Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Affidare l’incarico di DPO esterno a un professionista qualificato può essere una scelta appropriata per le aziende che devono assicurare una supervisione indipendente della protezione dei dati personali senza istituire una funzione interna dedicata. Prima di procedere, però, occorre stabilire se la nomina sia obbligatoria ai sensi del GDPR, valutare la complessità dei trattamenti effettuati e verificare che il soggetto individuato disponga delle competenze e dell’autonomia necessarie.

La scelta non riguarda soltanto l’individuazione di un consulente privacy. Il Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO) svolge funzioni specifiche previste dal Regolamento (UE) 2016/679 e deve poter operare senza ricevere istruzioni sull’esecuzione dei propri compiti. Un incarico attribuito senza un’adeguata valutazione dei requisiti, delle incompatibilità e dell’organizzazione aziendale può esporre l’impresa a contestazioni, anche quando la nomina risulta formalmente effettuata.

Quando un’azienda ha bisogno di un DPO esterno e quali situazioni richiedono la nomina

L’art. 37 del GDPR individua tre ipotesi principali nelle quali la designazione del DPO è obbligatoria: quando il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, con le eccezioni previste dalla disposizione; quando le attività principali del titolare o del responsabile del trattamento consistono in operazioni che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala; oppure quando le attività principali comportano il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati relativi a condanne penali e reati.

Per le imprese private, la verifica richiede un esame concreto dell’attività svolta. Non è sufficiente considerare il fatturato, il numero dei dipendenti o il settore economico. Occorre individuare quali dati vengono trattati, per quali finalità, con quale frequenza, su quanti interessati e quanto tali operazioni siano essenziali rispetto all’attività dell’organizzazione. Una società che gestisce sistematicamente grandi quantità di informazioni sanitarie, ad esempio, presenta caratteristiche differenti rispetto a un’impresa commerciale che tratta prevalentemente i dati necessari alla gestione ordinaria dei rapporti contrattuali.

Analogamente, la presenza di telecamere, sistemi informatici di controllo, piattaforme digitali o strumenti di profilazione non determina automaticamente l’obbligo di nominare un DPO. È necessario verificare se ricorrano i presupposti normativi, considerando anche l’estensione del monitoraggio e il rapporto tra i trattamenti effettuati e le attività principali dell’impresa. Per approfondire i criteri applicabili abbiamo dedicato un’analisi specifica a quando un’azienda è obbligata a nominare il DPO.

Quando la designazione è necessaria, il GDPR consente di affidare l’incarico a un soggetto esterno mediante un contratto di servizi. Questa soluzione può risultare particolarmente adatta alle organizzazioni che non dispongono internamente di una figura con conoscenze specialistiche della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati personali, oppure che intendono assicurare una maggiore indipendenza rispetto alle funzioni operative coinvolte nei trattamenti.

La nomina volontaria rimane possibile anche quando non sussiste un obbligo giuridico. Può essere valutata dalle imprese caratterizzate da trattamenti complessi, frequenti modifiche organizzative o un’esposizione rilevante a rischi privacy. In questo caso, però, occorre distinguere l’effettiva necessità di istituire la funzione di DPO dalla possibilità di affidare a un consulente esterno attività di assistenza GDPR. La designazione volontaria comporta infatti l’applicazione delle disposizioni del Regolamento relative al ruolo, ai compiti e alle garanzie del DPO.

Come scegliere un DPO esterno: competenze, indipendenza e capacità di seguire l’impresa

La selezione del DPO esterno deve partire dai requisiti stabiliti dall’art. 37, paragrafo 5, del GDPR. Il professionista deve essere designato in funzione delle qualità professionali, della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati e della capacità di assolvere i compiti previsti dall’art. 39. Non esiste un titolo professionale unico che abiliti automaticamente all’incarico, né il GDPR impone una specifica certificazione obbligatoria.

Per un’impresa, verificare tali requisiti significa andare oltre il curriculum e il costo del servizio. È opportuno accertare che il professionista conosca le problematiche effettivamente presenti nell’organizzazione: trattamento dei dati dei dipendenti, rapporti con fornitori informatici, utilizzo di servizi cloud, gestione degli accessi ai sistemi aziendali, conservazione delle informazioni e valutazione dei rischi connessi a nuovi strumenti tecnologici. La preparazione giuridica deve consentire di interpretare correttamente gli obblighi applicabili, mentre la comprensione dei processi informatici e organizzativi è necessaria per formulare indicazioni utilizzabili nella realtà aziendale.

Un aspetto particolarmente delicato riguarda il conflitto di interessi del DPO esterno. L’art. 38, paragrafo 6, consente al Responsabile della protezione dei dati di svolgere altri compiti e funzioni, purché questi non determinino incompatibilità. Il problema può presentarsi quando il professionista incaricato di sorvegliare la conformità dei trattamenti partecipa contemporaneamente alla determinazione delle relative finalità e dei mezzi. In tale situazione rischierebbe di controllare decisioni assunte direttamente da lui stesso.

Non ogni rapporto professionale ulteriore determina automaticamente un conflitto. Occorre valutare concretamente le funzioni attribuite, i poteri decisionali esercitati e l’autonomia del soggetto incaricato. La questione assume particolare rilievo quando il DPO esterno presta anche servizi informatici, gestionali o di consulenza che incidono sulle decisioni relative ai trattamenti. Prima della nomina è quindi opportuno esaminare l’assetto degli incarichi e documentare le verifiche effettuate.

L’indipendenza deve trovare riscontro anche nell’organizzazione del rapporto con l’impresa. Il DPO deve essere coinvolto tempestivamente nelle questioni riguardanti la protezione dei dati, ricevere le risorse necessarie per svolgere le proprie funzioni e poter riferire direttamente al vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento. Non può ricevere istruzioni sul modo in cui esercitare i compiti attribuitigli dal GDPR, né essere rimosso o penalizzato per il loro svolgimento.

Per valutare un servizio esterno è utile comprendere come il professionista intenda rapportarsi con la direzione, con i responsabili HR e IT e con gli altri referenti aziendali. Un’impresa con più sedi, numerosi fornitori o trattamenti particolarmente articolati potrebbe richiedere modalità di interlocuzione diverse rispetto a una struttura più semplice. La disponibilità a esaminare documenti, partecipare alle valutazioni rilevanti, formulare pareri e segnalare criticità deve essere coerente con le caratteristiche effettive dell’organizzazione.

È altrettanto importante non confondere le funzioni del DPO con quelle del titolare del trattamento. Il DPO informa, fornisce consulenza, sorveglia l’osservanza della normativa, presta assistenza nelle valutazioni d’impatto e coopera con l’autorità di controllo. Non assume automaticamente la responsabilità di predisporre ogni documento, implementare le misure di sicurezza o decidere le finalità dei trattamenti. Tali attività devono essere organizzate dall’impresa, eventualmente con il supporto di ulteriori professionisti. Per comprendere quali prestazioni possano essere incluse nell’affidamento è disponibile l’approfondimento sul servizio DPO esterno e sulle attività concretamente previste per l’azienda.

La scelta del professionista richiede quindi una valutazione congiunta delle competenze, dell’indipendenza e della concreta capacità di operare nel contesto aziendale. Una volta individuato il soggetto idoneo, diventa necessario definire correttamente l’incarico e le modalità con cui la società potrà verificare che la funzione venga effettivamente esercitata.

Nomina del DPO esterno: obblighi dell’azienda, responsabilità e verifiche sull’incarico

Una volta individuato il professionista, l’azienda deve organizzare l’incarico in modo che il DPO possa esercitare concretamente le funzioni previste dal GDPR. L’art. 37, paragrafo 6, consente di affidare il ruolo a un soggetto esterno mediante un contratto di servizi, mentre l’art. 38 stabilisce le condizioni organizzative che il titolare o il responsabile del trattamento deve rispettare. La designazione non può quindi esaurirsi nella sottoscrizione di un documento: occorre assicurare al professionista accesso alle informazioni pertinenti, interlocuzione con le funzioni aziendali e risorse adeguate alla complessità dei trattamenti.

Il contratto deve identificare il soggetto incaricato, definire l’ambito delle attività e disciplinare le modalità di svolgimento del servizio. È opportuno precisare come avverranno le comunicazioni con la direzione, quali referenti aziendali collaboreranno con il DPO, come saranno gestite le richieste di parere e con quali modalità verranno documentate le verifiche. Quando l’incarico è affidato a una società di consulenza o a uno studio professionale, devono essere chiaramente individuati i professionisti che svolgeranno le funzioni di DPO e garantita la loro effettiva accessibilità. Per gli aspetti negoziali abbiamo predisposto uno specifico approfondimento sul contratto con il DPO esterno e sulle clausole da verificare prima dell’affidamento.

La designazione comporta anche obblighi di comunicazione e pubblicità. Ai sensi dell’art. 37, paragrafo 7, del GDPR, il titolare o il responsabile del trattamento deve pubblicare i dati di contatto del DPO e comunicarli al Garante per la protezione dei dati personali. In caso di sostituzione occorre aggiornare le informazioni precedentemente comunicate e assicurare che dipendenti, interessati e autorità possano contattare il nuovo referente. La pubblicazione dei dati di contatto non implica necessariamente la diffusione del nominativo personale del professionista, mentre la comunicazione all’autorità deve rispettare le informazioni richieste dalla procedura prevista.

Un ulteriore profilo riguarda la responsabilità dell’azienda dopo la nomina del DPO esterno. L’affidamento dell’incarico non trasferisce al professionista gli obblighi che il GDPR attribuisce al titolare del trattamento. È quest’ultimo che deve determinare le finalità e i mezzi dei trattamenti di propria competenza, adottare misure tecniche e organizzative adeguate e poter dimostrare il rispetto della normativa secondo il principio di responsabilizzazione previsto dall’art. 5, paragrafo 2, e dall’art. 24 del Regolamento.

Il DPO svolge invece funzioni di informazione, consulenza, sorveglianza e cooperazione con l’autorità di controllo. Può formulare raccomandazioni sulla documentazione privacy, sulle valutazioni d’impatto, sui rapporti con i responsabili del trattamento e sulle procedure di gestione delle violazioni dei dati personali, ma le decisioni operative rimangono in capo ai soggetti aziendali competenti. La presenza di un DPO non esonera quindi la società dalle proprie responsabilità, così come una violazione del GDPR non determina automaticamente una responsabilità personale del professionista incaricato.

Per evitare che la funzione rimanga soltanto formale, è opportuno predisporre modalità di verifica proporzionate alla struttura dell’impresa. Il DPO deve poter conoscere le modifiche rilevanti nei trattamenti, essere consultato tempestivamente sui nuovi progetti e riferire direttamente al vertice aziendale. Le sue attività possono essere documentate mediante pareri, verbali, comunicazioni e relazioni periodiche, senza trasformare la funzione indipendente in un ufficio sottoposto a istruzioni sulle valutazioni da esprimere. La frequenza delle verifiche deve essere commisurata ai rischi e non deriva da un numero fisso di audit annuali imposto indistintamente dal GDPR.

La mancata designazione quando obbligatoria, l’inosservanza delle disposizioni sulla posizione del DPO o l’assenza delle condizioni necessarie per svolgere l’incarico possono assumere rilievo nell’ambito dei controlli del Garante. Le violazioni degli artt. 37, 38 e 39 rientrano nel regime sanzionatorio previsto dall’art. 83, paragrafo 4, del GDPR, che contempla, nei casi applicabili, sanzioni amministrative pecuniarie fino a 10 milioni di euro o, per le imprese, fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore. L’eventuale sanzione deve comunque essere determinata considerando le circostanze concrete e i criteri stabiliti dal Regolamento.

Quando l’azienda ha già nominato un DPO ma non riceve riscontri, non dispone di evidenze dell’attività svolta o rileva possibili incompatibilità, occorre verificare il rapporto prima di decidere se modificarlo o sostituire il professionista. La valutazione deve distinguere gli eventuali inadempimenti contrattuali dalle garanzie di indipendenza riconosciute al DPO. Il GDPR vieta infatti che il professionista sia rimosso o penalizzato per l’adempimento dei propri compiti. Se il problema riguarda una funzione rimasta inattiva, può essere utile approfondire i rischi di un DPO assente o nominato soltanto formalmente.

Un esempio pratico: la scelta del DPO esterno in un’azienda con trattamenti complessi

Consideriamo il caso ipotetico di una società di servizi con numerosi dipendenti, una rete di fornitori informatici e piattaforme digitali utilizzate per gestire informazioni relative ai clienti. La direzione intende affidare a un professionista esterno la funzione di DPO, ma non ha ancora verificato se i trattamenti effettuati rendano obbligatoria la designazione e quali competenze siano necessarie per seguire adeguatamente l’organizzazione.

Il primo intervento consiste nell’esaminare le attività principali dell’impresa, la natura dei dati trattati, l’eventuale monitoraggio sistematico degli interessati e la dimensione dei trattamenti. Questa ricognizione permette di valutare i presupposti dell’art. 37 del GDPR e di individuare le caratteristiche che il professionista dovrà possedere. Particolare attenzione viene riservata ai rapporti con i fornitori tecnologici, perché il candidato DPO potrebbe già svolgere incarichi che incidono sulle decisioni relative ai trattamenti e che richiedono una verifica dei possibili conflitti di interessi.

Una volta definito il fabbisogno aziendale, vengono esaminate le competenze dei professionisti disponibili, la loro indipendenza e le modalità di assistenza proposte. L’incarico viene quindi organizzato prevedendo referenti interni, accesso alla documentazione, coinvolgimento nelle questioni privacy e interlocuzione diretta con la direzione. Se la designazione viene effettuata, si procede agli adempimenti di comunicazione e pubblicazione previsti dal GDPR. L’esempio mostra perché la scelta di un DPO esterno debba partire dall’organizzazione e dai trattamenti effettivi dell’impresa, anziché dalla sola comparazione economica delle offerte.

Domande frequenti sulla scelta di un DPO esterno per aziende

Un’azienda può affidare l’incarico di DPO esterno a uno studio legale?

Sì. L’art. 37, paragrafo 6, del GDPR consente di affidare la funzione mediante un contratto di servizi. Uno studio legale può quindi assumere l’incarico, purché siano assicurate le competenze specialistiche richieste, l’effettivo svolgimento dei compiti e l’assenza di conflitti di interessi. La qualifica di avvocato, da sola, non costituisce un requisito sufficiente né una garanzia automatica di idoneità.

È possibile nominare un DPO esterno che lavora già per altri clienti?

Sì. Il GDPR non impone al DPO esterno un rapporto di esclusiva. Occorre però verificare che gli incarichi contemporaneamente svolti non determinino conflitti di interessi e che il professionista disponga di tempo e risorse sufficienti per seguire concretamente l’azienda. La capacità di assicurare un’effettiva disponibilità deve essere valutata anche in relazione alla complessità dei trattamenti.

Il DPO esterno deve essere fisicamente presente nella sede aziendale?

Non esiste un obbligo generale di presenza continuativa presso la sede. L’incarico può essere organizzato anche mediante incontri a distanza, accesso alla documentazione e comunicazioni con i referenti interni. La necessità di sopralluoghi o riunioni in presenza dipende dalle caratteristiche dell’organizzazione e dalle attività da svolgere. Resta necessario assicurare che il DPO sia effettivamente raggiungibile e tempestivamente coinvolto nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali.

Quali verifiche deve effettuare l’azienda prima di firmare il contratto con un DPO esterno?

È opportuno esaminare l’esperienza professionale, la conoscenza del settore, le competenze giuridiche e organizzative, gli eventuali incarichi incompatibili e le modalità concrete di esecuzione del servizio. Occorre anche chiarire quali attività siano comprese nel compenso, come verranno gestite le richieste urgenti e quali risorse l’azienda dovrà mettere a disposizione. Il contratto deve consentire al professionista di esercitare autonomamente le funzioni previste dal GDPR.

La nomina di un DPO esterno mette l’azienda al riparo dalle sanzioni privacy?

No. La designazione del DPO non costituisce una garanzia di conformità né esonera il titolare del trattamento dalle proprie responsabilità. L’azienda deve continuare ad adottare misure adeguate, rispettare gli obblighi applicabili e documentare le decisioni assunte. Il DPO contribuisce alla sorveglianza della conformità e fornisce consulenza, ma non sostituisce gli organi aziendali nelle decisioni che competono loro.

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La scelta di un DPO esterno per aziende richiede una valutazione delle attività svolte, dei trattamenti di dati personali, dell’organizzazione interna e dei requisiti del professionista da incaricare. Un affidamento non adeguatamente strutturato può determinare difficoltà operative, incompatibilità o carenze nell’effettivo esercizio della funzione.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza alle imprese nella valutazione degli obblighi di nomina, nella scelta e nell’organizzazione dell’incarico di DPO esterno e nelle questioni giuridiche connesse alla protezione dei dati personali.

Se la vostra società deve nominare un Responsabile della protezione dei dati, intende esternalizzare la funzione o desidera verificare l’adeguatezza dell’incarico esistente, potete richiedere una valutazione per il servizio DPO esterno aziendale attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le esigenze professionali e organizzative da approfondire.