Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Quanto costa un DPO esterno per un’azienda? Il compenso può variare sensibilmente in funzione delle dimensioni dell’impresa, della complessità dei trattamenti di dati personali, dei rischi connessi alle attività svolte e dell’impegno professionale richiesto. Non esiste una tariffa obbligatoria stabilita dal GDPR, né un prezzo annuale valido per tutte le organizzazioni. Per valutare correttamente un preventivo occorre comprendere quali attività saranno effettivamente svolte, quali prestazioni resteranno escluse e quali risorse l’azienda dovrà mettere a disposizione del professionista.

La scelta assume particolare rilievo quando l’impresa deve nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO), sostituire quello esistente oppure riorganizzare un incarico che non risponde più alle proprie esigenze. Un compenso contenuto può risultare adeguato per un’organizzazione relativamente semplice, mentre un servizio apparentemente conveniente può rivelarsi insufficiente quando richiede un presidio continuativo di trattamenti complessi. Noi riteniamo che il costo debba essere valutato insieme alla concreta capacità del DPO di esercitare le funzioni previste dagli articoli 38 e 39 del Regolamento (UE) 2016/679.

Quanto costa annualmente un DPO esterno e da cosa dipende il compenso

Il costo annuale di un DPO esterno viene generalmente definito attraverso un contratto di servizi professionali che può prevedere un canone periodico, un compenso annuale oppure una combinazione tra corrispettivo fisso e prestazioni aggiuntive. Le tariffe non sono uniformi: due aziende con lo stesso numero di dipendenti possono richiedere livelli di assistenza molto differenti. Per questo motivo, indicare un prezzo minimo o medio senza conoscere l’organizzazione e il perimetro dell’incarico rischierebbe di fornire un riferimento poco attendibile.

Il primo elemento che incide sul preventivo è la complessità dei trattamenti di dati personali. Un’impresa che gestisce prevalentemente dati amministrativi, contrattuali e ordinari del personale presenta esigenze diverse rispetto a una struttura sanitaria che tratta sistematicamente dati relativi alla salute, a una società tecnologica che effettua profilazione su larga scala oppure a un gruppo societario che utilizza piattaforme informatiche condivise. In queste situazioni il DPO può essere chiamato a esaminare processi articolati, valutazioni d’impatto, trasferimenti internazionali e rapporti con numerosi fornitori.

Un secondo fattore riguarda l’organizzazione aziendale. La presenza di più sedi operative, stabilimenti, società collegate o uffici che trattano autonomamente informazioni personali può aumentare le attività di coordinamento e verifica. Anche il numero di dipendenti costituisce un elemento da considerare, ma non determina automaticamente né l’obbligo di nomina né il costo del servizio. Occorre valutare soprattutto la natura dei trattamenti, la loro estensione, le categorie di dati coinvolte e le modalità con cui l’impresa esercita il controllo sui propri processi.

Incide sul compenso anche lo stato della compliance esistente. Un’azienda con documentazione aggiornata, procedure operative effettivamente applicate e referenti interni preparati consente al DPO di svolgere più agevolmente le proprie attività di sorveglianza e consulenza. Quando invece emergono registri incompleti, informative non aggiornate, contratti con i responsabili del trattamento da verificare o valutazioni d’impatto mancanti, può rendersi necessario un intervento preliminare di adeguamento. Tale attività non coincide necessariamente con l’incarico di DPO e deve essere valutata separatamente, anche per evitare incompatibilità tra funzioni di controllo e responsabilità operative.

Il compenso dipende poi dall’intensità del servizio concordato. Riunioni periodiche con la direzione, attività di sorveglianza, esame dei nuovi progetti, consulenza sulle valutazioni d’impatto, formazione e disponibilità in caso di incidenti possono richiedere un impegno professionale differente. Il GDPR non stabilisce un numero standard di ore che ogni DPO debba dedicare all’azienda: l’articolo 38 impone però al titolare o al responsabile del trattamento di fornire al DPO le risorse necessarie per assolvere i propri compiti.

Per le piccole e medie imprese, la possibilità di affidare l’incarico a un professionista esterno può evitare la necessità di destinare stabilmente una figura interna alla funzione. Per le organizzazioni più strutturate, il vantaggio economico deve essere confrontato con la disponibilità effettiva del professionista, la conoscenza dei processi aziendali e la capacità di interagire con i responsabili delle diverse funzioni. La valutazione organizzativa è approfondita anche nel nostro articolo dedicato alla scelta tra DPO interno o esterno per l’impresa.

Cosa comprende il prezzo di un DPO esterno e quali attività possono essere fatturate separatamente

Per comprendere se un preventivo DPO esterno sia adeguato, occorre distinguere le funzioni che caratterizzano necessariamente l’incarico dalle ulteriori prestazioni professionali che l’azienda potrebbe richiedere. L’articolo 39 del GDPR attribuisce al Responsabile della Protezione dei Dati compiti di informazione e consulenza, sorveglianza sull’osservanza della normativa, consulenza in relazione alle valutazioni d’impatto, cooperazione con l’autorità di controllo e funzione di punto di contatto con il Garante. Queste attività costituiscono il riferimento per definire il servizio e non possono essere escluse contrattualmente in modo da svuotare l’incarico delle sue funzioni.

Un contratto annuale può prevedere modalità di interlocuzione con la direzione aziendale, verifiche programmate, esame delle criticità segnalate dai referenti interni e predisposizione di osservazioni o raccomandazioni. È opportuno precisare come vengono gestite le richieste di consulenza, quali tempi di risposta siano concordati e con quali modalità il DPO possa accedere alle informazioni necessarie. La presenza di un canone fisso non significa automaticamente che qualsiasi attività ulteriore sia compresa nel prezzo.

Una distinzione particolarmente importante riguarda la consulenza e sorveglianza del DPO rispetto all’esecuzione operativa degli adempimenti GDPR. Il DPO può formulare indicazioni sul registro delle attività di trattamento, verificarne l’adeguatezza e segnalare eventuali carenze. La redazione materiale del registro, la predisposizione delle informative, la revisione sistematica dei contratti ex articolo 28 GDPR o la realizzazione di un progetto completo di adeguamento possono invece costituire servizi ulteriori, affidati a professionisti o funzioni aziendali distinti.

Lo stesso criterio riguarda le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Il DPO deve fornire consulenza quando richiesta e sorvegliarne lo svolgimento, ma la responsabilità della valutazione rimane in capo al titolare del trattamento. Se l’azienda necessita anche di assistenza operativa per predisporre una DPIA complessa, occorre stabilire chi svolgerà tale attività, con quali responsabilità e a quale costo, evitando che il DPO sia chiamato a controllare decisioni da lui stesso assunte in una posizione incompatibile con la propria indipendenza.

Un’altra voce da chiarire riguarda gli interventi straordinari. Un incidente informatico, una violazione di dati personali o una richiesta del Garante possono richiedere un coinvolgimento tempestivo del DPO nell’ambito delle sue funzioni. L’eventuale attività aggiuntiva di analisi forense, gestione tecnica dell’incidente, predisposizione operativa delle notifiche o difesa legale dell’impresa non deve però essere confusa con i compiti propri del Responsabile della Protezione dei Dati. Nel definire il compenso è utile stabilire preventivamente quali prestazioni siano comprese e quali richiedano un incarico separato.

Il costo del servizio può comprendere anche attività periodiche di sensibilizzazione del personale e verifiche sull’applicazione delle procedure. Diversamente, corsi strutturati destinati a numerosi dipendenti, audit approfonditi su più stabilimenti o progetti di riorganizzazione documentale possono essere oggetto di una specifica valutazione economica. Per comprendere il perimetro ordinario dell’incarico è possibile consultare il nostro approfondimento sul servizio DPO esterno e sulle attività concretamente comprese.

Nel confronto economico è necessario considerare anche l’indipendenza del professionista. L’articolo 38 del GDPR richiede che il DPO non riceva istruzioni riguardo all’esecuzione dei propri compiti e non sia penalizzato per il loro svolgimento. L’eventuale affidamento allo stesso soggetto di ulteriori incarichi deve quindi essere esaminato per verificare l’assenza di conflitti di interessi. Un’offerta che riunisce numerosi servizi in un unico compenso non è necessariamente più conveniente se la sovrapposizione delle funzioni compromette l’autonomia richiesta dalla normativa.

Per valutare correttamente le diverse offerte è quindi opportuno esaminare il perimetro delle prestazioni, le modalità di assistenza, gli eventuali costi straordinari e le risorse effettivamente dedicate all’impresa. Questi aspetti sono trattati più specificamente nel nostro approfondimento su cosa deve comprendere un preventivo DPO esterno e quali elementi confrontare.

Come valutare il costo del DPO esterno rispetto agli obblighi GDPR e ai rischi aziendali

Il prezzo di un DPO esterno non dovrebbe essere valutato esclusivamente in funzione del risparmio economico. Quando la nomina è obbligatoria ai sensi dell’articolo 37 del GDPR, l’azienda deve assicurare che il professionista disponga delle competenze, delle risorse e dell’autonomia necessarie per esercitare effettivamente le proprie funzioni. Un incarico formalmente conferito, ma privo di un’organizzazione adeguata, può esporre l’impresa a contestazioni relative al mancato rispetto degli obblighi previsti dagli articoli 37, 38 e 39 del Regolamento.

Occorre distinguere la responsabilità del DPO da quella del titolare del trattamento. Il Responsabile della Protezione dei Dati svolge funzioni di consulenza, sorveglianza e cooperazione con l’autorità di controllo, ma non assume automaticamente la responsabilità delle decisioni aziendali riguardanti finalità, mezzi e modalità dei trattamenti. Il titolare rimane tenuto a garantire e dimostrare la conformità al GDPR secondo il principio di responsabilizzazione previsto dall’articolo 5, paragrafo 2, e dall’articolo 24. Il pagamento di un canone annuale al DPO non trasferisce al professionista gli obblighi che la normativa attribuisce all’azienda.

Questa distinzione assume rilievo anche nella valutazione economica del servizio. Se un’impresa tratta dati particolarmente delicati, utilizza sistemi di monitoraggio dei dipendenti, affida informazioni personali a numerosi fornitori oppure introduce tecnologie che comportano rischi elevati, il DPO deve poter intervenire tempestivamente con le proprie valutazioni. Un contratto che preveda soltanto una disponibilità nominale, senza adeguati strumenti di interlocuzione e accesso alle informazioni, potrebbe risultare incompatibile con le esigenze effettive dell’organizzazione.

La convenienza del compenso va quindi esaminata considerando la capacità del servizio di accompagnare l’impresa nell’individuazione delle criticità e nella verifica delle misure adottate. Il DPO non sostituisce i responsabili delle funzioni aziendali, ma deve essere coinvolto tempestivamente nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali. L’articolo 38 del GDPR richiede espressamente tale coinvolgimento, insieme alla disponibilità delle risorse necessarie e all’accesso ai dati personali e ai trattamenti.

Un altro aspetto riguarda le situazioni di emergenza. In presenza di una violazione dei dati personali, l’azienda potrebbe dover valutare la notifica al Garante entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, quando ricorrono i presupposti dell’articolo 33 del GDPR. Il DPO deve poter essere consultato senza ritardi ingiustificati, anche quando la gestione tecnica dell’incidente o l’assistenza legale richiedono l’intervento di ulteriori professionisti. Per tale ragione, nella determinazione del costo annuale è opportuno chiarire le modalità di contatto e i tempi di risposta previsti per le situazioni urgenti.

Il confronto tra offerte economiche deve considerare anche la qualificazione professionale. L’articolo 37, paragrafo 5, richiede che il DPO sia designato in funzione delle qualità professionali, della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati e della capacità di assolvere i compiti previsti dall’articolo 39. Non esiste un titolo professionale unico che attribuisca automaticamente l’idoneità all’incarico. La scelta deve tenere conto delle competenze effettivamente necessarie rispetto ai trattamenti svolti dall’impresa.

Un compenso particolarmente basso non costituisce, di per sé, una violazione del GDPR. Può però rendere necessario un approfondimento quando non risulta chiaro quanto tempo il professionista potrà dedicare all’organizzazione, quali verifiche saranno effettuate e come verranno gestite le richieste aziendali. Analogamente, un prezzo elevato non dimostra automaticamente la qualità del servizio. La valutazione deve riguardare la concreta organizzazione dell’incarico, evitando di confondere il costo della prestazione con l’effettività della funzione.

Se il DPO non partecipa alle attività aziendali, non riceve informazioni sui nuovi trattamenti oppure non dispone delle risorse necessarie, possono emergere criticità indipendentemente dal compenso pattuito. Abbiamo approfondito queste situazioni nell’articolo dedicato al DPO assente o soltanto formale e ai rischi per l’azienda. Quando invece l’impresa intende sostituire un professionista già incaricato, il confronto economico deve considerare anche la continuità del servizio e il corretto trasferimento delle informazioni necessarie al nuovo Responsabile della Protezione dei Dati.

Esempio pratico: come cambia il preventivo DPO tra due aziende con esigenze differenti

Consideriamo, a titolo esemplificativo, due società con un numero simile di dipendenti che richiedono un preventivo per affidare all’esterno la funzione di DPO. La prima svolge attività prevalentemente amministrative e commerciali, utilizza un numero limitato di applicativi e dispone di documentazione privacy aggiornata. La seconda gestisce servizi attraverso diverse sedi, tratta categorie particolari di dati personali, utilizza fornitori tecnologici esterni e ha recentemente introdotto nuove piattaforme informatiche.

La richiesta iniziale è identica: conoscere il costo annuale di un DPO esterno. L’esame delle rispettive organizzazioni mostra però esigenze differenti. Nel primo caso potrebbe risultare adeguato un incarico con attività di sorveglianza programmate, consulenza sui nuovi trattamenti e interlocuzioni periodiche con i referenti aziendali. Nel secondo occorrerebbe valutare un coinvolgimento più intenso, con particolare attenzione alle valutazioni d’impatto, ai rapporti con i fornitori, alla gestione delle criticità e al coordinamento tra le diverse sedi.

Prima di formulare un preventivo, esamineremmo quindi la struttura dei trattamenti, la documentazione disponibile e le modalità organizzative con cui ciascuna impresa intende coinvolgere il DPO. L’aspetto più delicato consisterebbe nel distinguere le attività proprie dell’incarico dagli eventuali interventi operativi di adeguamento GDPR. Il risultato sarebbe la definizione di due perimetri professionali differenti, ai quali potrebbero corrispondere compensi annuali diversi, pur in presenza di aziende apparentemente comparabili per dimensioni.

Domande frequenti sul costo di un DPO esterno per le aziende

Il costo del DPO esterno è obbligatoriamente proporzionato al fatturato aziendale?

No. Il GDPR non prevede tariffe calcolate in percentuale sul fatturato. Il compenso viene concordato tra l’azienda e il professionista considerando la complessità dei trattamenti, l’organizzazione interna, le attività richieste e le risorse necessarie. Il fatturato può rappresentare un elemento di contesto, ma non costituisce un parametro normativo per determinare il prezzo del servizio.

Un’azienda può condividere il costo del DPO con altre società del gruppo?

Sì. L’articolo 37, paragrafo 2, del GDPR consente a un gruppo imprenditoriale di nominare un unico DPO, purché sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento. La condivisione dell’incarico può consentire una razionalizzazione dei costi, ma il compenso deve essere commisurato alla complessità complessiva dei trattamenti e alle risorse necessarie per seguire tutte le società interessate.

Il compenso del DPO esterno comprende automaticamente la difesa legale davanti al Garante Privacy?

No. Il DPO coopera con l’autorità di controllo e funge da punto di contatto per le questioni relative al trattamento dei dati personali. La rappresentanza e la difesa legale dell’impresa in un procedimento amministrativo o giudiziario costituiscono attività distinte, che possono richiedere uno specifico incarico professionale. Occorre anche verificare l’eventuale presenza di conflitti di interessi.

Il prezzo del DPO esterno può aumentare durante il contratto?

Dipende dalle condizioni contrattuali. Il compenso può essere oggetto di revisione secondo quanto concordato dalle parti, ad esempio quando intervengono modifiche organizzative rilevanti o vengono richieste prestazioni ulteriori rispetto al perimetro iniziale. L’aumento del numero di dipendenti o l’introduzione di nuovi trattamenti non determina automaticamente un incremento del prezzo, ma può rendere necessaria una rivalutazione delle risorse da destinare all’incarico.

È possibile richiedere un preventivo DPO esterno senza avere già completato l’adeguamento GDPR?

Sì. L’azienda può richiedere una valutazione preliminare anche quando la documentazione privacy risulta incompleta o non aggiornata. In queste situazioni è opportuno distinguere il compenso relativo alla funzione di DPO dai costi degli eventuali interventi di adeguamento. Il professionista incaricato deve poter mantenere l’indipendenza richiesta dal GDPR, mentre le responsabilità operative e decisionali rimangono attribuite ai soggetti competenti all’interno dell’organizzazione.

Richiedere un preventivo per il servizio DPO esterno dello Studio Legale Calvello

Se la vostra azienda deve nominare un DPO esterno, sostituire il professionista attualmente incaricato oppure verificare se il compenso richiesto sia coerente con le effettive esigenze organizzative, è opportuno esaminare preventivamente le caratteristiche dei trattamenti e il perimetro delle attività da affidare.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza alle imprese nella valutazione delle esigenze di protezione dei dati personali e nell’organizzazione della funzione di Responsabile della Protezione dei Dati. Esaminiamo la struttura aziendale, le caratteristiche dei trattamenti e le necessità di assistenza per individuare le condizioni di un eventuale incarico professionale.

Per conoscere il costo di un DPO esterno in relazione alla vostra organizzazione, richiedete una valutazione per il servizio DPO esterno attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per verificare le esigenze dell’impresa e valutare le modalità di un possibile intervento professionale.