Perché l’informativa privacy del sito web aziendale è un obbligo giuridico e non una formalità
Chi gestisce un sito web aziendale tende spesso a considerare l’informativa privacy come un adempimento secondario, un testo standard da inserire a piè di pagina per “stare tranquilli”. In realtà, l’informativa privacy rappresenta uno degli obblighi centrali previsti dal GDPR per chiunque tratti dati personali attraverso un sito internet, anche quando la raccolta dei dati appare minima o occasionale.
Dal punto di vista giuridico, il sito web aziendale è uno strumento di trattamento dei dati personali a tutti gli effetti. Ogni modulo di contatto, ogni richiesta di informazioni, ogni invio di curriculum, ogni iscrizione a una newsletter comporta la raccolta e la gestione di dati riferibili a persone fisiche identificabili. In questi casi, il titolare del trattamento ha l’obbligo di informare preventivamente l’utente su come quei dati verranno utilizzati.
Il Regolamento (UE) 2016/679 impone che l’informativa privacy sia chiara, trasparente, comprensibile e facilmente accessibile, soprattutto quando i dati vengono raccolti online. Questo significa che non è sufficiente “avere una privacy policy”, ma è necessario che l’informativa sia realmente comprensibile per l’utente medio, scritta in modo lineare e coerente con le attività svolte dall’azienda.
Uno degli errori più frequenti che riscontriamo nella pratica professionale è la convinzione che l’obbligo riguardi solo i grandi e-commerce o le piattaforme complesse. In realtà, anche il semplice sito vetrina aziendale, se dotato di un form di contatto o di strumenti di tracciamento, è soggetto alla normativa privacy. La mancanza dell’informativa, oppure la presenza di un testo generico e non aggiornato, espone l’azienda a contestazioni e sanzioni, oltre a minare la fiducia degli utenti.
La trasparenza nel trattamento dei dati personali non è solo un obbligo normativo, ma un elemento essenziale di correttezza nei rapporti tra azienda e utenti.
Va inoltre considerato che l’informativa privacy del sito web non ha una funzione meramente informativa, ma rappresenta anche il documento attraverso cui l’azienda dimostra la propria conformità al GDPR. In un contesto in cui la tutela dei dati personali è sempre più centrale, un’informativa redatta in modo approssimativo o copiata da altri siti può diventare un serio punto di vulnerabilità legale.
Non è un caso che, anche in altri ambiti regolati dalla normativa sulla protezione dei dati – come quello del whistleblowing – la chiarezza delle informazioni fornite agli interessati sia considerata un requisito essenziale. Sul punto, abbiamo approfondito più volte l’importanza della trasparenza e della corretta informazione nei trattamenti sensibili, ad esempio analizzando il requisito della riservatezza e gli obblighi informativi connessi alle procedure interne di segnalazione, aspetti che trovano una logica comune anche nella gestione dei dati tramite siti web.
L’informativa privacy, quindi, non va vista come un documento statico, ma come uno strumento dinamico, che deve essere coerente con il funzionamento reale del sito, con le tecnologie utilizzate e con le finalità perseguite dall’azienda. Ed è proprio da questa consapevolezza che deve partire una corretta redazione.
Quali dati personali vengono trattati tramite un sito web aziendale e perché questo incide direttamente sull’informativa privacy
Quando si parla di informativa privacy del sito web aziendale, uno degli aspetti più sottovalutati riguarda l’effettiva mappatura dei dati personali trattati. Molti titolari di siti internet ritengono, in buona fede, di non raccogliere dati o di farlo in modo marginale, salvo poi scoprire che anche operazioni apparentemente innocue configurano veri e propri trattamenti di dati personali ai sensi del GDPR.
Dal punto di vista giuridico, qualsiasi informazione che consenta di identificare, anche indirettamente, una persona fisica rientra nella nozione di dato personale. Ne consegue che un sito web aziendale tratta dati personali non solo quando ospita moduli complessi, ma anche quando utilizza strumenti di analisi, sistemi di sicurezza o semplici form di contatto.
Tra i dati più frequentemente trattati tramite un sito web aziendale rientrano, ad esempio, nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo IP, dati di navigazione, informazioni contenute nei messaggi inviati dagli utenti. In presenza di aree riservate, download di documenti o candidature spontanee, il perimetro del trattamento si amplia ulteriormente.
È proprio su questo punto che l’informativa privacy deve svolgere la sua funzione essenziale: rendere consapevole l’utente di quali dati vengono raccolti, per quali finalità e con quali modalità. Un’informativa generica o standardizzata, che non descrive in modo puntuale i trattamenti effettivamente svolti dal sito, rischia di risultare non conforme, anche se formalmente presente.
Un aspetto spesso ignorato riguarda i dati di navigazione, che vengono acquisiti automaticamente dai sistemi informatici durante l’uso del sito web. Tali dati, pur non essendo raccolti per identificare direttamente l’utente, possono assumere rilevanza giuridica quando, attraverso elaborazioni o incroci, consentono di risalire alla sua identità. Per questo motivo, anche il semplice utilizzo di strumenti come Google Analytics o sistemi di log server deve essere correttamente descritto nell’informativa privacy.
La correttezza dell’informativa privacy non dipende dalla quantità di dati raccolti, ma dalla coerenza tra ciò che il sito fa realmente e ciò che viene comunicato all’utente.
In quest’ottica, uno dei principi cardine del GDPR è quello della minimizzazione dei dati, secondo cui devono essere trattati solo i dati strettamente necessari rispetto alle finalità perseguite. Questo principio, che trova applicazione trasversale in tutti i trattamenti di dati personali, è centrale anche nella gestione dei siti web aziendali e nella redazione dell’informativa. Non a caso, abbiamo approfondito il tema della minimizzazione e della limitazione della conservazione in altri contesti normativi, evidenziando come una raccolta eccessiva o non giustificata di informazioni possa esporre il titolare a criticità rilevanti.
Dal punto di vista operativo, prima ancora di “scrivere” l’informativa privacy del sito web, è necessario analizzare concretamente come il sito funziona, quali strumenti utilizza, quali dati raccoglie e per quali scopi. Solo partendo da questa analisi è possibile redigere un testo realmente conforme, in grado di resistere a eventuali verifiche e, soprattutto, di offrire all’utente un’informazione trasparente e comprensibile.
È proprio l’assenza di questa fase preliminare che porta molte aziende a pubblicare informative privacy apparentemente corrette, ma in realtà scollegate dalla realtà operativa del sito, con il risultato di creare un disallineamento pericoloso tra dichiarato e praticato.
Cosa deve contenere un’informativa privacy per il sito web aziendale per essere conforme al GDPR
Una delle domande più frequenti che riceviamo riguarda il contenuto minimo e indispensabile dell’informativa privacy del sito web aziendale. Molti testi presenti online risultano eccessivamente sintetici oppure, all’opposto, inutilmente prolissi, ma privi degli elementi realmente richiesti dalla normativa. In entrambi i casi, il rischio è lo stesso: un’informativa formalmente presente ma giuridicamente inadeguata.
Il GDPR impone che l’informativa privacy fornisca all’utente una serie di informazioni precise e puntuali, che devono essere adattate alla struttura concreta del sito web e alle modalità di trattamento dei dati personali. Non esistono informative “valide per tutti”: ogni sito aziendale ha le proprie caratteristiche e, di conseguenza, la privacy policy deve essere costruita su misura.
Uno degli elementi centrali è l’indicazione del titolare del trattamento, che deve essere chiaramente identificabile. L’utente deve sapere chi raccoglie i suoi dati, chi li gestisce e chi ne risponde sotto il profilo giuridico. In ambito aziendale, questo aspetto è spesso sottovalutato, soprattutto quando il sito è gestito da terzi o da fornitori esterni, con il rischio di creare confusione tra titolarità e responsabilità operative.
Altro punto essenziale riguarda le finalità del trattamento dei dati personali. L’informativa privacy del sito web deve spiegare in modo chiaro perché i dati vengono raccolti: richiesta di informazioni, contatti commerciali, gestione delle candidature, invio di comunicazioni informative, analisi statistiche. Finalità generiche o formulate in modo vago non soddisfano i requisiti di trasparenza imposti dal GDPR e possono compromettere la validità dell’informativa.
Strettamente collegata alle finalità è la base giuridica del trattamento, ossia il presupposto che rende lecito l’utilizzo dei dati. In ambito web, la base giuridica può variare a seconda del trattamento: esecuzione di misure precontrattuali, adempimento di obblighi legali, consenso dell’interessato, legittimo interesse del titolare. Indicare una base giuridica non corretta o utilizzarne una in modo improprio è uno degli errori più comuni che riscontriamo nelle privacy policy aziendali.
La chiarezza sulla base giuridica del trattamento è ciò che consente all’utente di comprendere perché i suoi dati vengono utilizzati e quali sono i suoi diritti.
L’informativa privacy deve poi specificare le modalità di trattamento dei dati, chiarendo se i dati vengono trattati con strumenti informatici, se sono adottate misure di sicurezza adeguate e se il trattamento avviene nel rispetto dei principi di integrità e riservatezza. Questo aspetto assume particolare rilevanza anche in relazione alla conservazione dei dati, che non può essere indefinita, ma deve essere limitata al tempo strettamente necessario rispetto alle finalità dichiarate.
Proprio sul tema della conservazione e della corretta gestione delle informazioni, il GDPR richiede una coerenza rigorosa tra ciò che viene dichiarato nell’informativa e ciò che viene effettivamente fatto dall’azienda. La mancanza di allineamento tra questi due piani rappresenta una criticità ricorrente, che abbiamo già analizzato in altri contesti normativi, come nel caso degli obblighi di limitazione della conservazione e minimizzazione dei dati, principi che trovano applicazione trasversale anche nella gestione dei dati raccolti tramite siti web.
Non può inoltre mancare una sezione dedicata ai diritti dell’interessato, che devono essere illustrati in modo comprensibile e concreto. L’utente deve sapere che può accedere ai propri dati, chiederne la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o opporsi allo stesso. Indicare questi diritti in modo meramente formale, senza spiegare come esercitarli, riduce l’effettività dell’informativa e ne indebolisce la funzione.
Infine, l’informativa privacy del sito web aziendale deve chiarire se i dati vengono comunicati a terzi o trasferiti fuori dall’Unione Europea, specificando le garanzie adottate in tali casi. Anche quando non sono previsti trasferimenti o comunicazioni, è buona prassi dichiararlo espressamente, per evitare ambiguità interpretative.
È proprio l’insieme coerente di tutti questi elementi che consente di parlare di informativa privacy GDPR conforme, e non della semplice presenza di una privacy policy “di facciata”.
Gli errori più comuni nella redazione dell’informativa privacy del sito web e perché il “fai da te” espone l’azienda a rischi concreti
Nella pratica quotidiana professionale, uno degli aspetti che emergono con maggiore frequenza è che la maggior parte delle informative privacy presenti sui siti web aziendali contiene errori sostanziali, anche quando il testo appare formalmente corretto. Questo accade perché l’informativa privacy viene spesso trattata come un documento standard, replicabile indistintamente, mentre in realtà è uno strumento giuridico che deve riflettere in modo fedele e puntuale l’organizzazione e le attività del titolare del trattamento.
Uno degli errori più diffusi riguarda l’utilizzo di modelli di privacy policy gratuiti o generatori automatici online. Questi strumenti, sebbene possano sembrare una soluzione rapida ed economica, producono testi generici che non tengono conto delle specificità del singolo sito web aziendale, delle tecnologie effettivamente utilizzate e delle reali finalità del trattamento dei dati personali. Il risultato è un’informativa privacy apparentemente completa, ma scollegata dalla realtà operativa del sito.
Un altro errore ricorrente consiste nel copiare l’informativa privacy da altri siti web, spesso appartenenti a settori completamente diversi. Questa pratica, oltre a non garantire la conformità al GDPR, può generare situazioni paradossali in cui l’azienda dichiara trattamenti che in realtà non svolge, oppure omette di indicare attività che effettivamente realizza. Dal punto di vista giuridico, una privacy policy incoerente è spesso più rischiosa della sua totale assenza, perché fornisce informazioni fuorvianti agli utenti.
L’informativa privacy non deve “assomigliare” a quella di un altro sito, ma descrivere esattamente ciò che accade sul proprio.
Molto frequente è anche l’errore di non aggiornare l’informativa privacy nel tempo. I siti web aziendali evolvono: vengono aggiunti nuovi form, nuovi servizi, strumenti di analisi, sistemi di marketing o integrazioni con piattaforme esterne. Tuttavia, l’informativa privacy rimane invariata per anni, perdendo progressivamente aderenza rispetto ai trattamenti effettivamente svolti. Questo disallineamento rappresenta una delle principali criticità in caso di controlli o contestazioni.
Dal punto di vista della protezione dei dati, il GDPR si fonda su un principio di responsabilizzazione del titolare, che deve essere in grado di dimostrare la correttezza delle proprie scelte organizzative e informative. È lo stesso approccio che emerge anche in altri ambiti regolamentati, come quello del whistleblowing, dove la chiarezza delle informazioni fornite agli interessati e la coerenza delle procedure interne assumono un ruolo centrale. Non a caso, abbiamo più volte evidenziato come la corretta informazione e la tutela della riservatezza siano elementi essenziali per evitare errori strutturali nei trattamenti dei dati.
Un ulteriore errore riguarda la confusione tra informativa privacy e cookie policy. Spesso questi due documenti vengono fusi in modo improprio oppure redatti senza distinguere correttamente le finalità dei diversi strumenti di tracciamento. Questo approccio genera informative poco chiare, che non consentono all’utente di comprendere quali dati vengono raccolti, con quali strumenti e per quali scopi.
Il cosiddetto “fai da te” nella redazione dell’informativa privacy del sito web aziendale espone quindi l’impresa a rischi concreti, che non si limitano alle sanzioni amministrative, ma riguardano anche la perdita di credibilità e fiducia da parte di clienti e utenti. In un contesto in cui la protezione dei dati personali è sempre più percepita come un indicatore di affidabilità aziendale, una privacy policy approssimativa comunica un messaggio di scarsa attenzione e superficialità.
Proprio per questo motivo, la redazione dell’informativa privacy non dovrebbe essere affrontata come un mero adempimento formale, ma come parte integrante di una più ampia strategia di compliance e tutela del rischio legale, coerente con l’organizzazione e con gli strumenti digitali utilizzati dall’azienda.
Un esempio concreto di vita quotidiana: quando una privacy policy “standard” diventa un problema reale
Nella pratica professionale ci capita spesso di assistere aziende convinte di essere pienamente in regola dal punto di vista della privacy semplicemente perché il loro sito web “ha una privacy policy”. Un caso ricorrente riguarda il titolare di una piccola impresa che gestisce un sito web aziendale con modulo di contatto, collegato a un indirizzo email e a strumenti di analisi del traffico. Il testo dell’informativa privacy era stato inserito anni prima, copiato da un generatore automatico, senza più essere aggiornato.
Il sito nel frattempo era cambiato: erano stati aggiunti nuovi campi nel form, era stato integrato un sistema di tracciamento statistico, e i messaggi degli utenti venivano conservati senza una reale policy di cancellazione. L’informativa privacy, però, continuava a dichiarare finalità generiche e una conservazione “per il tempo strettamente necessario”, senza alcuna indicazione concreta.
Quando l’azienda si è trovata a dover rispondere a una richiesta di chiarimenti da parte di un utente sui propri dati personali, è emerso immediatamente un problema: ciò che veniva dichiarato nella privacy policy non corrispondeva a ciò che avveniva realmente. In questi casi, il rischio non è solo teorico. Un’informativa privacy del sito web aziendale non coerente può diventare il primo elemento su cui si concentra l’attenzione in caso di contestazioni, segnalazioni o verifiche.
Situazioni analoghe si riscontrano anche in altri ambiti regolati dalla normativa sulla protezione dei dati, come dimostrano le numerose problematiche emerse nella gestione di procedure sensibili in ambito organizzativo. In più occasioni abbiamo evidenziato come la mancanza di informazioni chiare, aggiornate e coerenti possa costituire un elemento critico nella gestione dei dati personali, indipendentemente dal settore di riferimento.
È proprio da esempi concreti come questo che emerge con chiarezza un punto fondamentale: l’informativa privacy del sito web non è un documento statico, ma deve evolvere insieme al sito, ai servizi offerti e alle modalità di trattamento dei dati. Solo in questo modo può svolgere efficacemente la sua funzione di tutela dell’utente e, al tempo stesso, di protezione dell’azienda.
Domande frequenti sull’informativa privacy del sito web aziendale
L’informativa privacy è obbligatoria anche per un semplice sito vetrina?
Sì. Anche un sito vetrina che utilizza un modulo di contatto o strumenti di analisi del traffico tratta dati personali e richiede un’informativa privacy conforme al GDPR.
È sufficiente inserire una privacy policy generica trovata online?
No. Le informative standard o copiate non tengono conto delle specificità del sito web aziendale e possono risultare non conformi.
Privacy policy e cookie policy sono la stessa cosa?
No. Sono documenti distinti, con funzioni diverse, anche se collegati tra loro nell’ambito della normativa privacy.
Posso redigere da solo l’informativa privacy del mio sito web?
In teoria sì, ma senza un’analisi tecnica e giuridica dei trattamenti il rischio di errori è elevato, soprattutto per siti aziendali.
L’informativa privacy va aggiornata nel tempo?
Sì. Ogni modifica al sito o agli strumenti utilizzati richiede una verifica e, se necessario, un aggiornamento dell’informativa.
Cosa succede se l’informativa privacy non è conforme al GDPR?
L’azienda può essere esposta a contestazioni, richieste di chiarimenti e potenziali sanzioni, oltre a danni reputazionali.
Devo indicare sempre la base giuridica del trattamento?
Sì. La base giuridica è un elemento essenziale dell’informativa privacy e deve essere corretta e coerente con il trattamento svolto.
I dati di navigazione vanno indicati nell’informativa privacy?
Sì. Anche i dati raccolti automaticamente durante la navigazione devono essere descritti in modo chiaro.
È necessario indicare i tempi di conservazione dei dati?
Sì. Il GDPR richiede che i dati non siano conservati più a lungo del necessario e che ciò sia indicato nell’informativa.
Quando è consigliabile rivolgersi a un avvocato per la privacy policy del sito web?
Quando il sito web aziendale è operativo, utilizza strumenti di tracciamento o raccoglie dati in modo strutturato, il supporto legale consente di prevenire errori e rischi futuri.
Perché affidare la redazione dell’informativa privacy a uno studio legale
L’informativa privacy del sito web aziendale non è un semplice testo informativo, ma un vero e proprio documento giuridico, che deve rappresentare in modo fedele le modalità di trattamento dei dati personali e garantire la piena conformità alla normativa vigente. Errori, omissioni o formule standardizzate possono esporre l’azienda a contestazioni, sanzioni e responsabilità difficilmente prevedibili senza un’analisi tecnica preventiva.
Affidare la redazione o la revisione della privacy policy a uno studio legale significa adottare un approccio consapevole e strutturato: individuare criticità spesso non percepite da chi gestisce quotidianamente il sito, rafforzare la trasparenza nei confronti degli utenti e ridurre concretamente il rischio legale.
All’interno di questo percorso, l’avvocato Claudio Calvello opera anche in qualità di DPO (Responsabile della Protezione dei Dati) per numerose aziende e studi professionali, affiancando le organizzazioni nella gestione continuativa della compliance privacy e nella corretta impostazione dei trattamenti di dati personali.
Chi desidera una valutazione professionale o un supporto personalizzato nella redazione dell’informativa privacy può richiedere una consulenza dedicata tramite la pagina contatti dello Studio: https://www.studiolegalecalvello.it/consulenza-studio-legale/
