Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Cambiare consulente per il Modello 231 può diventare necessario quando il professionista incaricato non aggiorna la documentazione, non segue adeguatamente l’impresa oppure non riesce più a rispondere alle esigenze dell’organizzazione. La sostituzione richiede attenzione soprattutto quando il modello è già operativo e sono in corso attività di vigilanza, verifiche interne o interventi di aggiornamento.

Il passaggio di consegne tra il consulente 231 uscente e il nuovo professionista deve consentire all’azienda di conservare la documentazione, ricostruire le attività svolte e individuare eventuali interventi rimasti incompleti. La cessazione dell’incarico non sospende le responsabilità dell’ente né quelle degli organi aziendali competenti. Per questo, prima di affidare la gestione del modello a un altro consulente, è opportuno verificare lo stato effettivo del sistema organizzativo e le condizioni contrattuali del rapporto precedente.

Quando cambiare consulente Modello 231 e quali problemi deve valutare l’azienda

La decisione di sostituire il consulente del Modello 231 nasce frequentemente da difficoltà che emergono durante la gestione ordinaria del sistema di prevenzione. Un’impresa può accorgersi che il modello non viene aggiornato da tempo, che le procedure non corrispondono più all’organizzazione aziendale oppure che il professionista incaricato non fornisce risposte adeguate alle richieste della direzione e dell’Organismo di Vigilanza.

Altre criticità riguardano la mancanza di verifiche periodiche, l’assenza di documentazione sulle attività svolte o la difficoltà di comprendere quali interventi siano effettivamente compresi nel contratto di consulenza. In queste situazioni occorre distinguere tra inadempimenti del professionista, carenze organizzative dell’impresa e attività che non erano state affidate al consulente. Il professionista esterno, infatti, non assume automaticamente tutte le funzioni di controllo e gestione previste dal sistema 231.

Il problema può emergere anche in occasione di una riorganizzazione societaria, dell’ingresso di nuovi amministratori, dell’acquisizione di un’altra impresa o dell’ampliamento delle attività produttive. Un modello predisposto per una determinata struttura potrebbe richiedere modifiche quando cambiano i processi decisionali, le deleghe, i rapporti con i fornitori o le attività esposte ai rischi di commissione dei reati presupposto.

In altri casi, la necessità di cambiare consulente nasce da un evento specifico: una segnalazione interna, una richiesta dell’Organismo di Vigilanza rimasta senza seguito, una verifica di un committente oppure l’emersione di possibili irregolarità aziendali. Quando sono già in corso accertamenti o procedimenti che possono coinvolgere l’ente ai sensi del D.Lgs. 231/2001, la sostituzione del consulente deve essere coordinata con le esigenze di conservazione della documentazione e di assistenza legale, evitando interventi che possano compromettere la ricostruzione dei fatti.

Occorre ricordare che il D.Lgs. 231/2001 non impone, in termini generali, a ogni impresa di mantenere un consulente esterno. La società che ha adottato un modello deve però prestare attenzione alla sua concreta attuazione e al suo aggiornamento, secondo le caratteristiche dell’organizzazione e le disposizioni applicabili. Gli articoli 6 e 7 del decreto attribuiscono rilievo all’idoneità e all’efficace attuazione dei modelli organizzativi, nei rispettivi presupposti di applicazione. Cambiare professionista non rende automaticamente inadeguato il modello, ma neppure sana eventuali carenze preesistenti.

Prima di interrompere il rapporto è quindi opportuno esaminare il contratto in essere, verificando durata, condizioni di recesso, eventuali termini di preavviso, attività ancora da completare e obblighi di restituzione della documentazione. La cessazione anticipata può comportare conseguenze contrattuali diverse a seconda delle clausole pattuite, della natura dell’incarico e delle ragioni che giustificano la decisione.

Come organizzare il passaggio di consegne tra vecchio e nuovo consulente 231

Un passaggio di consegne del Modello 231 correttamente organizzato dovrebbe partire dalla ricognizione dei documenti disponibili e delle attività affidate al professionista uscente. Non è sufficiente ricevere una copia del modello organizzativo: il nuovo consulente deve poter comprendere come sia stato predisposto, quali rischi siano stati valutati, quali procedure siano state adottate e quali verifiche risultino effettivamente documentate.

La documentazione da esaminare comprende normalmente la parte generale e le parti speciali del modello, la mappatura delle attività sensibili, il risk assessment, i protocolli di prevenzione, il codice etico, il sistema disciplinare e gli eventuali aggiornamenti successivi. Assumono rilievo anche le delibere aziendali, i documenti relativi alla formazione del personale, i report delle verifiche e le evidenze delle attività correttive. La disponibilità di questi materiali dipende dalle caratteristiche del modello e dalle attività concretamente svolte.

Particolare attenzione deve essere riservata ai rapporti con l’Organismo di Vigilanza. Se il consulente uscente ha partecipato alla predisposizione dei flussi informativi o ha svolto attività di supporto all’OdV, occorre ricostruire gli incarichi e individuare le informazioni che possono essere legittimamente condivise con il nuovo professionista. I verbali, le relazioni e gli altri documenti dell’Organismo di Vigilanza devono essere gestiti nel rispetto delle rispettive competenze, delle regole di riservatezza e delle procedure aziendali.

La sostituzione del consulente non comporta di per sé la revoca o la sostituzione dell’OdV, che costituisce un organo distinto, con funzioni proprie. Qualora il professionista uscente ricopra anche l’incarico di componente dell’Organismo di Vigilanza, sarà invece necessario esaminare separatamente la cessazione dei due rapporti, tenendo conto delle disposizioni del modello, degli atti di nomina e delle regole applicabili.

Il nuovo consulente dovrebbe ricevere anche un quadro delle attività ancora aperte: aggiornamenti normativi da valutare, verifiche programmate, azioni correttive non completate, modifiche organizzative recenti e richieste formulate dagli organi di controllo. È utile predisporre un verbale o documento di passaggio di consegne che identifichi i materiali trasferiti, le eventuali mancanze e le questioni ancora da affrontare. Non si tratta di un adempimento generalmente imposto dal D.Lgs. 231/2001, ma di una misura organizzativa che consente di documentare la continuità della gestione.

Se il precedente consulente non collabora oppure rifiuta di consegnare alcuni documenti, occorre verificare il contenuto dell’incarico e la titolarità dei materiali richiesti. Non tutti i documenti elaborati durante un rapporto professionale sono necessariamente soggetti alle medesime regole di consegna: bisogna distinguere i documenti aziendali, gli elaborati contrattualmente dovuti e gli eventuali materiali interni del professionista. In presenza di un rifiuto ingiustificato, l’impresa può valutare le iniziative contrattuali e legali appropriate, senza lasciare sospese le attività di controllo necessarie.

Il trasferimento della documentazione deve rispettare anche le esigenze di riservatezza. I fascicoli 231 possono contenere informazioni su dipendenti, amministratori, rapporti commerciali e verifiche interne. Se sono presenti dati personali, l’accesso e la comunicazione devono avvenire nel rispetto del GDPR, sulla base dei ruoli effettivamente ricoperti dai soggetti coinvolti e delle pertinenti condizioni di liceità. Le informazioni relative alle segnalazioni whistleblowing richiedono cautele ulteriori, poiché il D.Lgs. 24/2023 prevede specifiche garanzie a tutela della riservatezza.

Una volta acquisita la documentazione, il nuovo professionista deve poter distinguere ciò che risulta già predisposto e concretamente attuato da ciò che richiede una verifica ulteriore. Il subentro non rende necessario rifare automaticamente l’intero Modello 231: l’eventuale revisione dipende dalle carenze riscontrate, dalle modifiche intervenute nell’attività aziendale e dall’adeguatezza delle misure esistenti. Questo primo esame consente anche di definire con maggiore precisione l’incarico successivo, evitando di confondere il semplice trasferimento della documentazione con un audit completo del sistema organizzativo.

Quali responsabilità e controlli verificare quando subentra un nuovo consulente Modello 231

Il subentro di un nuovo professionista rappresenta un momento nel quale l’impresa può individuare carenze rimaste inosservate durante la precedente gestione. Il primo controllo riguarda la corrispondenza tra il Modello 231 formalmente adottato e le procedure effettivamente applicate. Un documento completo sotto il profilo formale potrebbe infatti non descrivere correttamente l’organizzazione attuale, soprattutto se nel frattempo sono cambiate le deleghe, i processi produttivi, i rapporti commerciali o le responsabilità interne.

Il nuovo consulente deve quindi valutare, nei limiti dell’incarico ricevuto, se la mappatura dei rischi considera le attività aziendali concretamente svolte, se i protocolli sono coerenti con i processi decisionali e se risultano documentati i controlli previsti. Occorre verificare anche gli eventuali interventi di aggiornamento resi necessari dalle modifiche normative e dall’evoluzione dei reati presupposto pertinenti all’impresa. Non tutte le novità legislative impongono una revisione integrale del modello: la necessità di intervenire dipende dall’esposizione effettiva dell’organizzazione ai rischi considerati dal D.Lgs. 231/2001.

Un ulteriore aspetto riguarda la responsabilità degli amministratori durante il cambio del consulente 231. L’affidamento di attività tecniche a un professionista esterno non trasferisce automaticamente a quest’ultimo le competenze e le responsabilità proprie degli organi societari. Le decisioni sull’adozione e sulle modifiche del modello devono essere assunte dai soggetti competenti secondo l’assetto dell’ente, mentre l’Organismo di Vigilanza conserva le funzioni attribuitegli dall’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001.

La presenza di un consulente esterno non esonera l’impresa dal predisporre le condizioni necessarie per l’attuazione delle misure organizzative. Se il precedente professionista aveva segnalato criticità rimaste irrisolte, il nuovo incaricato dovrebbe poter conoscere tali rilievi e verificare quali decisioni siano state adottate. Analogamente, quando il consulente uscente non ha eseguito attività contrattualmente previste, occorre distinguere le possibili responsabilità professionali dalle eventuali carenze del sistema di prevenzione aziendale.

La responsabilità amministrativa dell’ente non deriva automaticamente dall’errore del consulente o dalla mancata revisione di un documento. Ai fini del D.Lgs. 231/2001 devono ricorrere i presupposti previsti dalla normativa, tra cui la commissione di un reato presupposto da parte di soggetti qualificati e il collegamento con l’interesse o il vantaggio dell’ente, secondo le disposizioni applicabili. L’idoneità e l’efficace attuazione del modello assumono rilievo nella valutazione della responsabilità secondo le condizioni stabilite dagli articoli 6 e 7 del decreto.

Se il cambio di consulente avviene mentre sono in corso indagini, contestazioni o accertamenti riguardanti possibili reati presupposto, è necessario prestare particolare attenzione alla conservazione delle evidenze documentali. La società dovrebbe evitare modifiche retroattive, ricostruzioni documentali non trasparenti o interventi che rendano difficile distinguere le procedure esistenti al momento dei fatti da quelle introdotte successivamente. In tali circostanze, l’assistenza nella gestione del Modello 231 deve essere coordinata con la difesa legale dell’ente, nel rispetto delle rispettive funzioni professionali.

La verifica iniziale deve considerare anche il funzionamento dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza e l’eventuale coordinamento con il sistema di segnalazione whistleblowing. Il cambio del consulente non attribuisce automaticamente al nuovo professionista il diritto di accedere alle segnalazioni o alle relative istruttorie. Le informazioni devono essere condivise soltanto quando ciò sia consentito dalle disposizioni applicabili e necessario per le attività affidate, nel rispetto della riservatezza prevista dal D.Lgs. 24/2023.

Per le imprese che hanno già adottato un modello, può risultare opportuno distinguere l’attività di subentro da un successivo audit del Modello 231 per verificare l’effettiva applicazione delle procedure aziendali. Il primo intervento serve a ricostruire lo stato della gestione e ad assicurare la continuità delle attività; il secondo può approfondire l’adeguatezza dei controlli e individuare eventuali misure correttive. Questa distinzione permette di definire un incarico proporzionato alle necessità dell’impresa, senza duplicare verifiche già svolte e adeguatamente documentate.

Esempio pratico: sostituzione del consulente 231 in un’azienda con documentazione incompleta

Si consideri il caso ipotetico di una società manifatturiera che abbia adottato un Modello 231 alcuni anni prima e decida di cambiare consulente perché gli aggiornamenti richiesti dalla direzione non vengono completati. Durante la preparazione del passaggio di consegne emerge che l’impresa dispone del modello approvato e del codice etico, ma non riesce a reperire una versione aggiornata della mappatura dei rischi né un quadro completo delle attività correttive programmate.

Il nuovo professionista, dopo aver esaminato il contratto precedente e la documentazione disponibile, ricostruisce con la direzione le attività già svolte e quelle rimaste sospese. Il confronto con l’Organismo di Vigilanza, nel rispetto delle sue competenze, consente di individuare le verifiche ancora aperte e le informazioni necessarie per proseguire il monitoraggio. L’aspetto più delicato riguarda la distinzione tra documenti effettivamente mancanti e attività che erano state eseguite ma non risultavano raccolte in un archivio accessibile.

La società può quindi organizzare il trasferimento dei materiali disponibili, formalizzare le questioni rimaste irrisolte e definire con il nuovo consulente le priorità di intervento. L’eventuale aggiornamento del modello viene valutato sulla base delle modifiche organizzative e dei rischi concretamente riscontrati, senza presumere che la sostituzione del professionista richieda necessariamente la predisposizione di un sistema completamente nuovo.

Domande frequenti sul cambio del consulente Modello 231

È possibile cambiare consulente Modello 231 prima della scadenza del contratto?

Sì, ma occorre verificare le condizioni dell’incarico. Il recesso anticipato può essere disciplinato da clausole contrattuali specifiche e, secondo la natura del rapporto, dalle disposizioni del Codice civile applicabili. Prima di comunicare la cessazione è opportuno controllare i termini di preavviso, gli eventuali compensi ancora dovuti e gli obblighi relativi alla consegna della documentazione. Se la sostituzione dipende da presunti inadempimenti, è consigliabile valutarli giuridicamente prima di contestarli formalmente.

Il precedente consulente può rifiutarsi di consegnare il Modello 231 e i documenti aziendali?

La risposta dipende dalla natura dei documenti, dal contratto e dagli obblighi applicabili al professionista. L’impresa ha interesse a ottenere gli elaborati contrattualmente dovuti e la documentazione aziendale necessaria alla prosecuzione delle attività. Occorre però distinguere questi materiali dagli eventuali documenti di lavoro interni del consulente. Se il professionista uscente non collabora, possiamo valutare le richieste da formulare e gli eventuali rimedi contrattuali, evitando che la controversia impedisca la gestione del sistema 231.

Quanto costa cambiare consulente Modello 231?

Il costo dipende dalle condizioni del precedente contratto, dalla quantità e qualità della documentazione disponibile e dalle attività richieste al nuovo professionista. Un incarico limitato alla ricognizione dei documenti e al passaggio di consegne presenta caratteristiche diverse rispetto a un subentro che comprende anche la revisione del modello, la nuova mappatura dei rischi o un audit aziendale. Per formulare un preventivo attendibile è necessario definire il perimetro dell’intervento e verificare se esistano attività già svolte che possono essere utilizzate.

Chi risponde se il precedente consulente ha commesso errori nella gestione del Modello 231?

Occorre distinguere le eventuali responsabilità contrattuali o professionali del consulente dalle responsabilità dell’impresa e dei suoi organi. Un errore del professionista non determina automaticamente la responsabilità dell’ente ai sensi del D.Lgs. 231/2001, che richiede la sussistenza degli specifici presupposti normativi. Allo stesso modo, l’affidamento dell’incarico a un consulente esterno non esonera automaticamente gli amministratori dai doveri loro attribuiti. La valutazione richiede l’esame delle attività affidate, delle omissioni contestate e delle conseguenze concretamente verificatesi.

Si può cambiare consulente Modello 231 mantenendo lo stesso Organismo di Vigilanza?

Sì. Il consulente incaricato della predisposizione o dell’aggiornamento del modello e l’Organismo di Vigilanza svolgono funzioni distinte. La sostituzione del primo non comporta automaticamente la cessazione dell’incarico del secondo. Se invece il professionista uscente è anche componente dell’OdV, occorre esaminare separatamente i rispettivi incarichi e verificare le disposizioni del modello e degli atti di nomina. In ogni caso, il passaggio di consegne deve rispettare l’autonomia dell’Organismo di Vigilanza e la riservatezza delle informazioni trattate.

Cambiare consulente Modello 231: richiedi una valutazione legale per il passaggio di consegne

Se la tua azienda intende sostituire il consulente Modello 231, ha difficoltà a ottenere la documentazione dal precedente professionista oppure teme che alcune attività di aggiornamento e controllo siano rimaste incomplete, possiamo esaminare la situazione e valutare le modalità più appropriate per organizzare il subentro.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, assiste le imprese nelle problematiche legali e organizzative connesse al D.Lgs. 231/2001. Possiamo valutare il rapporto con il consulente uscente, la documentazione disponibile, le eventuali criticità del modello esistente e le esigenze di coordinamento con l’Organismo di Vigilanza, individuando le attività necessarie in relazione alla struttura e ai rischi dell’impresa.

Per sottoporci il caso della tua società, richiedi una valutazione legale per il cambio del consulente Modello 231 attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per comprendere le esigenze aziendali e valutare un eventuale intervento professionale.