Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello
Quando un’azienda richiede un preventivo per la predisposizione del Modello 231, deve poter comprendere quali attività professionali saranno effettivamente svolte, quali documenti verranno consegnati e quali interventi resteranno a suo carico. Due offerte economiche apparentemente simili possono riguardare prestazioni molto diverse: una può limitarsi alla redazione del documento organizzativo, mentre l’altra può comprendere l’analisi dei processi aziendali, la mappatura dei rischi, la definizione dei protocolli e l’assistenza nella fase di adozione.
La distinzione ha conseguenze concrete. Il D.Lgs. 231/2001 attribuisce rilievo a un modello organizzativo idoneo ed efficacemente attuato, non alla semplice disponibilità di documentazione formalmente approvata. Per questo, prima di affidare l’incarico, è opportuno verificare che il preventivo descriva un percorso coerente con le caratteristiche dell’impresa, la sua esposizione ai reati presupposto e l’organizzazione dei controlli interni. Quando l’offerta non consente di individuare queste attività, una valutazione legale preventiva può aiutare gli amministratori a definire correttamente l’oggetto dell’incarico.
Preventivo Modello 231: perché il prezzo non basta per valutare l’offerta
Il primo elemento da esaminare in un preventivo Modello 231 per aziende è il perimetro delle prestazioni. La predisposizione di un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 richiede di conoscere l’attività esercitata, la struttura societaria, i poteri decisionali, i rapporti con i terzi e le procedure già utilizzate per prevenire comportamenti illeciti. Un’impresa manifatturiera con più stabilimenti presenta esigenze differenti rispetto a una società di servizi con un numero limitato di funzioni operative.
Queste differenze incidono sul lavoro necessario. La presenza di numerose sedi, deleghe articolate, rapporti frequenti con la pubblica amministrazione, attività soggette a rischi ambientali o processi produttivi complessi può richiedere un approfondimento maggiore. Anche l’esistenza di sistemi di gestione certificati, procedure interne e controlli già documentati deve essere considerata: il consulente dovrebbe verificare quali presidi siano utilizzabili ai fini del Modello 231 e quali necessitino di integrazione, evitando duplicazioni prive di utilità.
Occorre distinguere, inoltre, tra la prima predisposizione del Modello 231 e la revisione di un sistema già adottato. Nel primo caso può essere necessario costruire l’impianto organizzativo partendo dall’analisi delle attività aziendali. Nel secondo bisogna verificare l’adeguatezza della documentazione esistente, le modifiche intervenute nell’organizzazione e l’effettiva applicazione dei protocolli. Un preventivo per l’aggiornamento non dovrebbe quindi presumere che il modello precedente sia completo o correttamente attuato.
La legge non impone indistintamente a tutte le imprese di adottare un Modello 231. La decisione deve tenere conto dell’esposizione ai rischi rilevanti ai sensi del decreto, delle esigenze organizzative e degli eventuali requisiti richiesti da normative settoriali, committenti o procedure di qualificazione. Una società può, ad esempio, ricevere da un importante cliente la richiesta di documentare l’esistenza di un sistema 231. In tale situazione è necessario chiarire quali requisiti siano effettivamente richiesti e quali attività occorrano per soddisfarli, senza confondere una condizione contrattuale con un obbligo generalizzato di legge.
Un’offerta professionale adeguatamente dettagliata dovrebbe specificare quali verifiche preliminari sono comprese, quali funzioni aziendali saranno coinvolte, quali elaborati verranno prodotti e quali attività successive richiederanno un incarico distinto. Il compenso assume così un significato concreto, perché può essere confrontato con l’estensione del lavoro e con le responsabilità organizzative che rimangono in capo alla società.
Per comprendere il percorso complessivo che precede l’approvazione del documento, abbiamo approfondito anche come funziona l’adozione del Modello 231 e quali attività sono necessarie. Nel valutare il preventivo, però, l’attenzione deve concentrarsi soprattutto sulle prestazioni espressamente incluse nell’offerta e sulla possibilità di verificarne l’esecuzione.
Quali attività devono essere incluse nella predisposizione del Modello 231
La prima fase da considerare è l’analisi preliminare dell’organizzazione aziendale. Il professionista incaricato deve acquisire informazioni sulla struttura dell’impresa, sulle attività svolte, sui rapporti tra le funzioni e sulle modalità con cui vengono assunte e controllate le decisioni. Il preventivo dovrebbe precisare se sono previsti incontri con amministratori e responsabili di funzione, esame della documentazione, interviste operative ed eventuali sopralluoghi. Queste attività consentono di comprendere come l’azienda lavori realmente, evitando che il modello venga costruito soltanto sulla base dell’organigramma formale.
Segue la mappatura delle attività sensibili e il risk assessment 231, finalizzati a individuare i processi nei quali potrebbero verificarsi reati presupposto rilevanti per l’ente. L’analisi deve essere proporzionata all’attività esercitata e considerare i rischi concretamente pertinenti. Per alcune imprese assumeranno particolare rilievo la sicurezza sul lavoro e i reati ambientali; per altre i rapporti con la pubblica amministrazione, i reati societari, tributari o informatici. Il consulente deve esaminare anche i controlli già esistenti e le eventuali carenze organizzative, così da individuare gli interventi necessari.
Il preventivo dovrebbe chiarire se tale valutazione comprende una gap analysis, ossia il confronto tra i presidi presenti e quelli ritenuti necessari rispetto ai rischi individuati. È utile specificare se il professionista si limiterà a segnalare le carenze oppure predisporrà anche le procedure correttive e assisterà l’impresa nella loro introduzione. La differenza incide sull’ampiezza dell’incarico e sulle attività che l’azienda dovrà successivamente affidare ad altri soggetti o svolgere con le proprie risorse.
La redazione documentale comprende normalmente la parte generale del Modello 231 e le parti speciali pertinenti ai rischi identificati. La prima disciplina l’architettura del sistema, i principi di funzionamento, i rapporti con l’Organismo di Vigilanza e i meccanismi di controllo. Le parti speciali individuano le attività sensibili, i presidi preventivi e le regole applicabili ai diversi processi. Occorre verificare se l’offerta includa anche la predisposizione o l’adeguamento del codice etico, del sistema disciplinare, dei protocolli operativi e dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza.
Particolare attenzione merita il coordinamento con il sistema delle deleghe e delle procure. Le procedure devono essere compatibili con l’effettiva distribuzione dei poteri e con i controlli aziendali. Un protocollo che preveda autorizzazioni da parte di soggetti privi dei relativi poteri, oppure controlli non concretamente eseguibili, rischia di rimanere una prescrizione soltanto formale. Per questa ragione, il preventivo dovrebbe indicare se sono comprese la verifica delle deleghe, l’analisi dei poteri autorizzativi e la definizione delle responsabilità operative.
Un’altra componente da verificare riguarda l’assistenza all’approvazione e all’attuazione del Modello 231. La consegna dei documenti non coincide necessariamente con il completamento del percorso. L’organo dirigente deve adottare il modello secondo le regole applicabili alla società e assicurare che i presidi previsti siano concretamente introdotti. È quindi opportuno stabilire se il consulente assisterà l’impresa nella predisposizione della documentazione per la delibera, nella comunicazione delle procedure e nella formazione del personale interessato.
Il preventivo deve infine distinguere le attività relative all’Organismo di Vigilanza. Il D.Lgs. 231/2001 attribuisce rilievo all’affidamento dei compiti di vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del modello e di cura del suo aggiornamento a un organismo dotato dei requisiti previsti dalla disciplina applicabile. L’assistenza alla sua istituzione, la predisposizione del regolamento, la definizione dei flussi informativi e l’eventuale incarico professionale come componente dell’OdV costituiscono prestazioni differenti, che non devono essere considerate automaticamente comprese nel compenso per la redazione del modello.
Analoga verifica riguarda il whistleblowing. Quando applicabile, la disciplina del D.Lgs. 24/2023 richiede di organizzare canali e procedure di segnalazione conformi ai requisiti normativi. Nel preventivo occorre chiarire se siano compresi il coordinamento con il Modello 231, l’adeguamento della documentazione, la procedura per le segnalazioni e gli eventuali servizi esterni. La fornitura di una piattaforma informatica e l’incarico di gestione delle segnalazioni possono avere costi e responsabilità distinti. Per approfondire questi aspetti è disponibile la nostra guida al whistleblowing aziendale e alla gestione delle segnalazioni.
Costi esclusi dal preventivo Modello 231: OdV, formazione, aggiornamenti e responsabilità dell’azienda
Una delle verifiche più importanti prima di accettare un preventivo per la predisposizione del Modello 231 riguarda le prestazioni che non sono comprese nel compenso iniziale. La redazione del modello, infatti, non esaurisce necessariamente le attività richieste per la sua concreta attuazione. L’impresa deve conoscere fin dall’inizio quali interventi saranno eseguiti dal professionista incaricato, quali richiederanno un ulteriore affidamento e quali dovranno essere organizzati direttamente dalle proprie funzioni interne.
Un primo aspetto riguarda l’Organismo di Vigilanza (OdV). L’assistenza alla sua istituzione può comprendere la valutazione della composizione più appropriata, la predisposizione degli atti di nomina, la definizione del regolamento e l’organizzazione dei flussi informativi. Queste prestazioni devono essere distinte dall’eventuale compenso riconosciuto ai componenti dell’organismo per lo svolgimento dell’incarico. Occorre inoltre considerare che l’art. 6, comma 4, del D.Lgs. 231/2001 prevede, per gli enti di piccole dimensioni, la possibilità che i compiti dell’OdV siano svolti direttamente dall’organo dirigente. La scelta deve essere valutata rispetto alle caratteristiche dell’impresa e all’effettività della vigilanza.
Un secondo elemento riguarda la formazione del personale e la diffusione delle procedure. Un preventivo può includere la predisposizione dei materiali formativi senza comprendere gli incontri con amministratori, dirigenti e dipendenti. In altri casi può prevedere una sessione iniziale, lasciando esclusi gli interventi successivi o quelli destinati a specifiche funzioni aziendali. È opportuno precisare destinatari, modalità di svolgimento, durata indicativa e documentazione delle attività effettuate. La formazione deve essere coerente con i rischi e con le responsabilità dei soggetti coinvolti, evitando interventi indistinti che non consentano al personale di comprendere le regole applicabili alle proprie mansioni.
Particolare attenzione richiedono anche gli aggiornamenti del Modello 231. L’art. 7, comma 4, del D.Lgs. 231/2001 attribuisce rilievo alla verifica periodica e all’eventuale modifica del modello quando emergono significative violazioni delle prescrizioni oppure intervengono mutamenti nell’organizzazione o nell’attività. L’introduzione di nuovi reati presupposto può rendere necessaria una rivalutazione dei rischi. Il preventivo iniziale dovrebbe quindi chiarire se siano comprese verifiche successive alla consegna, per quanto tempo venga prestata assistenza e secondo quali condizioni saranno quotati gli aggiornamenti futuri.
La stessa distinzione interessa gli audit periodici. L’attività di predisposizione del modello non coincide con il controllo continuativo della sua applicazione. Un incarico di audit può richiedere l’esame di registrazioni aziendali, la verifica del rispetto dei protocolli, colloqui con i responsabili e la predisposizione di relazioni sulle eventuali criticità riscontrate. Se queste prestazioni sono escluse dall’offerta, l’azienda deve esserne consapevole per poter organizzare le successive verifiche, anche attraverso il proprio sistema di controllo interno e l’Organismo di Vigilanza.
Vi sono poi attività che richiedono decisioni e risorse direttamente aziendali. L’adozione del modello compete all’organo dirigente, mentre l’attuazione dei protocolli può comportare modifiche ai processi, attribuzione di responsabilità, adeguamenti informatici o introduzione di controlli amministrativi. Il professionista può assistere l’impresa nella definizione delle misure, ma la loro esecuzione richiede il coinvolgimento dei soggetti competenti. Il preventivo dovrebbe distinguere chiaramente la progettazione delle misure organizzative dalla loro implementazione operativa, precisando l’eventuale supporto previsto in questa seconda fase.
La chiarezza dell’incarico assume rilievo anche rispetto alle responsabilità. Il conferimento di un mandato a un consulente esterno non trasferisce automaticamente su quest’ultimo i compiti che la normativa attribuisce agli organi societari. D’altra parte, le prestazioni professionali devono essere definite in modo sufficientemente preciso da consentire di verificare se siano state correttamente eseguite. È quindi opportuno che l’offerta indichi gli elaborati da consegnare, le attività comprese, le informazioni che l’azienda deve mettere a disposizione e le condizioni per eventuali prestazioni aggiuntive.
Per valutare il costo complessivo dell’intervento occorre considerare anche la durata dell’incarico, le modalità di pagamento, le eventuali trasferte, il numero di incontri previsti e il trattamento delle richieste che dovessero emergere durante l’analisi dei rischi. Un prezzo iniziale inferiore può risultare meno conveniente quando attività necessarie vengono successivamente fatturate separatamente. Il confronto deve quindi riguardare il contenuto effettivo delle offerte, senza presumere che prestazioni denominate allo stesso modo abbiano identica estensione.
Abbiamo esaminato separatamente i fattori che incidono sul costo di predisposizione del Modello 231 per un’azienda. Nella valutazione del preventivo, il problema specifico consiste invece nel verificare la corrispondenza tra compenso richiesto, prestazioni promesse e attività necessarie per realizzare un sistema organizzativo concretamente applicabile.
Esempio pratico: due preventivi per il Modello 231 con prestazioni differenti
Si consideri il caso ipotetico di una società manifatturiera che, a seguito di una richiesta di un importante committente, decide di avviare il percorso di adozione del Modello 231. L’azienda riceve due preventivi: il primo comprende la redazione della parte generale, delle parti speciali e del codice etico; il secondo prevede anche interviste ai responsabili, mappatura dei processi sensibili, analisi dei controlli esistenti e assistenza nella predisposizione dei protocolli operativi.
La differenza emerge quando la direzione verifica che alcune procedure interne non sono formalizzate e che il sistema delle deleghe necessita di essere esaminato. In una situazione di questo tipo, la valutazione professionale deve partire dall’organizzazione effettiva dell’impresa e individuare quali attività siano indispensabili per predisporre un modello coerente con i rischi rilevati. Il confronto tra le offerte consente così di distinguere il semplice costo della documentazione dall’impegno necessario per analizzare e organizzare i presidi preventivi.
L’azienda può quindi richiedere ai professionisti un’integrazione dei preventivi, specificando le attività di risk assessment, la documentazione da consegnare, il supporto all’adozione e le prestazioni escluse, comprese quelle relative all’Organismo di Vigilanza e alla formazione. In questo modo la scelta dell’incarico avviene sulla base di un perimetro professionale definito, senza presumere che il preventivo economicamente più basso o quello più articolato rappresenti automaticamente la soluzione corretta per ogni impresa.
Domande frequenti sul preventivo per il Modello 231
È possibile richiedere un preventivo Modello 231 senza avere già predisposto la documentazione aziendale?
Sì. L’azienda può richiedere una valutazione preliminare anche quando non dispone ancora di procedure formalizzate, codice etico o documentazione organizzativa completa. Per formulare un’offerta attendibile, il professionista dovrà comunque acquisire informazioni sulle attività esercitate, sulla struttura societaria e sui principali processi aziendali. Se alcuni elementi non sono ancora disponibili, il preventivo dovrebbe indicare le ipotesi utilizzate e le condizioni che potrebbero comportare una revisione del compenso.
Il preventivo deve comprendere obbligatoriamente la nomina dell’Organismo di Vigilanza?
Non necessariamente. L’assistenza alla costituzione e alla nomina dell’Organismo di Vigilanza può essere compresa nell’incarico oppure costituire una prestazione distinta. Il compenso per l’eventuale partecipazione all’OdV deve essere valutato separatamente rispetto alla predisposizione del modello. È opportuno verificare anche se l’offerta comprende il regolamento dell’organismo e la definizione dei flussi informativi, necessari per organizzarne concretamente l’attività.
Il consulente può garantire che il Modello 231 impedirà sanzioni o responsabilità della società?
No. L’adozione del Modello 231 non comporta automaticamente l’esclusione della responsabilità dell’ente. Gli artt. 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001 attribuiscono rilievo all’idoneità preventiva del modello, alla sua efficace attuazione e agli ulteriori presupposti previsti dalla legge, che devono essere valutati in relazione al caso concreto. Il professionista può assumere obblighi contrattuali relativi alle attività affidate, ma non garantire l’esito di eventuali procedimenti.
È possibile affidare a un professionista la redazione del Modello 231 e a un altro gli aggiornamenti successivi?
Sì. L’azienda può conferire incarichi distinti, purché siano assicurate la disponibilità della documentazione e la continuità delle informazioni necessarie per valutare il sistema esistente. Prima di accettare il preventivo iniziale, è utile verificare quali elaborati saranno consegnati, se potranno essere modificati e quali attività di supporto siano previste in caso di successivo affidamento a un altro professionista.
Quando è opportuno richiedere un preventivo personalizzato anziché accettare un’offerta standard?
Quando l’impresa presenta processi articolati, più sedi operative, deleghe complesse, rapporti con committenti che richiedono specifici presidi di compliance oppure un’esposizione a rischi di reato che necessita di approfondimento. Anche una piccola società può richiedere un’analisi personalizzata. Il criterio non è soltanto la dimensione aziendale, ma la corrispondenza tra i rischi effettivi, le procedure necessarie e le prestazioni comprese nell’incarico.
Richiedere un preventivo Modello 231 per la propria azienda
Prima di affidare la predisposizione o la revisione del Modello 231, è opportuno verificare che il preventivo comprenda le attività effettivamente necessarie per l’impresa e distingua chiaramente la redazione documentale, l’analisi dei rischi, l’assistenza all’adozione e gli eventuali servizi successivi. Un’offerta formulata senza conoscere adeguatamente l’organizzazione aziendale può lasciare irrisolte questioni che emergeranno soltanto durante l’esecuzione dell’incarico.
Presso lo Studio Legale Calvello dell’Avvocato Claudio Calvello esaminiamo le esigenze delle imprese in materia di D.Lgs. 231/2001, valutando le caratteristiche organizzative, i rischi rilevanti e le attività professionali da definire nell’incarico.
Se la vostra società deve predisporre un Modello 231, confrontare offerte professionali oppure verificare se un preventivo già ricevuto comprende le prestazioni necessarie, richiedete una valutazione per il Modello 231 della vostra azienda attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le esigenze da approfondire e le possibili modalità di assistenza.
