Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Ricevere più segnalazioni whistleblowing nello stesso periodo può mettere rapidamente sotto pressione il sistema interno dell’azienda. Il problema non consiste soltanto nel rispettare i termini previsti dalla normativa: occorre capire se le segnalazioni riguardano fatti autonomi o collegati, evitare che istruttorie parallele interferiscano tra loro, proteggere la riservatezza delle persone coinvolte e assicurare che ciascun caso riceva un seguito effettivo e documentabile.

La difficoltà aumenta quando più segnalazioni riguardano lo stesso dirigente, lo stesso reparto o condotte in parte sovrapponibili, oppure quando una nuova segnalazione arriva mentre un’indagine interna è già in corso. In queste situazioni non esiste una regola secondo cui tutte le segnalazioni debbano essere automaticamente riunite o, al contrario, trattate in fascicoli completamente separati. Occorre valutare contenuto, connessioni, soggetti coinvolti, possibili conflitti di interessi e necessità istruttorie, mantenendo comunque il controllo delle scadenze e degli accessi alle informazioni.

Per un’impresa, quindi, la gestione contemporanea di più segnalazioni è soprattutto un problema organizzativo e giuridico. Se il modello predisposto per il whistleblowing funziona soltanto quando arriva una segnalazione alla volta, un aumento dei casi può far emergere carenze nella procedura, nel dimensionamento del gestore o negli strumenti utilizzati. È proprio in questa fase che può diventare necessario riorganizzare il processo o valutare un supporto esterno nella gestione delle segnalazioni whistleblowing.

Quando arrivano più segnalazioni whistleblowing, il primo rischio è perdere il controllo dei singoli casi

Il D.Lgs. 24/2023 affida al gestore del canale interno una sequenza precisa di attività: rilascio dell’avviso di ricevimento, interlocuzione con il segnalante, eventuale richiesta di integrazioni, diligente seguito della segnalazione e riscontro nei termini previsti. La presenza contemporanea di più segnalazioni non modifica questi obblighi. Ogni caso deve quindi essere identificato e seguito in modo tale da poter ricostruire cosa è stato ricevuto, quali attività sono state compiute, quali informazioni sono state acquisite e quali scadenze devono ancora essere rispettate.

La procedura diventa più delicata quando le segnalazioni non sono realmente indipendenti. Si pensi a tre dipendenti che, a distanza di pochi giorni, descrivano comportamenti dello stesso responsabile; oppure a due segnalazioni che riguardino operazioni differenti ma coinvolgano gli stessi amministratori, documenti o processi decisionali. Trattarle come vicende completamente isolate potrebbe produrre duplicazioni, richieste istruttorie incoerenti o una lettura parziale dei fatti. Accorparle senza una valutazione preliminare potrebbe invece ampliare inutilmente la circolazione delle informazioni e rendere più difficile preservare la riservatezza dei diversi segnalanti.

Per questo motivo è utile distinguere la registrazione e la tracciabilità di ciascuna segnalazione dal modo in cui viene organizzata l’istruttoria. Due segnalazioni possono conservare una propria identità e i relativi adempimenti pur richiedendo attività di verifica coordinate. La decisione dipende dal grado di connessione tra i fatti, dalla sovrapposizione delle fonti di prova, dalle persone coinvolte e dal rischio che un’attività svolta in un fascicolo possa interferire con un altro.

Un ulteriore problema nasce dalla priorità. Non è corretto applicare automaticamente il criterio cronologico come se la prima segnalazione ricevuta dovesse necessariamente assorbire tutte le risorse disponibili. Una segnalazione successiva può descrivere fatti che richiedono verifiche tempestive, ad esempio perché determinate evidenze potrebbero essere disperse oppure perché la condotta segnalata è ancora in corso. La priorità operativa deve quindi essere motivata dalle caratteristiche concrete del caso, senza trasformarsi nell’abbandono o nel differimento incontrollato delle altre segnalazioni.

Quando il numero dei casi cresce, diventano particolarmente importanti strumenti di tracciamento che consentano al gestore di controllare stato dell’istruttoria, interlocuzioni e termini senza creare archivi paralleli accessibili a persone non autorizzate. La disciplina whistleblowing richiede infatti una gestione costruita attorno alla riservatezza, e l’aumento dei fascicoli non giustifica una maggiore circolazione interna dei dati.

Come organizzare più istruttorie senza compromettere riservatezza, termini e indipendenza del gestore

La gestione di più segnalazioni deve partire da una valutazione preliminare separata di ciascun caso. Prima di decidere se coordinare le istruttorie è necessario comprendere l’oggetto della segnalazione, verificare l’eventuale collegamento con procedimenti già aperti e individuare le persone che possono legittimamente conoscere le informazioni necessarie. Questo passaggio permette anche di intercettare un problema spesso sottovalutato: il conflitto di interessi del gestore o di uno dei soggetti che dovrebbe collaborare agli accertamenti.

Le Linee Guida ANAC sui canali interni, aggiornate nel 2025, dedicano specifica attenzione all’attività del gestore e ribadiscono che il soggetto al quale è affidato il canale deve dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute. In particolare, il D.Lgs. 24/2023 prevede l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione e il riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso o, in mancanza di questo, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni. Per un’azienda che gestisce numerosi casi contemporaneamente, queste scadenze devono essere controllate per ciascuna segnalazione e non soltanto per l’istruttoria considerata complessivamente.

Il termine per il riscontro non deve però essere confuso con l’obbligo di concludere necessariamente entro quel momento ogni possibile accertamento interno. Il riscontro riguarda il seguito dato o che si intende dare alla segnalazione. Proprio per questo, quando sono aperte istruttorie complesse o collegate, è importante che il gestore sappia distinguere le attività ancora in corso dalla semplice inattività e possa documentare il percorso seguito. Per un quadro specifico su questo aspetto abbiamo approfondito le tempistiche nella gestione delle segnalazioni whistleblowing.

La riservatezza richiede un’attenzione ancora maggiore quando i fascicoli si incrociano. Le segnalazioni possono contenere dati personali del segnalante, della persona segnalata, di testimoni e di altri soggetti citati, comprese informazioni particolarmente delicate. Il fatto che due istruttorie abbiano elementi comuni non significa che tutti coloro che intervengono in una debbano avere accesso all’intero contenuto dell’altra. L’azienda deve mantenere una logica di accesso selettivo alle informazioni, coerente con le effettive necessità istruttorie e con le misure tecniche e organizzative predisposte per il canale.

Lo stesso criterio vale quando per gli approfondimenti occorre coinvolgere HR, compliance, ufficio legale, organismo di vigilanza o altre funzioni aziendali. Il gestore non dovrebbe trasferire indiscriminatamente l’intera segnalazione quando è sufficiente acquisire una specifica informazione o affidare una verifica circoscritta. La moltiplicazione delle persone che conoscono identità, fatti e documenti aumenta infatti il rischio di divulgazioni indebite e può rendere più difficile comprendere successivamente chi abbia avuto accesso a determinate informazioni.

La protezione dei dati personali entra quindi direttamente nell’organizzazione dell’istruttoria. Il modello di gestione deve rispettare i principi del GDPR e prevedere misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, con particolare attenzione agli accessi, alla conservazione e alla sicurezza delle informazioni. Questo vale anche nella scelta degli strumenti utilizzati: un sistema apparentemente semplice può rivelarsi inadeguato quando deve gestire contemporaneamente numerosi fascicoli, soggetti differenti e livelli di autorizzazione distinti.

Quando il gestore interno non dispone delle risorse necessarie, è coinvolto nei fatti segnalati oppure la complessità delle istruttorie rende difficile mantenere indipendenza e riservatezza, l’azienda deve valutare come riorganizzare concretamente il processo. Il D.Lgs. 24/2023 consente che la gestione del canale sia affidata a un soggetto esterno autonomo e specificamente formato. L’esternalizzazione non deve però essere considerata un semplice trasferimento materiale delle segnalazioni: occorre definire correttamente ruoli, flussi informativi, responsabilità, accessi e modalità di coordinamento con le funzioni dell’impresa.

Prima ancora di affrontare l’istruttoria, è quindi utile verificare se l’organizzazione esistente sia effettivamente capace di sostenere il numero e la complessità dei casi ricevuti. Le attività iniziali da compiere dopo l’arrivo di ciascuna segnalazione sono approfondite anche nella nostra guida su cosa fare dopo aver ricevuto una segnalazione whistleblowing. Quando invece più procedimenti sono già aperti, la questione diventa più ampia: occorre costruire un sistema nel quale ogni segnalazione rimanga tracciabile e protetta, mentre le eventuali connessioni tra i casi vengono gestite senza compromettere la correttezza delle verifiche successive.

Rischi e responsabilità quando più segnalazioni devono essere gestite nello stesso periodo

Quando le segnalazioni aumentano, uno dei rischi principali è che la struttura organizzativa prevista sulla carta non riesca più a funzionare correttamente nella pratica. Una procedura può essere formalmente adeguata per ricevere le segnalazioni e risultare comunque insufficiente se una sola persona deve contemporaneamente esaminare diversi casi, mantenere le interlocuzioni con i segnalanti, acquisire documentazione, coordinare eventuali approfondimenti e controllare le relative scadenze. In questa situazione il problema non è il numero delle segnalazioni in sé, ma la capacità dell’azienda di assicurare a ciascuna di esse il diligente seguito richiesto dal D.Lgs. 24/2023.

La prima verifica riguarda quindi il carico effettivamente sostenibile dal gestore. Se emergono ritardi, fascicoli privi di aggiornamento, documenti conservati in modo disordinato o difficoltà nel ricostruire chi abbia avuto accesso alle informazioni, l’impresa dovrebbe intervenire sull’organizzazione prima che queste criticità incidano sulle singole istruttorie. Può essere necessario rafforzare il sistema di tracciamento, ridefinire i flussi con le funzioni aziendali coinvolte oppure ricorrere a un supporto professionale esterno. La scelta deve essere proporzionata alla struttura dell’impresa, alla frequenza delle segnalazioni e alla loro complessità.

Particolare attenzione richiedono le segnalazioni collegate. Se più persone riferiscono circostanze riconducibili allo stesso fatto, allo stesso dirigente o allo stesso processo aziendale, l’esistenza di elementi comuni può giustificare un coordinamento delle verifiche, ma non comporta automaticamente la fusione delle segnalazioni. Il gestore deve preservare la posizione di ciascun segnalante e valutare quali informazioni possano essere utilizzate nelle diverse istruttorie senza creare una circolazione indiscriminata dei dati. Anche quando gli accertamenti convergono sugli stessi documenti o sulle stesse persone, rimane necessario mantenere una tracciabilità che consenta di ricostruire il seguito dato a ogni segnalazione.

La situazione opposta si verifica quando segnalazioni apparentemente simili richiedono percorsi distinti. Una può contenere elementi sufficientemente circostanziati da consentire verifiche immediate, mentre un’altra può richiedere integrazioni; una può riguardare fatti ancora in corso, mentre un’altra può riferirsi a circostanze pregresse. La gestione contemporanea non significa quindi applicare a tutti i fascicoli la stessa sequenza istruttoria. Significa predisporre un metodo capace di governare casi differenti senza perdere il controllo complessivo.

Un ulteriore profilo riguarda l’indipendenza di chi gestisce le segnalazioni. Il problema emerge con particolare evidenza quando una delle segnalazioni coinvolge direttamente il gestore, un componente dell’organo al quale appartiene oppure una funzione aziendale dalla quale dipende. In questi casi continuare ad applicare automaticamente la procedura ordinaria può determinare un conflitto di interessi. Se la segnalazione riguarda i vertici dell’impresa, la scelta del soggetto chiamato a intervenire richiede una valutazione ancora più attenta; abbiamo affrontato specificamente questa situazione nell’approfondimento dedicato a chi deve intervenire quando una segnalazione whistleblowing riguarda il management.

Non ogni errore organizzativo determina automaticamente una sanzione, ma il D.Lgs. 24/2023 attribuisce ad ANAC poteri sanzionatori in presenza delle violazioni previste dalla disciplina. Per l’azienda è quindi importante poter dimostrare non soltanto di avere istituito il canale quando obbligatorio, ma anche di averne organizzato concretamente la gestione secondo le prescrizioni applicabili. Una procedura formalmente esistente ma incapace di assicurare riservatezza, seguito e corretta gestione dei casi può esporre l’impresa a criticità che devono essere valutate sulla base delle circostanze effettive.

La presenza di numerose segnalazioni può infine costituire un indicatore organizzativo da esaminare senza conclusioni automatiche. Segnalazioni ripetute sullo stesso reparto, sul medesimo processo o su condotte analoghe possono rendere opportuno verificare se i singoli episodi siano espressione di un problema più ampio. Questa analisi deve però restare distinta dall’accertamento della fondatezza delle singole segnalazioni: il numero delle segnalazioni non prova, da solo, che i fatti denunciati siano veri, così come la loro provenienza da più persone non esonera il gestore dall’effettuare le verifiche necessarie.

Un caso pratico: più segnalazioni collegate mentre l’istruttoria è già in corso

Consideriamo, a titolo esemplificativo, il caso di un’azienda nella quale il gestore del canale riceva una prima segnalazione relativa al comportamento di un responsabile di funzione e avvii le verifiche preliminari. Nei giorni successivi arrivano altre due segnalazioni: una descrive condotte in parte coincidenti con quelle già riferite, mentre l’altra riguarda fatti differenti ma coinvolge lo stesso responsabile e alcuni dei medesimi dipendenti.

Il problema, in una situazione del genere, non si risolve inserendo automaticamente tutte le informazioni in un unico fascicolo. Occorre innanzitutto registrare e valutare separatamente le nuove segnalazioni, verificare le connessioni effettive e stabilire quali attività istruttorie possano essere coordinate. Parallelamente devono essere controllati i termini relativi a ciascuna segnalazione e devono essere individuati gli accessi realmente necessari, evitando che l’esistenza di elementi comuni determini una diffusione generalizzata delle identità e dei contenuti.

Nell’assistenza a un’impresa che si trovi in una situazione di questo tipo, noi esamineremmo anzitutto la procedura adottata, l’organizzazione del canale, i soggetti già coinvolti e lo stato delle singole istruttorie. L’aspetto più delicato sarebbe ricostruire le relazioni tra i diversi casi senza compromettere la riservatezza dei segnalanti e senza duplicare inutilmente attività già svolte. Da questa analisi potrebbe emergere l’opportunità di mantenere distinti alcuni fascicoli coordinandone determinate verifiche, oppure di modificare temporaneamente il flusso interno quando uno dei soggetti normalmente coinvolti presenti un conflitto di interessi.

L’intervento professionale, in questo contesto, non consiste nel presumere la fondatezza o l’infondatezza delle segnalazioni, ma nel riportare sotto controllo il processo: individuare le attività ancora necessarie, ricostruire le scadenze, delimitare gli accessi, organizzare gli approfondimenti e assicurare che le decisioni assunte durante la gestione siano documentabili. È questo metodo che permette di affrontare più segnalazioni contemporaneamente senza trasformare la complessità dei casi in disordine procedurale.

Domande frequenti sulla gestione contemporanea di più segnalazioni whistleblowing

Più segnalazioni che riguardano gli stessi fatti possono essere riunite?

Possono essere coordinate quando esiste una connessione effettiva tra fatti, persone o attività istruttorie, ma non è opportuno procedere automaticamente all’accorpamento. Ogni segnalazione deve essere preliminarmente valutata e deve rimanere possibile ricostruire il seguito che le è stato dato. Occorre inoltre considerare la riservatezza dei diversi segnalanti e verificare se la condivisione delle informazioni tra i fascicoli sia realmente necessaria.

Se arriva una nuova segnalazione mentre un’indagine interna è già in corso, bisogna aprire un’altra istruttoria?

Dipende dal contenuto della nuova segnalazione. Se riguarda fatti autonomi può essere necessario mantenerla distinta; se introduce elementi strettamente collegati all’istruttoria esistente, alcune verifiche possono essere coordinate. La scelta dovrebbe essere documentata tenendo conto dell’oggetto delle segnalazioni, delle persone coinvolte, delle evidenze da acquisire e delle esigenze di riservatezza.

È possibile stabilire una priorità tra più segnalazioni?

Sì, quando le caratteristiche concrete dei casi richiedono che determinate verifiche siano svolte prima di altre. La priorità può dipendere, ad esempio, dalla necessità di preservare documenti o altre evidenze, dalla prosecuzione delle condotte segnalate o dalla presenza di circostanze che richiedono un intervento tempestivo. Ciò non consente però di trascurare le altre segnalazioni né modifica i termini applicabili alla loro gestione.

Cosa fare se il gestore interno non riesce a seguire contemporaneamente tutte le segnalazioni?

L’azienda dovrebbe verificare se si tratti di una difficoltà temporanea o di un problema strutturale del proprio sistema whistleblowing. Possono rendersi necessari una diversa organizzazione delle attività, strumenti di tracciamento più adeguati o una revisione dei flussi interni. Quando le risorse disponibili non sono sufficienti o la complessità dei casi lo richiede, può essere valutato anche l’affidamento della gestione del canale a un soggetto esterno autonomo e specificamente formato, nel rispetto del D.Lgs. 24/2023.

Chi può accedere alle informazioni quando diverse segnalazioni sono collegate?

Il collegamento tra i casi non rende automaticamente accessibili tutte le informazioni a chiunque partecipi agli accertamenti. L’accesso deve essere limitato secondo le funzioni concretamente necessarie alla gestione e all’istruttoria, preservando la riservatezza prevista dalla disciplina whistleblowing e rispettando le regole applicabili al trattamento dei dati personali.

Più segnalazioni aperte contemporaneamente? Richiedi una valutazione sulla gestione del whistleblowing aziendale

Quando un’azienda deve gestire contemporaneamente più segnalazioni, il problema non può essere affrontato soltanto aumentando il numero delle verifiche. Occorre valutare come sono organizzati il canale e il gestore, quali casi possono essere coordinati, come controllare le scadenze, chi può accedere alle informazioni e se esistono conflitti di interessi o criticità nella riservatezza.

Noi assistiamo le imprese nell’organizzazione del whistleblowing e nella gestione delle segnalazioni, anche quando la quantità o la complessità dei casi rende necessario rivedere il modello adottato o valutare una gestione esterna. L’intervento viene definito sulla situazione concreta dell’azienda, considerando struttura organizzativa, procedura esistente, segnalazioni già ricevute e attività eventualmente già avviate.

Se la vostra azienda sta gestendo più segnalazioni contemporaneamente o ritiene che l’organizzazione attuale non sia adeguata al carico delle istruttorie, potete richiedere una valutazione sulla gestione del whistleblowing aziendale e delle segnalazioni. Esamineremo la richiesta per individuare le criticità da affrontare e valutare il tipo di assistenza professionale più coerente con il caso.