Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello
Quanto costa una consulenza GDPR per un’azienda? Non esiste una tariffa unica: il compenso dipende dalle attività richieste, dalla complessità dei trattamenti di dati personali e dal livello di assistenza necessario. Una piccola impresa che deve verificare la propria documentazione privacy presenta esigenze diverse da una società con numerosi dipendenti, più sedi, fornitori informatici e trattamenti particolarmente delicati. Prima di accettare un preventivo, è quindi necessario comprendere quali prestazioni siano comprese, quali restino escluse e quali responsabilità continuino a gravare sull’impresa. Noi dello Studio Legale Calvello assistiamo le aziende nella valutazione degli adempimenti GDPR e nell’individuazione delle attività professionali necessarie, distinguendo gli interventi iniziali dall’assistenza periodica e dalla gestione di eventuali criticità.
Quanto costa una consulenza GDPR aziendale e da cosa dipende il prezzo
Il costo di una consulenza GDPR per aziende non può essere determinato correttamente considerando soltanto il numero dei dipendenti o il fatturato. Questi elementi possono incidere sull’organizzazione del lavoro, ma la valutazione economica deve partire soprattutto dalla natura dei dati trattati, dalle operazioni effettuate, dai soggetti coinvolti e dai rischi connessi. Due società di dimensioni analoghe possono richiedere attività professionali molto differenti: una può limitarsi alla gestione ordinaria dei dati di clienti, fornitori e personale, mentre l’altra può utilizzare sistemi di profilazione, trattare dati relativi alla salute o affidare operazioni complesse a fornitori esterni.
Per formulare un preventivo di consulenza GDPR attendibile occorre innanzitutto conoscere la situazione dell’impresa. Se esistono già un registro delle attività di trattamento aggiornato, informative corrette, accordi con i responsabili del trattamento e procedure interne effettivamente applicate, l’intervento potrebbe concentrarsi sulla verifica e sull’aggiornamento. Quando invece la documentazione è assente, incompleta o non corrisponde alle attività realmente svolte, il professionista deve ricostruire i trattamenti, individuare le criticità e definire gli interventi necessari. La differenza economica deriva dal lavoro da eseguire, non dalla semplice produzione di un determinato numero di documenti.
Incidono sul compenso anche la presenza di più sedi, l’utilizzo di servizi cloud, i trasferimenti internazionali di dati, i rapporti con società collegate e l’eventuale necessità di effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Un’impresa che tratta categorie particolari di dati personali o svolge operazioni potenzialmente rischiose può richiedere verifiche più articolate rispetto a un’organizzazione con trattamenti ordinari. La necessità della DPIA, peraltro, non dipende automaticamente dalle dimensioni aziendali, ma dai presupposti previsti dall’art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679.
Un’altra distinzione riguarda la consulenza GDPR una tantum e l’assistenza continuativa. Nel primo caso l’incarico può avere un oggetto circoscritto, come la revisione della documentazione, la verifica di specifici trattamenti o la predisposizione di un piano di adeguamento. Nel secondo, il professionista affianca l’azienda nel tempo, secondo attività e modalità concordate, per affrontare modifiche organizzative, nuovi trattamenti, aggiornamenti documentali e problematiche operative. Un compenso periodico può risultare appropriato quando l’impresa necessita di un supporto ricorrente, mentre un intervento delimitato può essere sufficiente per esigenze occasionali. La scelta va effettuata considerando la frequenza e la complessità delle questioni da gestire.
Occorre poi distinguere il consulente privacy dal Responsabile della protezione dei dati, comunemente indicato come DPO o RPD. La consulenza GDPR non comprende automaticamente l’assunzione dell’incarico di DPO, che presenta funzioni e requisiti specifici disciplinati dagli artt. 37-39 del GDPR. Quando la nomina è obbligatoria o l’azienda decide di effettuarla volontariamente, il relativo servizio deve essere valutato separatamente, anche per verificare l’indipendenza della figura e l’assenza di conflitti di interessi. Per approfondire questo profilo rimandiamo alla nostra analisi sul costo di un DPO esterno per un’azienda.
Non sarebbe corretto indicare un prezzo medio valido per tutte le imprese senza disporre di dati verificabili e senza conoscere le prestazioni effettivamente incluse. Un preventivo contenuto può riguardare un servizio limitato, mentre un importo superiore può comprendere attività di analisi, consulenza legale, revisione delle procedure e assistenza periodica. Per valutare la convenienza economica occorre quindi confrontare incarichi omogenei, verificando il lavoro previsto, le esclusioni e le condizioni applicabili alle prestazioni aggiuntive.
Quali attività devono essere comprese nel costo della consulenza GDPR
Una consulenza privacy aziendale dovrebbe essere definita attraverso prestazioni individuabili e coerenti con le necessità dell’impresa. Il primo passaggio consiste generalmente nell’analisi dell’organizzazione e dei trattamenti effettuati. Il professionista esamina le modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali, i soggetti che vi accedono, le finalità perseguite, le basi giuridiche applicabili, i tempi di conservazione e i rapporti con eventuali fornitori. Questa attività consente di comprendere se la documentazione esistente rappresenti correttamente l’operatività aziendale e quali interventi debbano essere prioritari.
Il costo dell’adeguamento GDPR può comprendere la predisposizione o revisione del registro delle attività di trattamento, delle informative rivolte a dipendenti, clienti e fornitori, delle istruzioni impartite alle persone autorizzate e degli accordi previsti dall’art. 28 GDPR con i responsabili del trattamento. Non tutti questi documenti devono essere necessariamente predisposti da zero, né ogni adempimento si applica indistintamente a qualsiasi impresa. Per esempio, l’art. 30 prevede specifiche condizioni per l’esenzione dall’obbligo di tenuta del registro per organizzazioni con meno di 250 dipendenti, fermo restando che tale esenzione non opera nelle ipotesi indicate dalla stessa disposizione. Una consulenza corretta deve individuare gli obblighi concretamente applicabili, evitando sia omissioni sia attività documentali prive di utilità.
La redazione dei documenti, da sola, non esaurisce l’adeguamento. Gli artt. 24 e 32 GDPR richiedono al titolare di adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Il consulente può assistere l’impresa nell’individuazione delle misure necessarie, nella definizione delle procedure interne e nella verifica delle responsabilità operative, coordinandosi con le funzioni informatiche e organizzative. La consulenza giuridica, però, non deve essere confusa con l’esecuzione di interventi tecnici sui sistemi: configurazione delle infrastrutture, test di sicurezza, implementazione dei backup e altre attività specialistiche devono essere espressamente comprese nell’incarico oppure affidate a professionisti competenti.
Un preventivo può includere anche la valutazione dei trattamenti più delicati, come videosorveglianza, gestione della posta elettronica aziendale, utilizzo di strumenti informatici da parte dei dipendenti, attività di marketing e impiego di fornitori cloud. Queste situazioni richiedono talvolta un esame coordinato della normativa privacy e di altre disposizioni applicabili, comprese quelle in materia di controlli a distanza dei lavoratori. Quando sono previste verifiche approfondite, valutazioni d’impatto o analisi dei trasferimenti internazionali, è opportuno precisare se il relativo compenso sia già incluso o debba essere concordato separatamente.
La formazione del personale in materia GDPR rappresenta un’ulteriore possibile componente dell’incarico. Il GDPR non impone indistintamente a tutte le aziende un corso standard con una durata prestabilita, ma richiede misure organizzative adeguate e prevede, tra l’altro, che chi agisce sotto l’autorità del titolare o del responsabile tratti i dati secondo le istruzioni ricevute. La formazione può quindi essere necessaria o opportuna in relazione alle mansioni, ai rischi e all’organizzazione aziendale. Il preventivo dovrebbe chiarire se comprende incontri formativi, materiali, aggiornamenti e attività rivolte a specifiche funzioni, come HR, amministrazione e IT.
Un aspetto spesso trascurato riguarda l’assistenza successiva alla consegna della documentazione. L’azienda potrebbe dover rispondere a una richiesta di accesso ai dati, valutare una modifica dei trattamenti, gestire un incidente di sicurezza o affrontare una richiesta di informazioni del Garante per la protezione dei dati personali. Non è corretto presumere che qualsiasi consulenza iniziale comprenda anche queste prestazioni. In particolare, l’assistenza in caso di data breach, ispezioni, contestazioni o procedimenti sanzionatori può richiedere un incarico specifico, con attività e compensi distinti in ragione della complessità e dell’urgenza.
Nel valutare il costo complessivo è utile considerare anche il momento in cui l’azienda richiede l’intervento. Un’impresa che programma una verifica preventiva può organizzare il lavoro secondo priorità concordate; una società che deve rispondere a una contestazione o affrontare una violazione di dati personali potrebbe invece necessitare di attività immediate, con tempi condizionati dagli obblighi normativi. Per comprendere quali prestazioni siano normalmente oggetto dell’incarico, è possibile consultare il nostro approfondimento sulla consulenza GDPR per aziende. La definizione delle attività comprese nel compenso permette di affrontare anche la questione delle responsabilità che rimangono in capo all’impresa e delle conseguenze di un servizio non adeguato alle sue effettive esigenze.
Responsabilità dell’azienda, rischi GDPR e costi degli interventi correttivi
Il prezzo di una consulenza GDPR deve essere valutato anche considerando le responsabilità che rimangono in capo all’impresa. L’art. 5, paragrafo 2, del Regolamento (UE) 2016/679 stabilisce il principio di responsabilizzazione, o accountability, secondo il quale il titolare del trattamento deve rispettare i principi applicabili alla protezione dei dati personali ed essere in grado di comprovarne l’osservanza. Affidare gli adempimenti a un consulente esterno non trasferisce automaticamente a quest’ultimo la responsabilità del titolare. L’azienda deve quindi assicurarsi che le attività concordate siano adeguate alla propria organizzazione e che le indicazioni ricevute trovino effettiva applicazione nei processi aziendali.
Una consulenza GDPR a basso costo non è necessariamente inadeguata, così come un compenso elevato non costituisce, di per sé, una garanzia di qualità. Il problema nasce quando il servizio acquistato non corrisponde alle esigenze dell’impresa. La semplice consegna di informative standardizzate, modelli di nomina e registri precompilati può risultare insufficiente se manca una verifica dei trattamenti realmente effettuati. Un documento formalmente presente, ma non coerente con le attività aziendali, può rendere più difficile dimostrare la corretta applicazione delle misure previste dalla normativa.
Per questo motivo, prima di accettare un preventivo, riteniamo opportuno verificare se il professionista abbia previsto un’analisi preliminare, quali informazioni debbano essere fornite dall’azienda e come vengano individuate le eventuali non conformità. È altrettanto importante stabilire chi debba attuare le misure correttive, entro quali termini e con quali modalità di verifica. La responsabilità organizzativa dell’impresa richiede infatti che le indicazioni professionali siano tradotte in procedure effettive, responsabilità interne definite e comportamenti coerenti da parte delle persone autorizzate al trattamento.
Il costo degli interventi correttivi GDPR dipende dalla natura delle irregolarità riscontrate. La revisione di un’informativa incompleta presenta normalmente un impegno diverso rispetto alla riorganizzazione degli accessi ai dati personali, alla verifica di numerosi fornitori o alla modifica delle procedure di conservazione. Quando emergono criticità riguardanti sistemi informatici, videosorveglianza o trattamenti ad alto rischio, può essere necessario coinvolgere ulteriori competenze tecniche. Il preventivo dovrebbe distinguere la valutazione giuridica dalle attività di implementazione, specificando quali prestazioni siano comprese e quali richiedano un accordo separato.
Particolare attenzione merita l’assistenza nelle situazioni in cui l’azienda abbia già individuato una possibile violazione. Se si verifica un data breach, gli artt. 33 e 34 GDPR prevedono obblighi di valutazione, documentazione e, quando ricorrono i relativi presupposti, notifica all’autorità di controllo e comunicazione agli interessati. La notifica al Garante deve avvenire, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui il titolare viene a conoscenza della violazione, salvo che sia improbabile che questa presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. In tali circostanze, il compenso per l’assistenza professionale può dipendere dall’urgenza, dalla complessità dell’incidente e dalle attività necessarie per ricostruirne le conseguenze.
Una situazione differente si presenta quando l’impresa riceve una richiesta di informazioni, una contestazione o un provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali. L’assistenza può comprendere l’esame della documentazione, la ricostruzione dei trattamenti, la predisposizione delle risposte e, quando necessario, la difesa nell’ambito del procedimento. Queste prestazioni non devono essere considerate automaticamente incluse nel canone ordinario di consulenza GDPR. La loro eventuale copertura contrattuale va verificata prima dell’affidamento dell’incarico, soprattutto quando l’azienda desidera disporre di un riferimento professionale anche nelle situazioni di emergenza.
Quanto alle sanzioni GDPR per le aziende, l’art. 83 del Regolamento prevede diversi massimali amministrativi in funzione delle disposizioni violate, arrivando, per determinate infrazioni, fino a 20 milioni di euro oppure al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore. Questi importi rappresentano limiti massimi normativi e non conseguenze automatiche di qualsiasi irregolarità. La determinazione della sanzione richiede la valutazione delle circostanze del caso concreto, secondo i criteri previsti dalla disposizione. Anche per questa ragione, il confronto economico tra il prezzo della consulenza e l’importo astrattamente massimo di una sanzione non costituisce un metodo attendibile per scegliere il professionista.
Il costo della consulenza deve essere rapportato alle prestazioni effettivamente necessarie per individuare e gestire i rischi. Un’azienda con procedure consolidate potrebbe aver bisogno di verifiche periodiche circoscritte, mentre un’impresa con documentazione incompleta, nuovi trattamenti o precedenti criticità può richiedere un intervento più esteso. Per approfondire gli adempimenti documentali e le relative responsabilità, rimandiamo all’articolo Privacy aziendale: quali documenti sono obbligatori. La corretta definizione dell’incarico consente di distinguere il compenso iniziale dalle eventuali spese successive e di evitare che attività prevedibili vengano affrontate soltanto quando si manifesta un problema.
Esempio pratico: come valutare due preventivi GDPR per la stessa azienda
Consideriamo, a titolo puramente esemplificativo, una società commerciale con quaranta dipendenti, un sistema gestionale per clienti e fornitori, un servizio cloud e un impianto di videosorveglianza. L’amministratore richiede due preventivi per la consulenza GDPR. Il primo comprende la consegna di documentazione standard e un aggiornamento annuale; il secondo prevede un esame preliminare dei trattamenti, la verifica degli accordi con i fornitori, la revisione delle procedure relative al personale e l’individuazione delle misure correttive necessarie. Il secondo preventivo presenta un compenso superiore, ma le prestazioni non sono direttamente confrontabili.
In una situazione di questo tipo, l’attività professionale dovrebbe iniziare dalla verifica della documentazione esistente e dal confronto con i responsabili delle funzioni aziendali interessate. L’attenzione maggiore potrebbe riguardare la coerenza tra le modalità effettive di utilizzo dei dati e le procedure formalmente adottate, soprattutto nei rapporti con i fornitori informatici e nella gestione degli strumenti utilizzati dai dipendenti. Soltanto dopo questa analisi sarebbe possibile distinguere gli interventi indispensabili dalle attività ulteriori, definendo un incarico proporzionato alle esigenze della società.
L’esempio mostra perché la scelta non possa basarsi esclusivamente sull’importo richiesto. Un preventivo più economico può essere appropriato quando l’azienda necessita soltanto di prestazioni circoscritte; un servizio più articolato può essere giustificato quando occorre esaminare l’intera organizzazione dei trattamenti. Ciò che deve risultare chiaro è il contenuto dell’incarico, il livello di assistenza previsto e il costo delle eventuali attività aggiuntive.
Domande frequenti sul costo della consulenza GDPR per aziende
Un’azienda può richiedere una consulenza GDPR soltanto per verificare la documentazione esistente?
Sì. L’incarico può essere limitato a un audit documentale e alla verifica della conformità dei trattamenti, senza comprendere necessariamente la predisposizione di nuovi documenti o un servizio continuativo. È importante, però, stabilire se la verifica riguardi esclusivamente gli atti disponibili oppure anche le procedure concretamente applicate. Un controllo documentale non consente, da solo, di accertare ogni aspetto della conformità aziendale.
Il compenso del consulente GDPR comprende anche le spese per software e servizi informatici?
Non necessariamente. Piattaforme per la gestione documentale, strumenti di sicurezza, servizi cloud e interventi tecnici possono comportare costi autonomi rispetto alla consulenza giuridica. Il preventivo dovrebbe specificare quali strumenti siano effettivamente necessari, chi debba fornirli e se siano previsti canoni o spese ricorrenti. L’acquisto di un software, peraltro, non sostituisce la valutazione degli obblighi applicabili né l’adozione delle misure organizzative richieste dal GDPR.
Il costo della consulenza GDPR può essere concordato in anticipo?
Sì. È possibile concordare un compenso per attività determinate, un corrispettivo periodico oppure criteri di remunerazione collegati alle prestazioni effettivamente richieste. La prevedibilità della spesa dipende soprattutto dalla chiarezza dell’incarico. Occorre precisare come saranno gestite le attività ulteriori, le richieste urgenti e gli eventuali interventi che non possono essere definiti al momento del conferimento.
Una consulenza GDPR annuale elimina la necessità di ulteriori verifiche?
No. La frequenza delle verifiche deve essere proporzionata ai trattamenti, ai rischi e alle modifiche organizzative. L’introduzione di un nuovo software, il cambiamento delle modalità di trattamento o l’affidamento di servizi a un nuovo fornitore possono richiedere valutazioni anche prima della scadenza annuale. È quindi opportuno verificare se il contratto preveda assistenza per queste circostanze oppure soltanto una revisione periodica programmata.
Quali informazioni deve fornire un’azienda per ottenere un preventivo GDPR attendibile?
È utile descrivere l’attività esercitata, il numero indicativo di dipendenti, le sedi operative, le principali categorie di dati trattati e l’eventuale presenza di fornitori esterni che accedono a dati personali. Occorre segnalare se esista già una documentazione privacy, se siano stati effettuati audit precedenti e se vi siano problemi specifici da affrontare. Non è normalmente necessario trasmettere fin dal primo contatto interi archivi contenenti dati personali: la documentazione da esaminare può essere individuata successivamente, secondo criteri di necessità e sicurezza.
Richiedere una valutazione del costo della consulenza GDPR per la propria azienda
Per determinare quanto costa una consulenza GDPR per un’azienda occorre individuare le attività realmente necessarie, distinguere gli adempimenti già correttamente gestiti dalle eventuali carenze e definire il livello di assistenza richiesto. Un preventivo dovrebbe consentire all’impresa di comprendere quali prestazioni saranno eseguite, quali responsabilità organizzative rimarranno interne e quali interventi potrebbero comportare costi ulteriori.
Noi dello Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, assistiamo le imprese nell’esame delle problematiche giuridiche connesse alla protezione dei dati personali, nella valutazione degli adempimenti GDPR e nell’organizzazione dell’assistenza privacy aziendale. Ogni incarico richiede una valutazione delle caratteristiche dell’impresa e delle questioni da affrontare, senza presumere che un servizio standardizzato sia adeguato a qualsiasi organizzazione.
Se la vostra azienda deve richiedere un preventivo, verificare la conformità GDPR esistente oppure valutare un servizio di consulenza continuativa, potete richiedere una valutazione in materia di GDPR e privacy aziendale attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le esigenze rappresentate e valutare le modalità di un eventuale incarico professionale.
