Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Affidare il ruolo di Responsabile della protezione dei dati (DPO o RPD) a un dipendente oppure a un professionista esterno è una decisione che incide sull’organizzazione della privacy aziendale, sui costi di gestione e sulla capacità dell’impresa di individuare tempestivamente le criticità nel trattamento dei dati personali. La scelta non può dipendere soltanto dalla convenienza economica: occorre verificare le competenze disponibili, l’indipendenza del soggetto incaricato, l’assenza di conflitti di interessi e le risorse necessarie per svolgere concretamente le funzioni previste dal GDPR.

Il Regolamento (UE) 2016/679 consente entrambe le soluzioni, ma impone requisiti che devono essere rispettati indipendentemente dalla natura interna o esterna dell’incarico. Un dipendente nominato DPO senza adeguata autonomia, oppure un consulente esterno che non dispone delle informazioni e del supporto necessari, può determinare criticità organizzative e contestazioni sulla corretta applicazione della normativa. Per questo, quando un’azienda deve nominare il proprio DPO, riorganizzare la funzione privacy o valutare il passaggio da una gestione interna a un servizio esterno, è opportuno esaminare preventivamente la situazione concreta.

DPO interno o esterno: quali differenze incidono realmente sulla scelta dell’azienda

L’articolo 37, paragrafo 6, del GDPR stabilisce espressamente che il Responsabile della protezione dei dati può essere un dipendente del titolare o del responsabile del trattamento, oppure assolvere i propri compiti in base a un contratto di servizi. Non esiste, quindi, una preferenza normativa generale per il DPO interno o per quello esterno. Entrambi devono possedere le qualità professionali richieste dall’articolo 37, paragrafo 5, con particolare riferimento alla conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati e alla capacità di assolvere i compiti previsti dall’articolo 39.

La differenza emerge soprattutto nel rapporto con l’organizzazione aziendale. Il DPO interno conosce generalmente meglio i processi operativi, i sistemi informatici, le responsabilità dei diversi uffici e le modalità con cui vengono trattati i dati di dipendenti, clienti e fornitori. Questa vicinanza può agevolare il confronto quotidiano con la direzione e l’individuazione delle criticità. Occorre però verificare che le altre mansioni eventualmente assegnate al dipendente non compromettano l’indipendenza della funzione e che il tempo effettivamente disponibile sia sufficiente per svolgere l’incarico.

Il DPO esterno può offrire competenze specialistiche maturate in organizzazioni differenti e una maggiore distanza dalle decisioni operative dell’impresa. Questa caratteristica può risultare utile quando occorre esaminare procedure già consolidate, segnalare carenze organizzative o valutare trattamenti particolarmente complessi. L’esternalizzazione, però, non assicura automaticamente una maggiore indipendenza: anche il professionista esterno deve essere libero da conflitti di interessi e deve poter esercitare le proprie funzioni senza ricevere istruzioni sul contenuto delle valutazioni.

Per una piccola o media impresa priva di un ufficio legale o di una funzione privacy strutturata, il ricorso a un professionista esterno può evitare di concentrare responsabilità tecniche e giuridiche su un dipendente già impegnato in altre attività. In un’organizzazione più articolata, con personale qualificato e risorse dedicate, può invece risultare appropriato mantenere la funzione internamente. Le dimensioni dell’impresa, da sole, non determinano quale soluzione sia preferibile: devono essere considerate anche la natura dei trattamenti, il livello di rischio, la complessità dei sistemi informativi e l’effettiva capacità di garantire continuità al servizio.

Un ulteriore elemento riguarda la distinzione tra il ruolo del DPO e la gestione operativa della conformità GDPR. Il Responsabile della protezione dei dati informa, consiglia, sorveglia l’osservanza della normativa e coopera con l’autorità di controllo, ma non sostituisce il titolare del trattamento nelle decisioni e negli adempimenti che competono a quest’ultimo. Affidare l’incarico a un DPO esterno non significa trasferirgli automaticamente tutta la responsabilità della privacy aziendale. Anche quando il servizio è esternalizzato, l’impresa deve mantenere un’organizzazione interna capace di attuare le misure necessarie e collaborare con il professionista.

La distinzione assume particolare rilievo quando si valuta un servizio DPO esterno e le attività concretamente comprese nell’incarico. La sorveglianza sull’osservanza del GDPR, la consulenza sulle valutazioni d’impatto e il rapporto con il Garante rientrano nelle funzioni proprie del DPO; la predisposizione materiale di documenti, la realizzazione di interventi tecnici o l’assistenza legale in un procedimento possono richiedere ulteriori prestazioni, da definire separatamente e da organizzare evitando conflitti di interessi.

Requisiti del DPO interno ed esterno: indipendenza, competenze e conflitti di interessi

La scelta del DPO deve partire dalla verifica dei requisiti stabiliti dagli articoli 37 e 38 del GDPR. Non è sufficiente individuare un dipendente esperto di informatica oppure un consulente che abbia frequentato corsi sulla protezione dei dati. Occorre accertare che il soggetto incaricato possieda conoscenze adeguate rispetto ai trattamenti concretamente effettuati dall’azienda e che possa esercitare le proprie funzioni con autonomia, risorse appropriate e accesso alle informazioni necessarie.

Uno dei problemi più frequenti nella nomina del DPO interno riguarda il conflitto di interessi tra le funzioni di controllo e le responsabilità operative. L’articolo 38, paragrafo 6, consente al DPO di svolgere altri compiti, ma impone al titolare o al responsabile del trattamento di assicurare che tali compiti non diano luogo a conflitti. Il rischio si manifesta quando il dipendente designato partecipa alla determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento che dovrebbe successivamente sorvegliare.

La questione interessa, per esempio, il responsabile IT che decide l’architettura dei sistemi informatici, le modalità di accesso ai dati o determinate misure di trattamento; il responsabile HR che stabilisce concretamente come utilizzare i dati del personale; oppure un dirigente che assume decisioni sui processi aziendali sottoposti alla vigilanza del DPO. Non è il titolo professionale, considerato isolatamente, a determinare sempre l’incompatibilità. È necessario verificare le attribuzioni effettive, i poteri decisionali e l’organizzazione del singolo trattamento.

Il problema può riguardare anche il DPO esterno. Un consulente che determina per conto dell’impresa finalità e mezzi di specifici trattamenti potrebbe trovarsi nella condizione di dover sorvegliare decisioni assunte personalmente. La separazione delle funzioni deve quindi essere valutata anche nei contratti di outsourcing, soprattutto quando lo stesso fornitore offre servizi informatici, gestione operativa dei trattamenti e consulenza GDPR. La presenza di più incarichi non comporta automaticamente incompatibilità, ma richiede un esame concreto delle attività e delle responsabilità attribuite.

Un altro requisito riguarda l’indipendenza nell’esercizio delle funzioni. Ai sensi dell’articolo 38, paragrafo 3, il DPO non deve ricevere istruzioni sull’esecuzione dei propri compiti, deve riferire direttamente al vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento e non può essere rimosso o penalizzato per l’adempimento delle proprie funzioni. Questo non significa che il DPO possa sostituirsi all’amministratore nelle decisioni aziendali: significa che deve poter formulare valutazioni professionali autonome, anche quando segnalano criticità nelle scelte della direzione.

Per il DPO interno, tali garanzie richiedono particolare attenzione alla collocazione nell’organigramma, alla descrizione delle mansioni e ai rapporti gerarchici. Per quello esterno, occorre assicurare che il contratto e le modalità operative non compromettano l’autonomia professionale. In entrambi i casi devono essere disponibili risorse adeguate, accesso ai dati personali e alle operazioni di trattamento, possibilità di aggiornamento specialistico e coinvolgimento tempestivo nelle questioni riguardanti la protezione dei dati.

Le competenze necessarie devono essere proporzionate alla complessità dell’impresa. Una società che gestisce trattamenti su larga scala, sistemi di profilazione, dati relativi alla salute o infrastrutture informatiche distribuite presenta esigenze diverse rispetto a un’organizzazione con trattamenti più limitati. La conoscenza giuridica deve accompagnarsi alla comprensione delle procedure aziendali e dei rischi tecnologici, senza pretendere che il DPO svolga personalmente ogni attività tecnica o organizzativa.

Quando la direzione valuta se mantenere un DPO interno oppure affidare l’incarico all’esterno, riteniamo opportuno esaminare le mansioni già assegnate al candidato, i poteri decisionali, la documentazione organizzativa, le competenze disponibili e il livello di supporto che l’azienda è concretamente in grado di assicurare. La stessa verifica dovrebbe essere effettuata quando un dipendente precedentemente nominato DPO assume nuove responsabilità operative, perché una situazione inizialmente compatibile può modificarsi nel tempo.

Costi, responsabilità e organizzazione: come valutare la convenienza del DPO interno o esterno

La convenienza economica rappresenta uno degli elementi che orientano la scelta tra DPO interno ed esterno, ma il confronto deve considerare il costo complessivo della funzione e non soltanto il compenso del professionista o la retribuzione del dipendente. Un DPO interno richiede tempo dedicato, formazione specialistica, aggiornamento professionale e risorse organizzative adeguate. Se il dipendente svolge contemporaneamente altre mansioni, occorre valutare se possa effettivamente garantire la continuità delle attività previste dal GDPR senza compromettere l’esercizio delle proprie funzioni.

Il DPO esterno comporta generalmente un corrispettivo contrattuale, che può variare in relazione alla complessità dei trattamenti, alle dimensioni dell’organizzazione, al numero di sedi e all’impegno professionale richiesto. Il confronto economico deve però distinguere le funzioni proprie del Responsabile della protezione dei dati dalle eventuali prestazioni aggiuntive. Un incarico che comprende esclusivamente le attività previste dall’articolo 39 del GDPR non può essere considerato equivalente a un servizio che prevede anche consulenza operativa, aggiornamento documentale, formazione specialistica e assistenza legale.

Per questo motivo, prima di confrontare i preventivi, è opportuno verificare quali prestazioni debba comprendere un preventivo per il DPO esterno e quali attività rimangano a carico dell’organizzazione. Un compenso apparentemente contenuto potrebbe non comprendere interventi straordinari, verifiche presso le sedi aziendali o supporto specialistico in occasione di incidenti informatici. Analogamente, la disponibilità di un dipendente già retribuito non significa che la funzione interna sia priva di costi, soprattutto quando occorre sottrarre tempo ad altre attività o ricorrere periodicamente a consulenti esterni.

La valutazione deve comprendere anche la capacità di risposta dell’organizzazione. Un’azienda che gestisce numerosi trattamenti, utilizza fornitori tecnologici e tratta dati particolarmente delicati deve poter coinvolgere tempestivamente il DPO nelle decisioni rilevanti. In caso di violazione dei dati personali, per esempio, il titolare deve valutare senza ritardo i rischi per gli interessati e, quando ricorrono i presupposti dell’articolo 33 del GDPR, notificare la violazione al Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza. Il DPO può fornire consulenza nella valutazione, ma la responsabilità dell’adempimento rimane in capo al titolare del trattamento.

La stessa distinzione vale per gli audit, il registro delle attività di trattamento, le valutazioni d’impatto e la verifica dei rapporti con i responsabili del trattamento. Il DPO esercita le funzioni di informazione, consulenza e sorveglianza previste dalla normativa, mentre l’impresa deve assicurare l’attuazione degli adempimenti che le competono. La presenza di un DPO, interno o esterno, non costituisce di per sé una prova sufficiente della conformità aziendale al GDPR. Occorre verificare che le indicazioni ricevute siano valutate dalla direzione e che le misure organizzative necessarie vengano concretamente adottate.

Sotto il profilo delle responsabilità, l’articolo 5, paragrafo 2, e l’articolo 24 del GDPR attribuiscono al titolare del trattamento il compito di rispettare e dimostrare il rispetto dei principi applicabili. La nomina di un DPO esterno non trasferisce automaticamente al professionista la responsabilità amministrativa dell’impresa per eventuali violazioni. Possono naturalmente emergere profili di responsabilità contrattuale o professionale del soggetto incaricato, da valutare in relazione agli obblighi assunti, alla condotta concretamente tenuta e all’eventuale danno, ma questi aspetti non modificano la ripartizione delle responsabilità prevista dal Regolamento.

Quando l’impresa decide di esternalizzare una funzione precedentemente affidata a un dipendente, occorre organizzare il passaggio delle informazioni, verificare le attività ancora pendenti e assicurare la continuità dell’incarico. La sostituzione richiede anche l’aggiornamento dei dati di contatto e della comunicazione al Garante, secondo le procedure applicabili. Se invece l’azienda intende internalizzare la funzione, deve accertare preventivamente che il dipendente individuato possieda i requisiti professionali e organizzativi necessari e non si trovi in una situazione di incompatibilità.

Un cambiamento organizzativo può rendere opportuna la revisione della scelta originaria. L’aumento delle dimensioni aziendali, l’acquisizione di nuove società, l’introduzione di sistemi informatici complessi o l’attribuzione di nuove responsabilità al DPO interno possono modificare le condizioni sulle quali si fondava la precedente nomina. In questi casi non è sufficiente confermare automaticamente l’assetto esistente: occorre verificare se le risorse, l’autonomia e le competenze disponibili siano ancora proporzionate ai trattamenti effettuati.

La soluzione più appropriata può anche prevedere un DPO esterno affiancato da referenti interni oppure un DPO dipendente supportato da consulenti specialistici. Il coordinamento deve rispettare la distinzione tra le funzioni del Responsabile della protezione dei dati e le responsabilità operative degli uffici aziendali. La scelta va quindi costruita sull’organizzazione effettiva dell’impresa, evitando sia incarichi meramente formali sia sovrapposizioni di competenze che rendano incerta l’attribuzione delle responsabilità.

Esempio pratico: quando un’azienda deve decidere se mantenere il DPO interno o affidarsi a un professionista esterno

Si consideri il caso di una società di servizi che, durante una fase di crescita, abbia affidato l’incarico di DPO al proprio responsabile informatico. Nel tempo, il dipendente assume ulteriori responsabilità nella scelta dei software aziendali, nella definizione delle modalità di accesso ai dati personali e nell’organizzazione dei sistemi utilizzati dagli uffici. La direzione si trova così a dover valutare se mantenere la nomina interna oppure ricorrere a un professionista esterno.

La verifica deve concentrarsi sulle mansioni effettivamente esercitate, sui poteri decisionali attribuiti al responsabile IT e sulla possibilità che questi debba sorvegliare trattamenti dei quali determina personalmente finalità o mezzi. L’analisi riguarda anche il tempo disponibile per le attività del DPO, la documentazione esistente e il coinvolgimento del soggetto incaricato nelle decisioni aziendali. Se emergono incompatibilità non risolvibili mediante una diversa distribuzione delle funzioni, l’impresa può valutare l’affidamento dell’incarico a un professionista esterno, mantenendo il responsabile informatico quale referente operativo per gli aspetti tecnici.

Il passaggio richiede una chiara attribuzione dei compiti, la trasmissione delle informazioni necessarie e l’organizzazione dei rapporti tra il nuovo DPO, la direzione e gli uffici aziendali. L’elemento determinante non è la semplice sostituzione del nominativo, ma la predisposizione di condizioni che consentano al Responsabile della protezione dei dati di svolgere effettivamente le proprie funzioni con indipendenza e continuità.

FAQ: domande frequenti sulla scelta tra DPO interno ed esterno

Un’azienda può nominare un DPO esterno anche se dispone già di un ufficio privacy interno?

Sì. Il GDPR non richiede che il DPO appartenga all’organizzazione aziendale. L’impresa può mantenere un ufficio privacy incaricato delle attività operative e affidare a un professionista esterno le funzioni di consulenza e sorveglianza previste dall’articolo 39. È necessario definire chiaramente i rispettivi compiti, assicurare l’accesso del DPO alle informazioni e verificare l’assenza di conflitti di interessi.

Il DPO interno può svolgere l’incarico senza dedicarsi esclusivamente alla privacy?

Sì, purché le altre mansioni siano compatibili con il ruolo e non compromettano l’indipendenza richiesta dall’articolo 38 del GDPR. Occorre anche garantire tempo e risorse sufficienti. Un dipendente che determina finalità e mezzi dei trattamenti che dovrebbe sorvegliare può trovarsi in conflitto di interessi, anche quando possiede adeguate competenze professionali.

È possibile affidare il ruolo di DPO esterno a uno studio legale o a una società di consulenza?

Sì. L’incarico può essere conferito mediante contratto di servizi anche a un’organizzazione esterna, purché siano assicurate le competenze richieste e sia individuata una persona fisica quale referente per l’esercizio delle funzioni e i rapporti con gli interessati e l’autorità di controllo. Devono essere verificati gli eventuali conflitti derivanti dagli altri servizi prestati all’impresa.

Se l’azienda nomina un DPO esterno, deve comunque avere un referente privacy interno?

Il GDPR non impone in via generale la nomina di uno specifico referente interno distinto dal DPO. La sua individuazione può però essere organizzativamente opportuna per assicurare la circolazione delle informazioni, coordinare gli uffici e dare seguito alle indicazioni ricevute. Il referente non sostituisce il DPO e non ne assume automaticamente le funzioni.

Un’impresa può cambiare il DPO interno con uno esterno senza interrompere le attività aziendali?

Sì. Il passaggio deve essere organizzato assicurando continuità alla funzione, trasferimento delle informazioni e corretta formalizzazione del nuovo incarico. Se la nomina del DPO è obbligatoria, l’impresa deve evitare periodi di scopertura. Occorre inoltre aggiornare i dati di contatto pubblicati e comunicati al Garante, secondo le procedure previste. Per approfondire gli adempimenti connessi alla sostituzione è possibile consultare il nostro articolo su quando cambiare DPO e come gestire il passaggio.

DPO interno o esterno: richiedere una valutazione legale per scegliere la soluzione più adatta all’impresa

La scelta tra DPO interno ed esterno richiede una valutazione delle competenze disponibili, delle responsabilità operative, dei possibili conflitti di interessi e dell’organizzazione concreta dei trattamenti. Una nomina formalmente corretta può rivelarsi inadeguata quando il soggetto incaricato non dispone dell’autonomia, delle informazioni o delle risorse necessarie per esercitare le proprie funzioni.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, assiste le imprese nella valutazione degli incarichi DPO, nella verifica dei requisiti di indipendenza e nell’organizzazione della funzione privacy, anche quando occorre passare da una gestione interna a un servizio esterno.

Se la vostra azienda deve scegliere tra DPO interno ed esterno, verificare la compatibilità delle mansioni di un dipendente già nominato oppure valutare l’esternalizzazione dell’incarico, potete richiedere una valutazione per il servizio DPO esterno della vostra azienda attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le esigenze organizzative e giuridiche sulle quali impostare un eventuale intervento professionale.