Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Adottare un Modello organizzativo 231 comporta costi, attività di controllo e impegni organizzativi. Per un’impresa che non è tenuta a dotarsene, la domanda è quindi concreta: vale la pena investire in un sistema di prevenzione dei reati aziendali anche in assenza di uno specifico obbligo? La risposta dipende dall’attività svolta, dai rischi ai quali la società è esposta e dalle conseguenze che un illecito potrebbe produrre sulla continuità aziendale. Il Modello 231 può contribuire a prevenire determinati reati e, alle condizioni previste dalla legge, assumere rilievo nell’accertamento della responsabilità dell’ente. Può anche rispondere alle richieste di clienti, committenti e partner commerciali. Prima di adottarlo, però, occorre comprendere se i benefici giustifichino l’investimento e quale struttura organizzativa sia effettivamente necessaria.

Perché un’azienda dovrebbe adottare volontariamente il Modello 231?

Il D.Lgs. 231/2001 disciplina la responsabilità amministrativa degli enti per determinati reati commessi nel loro interesse o a loro vantaggio da soggetti che esercitano funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione oppure da persone sottoposte alla loro direzione o vigilanza. L’adozione del Modello 231 non costituisce un obbligo generalizzato per tutte le imprese, ma rappresenta uno degli strumenti attraverso i quali la società può organizzare la prevenzione dei reati rilevanti ai sensi del decreto.

La distinzione è importante perché l’assenza di un obbligo generale di adozione non significa assenza di responsabilità. Una società può essere coinvolta in un procedimento ai sensi del D.Lgs. 231/2001 anche quando non era obbligata a predisporre un modello organizzativo. In presenza dei presupposti di legge, l’ente può essere destinatario di sanzioni pecuniarie, sanzioni interdittive, confisca e pubblicazione della sentenza. Per alcune imprese, le conseguenze operative di una misura interdittiva possono essere particolarmente gravose, soprattutto quando l’attività dipende da autorizzazioni, rapporti con la pubblica amministrazione o contratti di rilevante valore economico.

La convenienza dell’adozione volontaria deve quindi essere valutata considerando l’esposizione concreta ai reati presupposto. Un’impresa manifatturiera con numerosi dipendenti, impianti produttivi e lavorazioni potenzialmente pericolose presenta rischi differenti rispetto a una società di servizi con una struttura amministrativa ridotta. Nel primo caso assumono particolare rilievo i processi relativi alla salute e sicurezza sul lavoro, alla gestione ambientale e ai rapporti con fornitori e appaltatori. Nel secondo potrebbero risultare maggiormente sensibili le attività amministrative, fiscali, informatiche o i rapporti commerciali, a seconda dell’organizzazione effettiva.

Il vantaggio del Modello 231 non consiste semplicemente nel possedere un documento. Un sistema correttamente progettato permette di individuare le attività nelle quali possono verificarsi determinati illeciti, attribuire responsabilità, disciplinare i controlli e documentare le misure adottate. L’impresa può così intervenire sulle carenze organizzative prima che producano conseguenze. Questa funzione preventiva assume particolare valore quando la società cresce, amplia le proprie attività, introduce nuovi processi o delega funzioni a dirigenti e responsabili operativi.

Esiste anche una ragione commerciale. Grandi committenti, multinazionali e gruppi societari possono richiedere ai fornitori specifiche garanzie organizzative, dichiarazioni di conformità o l’adozione di presidi riconducibili al D.Lgs. 231/2001. In alcune procedure di qualificazione, gare o verifiche preliminari, la presenza di un modello può rappresentare un elemento valutato positivamente oppure costituire un requisito contrattuale. Non si tratta di un requisito universale: occorre verificare le condizioni del singolo rapporto. Per un’impresa che lavora stabilmente con clienti strutturati, tuttavia, l’adozione volontaria può contribuire a preservare opportunità commerciali e a dimostrare l’esistenza di controlli interni formalizzati.

Quali benefici giuridici offre il Modello 231 e quando può incidere sulla responsabilità della società?

Il beneficio giuridico più rilevante riguarda la possibile efficacia esimente del modello organizzativo. Gli articoli 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001 disciplinano condizioni differenti a seconda che il reato sia commesso da un soggetto in posizione apicale oppure da una persona sottoposta alla direzione o vigilanza altrui. La semplice approvazione del Modello 231 da parte dell’organo amministrativo non determina automaticamente l’esclusione della responsabilità dell’ente. Occorre che il sistema sia idoneo rispetto ai reati da prevenire e concretamente attuato, secondo i presupposti applicabili al caso.

Per i reati commessi da soggetti apicali, l’articolo 6 richiede, tra le altre condizioni, che l’organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi. Devono inoltre ricorrere le ulteriori condizioni previste dalla disposizione, riguardanti l’Organismo di Vigilanza, l’elusione fraudolenta del modello e l’assenza di omessa o insufficiente vigilanza. Per i reati commessi da soggetti sottoposti, l’articolo 7 collega invece la responsabilità dell’ente all’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza, prevedendo che tale inosservanza sia esclusa quando, prima del reato, sia stato adottato ed efficacemente attuato un modello idoneo.

Queste disposizioni spiegano perché la scelta di adottare volontariamente il Modello 231 debba essere effettuata con una prospettiva preventiva. Un modello predisposto soltanto dopo la commissione di un illecito non può essere considerato equivalente a un sistema già operante al momento del fatto. L’adozione successiva può assumere rilievo nei casi e alle condizioni previsti dal decreto, anche rispetto al trattamento sanzionatorio, ma non produce retroattivamente l’efficacia esimente collegata alla preventiva adozione e attuazione.

Perché l’investimento abbia una concreta utilità, occorre partire da una mappatura dei processi aziendali e dei rischi di commissione dei reati presupposto. Da questa analisi derivano i protocolli decisionali, le procedure di autorizzazione, le modalità di gestione delle risorse finanziarie, i flussi informativi e i controlli necessari. Il sistema deve comprendere anche un apparato disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure previste e un’attività di formazione proporzionata alle funzioni effettivamente svolte dal personale.

La presenza di procedure aziendali, certificazioni o sistemi di gestione già operativi può ridurre duplicazioni e facilitare l’implementazione del Modello 231. Una certificazione ISO, però, non sostituisce automaticamente il modello organizzativo richiesto dal decreto. È necessario verificare quali controlli siano già disponibili, quali rischi coprano e quali integrazioni risultino necessarie. Lo stesso vale per gli strumenti di organizzazione e prevenzione previsti dal Modello 231, che devono essere adattati alla struttura e alle attività della singola società.

Un ulteriore aspetto riguarda il rapporto con gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili previsti dall’articolo 2086 del Codice civile. Si tratta di discipline con finalità e presupposti differenti: il Modello 231 è orientato alla prevenzione dei reati rilevanti per la responsabilità dell’ente, mentre gli assetti organizzativi rispondono a esigenze più ampie di corretta gestione e tempestiva rilevazione della crisi. I relativi strumenti possono essere coordinati, ma l’adozione del Modello 231 non dimostra, da sola, l’adempimento di tutti gli obblighi organizzativi gravanti sugli amministratori.

Per l’impresa, la questione diventa quindi stabilire quali rischi giustifichino l’adozione volontaria e quale livello di organizzazione sia necessario per rendere il modello effettivamente funzionante. Una valutazione professionale preliminare consente di esaminare i processi già presidiati, individuare le lacune e definire un intervento proporzionato, evitando sia un sistema meramente documentale sia procedure eccessivamente complesse rispetto alle dimensioni e alle caratteristiche aziendali.

Come valutare se i benefici del Modello 231 giustificano i costi di adozione e gestione?

La convenienza economica del Modello 231 non può essere misurata confrontando soltanto il costo della consulenza iniziale con quello delle eventuali sanzioni. Occorre considerare la probabilità e la gravità dei rischi ai quali l’impresa è esposta, le conseguenze che un procedimento potrebbe produrre sui rapporti commerciali e le risorse necessarie per mantenere operativo il sistema di prevenzione. Un Modello 231 economicamente sostenibile deve essere proporzionato alle dimensioni, alla complessità e alle attività effettivamente svolte dall’azienda, senza rinunciare ai requisiti di idoneità ed efficace attuazione previsti dalla normativa.

Il primo passaggio consiste nell’esaminare l’organizzazione esistente. Molte imprese dispongono già di procedure amministrative, deleghe, controlli contabili, sistemi di gestione della sicurezza sul lavoro e regole per la selezione dei fornitori. Questi strumenti possono costituire una base utile per costruire il Modello 231, purché vengano verificati rispetto ai reati presupposto concretamente pertinenti. Non sempre è necessario introdurre procedure completamente nuove: in alcuni casi può essere sufficiente integrare quelle esistenti, formalizzare responsabilità e controlli oppure correggere specifiche carenze organizzative.

Il costo complessivo dipende anche dall’istituzione e dal funzionamento dell’Organismo di Vigilanza, dalle attività formative, dalle verifiche periodiche e dagli aggiornamenti richiesti dall’evoluzione normativa o aziendale. La scelta della composizione dell’OdV deve rispettare i requisiti previsti dal D.Lgs. 231/2001, tenendo conto anche delle particolarità riconosciute alle imprese di piccole dimensioni. Un sistema apparentemente economico, ma privo di controlli effettivi, può comportare un investimento poco utile proprio perché non offre adeguate garanzie di funzionamento.

La valutazione cambia quando l’azienda opera in settori particolarmente esposti, intrattiene rapporti con la pubblica amministrazione, gestisce appalti rilevanti oppure svolge attività nelle quali possono verificarsi reati ambientali, tributari o violazioni della normativa antinfortunistica penalmente rilevanti ai fini del decreto. In queste situazioni, il costo dell’adozione deve essere confrontato anche con le possibili conseguenze organizzative ed economiche di una contestazione ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Non ogni violazione determina automaticamente la responsabilità dell’ente, ma l’assenza di adeguati presidi preventivi può assumere rilievo quando ricorrono i presupposti previsti dalla legge.

Un altro elemento riguarda le opportunità commerciali. Se un importante committente richiede ai propri fornitori un Modello 231, l’impresa deve valutare la convenienza dell’adozione considerando il valore del rapporto, le condizioni contrattuali e i tempi necessari per predisporre un sistema effettivamente operativo. Lo stesso ragionamento può riguardare operazioni societarie, verifiche di compliance o procedure di qualificazione nelle quali l’organizzazione dei controlli interni rappresenti un elemento di valutazione. La presenza del modello non attribuisce automaticamente un vantaggio in ogni gara o trattativa, ma può soddisfare requisiti specificamente richiesti.

Per le PMI, la questione è soprattutto evitare che l’adozione si traduca in un apparato documentale sproporzionato. Come approfondiamo nell’articolo dedicato al Modello 231 per PMI e alla sua organizzazione senza appesantire l’azienda, le procedure devono essere costruite intorno ai processi realmente esistenti. Una società con pochi livelli gerarchici non necessita necessariamente della stessa articolazione organizzativa di un gruppo industriale, ma deve comunque assicurare controlli adeguati ai propri rischi.

Quando ci viene richiesto di valutare l’opportunità dell’adozione, riteniamo quindi necessario distinguere tra i costi iniziali di predisposizione, quelli ricorrenti di funzionamento e i benefici concretamente perseguibili. La decisione dovrebbe derivare da un’analisi preventiva dei rischi e dell’organizzazione aziendale, non dall’acquisto di un modello standardizzato né dalla convinzione che qualsiasi impresa debba necessariamente adottarlo. Tale analisi permette anche di stabilire le priorità di intervento e verificare se esistano condizioni che rendano l’adozione particolarmente opportuna.

Un esempio pratico: l’impresa che valuta il Modello 231 dopo la richiesta di un importante cliente

Consideriamo il caso esemplificativo di una società manifatturiera di medie dimensioni che lavora prevalentemente per altre imprese. Durante il rinnovo di un contratto commerciale, uno dei principali committenti richiede informazioni sui sistemi di prevenzione dei reati aziendali e sulla presenza di un Modello organizzativo 231. La società non dispone di un modello formalmente adottato, ma possiede procedure interne relative alla sicurezza sul lavoro, alla gestione dei fornitori e alle autorizzazioni amministrative.

La direzione deve decidere se predisporre il Modello 231 soltanto per soddisfare la richiesta commerciale oppure utilizzare l’occasione per verificare l’adeguatezza complessiva dei propri controlli. In una situazione di questo tipo, l’intervento professionale può iniziare dall’esame delle attività aziendali, dei rischi di commissione dei reati presupposto e della documentazione già disponibile. Particolare attenzione richiedono i processi produttivi, gli appalti, la gestione delle risorse finanziarie e la concreta applicazione delle procedure esistenti.

Sulla base della valutazione, l’impresa può definire un percorso di adozione proporzionato, individuando i controlli da integrare, le responsabilità da formalizzare e le modalità di vigilanza da organizzare. L’obiettivo non è predisporre rapidamente un documento da consegnare al cliente, ma costruire un sistema che possa essere effettivamente applicato. L’esempio mostra come una richiesta commerciale possa rendere opportuna una valutazione del Modello 231 anche quando non sussiste un obbligo generale di adozione, senza che ciò comporti automaticamente la necessità della medesima soluzione per tutte le imprese.

Domande frequenti sulla convenienza del Modello 231 volontario

Un’azienda che adotta volontariamente il Modello 231 ottiene gli stessi benefici giuridici di un’impresa tenuta ad adottarlo?

L’efficacia del Modello 231 rispetto alla responsabilità dell’ente dipende dai requisiti previsti dagli articoli 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001, non dalla circostanza che l’adozione sia stata volontaria. Il modello deve essere idoneo a prevenire i reati pertinenti, adottato prima della commissione del fatto ed efficacemente attuato. Devono inoltre ricorrere le ulteriori condizioni previste dalla legge. L’adozione volontaria, quindi, non riduce di per sé la rilevanza giuridica del modello, ma neppure assicura automaticamente l’esclusione della responsabilità.

È possibile adottare il Modello 231 soltanto per alcune attività aziendali?

La mappatura dei rischi permette di concentrare protocolli e controlli sulle attività concretamente esposte ai reati presupposto. Questo non significa che sia sempre sufficiente predisporre un modello limitato a un singolo reparto o processo. Occorre esaminare l’intera organizzazione per individuare le aree sensibili e le possibili interazioni tra funzioni aziendali. Un modello proporzionato può essere relativamente semplice, purché copra adeguatamente i rischi pertinenti.

Un’impresa che dispone già di certificazioni ISO può evitare di adottare il Modello 231?

Le certificazioni e i sistemi di gestione possono fornire procedure, controlli e documentazione utili alla costruzione del modello, ma non lo sostituiscono automaticamente. Occorre verificare la corrispondenza tra i presidi esistenti e i requisiti del D.Lgs. 231/2001, comprese le attività di vigilanza e il sistema disciplinare. L’integrazione può contenere i costi di implementazione, senza eliminare la necessità di una valutazione specifica.

Conviene adottare il Modello 231 se l’azienda non ha mai avuto contestazioni o procedimenti?

L’assenza di precedenti contestazioni è un elemento da considerare, ma non dimostra che l’impresa sia priva di rischi. La convenienza dipende dalle attività svolte, dall’organizzazione dei controlli e dalla possibile esposizione ai reati presupposto. Proprio perché il modello ha una funzione preventiva, la sua utilità deve essere valutata prima che si verifichino situazioni potenzialmente rilevanti ai sensi del decreto.

Chi deve decidere se adottare volontariamente il Modello 231?

La decisione compete all’organo dirigente dell’ente, nell’ambito delle proprie attribuzioni. La direzione può avvalersi di un professionista esperto in compliance 231 per analizzare i rischi, verificare le procedure esistenti e valutare costi e modalità di attuazione. La consulenza esterna supporta una decisione consapevole, ma non sostituisce le responsabilità dell’organo amministrativo.

Modello 231 non obbligatorio: richiedi una valutazione sulla convenienza per la tua azienda

Se la tua società sta valutando l’adozione volontaria del Modello 231, è opportuno verificare preventivamente quali rischi aziendali giustifichino l’investimento, quali controlli siano già disponibili e quali interventi organizzativi risultino effettivamente necessari. La convenienza non può essere stabilita sulla sola base delle dimensioni dell’impresa o del costo di predisposizione del documento.

Lo Studio Legale Calvello assiste le imprese nella valutazione dei rischi rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e nell’organizzazione dei relativi sistemi di prevenzione. Esaminiamo le caratteristiche dell’attività, le procedure esistenti e le esigenze aziendali per individuare un percorso proporzionato alla situazione concreta.

Per verificare se adottare il Modello 231 possa essere una scelta opportuna per la tua impresa, richiedi una valutazione attraverso il modulo dedicato al Modello 231 aziendale. Lo Studio esaminerà la richiesta e ricontatterà l’azienda per valutare le possibili modalità di assistenza.