contro il titolare debba essere automaticamente esternalizzata: la scelta dipende dalla struttura dell’impresa, dall’incarico già attribuito al gestore, dalla natura della segnalazione e dai conflitti concretamente presenti. L’esternalizzazione può però separare la fase di ricezione e gestione della segnalazione dalle dinamiche gerarchiche che hanno generato il problema, purché il soggetto incaricato disponga dei requisiti, delle informazioni e dei poteri necessari per dare effettivamente seguito alla pratica.

Queste cautele assumono rilievo anche sul versante della protezione dei dati personali. La gestione del whistleblowing comporta normalmente il trattamento di informazioni relative al segnalante, alla persona segnalata e ad altri soggetti coinvolti. Accessi non necessari, inoltri indiscriminati, copie della documentazione conservate fuori dal sistema previsto o comunicazioni interne formulate senza considerare la riservatezza possono generare ulteriori criticità. Whistleblowing e GDPR devono quindi essere coordinati nella stessa procedura organizzativa, soprattutto quando l’istruttoria coinvolge i vertici dell’impresa.

La tutela del segnalante non comporta, d’altra parte, che qualsiasi accusa debba essere considerata vera. L’azienda deve mantenere distinta la protezione prevista dalla disciplina whistleblowing dalla verifica dei fatti segnalati. Segnalazioni incomplete, controverse o successivamente risultate non fondate richiedono comunque una gestione corretta, senza anticipare giudizi né sul segnalante né sulla persona coinvolta. Quando la comunicazione arriva per la prima volta, può essere utile verificare anche cosa fare subito dopo aver ricevuto una segnalazione whistleblowing, perché le prime decisioni sull’accesso alle informazioni, sulla conservazione della documentazione e sull’avvio dell’istruttoria possono condizionare tutto il seguito della pratica.

Quali rischi deve gestire l’azienda quando la segnalazione coinvolge il vertice

Una segnalazione contro il titolare o un amministratore espone l’impresa a rischi che possono aumentare se la gestione iniziale non mantiene una netta separazione tra la persona segnalata e chi deve occuparsi della pratica. Il primo riguarda la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni dalle quali essa possa essere ricavata. Il secondo riguarda il rischio di interferenze nell’istruttoria: accesso ai documenti, indicazioni impartite ai dipendenti coinvolti, modifica dei normali flussi informativi o iniziative nei confronti del segnalante possono compromettere la gestione della segnalazione e rendere più difficile ricostruire successivamente ciò che è accaduto.

Particolare cautela richiedono le decisioni che interessano il rapporto di lavoro del segnalante. Il D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni nei confronti delle persone che beneficiano della protezione prevista dalla disciplina. Per l’impresa questo significa che licenziamenti, sanzioni disciplinari, demansionamenti, trasferimenti, modifiche delle mansioni e altri atti potenzialmente pregiudizievoli adottati dopo una segnalazione devono essere valutati con attenzione quando possono essere messi in relazione con essa. Ciò non determina un’immunità del dipendente rispetto a qualsiasi legittima decisione datoriale, ma rende necessario distinguere e documentare con precisione le ragioni organizzative o disciplinari effettivamente poste alla base dell’atto.

Occorre evitare anche l’errore opposto: trattare la segnalazione come prova già acquisita della responsabilità del titolare o dell’amministratore. La funzione del canale whistleblowing è consentire l’emersione e la gestione delle informazioni sulle violazioni rientranti nell’ambito della disciplina; la segnalazione deve poi essere esaminata secondo il suo contenuto e gli elementi disponibili. La persona segnalata conserva le tutele che l’ordinamento le riconosce e l’azienda deve organizzare l’accertamento senza trasformare una comunicazione ancora da verificare in una decisione anticipata sulla responsabilità.

Questo equilibrio diventa ancora più importante quando la segnalazione contiene accuse molto gravi, coinvolge più dipendenti o si inserisce in un conflitto già esistente. La pressione per conoscere immediatamente il nome del segnalante o per reagire alle accuse può indurre a decisioni incompatibili con le regole del sistema. Allo stesso tempo, il timore di violare la disciplina whistleblowing non deve impedire di verificare seriamente i fatti. Quando emergono dubbi sull’attendibilità della comunicazione, occorre separare l’istruttoria relativa ai fatti segnalati dall’eventuale valutazione di condotte abusive. Il tema delle segnalazioni utilizzate strumentalmente richiede infatti un esame autonomo, come approfondiamo nell’articolo sul whistleblowing usato come arma e sulla difesa dell’azienda.

Anche la gestione documentale deve essere controllata. Il D.Lgs. 24/2023 prevede che le segnalazioni e la relativa documentazione siano conservate per il tempo necessario al loro trattamento e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e della normativa sulla protezione dei dati personali. L’impresa deve quindi evitare archivi paralleli, copie incontrollate e circolazione della documentazione attraverso canali ordinari ai quali possa accedere la persona coinvolta.

Se la procedura interna non contempla il caso del titolare o dell’amministratore segnalato, la criticità non riguarda soltanto la singola pratica. Può indicare che l’assetto organizzativo del whistleblowing necessita di essere rivisto, definendo preventivamente il soggetto sostitutivo, i criteri di astensione, i livelli di accesso e le modalità di escalation. Nelle aziende in cui queste garanzie sono difficili da realizzare internamente, l’affidamento della gestione a un soggetto esterno può essere valutato proprio per ridurre i conflitti strutturali e rendere più chiara la separazione delle funzioni.

Un caso pratico: la segnalazione riguarda direttamente l’amministratore della società

Consideriamo, come esempio realistico e anonimizzato, una società nella quale il canale whistleblowing è formalmente attivo e la gestione delle segnalazioni è stata attribuita a una funzione interna. Arriva una comunicazione circostanziata nella quale un dipendente riferisce comportamenti che coinvolgono direttamente l’amministratore della società. Il problema emerge immediatamente: il normale assetto dei flussi aziendali prevede che quella funzione riferisca proprio all’amministratore interessato dalla segnalazione.

In una situazione di questo tipo, la prima attività non consiste nel trasmettere automaticamente la comunicazione al vertice né nel formulare un giudizio sulla fondatezza delle accuse. Occorre verificare la procedura esistente, individuare il soggetto che possa assumere la gestione in assenza di conflitti di interessi, circoscrivere gli accessi alla documentazione e preservare la riservatezza delle informazioni. L’elemento che richiede maggiore attenzione è evitare che le normali relazioni gerarchiche della società rendano conoscibile al soggetto segnalato ciò che, in quella fase, deve rimanere nell’ambito della gestione riservata.

L’intervento professionale può quindi concentrarsi sulla riorganizzazione della gestione della pratica, sulla definizione dei flussi informativi e sulla verifica delle modalità con cui svolgere gli approfondimenti necessari. Se dall’esame emerge che la procedura aziendale non disciplina adeguatamente il conflitto di interessi del gestore, il problema può essere affrontato anche sul piano organizzativo, introducendo per le segnalazioni successive un meccanismo sostitutivo definito in anticipo. In questo modo la gestione del caso concreto diventa anche occasione per correggere una vulnerabilità della procedura, senza presumere né la fondatezza della segnalazione né la responsabilità dell’amministratore coinvolto.

Domande frequenti sulle segnalazioni whistleblowing contro il titolare

Se la segnalazione riguarda il titolare, può essere gestita dalla stessa persona che gestisce normalmente il canale?

Dipende dalla posizione del gestore e dai rapporti esistenti con il soggetto segnalato. Se il gestore coincide con il titolare, è coinvolto nei fatti oppure si trova in una situazione di conflitto di interessi che ne compromette l’autonomia, la segnalazione deve essere affidata al soggetto individuato dalla procedura per queste ipotesi. Proprio per evitare decisioni improvvisate dopo la ricezione della segnalazione, l’assetto aziendale dovrebbe prevedere preventivamente un meccanismo sostitutivo.

Il titolare o l’amministratore segnalato può conoscere il nome del dipendente che ha effettuato la segnalazione?

Non per il solo fatto di essere titolare, amministratore o persona interessata dalla segnalazione. Il D.Lgs. 24/2023 sottopone l’identità del segnalante e le informazioni dalle quali essa possa essere ricavata a specifiche regole di riservatezza. La gestione dell’eventuale comunicazione di tali informazioni deve quindi rispettare i presupposti previsti dalla disciplina e non può essere ricondotta ai normali poteri gerarchici o societari della persona segnalata.

Cosa accade se la procedura aziendale non prevede chi deve intervenire quando viene segnalato il titolare?

Occorre evitare di trasferire automaticamente la segnalazione a un soggetto scelto informalmente. Devono essere esaminati l’assetto societario, l’incarico attribuito al gestore, l’eventuale presenza di altri organi o funzioni idonei e i conflitti di interessi esistenti. Può rendersi necessario individuare una soluzione esterna per la gestione del caso e, parallelamente, aggiornare la procedura affinché disciplini espressamente situazioni analoghe in futuro.

Una segnalazione contro il titolare obbliga l’azienda ad avviare immediatamente un procedimento disciplinare?

No. Ricevere una segnalazione non significa avere già accertato i fatti descritti. Il gestore deve dare diligente seguito alla segnalazione e svolgere gli approfondimenti necessari secondo le circostanze concrete. L’eventuale adozione di ulteriori iniziative dipenderà dagli elementi emersi e dalle regole applicabili al caso. Segnalazione, istruttoria e accertamento delle responsabilità devono rimanere concettualmente distinti.

Quando conviene affidare a un soggetto esterno la gestione delle segnalazioni contro i vertici?

La gestione esterna può essere valutata quando la struttura aziendale non consente di individuare con sufficiente autonomia un soggetto interno, quando esistono rapporti gerarchici o personali che determinano conflitti di interessi oppure quando la complessità della segnalazione richiede competenze specifiche. Nelle PMI e nelle società caratterizzate da una forte concentrazione dei poteri, questa esigenza può emergere con particolare evidenza. La decisione deve comunque essere costruita sull’organizzazione concreta dell’impresa e non sull’automatismo per cui ogni segnalazione contro un vertice debba necessariamente essere esternalizzata.

Gestire una segnalazione contro il titolare senza compromettere l’istruttoria

Quando una segnalazione whistleblowing coinvolge direttamente il titolare, un amministratore o un altro soggetto apicale, è opportuno verificare tempestivamente chi possa gestirla, quali informazioni possano essere condivise, se esistano conflitti di interessi e se la procedura aziendale preveda un meccanismo sostitutivo adeguato. La soluzione dipende dalla struttura societaria, dal soggetto incaricato del canale, dal contenuto della segnalazione e dalle modalità con cui l’impresa ha organizzato il proprio sistema whistleblowing.

Assistiamo le aziende nella valutazione e nella gestione delle segnalazioni, nell’organizzazione dei flussi riservati e nella verifica delle procedure interne, anche quando il coinvolgimento dei vertici rende necessario individuare un gestore autonomo o valutare una gestione esterna. Per sottoporci la situazione della tua impresa puoi richiedere una valutazione in materia di whistleblowing aziendale e gestione esterna delle segnalazioni attraverso il modulo dedicato.