Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Quando un’azienda deve organizzare il proprio sistema di whistleblowing o riceve una segnalazione relativa a possibili illeciti, la scelta di affidarsi a un avvocato esperto può rispondere a esigenze che vanno oltre la semplice predisposizione del canale interno. Occorre individuare un gestore dotato dei requisiti previsti dalla legge, assicurare la riservatezza delle persone coinvolte, rispettare le procedure e valutare correttamente le conseguenze delle informazioni ricevute. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina questi adempimenti e prevede specifiche responsabilità in caso di violazione.

Per imprenditori, amministratori e responsabili aziendali, il problema diventa particolarmente delicato quando la segnalazione riguarda dirigenti, amministratori, irregolarità contabili, possibili reati o comportamenti suscettibili di determinare conseguenze disciplinari e contenziosi. In queste circostanze, l’assistenza legale nel whistleblowing aziendale consente di affrontare le questioni giuridiche connesse alla gestione delle segnalazioni, distinguendo gli obblighi normativi dalle decisioni organizzative che spettano all’impresa.

Quando rivolgersi a un avvocato per il whistleblowing aziendale

Il ricorso a un avvocato per il whistleblowing aziendale può essere opportuno sia nella fase di organizzazione del sistema di segnalazione sia quando l’impresa deve affrontare una situazione concreta. Le esigenze sono diverse: un’azienda può dover verificare l’adeguatezza delle procedure esistenti, individuare un professionista esterno cui affidare la gestione delle segnalazioni oppure ricevere assistenza dopo la comunicazione di fatti potenzialmente illeciti.

Il D.Lgs. 24/2023 impone ai soggetti rientranti nel suo ambito di applicazione di predisporre canali interni che assicurino la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, degli altri soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della stessa e della relativa documentazione. La gestione deve essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo, con personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno anch’esso autonomo e adeguatamente formato.

La normativa non impone di nominare un avvocato come gestore delle segnalazioni. L’affidamento dell’incarico a un professionista legale costituisce una possibile scelta organizzativa, da valutare considerando la struttura aziendale, la complessità delle segnalazioni prevedibili, l’effettiva autonomia del gestore e l’eventuale presenza di conflitti di interessi. La qualifica professionale, da sola, non sostituisce la verifica di questi requisiti.

Un’esigenza frequente riguarda le imprese prive di un ufficio legale interno o di una funzione compliance sufficientemente strutturata. Il responsabile HR, il direttore amministrativo o un dirigente potrebbero trovarsi a gestire informazioni riguardanti colleghi, superiori gerarchici o decisioni alle quali hanno partecipato. In simili circostanze, la concentrazione delle funzioni può rendere difficile assicurare una valutazione autonoma. La possibilità di ricorrere a un soggetto esterno merita quindi un esame specifico, soprattutto quando il sistema deve funzionare anche in presenza di segnalazioni rivolte ai vertici societari.

Il problema assume una dimensione diversa quando la segnalazione è già stata ricevuta. L’azienda deve verificare se i fatti rientrino nell’ambito della disciplina sul whistleblowing, quali attività di seguito siano necessarie, chi possa accedere alle informazioni e quali iniziative siano compatibili con la tutela delle persone coinvolte. Non ogni lamentela lavorativa costituisce una segnalazione tutelata dal D.Lgs. 24/2023: le contestazioni di carattere esclusivamente personale, nei termini previsti dalla normativa, restano escluse dal relativo ambito di applicazione.

Quando emergono possibili illeciti, l’assistenza dell’avvocato può riguardare la valutazione giuridica dei fatti, l’organizzazione degli accertamenti interni e l’esame delle eventuali responsabilità. Occorre evitare che una verifica condotta senza adeguate cautele comprometta la riservatezza del segnalante, determini un trattamento improprio dei dati personali o interferisca con i diritti della persona segnalata.

Abbiamo approfondito gli interventi iniziali nell’articolo dedicato a cosa fare subito dopo aver ricevuto una segnalazione whistleblowing. La valutazione professionale diventa particolarmente opportuna quando la vicenda presenta profili disciplinari, societari o penali che richiedono competenze ulteriori rispetto alla normale amministrazione del canale interno.

Quali attività può svolgere l’avvocato nella gestione delle segnalazioni whistleblowing

L’intervento dell’avvocato può assumere due configurazioni differenti. Il professionista può ricevere un incarico di consulenza e assistenza legale a favore dell’azienda, lasciando la gestione del canale al soggetto già designato, oppure può essere incaricato direttamente della gestione delle segnalazioni, purché siano rispettati i requisiti di autonomia, formazione e riservatezza previsti dalla normativa. La distinzione deve risultare chiara nell’organizzazione aziendale e nell’incarico professionale, perché le responsabilità operative e i poteri di accesso alle informazioni dipendono dalle funzioni effettivamente attribuite.

Quando l’avvocato assume l’incarico di gestore esterno, l’attività comprende la ricezione delle segnalazioni attraverso i canali predisposti, il rilascio dell’avviso di ricevimento nei termini di legge, il mantenimento delle interlocuzioni con il segnalante e il diligente seguito delle informazioni ricevute. Il D.Lgs. 24/2023 prevede, in particolare, l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla segnalazione e un riscontro entro tre mesi, secondo le modalità di decorrenza stabilite dall’articolo 5. Il riscontro non coincide necessariamente con la conclusione definitiva di ogni accertamento, ma deve riferirsi al seguito dato o che si intende dare alla segnalazione.

La gestione richiede innanzitutto una valutazione preliminare dell’oggetto della comunicazione. Occorre distinguere i fatti rilevanti ai sensi della disciplina whistleblowing dalle richieste che appartengono ad altri procedimenti aziendali, verificare la presenza di elementi sufficienti per avviare gli approfondimenti e individuare eventuali esigenze di integrazione. Le segnalazioni devono essere trattate senza anticipare giudizi sulla responsabilità delle persone coinvolte e senza considerare automaticamente attendibili o infondate le dichiarazioni ricevute.

Nel corso dell’istruttoria possono rendersi necessari l’esame di documenti, l’acquisizione di chiarimenti e il coinvolgimento di funzioni aziendali competenti. Tali attività devono essere organizzate limitando la circolazione delle informazioni a quanto effettivamente necessario. La riservatezza dell’identità del segnalante è soggetta alle specifiche garanzie dell’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023, comprese le condizioni previste per un’eventuale rivelazione dell’identità nei procedimenti disciplinari. Anche le informazioni dalle quali l’identità possa essere ricavata indirettamente richiedono particolare attenzione.

Un ulteriore profilo riguarda il trattamento dei dati personali. La gestione delle segnalazioni comporta frequentemente l’acquisizione di informazioni su dipendenti, amministratori e terzi, talvolta riferite a condotte particolarmente delicate. Devono quindi essere definiti i ruoli privacy dei soggetti coinvolti, le autorizzazioni di accesso, le misure di sicurezza e le modalità di conservazione della documentazione, nel rispetto del GDPR e dell’articolo 13 del D.Lgs. 24/2023. Quando il soggetto esterno tratta dati personali per conto dell’impresa, occorre valutare e disciplinare correttamente il rapporto anche ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

La consulenza legale può riguardare anche il coordinamento con l’Organismo di Vigilanza, qualora l’impresa abbia adottato un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Una segnalazione relativa alla possibile violazione di protocolli aziendali o alla commissione di un reato presupposto può rendere necessario il coinvolgimento dell’OdV secondo procedure che preservino la riservatezza e rispettino le competenze dei diversi soggetti. La presenza dell’Organismo di Vigilanza non comporta automaticamente che esso debba assumere anche l’incarico di gestore del canale whistleblowing.

È altrettanto necessario distinguere l’attività del gestore da quella dell’avvocato incaricato della difesa della società in una controversia. Quando una segnalazione può dare origine a un procedimento disciplinare, a un contenzioso con un dipendente o a un’indagine penale, devono essere esaminati gli eventuali conflitti di interessi e la compatibilità degli incarichi. Il professionista che gestisce il canale deve poter esercitare le proprie funzioni con autonomia; non è sufficiente attribuirgli formalmente tale caratteristica se l’organizzazione concreta ne compromette l’indipendenza di valutazione.

Per le imprese che intendono organizzare stabilmente il servizio, la scelta deve quindi considerare la natura dell’incarico, le modalità di interlocuzione con la direzione, i rapporti con le funzioni interne e le procedure da applicare quando emergono fatti che richiedono ulteriori accertamenti. La distinzione tra assistenza legale e gestione operativa delle segnalazioni consente di individuare correttamente chi deve intervenire nelle diverse fasi e quali decisioni restano di competenza degli organi aziendali.

Obblighi, responsabilità e rischi nella gestione legale del whistleblowing aziendale

Affidare la gestione delle segnalazioni whistleblowing a un avvocato esterno non trasferisce automaticamente al professionista tutte le responsabilità dell’impresa. La società rimane tenuta a rispettare gli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023, a predisporre un sistema adeguato e a consentire al soggetto incaricato di operare nelle condizioni necessarie per svolgere correttamente le proprie funzioni. L’esternalizzazione deve quindi essere accompagnata da un’organizzazione interna capace di dare seguito alle risultanze delle verifiche, senza interferire indebitamente con l’autonomia del gestore.

Un primo elemento da verificare riguarda la corretta attribuzione dell’incarico. Il professionista deve conoscere le procedure aziendali applicabili, disporre di strumenti idonei alla gestione riservata delle comunicazioni e poter accedere alle informazioni necessarie nei limiti delle proprie competenze. L’incarico dovrebbe disciplinare le attività affidate, i rapporti con gli organi societari, le modalità di gestione delle situazioni di conflitto di interessi e le condizioni nelle quali occorre coinvolgere altre funzioni aziendali. La presenza di un avvocato esterno non rende automaticamente conforme il sistema whistleblowing se mancano procedure effettivamente applicate, adeguate misure di riservatezza o una chiara ripartizione delle responsabilità.

Particolare attenzione richiedono le segnalazioni che coinvolgono amministratori, dirigenti o persone normalmente chiamate ad assumere decisioni sulle verifiche interne. In questi casi, l’azienda deve evitare che le informazioni siano trasmesse proprio ai soggetti interessati dalla segnalazione senza un’adeguata valutazione delle esigenze istruttorie e delle garanzie di riservatezza. La procedura dovrebbe prevedere preventivamente modalità alternative di gestione, individuando interlocutori compatibili con l’autonomia del soggetto incaricato. Per le situazioni più delicate abbiamo dedicato un approfondimento a chi deve intervenire quando una segnalazione whistleblowing riguarda il management aziendale.

Le responsabilità possono emergere anche nella fase successiva agli accertamenti. Una segnalazione può riguardare condotte suscettibili di contestazione disciplinare, violazioni di procedure aziendali o fatti potenzialmente rilevanti sotto il profilo penale. Il gestore del canale deve assicurare il seguito previsto dalla normativa, mentre le decisioni di competenza del datore di lavoro e degli organi societari devono essere assunte dai soggetti legittimati, rispettando le garanzie applicabili. L’avvocato incaricato dell’assistenza legale può contribuire alla valutazione delle iniziative da adottare, senza confondere il proprio ruolo con quello degli organi aziendali competenti.

Il D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni nei confronti delle persone che beneficiano della protezione prevista dalla legge. Il rischio non riguarda esclusivamente il licenziamento: anche demansionamenti, modifiche peggiorative delle condizioni lavorative, discriminazioni e altri comportamenti riconducibili alle ipotesi previste dall’articolo 17 possono assumere rilevanza. Quando un’impresa intende adottare un provvedimento nei confronti di un lavoratore che abbia effettuato una segnalazione, occorre esaminare con particolare attenzione le ragioni della decisione, la documentazione disponibile e l’eventuale collegamento con la segnalazione stessa. Nelle controversie relative alle ritorsioni opera inoltre la specifica disciplina dell’onere della prova prevista dall’articolo 17.

Le violazioni della disciplina possono determinare conseguenze sanzionatorie. L’articolo 21 del D.Lgs. 24/2023 attribuisce all’ANAC il potere di applicare sanzioni amministrative pecuniarie, tra l’altro, nei casi previsti dalla legge relativi a ritorsioni, ostacolo alle segnalazioni, violazione della riservatezza, mancata istituzione dei canali e inosservanza delle procedure di gestione. Le sanzioni previste variano in relazione alla violazione contestata: per alcune fattispecie la legge stabilisce importi da 10.000 a 50.000 euro, mentre per altre prevede importi da 500 a 2.500 euro. La concreta applicazione richiede l’accertamento dei relativi presupposti e non discende automaticamente da qualsiasi irregolarità organizzativa.

Quando una società riceve una contestazione relativa al whistleblowing, l’assistenza dell’avvocato può comprendere l’esame degli atti, la ricostruzione delle attività svolte, la verifica della documentazione disponibile e la predisposizione delle difese nelle forme consentite. È necessario distinguere le eventuali carenze del sistema dalle condotte concretamente contestate, individuando i soggetti responsabili e verificando il rispetto delle disposizioni applicabili. Anche la successiva revisione delle procedure deve essere calibrata sulle irregolarità effettivamente riscontrate.

Un ulteriore ambito riguarda il coordinamento con il Modello organizzativo 231. Quando la segnalazione interessa fatti potenzialmente riconducibili ai reati presupposto del D.Lgs. 231/2001, l’impresa deve valutare le possibili implicazioni per il proprio sistema di controllo e per l’Organismo di Vigilanza. Non ogni illecito segnalato determina una responsabilità amministrativa dell’ente: occorre verificare la sussistenza dei presupposti normativi, compresi il collegamento con un reato presupposto e, quando richiesto, l’interesse o il vantaggio dell’ente. Il coordinamento tra gestore whistleblowing e OdV deve consentire l’esercizio delle rispettive funzioni senza compromettere la riservatezza delle informazioni protette.

Per questo motivo, nella scelta dell’assistenza professionale occorre valutare anche la capacità di affrontare le conseguenze giuridiche delle segnalazioni, soprattutto quando possono derivarne procedimenti disciplinari, contestazioni degli organi di controllo o controversie giudiziarie. Il sistema deve permettere di ricostruire le attività svolte, documentare le valutazioni effettuate e mantenere separati i ruoli quando l’autonomia o l’assenza di conflitti di interessi lo richiedono.

Un esempio pratico: segnalazione contro un dirigente e intervento dell’avvocato esterno

Si consideri il caso di una società di medie dimensioni che abbia affidato la gestione del canale whistleblowing a una funzione interna e riceva una segnalazione relativa a presunte irregolarità nella selezione di alcuni fornitori. La comunicazione coinvolge un dirigente che intrattiene rapporti abituali con il responsabile incaricato di gestire le segnalazioni. L’impresa deve quindi valutare se l’organizzazione esistente consenta un’istruttoria sufficientemente autonoma e riservata.

In una situazione di questo tipo, l’intervento di un avvocato esterno può riguardare innanzitutto la verifica dei possibili conflitti di interessi e l’individuazione delle modalità corrette per proseguire la gestione. Qualora il professionista assuma legittimamente l’incarico di gestore, può esaminare gli elementi disponibili, richiedere gli approfondimenti necessari e coordinare le attività istruttorie nei limiti delle proprie attribuzioni. Se interviene invece come consulente legale, deve rispettare la separazione delle funzioni rispetto al soggetto incaricato del canale.

La maggiore attenzione riguarda la circolazione delle informazioni: la persona segnalata non deve ricevere indebitamente elementi idonei a identificare il segnalante, mentre gli eventuali accertamenti devono rispettare i diritti di tutte le persone coinvolte. Gli esiti delle verifiche possono rendere necessarie valutazioni da parte degli organi societari competenti e, se i fatti sono pertinenti al Modello 231 adottato dall’impresa, il coinvolgimento dell’Organismo di Vigilanza secondo le procedure applicabili. L’esempio mostra come l’assistenza legale possa contribuire a organizzare correttamente la gestione di una vicenda complessa, senza anticipare conclusioni sulla fondatezza delle accuse.

Domande frequenti sull’assistenza legale e sulla gestione delle segnalazioni whistleblowing

Un’azienda può affidare a un avvocato esterno la gestione delle segnalazioni whistleblowing?

Sì. L’articolo 4 del D.Lgs. 24/2023 consente di affidare la gestione del canale interno a un soggetto esterno, purché autonomo e dotato di personale specificamente formato. Un avvocato può assumere tale incarico, ma occorre verificare concretamente l’assenza di conflitti di interessi, le competenze necessarie e le modalità con cui saranno assicurate la riservatezza e la corretta gestione delle segnalazioni.

L’avvocato che assiste abitualmente la società può essere anche il gestore whistleblowing?

La possibilità deve essere valutata considerando gli incarichi già svolti e i potenziali conflitti di interessi. Il rapporto professionale continuativo con l’impresa non determina automaticamente un’incompatibilità, ma può creare criticità quando la segnalazione riguarda decisioni, operazioni o soggetti rispetto ai quali l’avvocato abbia già assunto un ruolo professionale. L’autonomia richiesta dalla normativa deve essere effettiva e verificabile.

Quanto costa affidare a un avvocato la gestione del whistleblowing aziendale?

Il compenso dipende dalle attività richieste, dalle dimensioni e dalla struttura dell’impresa, dal numero di società interessate e dalla complessità delle procedure. Occorre distinguere l’incarico continuativo di gestione del canale dall’assistenza legale relativa a singole segnalazioni, indagini interne o contestazioni. Prima del conferimento è opportuno definire quali prestazioni siano comprese nel compenso e quali richiedano un incarico ulteriore.

Se l’azienda riceve una segnalazione che riguarda un possibile reato, deve rivolgersi immediatamente a un avvocato?

Non esiste un obbligo generale di incaricare un avvocato per ogni segnalazione contenente ipotesi di reato. L’assistenza legale è però particolarmente opportuna quando emergono possibili responsabilità penali individuali, profili rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o esigenze di coordinamento con procedimenti giudiziari. La valutazione deve riguardare anche gli eventuali obblighi di denuncia applicabili al caso concreto, senza presumere che ogni segnalazione interna debba essere automaticamente trasmessa all’autorità giudiziaria.

Il gestore whistleblowing e l’avvocato incaricato della difesa aziendale possono essere la stessa persona?

La compatibilità dei due incarichi non può essere presunta. Quando la segnalazione dà origine a una controversia, gli interessi difensivi della società potrebbero interferire con l’autonomia richiesta al gestore e con gli obblighi di riservatezza. Occorre valutare le circostanze concrete e, quando necessario, affidare le funzioni a professionisti distinti, tenendo conto anche delle regole deontologiche applicabili all’avvocato.

Assistenza legale per il whistleblowing aziendale: richiedi una valutazione allo Studio Legale Calvello

La gestione delle segnalazioni whistleblowing richiede particolare attenzione quando l’azienda deve scegliere un gestore esterno, verificare l’adeguatezza delle procedure oppure affrontare una segnalazione che coinvolge dipendenti, dirigenti o amministratori. La soluzione dipende dall’organizzazione dell’impresa, dalla natura dei fatti segnalati, dagli obblighi applicabili e dalle eventuali implicazioni disciplinari, societarie o penali.

Lo Studio Legale Calvello dell’Avvocato Claudio Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza giuridica alle imprese per l’organizzazione del whistleblowing, la valutazione degli incarichi di gestione esterna, l’esame delle procedure e le problematiche legali connesse alle segnalazioni aziendali, anche nei rapporti con il GDPR e il Modello organizzativo 231.

Se la vostra azienda necessita di assistenza legale per il whistleblowing o deve valutare l’affidamento della gestione delle segnalazioni a un professionista esterno, richiedete una valutazione per il whistleblowing aziendale e la gestione esterna delle segnalazioni. Attraverso il modulo dedicato potrete descrivere le esigenze dell’impresa e sottoporre allo Studio la situazione da esaminare, evitando di inserire informazioni riservate sulle segnalazioni non necessarie alla richiesta iniziale.