Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Quando una segnalazione whistleblowing è infondata e perché l’azienda non deve reagire d’istinto

Una segnalazione whistleblowing infondata non è, di per sé, una segnalazione illecita. Questo è il primo punto da chiarire, perché molte aziende commettono l’errore di confondere una segnalazione che non trova riscontro con una segnalazione falsa, abusiva o strumentale.

La differenza è decisiva. Una segnalazione può risultare infondata perché i fatti non sono dimostrabili, perché mancano elementi sufficienti, perché l’episodio è stato percepito in modo errato o perché, dopo le verifiche, non emergono violazioni rilevanti. In questi casi l’azienda deve chiudere correttamente l’istruttoria, conservare traccia delle attività svolte e tutelare la riservatezza delle persone coinvolte.

Diverso è il caso in cui emerga che la segnalazione sia stata presentata con dolo o colpa grave, ad esempio per danneggiare un collega, un superiore, l’amministratore o la società. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale o dell’Unione Europea e prevede un sistema fondato su canali interni, riservatezza e divieto di ritorsione. Proprio per questo l’azienda non può rispondere a una segnalazione infondata con provvedimenti immediati o punitivi senza una valutazione giuridicamente solida.

Il punto pratico è questo: davanti a una segnalazione whistleblowing che appare debole, generica o persino sospetta, l’azienda deve comunque gestirla secondo procedura. Non è prudente archiviarla frettolosamente, ignorarla o convocare il segnalante con toni accusatori. Una gestione impulsiva può trasformare una segnalazione inconsistente in un problema molto più serio, soprattutto se viene violata la riservatezza o se la persona che ha segnalato ritiene di aver subito una ritorsione.

Noi consigliamo sempre di partire da una verifica ordinata: ricezione della segnalazione, analisi preliminare, valutazione della pertinenza rispetto al perimetro whistleblowing, eventuale richiesta di integrazioni e documentazione delle attività svolte. ANAC ha chiarito il ruolo centrale delle procedure di presentazione e gestione delle segnalazioni, anche attraverso le proprie Linee guida adottate in attuazione del D.Lgs. 24/2023.

Per l’impresa, quindi, la domanda corretta non è “come punire chi ha fatto una segnalazione infondata”, ma “come accertare correttamente i fatti senza violare la normativa whistleblowing, la riservatezza e i diritti delle persone coinvolte”. È questa impostazione che consente di proteggere l’azienda, il management e l’intero sistema interno di segnalazione.

Sul piano operativo, può essere utile coordinare questa gestione con una procedura già strutturata. Chi deve impostare o rivedere il sistema può approfondire anche la nostra guida su whistleblowing in azienda e gestione delle segnalazioni senza rischi legali, perché una segnalazione infondata diventa molto più difficile da gestire quando mancano ruoli chiari, tempi definiti e un soggetto incaricato competente.

Obblighi legali e responsabilità dell’azienda nella gestione delle segnalazioni infondate

Quando una segnalazione whistleblowing viene ricevuta, l’azienda non ha margini discrezionali nel decidere se gestirla o meno. La normativa whistleblowing impone un preciso quadro di obblighi che valgono indipendentemente dal fatto che la segnalazione sia fondata o infondata.

Questo è un passaggio spesso sottovalutato. Molte realtà imprenditoriali, soprattutto in fase iniziale di implementazione del sistema, tendono a considerare le segnalazioni infondate come un “problema minore”. In realtà, è proprio in questi casi che emergono i rischi legali più insidiosi.

Il D.Lgs. 24/2023 stabilisce che ogni segnalazione debba essere gestita attraverso un processo strutturato, che garantisca riservatezza, tracciabilità e imparzialità. Ciò significa che anche una segnalazione apparentemente priva di fondamento deve seguire un iter preciso: presa in carico, analisi, eventuale istruttoria e chiusura motivata.

Il primo obbligo riguarda la riservatezza. L’identità di chi segnala non può essere rivelata, salvo specifiche eccezioni previste dalla legge. Questo vale anche quando la segnalazione si rivela infondata. Violare questo principio espone l’azienda a responsabilità dirette e a possibili sanzioni.

Il secondo aspetto è la corretta gestione delle tempistiche. La normativa prevede tempi precisi entro cui fornire riscontro e concludere la gestione della segnalazione. Non rispettare queste tempistiche può compromettere l’intero sistema di whistleblowing. Per questo è fondamentale avere una procedura chiara, come approfondiamo nella guida sulle tempistiche nella gestione delle segnalazioni whistleblowing.

Un altro punto centrale riguarda la valutazione della segnalazione. Anche quando emergono dubbi sulla veridicità dei fatti, l’azienda deve evitare giudizi affrettati. La verifica deve essere documentata, proporzionata e coerente con il contenuto della segnalazione. Questo è particolarmente rilevante nei casi di segnalazioni anonime, che spesso presentano elementi più difficili da verificare ma che non possono essere automaticamente escluse, come spieghiamo nella nostra analisi sulle segnalazioni anonime e sulla loro validità.

Sul piano delle responsabilità, è importante chiarire che l’azienda deve mantenere una posizione di equilibrio tra due esigenze: da un lato, garantire la tutela di chi segnala; dall’altro, evitare che il sistema venga utilizzato in modo distorto.

Questo significa che non è possibile sanzionare automaticamente chi presenta una segnalazione infondata. La responsabilità del segnalante emerge solo quando si dimostra che la segnalazione è stata effettuata con dolo o colpa grave. In assenza di questi elementi, qualsiasi azione disciplinare rischia di essere considerata ritorsiva.

Inoltre, una gestione non corretta delle segnalazioni infondate può avere effetti a catena: perdita di fiducia nel sistema whistleblowing, aumento delle segnalazioni fuori dai canali ufficiali e maggiore esposizione dell’azienda verso autorità esterne. Non a caso, abbiamo approfondito anche cosa accade quando le segnalazioni escono dal perimetro interno nella nostra guida sulle segnalazioni fuori dai canali ufficiali.

In concreto, gestire correttamente una segnalazione infondata significa dimostrare che l’azienda ha un sistema di compliance funzionante, credibile e conforme alla normativa. Ed è proprio questo che, nel tempo, riduce il rischio di contenziosi e rafforza la posizione dell’impresa anche nei confronti di eventuali controlli esterni.

I rischi più comuni nella gestione delle segnalazioni infondate e gli errori che espongono l’azienda

Nella pratica quotidiana vediamo che le criticità non nascono tanto dalla segnalazione infondata in sé, quanto dal modo in cui viene gestita. È proprio qui che si concentra il vero rischio legale e reputazionale.

Il primo errore, molto diffuso, è trattare la segnalazione infondata come un abuso del whistleblowing senza aver svolto un’adeguata verifica. Quando si parla di whistleblowing e segnalazioni false, la distinzione tra errore, percezione soggettiva e dolo è fondamentale. Anticipare conclusioni o adottare misure disciplinari premature può configurare una ritorsione, con conseguenze rilevanti per l’azienda.

Un secondo errore riguarda la gestione interna non strutturata. In molte realtà, soprattutto nelle PMI o nelle aziende senza un ufficio legale interno, la gestione delle segnalazioni dipendenti viene affidata a figure non formate o direttamente al management. Questo approccio espone a conflitti di interesse, soprattutto quando la segnalazione riguarda soggetti apicali. In questi casi, è essenziale individuare un soggetto terzo o un gestore esterno, come approfondiamo nella guida su chi deve intervenire quando la segnalazione riguarda il management.

Un ulteriore rischio è la sottovalutazione delle segnalazioni anonime. Spesso vengono considerate automaticamente inattendibili, ma la normativa whistleblowing non consente questo approccio. Anche una segnalazione anonima può contenere elementi rilevanti e deve essere valutata con attenzione. Il problema nasce quando queste segnalazioni vengono ignorate o archiviate senza un’analisi, aumentando il rischio che vengano ripresentate attraverso canali esterni o direttamente alle autorità.

Un altro errore critico è la mancanza di tracciabilità. Senza una documentazione chiara delle verifiche svolte, delle decisioni prese e delle motivazioni alla base dell’archiviazione, l’azienda si espone a contestazioni. Questo è particolarmente rilevante nei casi di gestione segnalazioni whistleblowing in cui, a distanza di tempo, viene richiesta prova dell’attività svolta.

Dal punto di vista operativo, uno degli scenari più delicati è quello dell’abuso del sistema. Il whistleblowing può diventare, in alcuni contesti, uno strumento utilizzato per conflitti interni, dinamiche personali o pressioni organizzative. Non riconoscere tempestivamente questi segnali significa lasciare spazio a un utilizzo distorto del sistema. Abbiamo analizzato nel dettaglio queste situazioni nella nostra guida su whistleblowing usato come arma e come difendersi.

C’è poi un aspetto spesso trascurato ma molto concreto: il clima aziendale. Un sistema di segnalazione mal gestito, soprattutto quando circolano casi di segnalazioni infondate, può generare sfiducia, tensioni e riduzione della collaborazione interna. Questo porta a un aumento delle segnalazioni, spesso non strutturate o poco rilevanti, creando un effetto a catena difficile da controllare. Per comprendere meglio questo collegamento, può essere utile approfondire il tema del clima aziendale e del suo impatto sul whistleblowing.

Infine, uno degli errori più pericolosi è considerare la gestione delle segnalazioni come un adempimento formale. In realtà, si tratta di un vero e proprio sistema di compliance aziendale che incide sulla responsabilità dell’impresa. Una gestione superficiale delle segnalazioni infondate può compromettere l’intero impianto, rendendo inefficace anche la gestione delle segnalazioni fondate.

I rischi principali non derivano dal contenuto della segnalazione, ma da come l’azienda reagisce. Ed è proprio questa reazione che deve essere strutturata, coerente con la normativa e supportata da procedure chiare.

Come gestire operativamente una segnalazione infondata: metodo, verifiche e tutela dell’azienda

Arrivati a questo punto, la domanda diventa concreta: come gestire una segnalazione infondata nel whistleblowing senza violare la legge e senza esporre l’azienda a nuovi rischi.

La risposta non sta in una singola azione, ma in un metodo. È proprio la presenza di una procedura chiara che consente di affrontare anche le situazioni più delicate con equilibrio e sicurezza giuridica.

Il primo passaggio è sempre la presa in carico formale della segnalazione. Anche quando il contenuto appare generico o poco credibile, è fondamentale registrare la segnalazione all’interno del sistema whistleblowing e avviare una valutazione preliminare. Questa fase serve a comprendere se la segnalazione rientra nel perimetro della normativa e se presenta elementi minimi per procedere.

Subito dopo, si apre la fase più delicata: la verifica. Qui l’errore più comune è cercare conferme immediate o, al contrario, archiviare rapidamente. Una corretta verifica della segnalazione whistleblowing deve essere proporzionata, documentata e coerente con i fatti descritti. Non sempre è necessario avviare un’indagine approfondita, ma è sempre necessario dimostrare che una valutazione è stata effettuata.

In molti casi, soprattutto quando la segnalazione è anonima o incompleta, può essere utile richiedere integrazioni attraverso il canale di comunicazione previsto. Questo consente di evitare conclusioni affrettate e di rafforzare la tracciabilità del processo. Sul punto, è utile coordinare questa fase con le indicazioni operative su cosa fare subito dopo aver ricevuto una segnalazione whistleblowing, perché è proprio nelle prime fasi che si costruisce una gestione corretta.

Se, al termine delle verifiche, la segnalazione risulta infondata, l’azienda deve procedere con una chiusura motivata. Questo passaggio è essenziale: non basta archiviare, è necessario documentare le ragioni per cui i fatti non sono stati ritenuti rilevanti o dimostrabili. Questa documentazione rappresenta una tutela fondamentale in caso di controlli o contestazioni future.

Un aspetto particolarmente delicato riguarda la gestione delle segnalazioni che, pur essendo infondate, hanno coinvolto persone interne all’azienda. In questi casi è necessario bilanciare la tutela della reputazione dei soggetti coinvolti con la riservatezza del segnalante. Una gestione non attenta può generare conflitti interni e contenziosi.

Quando invece emergono elementi che fanno pensare a un uso distorto del sistema, è necessario fare un passo ulteriore. Non si tratta più solo di una segnalazione infondata, ma di un possibile abuso del whistleblowing. In queste situazioni, è fondamentale agire con cautela, raccogliere prove e valutare eventuali profili disciplinari o legali. Abbiamo approfondito questo scenario nella nostra guida su abuso delle segnalazioni anonime e come difendersi.

Dal punto di vista organizzativo, un elemento che fa la differenza è la presenza di un soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni, interno o esterno all’azienda. Questo consente di garantire imparzialità, competenza e continuità nella gestione, soprattutto quando le segnalazioni sono multiple o complesse. Non a caso, abbiamo analizzato anche le criticità nella gestione di più segnalazioni contemporaneamente.

In concreto, una corretta gestione operativa delle segnalazioni infondate consente di ottenere tre risultati fondamentali: ridurre il rischio legale, mantenere la credibilità del sistema whistleblowing e proteggere l’azienda da utilizzi distorti del canale di segnalazione.

È questo approccio che trasforma un obbligo normativo in uno strumento reale di controllo e tutela.

Un esempio pratico: quando una segnalazione infondata diventa un rischio concreto per l’azienda

Per comprendere davvero cosa significa gestire una segnalazione infondata nel whistleblowing, è utile fermarsi su una situazione reale, molto simile a quelle che affrontiamo quotidianamente.

Un’azienda di medie dimensioni riceve una segnalazione anonima attraverso il proprio canale interno. Il contenuto riguarda presunte irregolarità nella gestione di alcune forniture, con un coinvolgimento diretto di un responsabile di area. La segnalazione è vaga, priva di documenti allegati e formulata con espressioni generiche.

Il primo impulso dell’imprenditore è quello di considerarla una segnalazione falsa o strumentale, soprattutto perché proveniente da un contesto interno già caratterizzato da tensioni. In molte realtà, questo porterebbe a una rapida archiviazione o, peggio, a tentativi informali di individuare chi ha segnalato.

In questo caso, invece, viene attivata una corretta gestione delle segnalazioni whistleblowing. La segnalazione viene presa in carico, analizzata e viene avviata una verifica proporzionata. Non emergono elementi concreti che confermino le accuse, ma viene comunque ricostruito il contesto, verificata la documentazione disponibile e tracciato l’intero processo.

Al termine delle verifiche, la segnalazione viene classificata come infondata. Tuttavia, proprio durante l’analisi, emergono criticità organizzative nella gestione dei fornitori che, pur non configurando violazioni, evidenziano margini di miglioramento.

Il punto interessante è ciò che accade dopo. L’azienda non si limita a chiudere la segnalazione, ma rafforza le proprie procedure interne e interviene sul sistema di controllo. Questo consente non solo di prevenire future segnalazioni, ma anche di aumentare la fiducia nel sistema whistleblowing.

In un secondo momento, emerge che la segnalazione era stata presentata nell’ambito di un conflitto interno. Questo conferma quanto sia frequente il rischio di whistleblowing usato come arma nei contesti aziendali. Tuttavia, grazie alla gestione corretta, l’azienda evita qualsiasi esposizione legale e mantiene un approccio neutrale e conforme alla normativa.

Se la segnalazione fosse stata gestita in modo diverso, ad esempio ignorandola o reagendo in modo diretto nei confronti dei soggetti coinvolti, il rischio sarebbe stato quello di generare una segnalazione esterna o addirittura un intervento delle autorità. Abbiamo approfondito questo scenario anche nella guida su cosa succede quando una segnalazione arriva alle autorità.

Questo esempio mostra con chiarezza un aspetto centrale: una segnalazione infondata non è mai irrilevante. Può diventare un indicatore di problemi interni, un segnale di tensioni organizzative o, se gestita male, l’origine di un rischio legale concreto.

Ed è proprio nella gestione di queste situazioni che si misura la solidità del sistema di whistleblowing aziendale.

FAQ: dubbi frequenti sulla gestione delle segnalazioni infondate nel whistleblowing

Una delle domande che ci viene posta più spesso riguarda proprio la gestione delle segnalazioni infondate nel whistleblowing aziendale. È un tema delicato perché tocca direttamente il rapporto tra tutela del segnalante e protezione dell’azienda.

Una segnalazione infondata è automaticamente una segnalazione falsa?
No. Una segnalazione infondata non equivale a una segnalazione falsa. Può semplicemente non trovare riscontro nei fatti o non essere supportata da elementi sufficienti. Solo quando emerge che la segnalazione è stata fatta con dolo o colpa grave si può parlare di abuso del whistleblowing, con possibili conseguenze per chi ha segnalato.

L’azienda può sanzionare chi ha fatto una segnalazione infondata?
Non automaticamente. La normativa whistleblowing tutela chi segnala, anche quando i fatti non vengono confermati, purché la segnalazione sia stata fatta in buona fede. Intervenire senza aver dimostrato un intento doloso espone l’azienda al rischio di ritorsioni illegittime.

Le segnalazioni anonime devono essere gestite anche se sembrano infondate?
Sì. Le segnalazioni anonime rientrano nel sistema whistleblowing e devono essere valutate. Ignorarle è uno degli errori più comuni e può portare alla ripresentazione della segnalazione attraverso canali esterni. Approfondiamo questo aspetto nella guida sulle segnalazioni anonime e la loro gestione.

Cosa succede se una segnalazione infondata riguarda il titolare o il management?
In questi casi la gestione diventa ancora più delicata, perché è necessario evitare conflitti di interesse. È fondamentale che la segnalazione venga gestita da un soggetto indipendente. Abbiamo analizzato queste situazioni nelle guide dedicate alle segnalazioni contro il titolare e ai casi in cui è coinvolto il management.

Come può l’azienda difendersi dall’abuso delle segnalazioni whistleblowing?
La difesa più efficace non è repressiva, ma organizzativa. Un sistema ben strutturato, con procedure chiare e un gestore competente, riduce drasticamente il rischio di abusi. Nei casi più complessi, è possibile intervenire anche sul piano disciplinare, ma solo dopo aver accertato la natura dolosa della segnalazione. Sul punto, può essere utile approfondire anche il tema del whistleblowing usato come strumento di abuso.

Whistleblowing in azienda: come implementare un sistema efficace e prevenire segnalazioni infondate (servizio completo per le imprese)

Arrivati a questo punto, è chiaro che la gestione delle segnalazioni infondate nel whistleblowing non può essere improvvisata. Non si tratta solo di rispettare un obbligo normativo, ma di costruire un sistema che sia realmente in grado di funzionare nel tempo, proteggendo l’azienda sia dal rischio legale sia da un uso distorto delle segnalazioni interne.

La realtà che osserviamo ogni giorno è molto concreta: molte aziende attivano un sistema whistleblowing per adeguarsi alla normativa, ma senza una struttura adeguata. In questi contesti, le segnalazioni – soprattutto quelle anonime o infondate – diventano difficili da gestire e spesso generano più problemi di quelli che dovrebbero risolvere.

Per questo motivo, il nostro approccio è sempre operativo. Non ci limitiamo alla consulenza teorica, ma accompagniamo le imprese nella costruzione di un sistema completo, che consenta di gestire correttamente ogni fase: dalla ricezione della segnalazione, alla verifica, fino alla chiusura e alla gestione del rischio.

Mettiamo a disposizione un servizio “chiavi in mano”, pensato proprio per le aziende che vogliono implementare il whistleblowing in modo corretto e senza esporsi a criticità. Il servizio è illustrato in modo dettagliato qui:
https://www.studiolegalecalvello.it/whistleblowing-ecco-il-nostro-servizio-alle-aziende-chiavi-in-mano/

In concreto, forniamo una piattaforma whistleblowing conforme ai requisiti ANAC, progettata per garantire riservatezza, sicurezza e tracciabilità delle segnalazioni. A questo si affianca il nostro servizio esterno di gestione delle segnalazioni, che consente di evitare conflitti interni e garantire un approccio imparziale, soprattutto nei casi più delicati come le segnalazioni infondate, anonime o potenzialmente abusive.

Questo tipo di struttura consente all’azienda di ottenere un risultato fondamentale: trasformare un obbligo normativo in uno strumento reale di controllo e tutela. Un sistema ben impostato riduce il rischio di segnalazioni strumentali, aumenta la fiducia interna e consente di gestire in modo efficace anche le situazioni più complesse.

Per chi sta valutando l’implementazione del whistleblowing o desidera migliorare un sistema già esistente, il primo passo è sempre un confronto diretto. Ogni realtà aziendale ha caratteristiche diverse e richiede una soluzione su misura.

Per una consulenza personalizzata sull’implementazione del whistleblowing, per comprendere come gestire correttamente le segnalazioni infondate o per ricevere un preventivo, è possibile contattarci direttamente tramite questa pagina:
https://www.studiolegalecalvello.it/consulenza-studio-legale/