Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello
La gestione della privacy aziendale richiede decisioni che incidono sull’organizzazione interna, sui rapporti con dipendenti e fornitori e sulla responsabilità dell’impresa in caso di violazioni. Quando la documentazione è incompleta, i trattamenti cambiano o nessuno verifica periodicamente gli adempimenti, diventa necessario stabilire a chi affidare la gestione della privacy aziendale e quali attività debbano essere effettivamente svolte. La scelta può ricadere su risorse interne, un consulente privacy esterno o uno studio legale specializzato, mentre la nomina del DPO risponde a presupposti e funzioni differenti. Per individuare la soluzione adeguata occorre valutare i trattamenti effettuati, i rischi e le competenze disponibili, senza confondere l’affidamento di un incarico professionale con il trasferimento delle responsabilità del titolare del trattamento.
Chi deve occuparsi della privacy in azienda e quando serve un consulente esterno
Una delle difficoltà più frequenti nella gestione degli adempimenti GDPR riguarda l’individuazione del soggetto che deve occuparsene concretamente. In molte imprese la privacy viene affidata all’ufficio amministrativo, al responsabile delle risorse umane oppure al reparto informatico, spesso senza una definizione precisa dei compiti. Questa organizzazione può funzionare per determinate attività, ma diventa problematica quando nessuno possiede una visione complessiva dei trattamenti di dati personali effettuati dall’azienda.
Il Regolamento (UE) 2016/679 individua nel titolare del trattamento il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento e che deve essere in grado di dimostrare il rispetto della normativa. Nelle società tale posizione è normalmente riferibile alla persona giuridica, mentre gli organi amministrativi sono chiamati, nell’ambito delle rispettive attribuzioni, ad assumere le decisioni organizzative necessarie. L’articolo 24 del GDPR impone al titolare di adottare misure tecniche e organizzative adeguate, tenendo conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità dei trattamenti, nonché dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
La consulenza privacy per aziende interviene proprio sul piano organizzativo e operativo. Un professionista esterno può esaminare i trattamenti esistenti, verificare la documentazione, individuare le carenze, predisporre le misure correttive e assistere la direzione nell’aggiornamento delle procedure. L’attività deve essere calibrata sulla realtà dell’impresa: una società che gestisce esclusivamente dati ordinari di clienti e fornitori presenta esigenze diverse rispetto a un’organizzazione che tratta dati sanitari, utilizza sistemi di monitoraggio dei lavoratori o trasferisce informazioni personali attraverso infrastrutture informatiche internazionali.
Non esiste un obbligo generale di nominare un consulente privacy esterno. Esiste invece l’obbligo di rispettare il GDPR e di dimostrare che le misure adottate siano adeguate. Quando le competenze interne non sono sufficienti, ricorrere a un professionista può rappresentare una scelta organizzativa ragionevole, soprattutto se l’impresa deve affrontare trattamenti complessi, modifiche tecnologiche, richieste degli interessati o verifiche da parte dell’autorità di controllo.
Occorre distinguere il consulente privacy dal Responsabile della protezione dei dati (DPO o RPD). Il primo può assistere l’azienda nella predisposizione e nell’attuazione degli adempimenti; il secondo svolge le funzioni previste dagli articoli 37-39 del GDPR, tra cui informare e consigliare il titolare, sorvegliare l’osservanza della normativa e cooperare con l’autorità di controllo. Il DPO deve poter operare con indipendenza e senza conflitti di interessi. Non può quindi essere considerato automaticamente il soggetto incaricato di assumere tutte le decisioni sulla privacy o di eseguire personalmente ogni adempimento aziendale.
La distinzione è approfondita nel nostro articolo dedicato alle differenze tra DPO esterno e consulente privacy. Per le imprese che devono individuare chi possa assumere concretamente le diverse funzioni, abbiamo esaminato anche chi può occuparsi della privacy e del GDPR in azienda.
Come scegliere il professionista e quali attività affidargli nella gestione del GDPR
La scelta di un consulente GDPR aziendale non dovrebbe dipendere esclusivamente dal costo del servizio o dalla disponibilità di modelli documentali già predisposti. Occorre verificare quali competenze possieda il professionista, come intenda esaminare l’organizzazione e quali attività siano comprese nell’incarico. Un servizio limitato alla consegna di informative e moduli standardizzati può risultare insufficiente quando l’impresa utilizza numerosi applicativi, affida trattamenti a fornitori esterni oppure presenta criticità nella gestione del personale.
Il primo intervento dovrebbe consistere in una ricognizione dei trattamenti effettivamente svolti. È necessario comprendere quali dati vengono raccolti, per quali finalità, su quali basi giuridiche, chi può accedervi, per quanto tempo vengono conservati e quali soggetti esterni intervengono nelle operazioni. Da questa analisi discendono le verifiche sul registro delle attività di trattamento, sulle informative, sulle istruzioni impartite al personale e sugli accordi con i responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Un audit privacy aziendale deve anche considerare l’adeguatezza delle misure di sicurezza, la gestione delle credenziali, le autorizzazioni di accesso, le procedure di conservazione e cancellazione dei dati e la capacità dell’organizzazione di individuare e gestire eventuali violazioni. Nei casi previsti dall’articolo 35 del GDPR occorre effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), prima di avviare trattamenti che possono presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
La consulenza deve tradursi in attività verificabili. Nel contratto professionale è opportuno precisare se siano comprese la revisione iniziale della documentazione, la predisposizione delle procedure, la formazione del personale, gli aggiornamenti periodici, gli audit, il supporto nei rapporti con i fornitori e l’assistenza in occasione di richieste del Garante per la protezione dei dati personali. Devono essere definiti anche i referenti aziendali, le modalità di comunicazione, i tempi ordinari di intervento e le condizioni economiche delle prestazioni ulteriori.
Particolare attenzione merita la distinzione tra assistenza GDPR continuativa e intervento occasionale. Un adeguamento iniziale può risolvere determinate carenze documentali, ma non sostituisce le verifiche necessarie quando vengono introdotti nuovi software, cambiano i fornitori, si modificano le modalità di trattamento o emergono incidenti di sicurezza. La periodicità dei controlli deve dipendere dai rischi e dalle caratteristiche dell’attività, non da una scadenza uniforme valida per tutte le imprese.
Quando l’azienda preferisce affidare a un soggetto esterno il coordinamento operativo degli adempimenti, può valutare un servizio di gestione della privacy aziendale in outsourcing. Anche in questa ipotesi il titolare conserva le responsabilità che gli attribuisce il GDPR e deve mantenere un controllo effettivo sulle attività delegate. L’esternalizzazione richiede quindi referenti interni, flussi informativi e procedure che consentano al consulente di conoscere tempestivamente i cambiamenti rilevanti.
Un ulteriore criterio riguarda la capacità di prestare assistenza quando il problema assume carattere giuridico. Un reclamo presentato da un dipendente, una contestazione sulla liceità di un trattamento o una richiesta di informazioni del Garante possono richiedere valutazioni che vanno oltre la predisposizione della documentazione. In queste circostanze, il coinvolgimento di un avvocato esperto in privacy e GDPR per aziende permette di esaminare gli obblighi applicabili, le responsabilità, le possibili iniziative difensive e i rapporti con l’autorità, nel rispetto delle specifiche competenze professionali.
Il preventivo dovrebbe pertanto consentire all’impresa di distinguere il costo dell’analisi iniziale da quello della gestione ordinaria e degli interventi straordinari. Un’offerta apparentemente economica può escludere verifiche periodiche, assistenza in caso di data breach o aggiornamento dei contratti con i fornitori. Prima di conferire l’incarico è preferibile chiarire quali prestazioni siano effettivamente incluse, quali documenti verranno prodotti, chi dovrà attuare le misure individuate e come verrà verificato nel tempo il loro funzionamento.
Obblighi, responsabilità e controlli: come organizzare una gestione privacy aziendale efficace
Affidare la gestione degli adempimenti GDPR a un professionista non significa trasferirgli automaticamente le responsabilità dell’impresa. Il titolare del trattamento rimane tenuto a rispettare la normativa e a dimostrare, secondo il principio di accountability previsto dall’articolo 5, paragrafo 2, del Regolamento (UE) 2016/679, che i trattamenti siano effettuati correttamente. Il consulente può fornire assistenza tecnica e giuridica, predisporre documenti e verificare le procedure, ma le decisioni sulle finalità e sui mezzi essenziali del trattamento restano di competenza del titolare.
Per questa ragione, una consulenza privacy aziendale continuativa dovrebbe prevedere una chiara distribuzione delle responsabilità operative. La direzione deve individuare i referenti interni, assicurare che il professionista riceva le informazioni necessarie e mettere a disposizione risorse adeguate per attuare le misure individuate. Se, ad esempio, il consulente rileva che un gestionale consente accessi indiscriminati ai dati dei dipendenti, spetta all’azienda adottare le modifiche organizzative e tecniche necessarie, coinvolgendo il fornitore informatico e i responsabili delle funzioni interessate.
Tra gli aspetti che richiedono maggiore attenzione rientrano i rapporti con i fornitori esterni. Software house, società che gestiscono servizi cloud, consulenti del lavoro e altri operatori possono trattare dati personali per conto dell’impresa. Quando ricorrono i presupposti dell’articolo 28 del GDPR, il rapporto deve essere disciplinato da un contratto o altro atto giuridico contenente gli elementi richiesti dalla disposizione. Non è sufficiente utilizzare una formula contrattuale standard: occorre verificare quali operazioni siano effettivamente svolte dal fornitore, quali misure di sicurezza siano previste e come vengano gestiti eventuali sub-responsabili.
La gestione dei dati dei lavoratori richiede ulteriori verifiche. L’utilizzo di sistemi di videosorveglianza, strumenti informatici, posta elettronica aziendale e dispositivi assegnati ai dipendenti deve rispettare il GDPR, il Codice Privacy e, quando applicabile, l’articolo 4 della Legge n. 300/1970. Un consulente che si occupa della conformità aziendale deve quindi saper individuare anche le implicazioni lavoristiche dei trattamenti, evitando di considerare sufficiente la semplice consegna di un’informativa o la raccolta indiscriminata del consenso dei dipendenti.
Un altro profilo riguarda la gestione delle violazioni dei dati personali. In presenza di un data breach aziendale, il titolare deve valutare tempestivamente la natura dell’incidente, i dati coinvolti e i rischi per gli interessati. L’articolo 33 del GDPR prevede, quando ne ricorrono i presupposti, la notifica all’autorità di controllo senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui il titolare è venuto a conoscenza della violazione. Il consulente può assistere l’impresa nella valutazione giuridica, nella documentazione dell’incidente e nella predisposizione degli adempimenti necessari, coordinandosi con i tecnici incaricati della gestione dell’emergenza.
Quando emergono irregolarità, è importante distinguere tra carenze documentali, trattamenti privi di un’adeguata base giuridica, misure di sicurezza insufficienti e violazioni già verificatesi. Ciascuna situazione richiede interventi differenti. Un’impresa che scopre internamente una criticità può dover modificare procedure e modalità di trattamento; un’azienda che riceve una richiesta di informazioni dal Garante deve invece affrontare anche la gestione del procedimento e la predisposizione di risposte giuridicamente corrette. Per queste situazioni abbiamo approfondito come intervenire quando una violazione GDPR viene scoperta internamente e come rispondere a una richiesta di informazioni del Garante Privacy.
Le conseguenze delle violazioni dipendono dalle disposizioni applicabili, dalla gravità dei fatti e dalle circostanze concrete. L’articolo 83 del GDPR disciplina le sanzioni amministrative pecuniarie, mentre l’articolo 82 regola il diritto al risarcimento del danno nei casi in cui ne ricorrano i presupposti. La presenza di un consulente esterno non esclude di per sé la responsabilità del titolare, così come una carenza documentale non comporta automaticamente l’applicazione della sanzione massima prevista dalla normativa.
La verifica periodica della conformità dovrebbe quindi produrre risultati concretamente utilizzabili dalla direzione: individuazione delle criticità, valutazione delle priorità, definizione degli interventi e controllo della loro attuazione. In questo ambito, il supporto di uno studio legale può risultare particolarmente utile quando le scelte organizzative comportano valutazioni sulla liceità dei trattamenti, sui rapporti contrattuali, sulle responsabilità aziendali o sulla gestione di possibili contestazioni.
Esempio pratico: un’azienda con documentazione privacy incompleta e adempimenti affidati a più uffici
Si consideri, a titolo esemplificativo, una società di medie dimensioni nella quale la gestione della privacy sia stata distribuita nel tempo tra amministrazione, ufficio del personale e responsabile informatico. L’azienda dispone di informative predisposte alcuni anni prima, utilizza diversi servizi cloud e ha introdotto nuovi strumenti per la gestione dei clienti, senza una verifica complessiva degli adempimenti GDPR.
La direzione decide di rivolgersi a un professionista esterno dopo aver riscontrato difficoltà nel ricostruire quali fornitori trattino dati personali per conto della società e quali documenti siano stati aggiornati. Il problema non riguarda soltanto la presenza dei moduli obbligatori, ma l’assenza di un coordinamento tra le attività effettivamente svolte e le misure organizzative adottate.
In una situazione di questo tipo, l’intervento professionale può iniziare con l’esame dei trattamenti e dei rapporti contrattuali, proseguire con la verifica del registro delle attività di trattamento e delle informative e portare alla definizione di un piano di adeguamento. Una particolare attenzione deve essere riservata ai fornitori informatici e alla gestione degli accessi ai dati, perché le responsabilità e le istruzioni operative devono corrispondere alle attività concretamente svolte.
La riorganizzazione può prevedere la designazione di referenti interni, l’aggiornamento dei documenti necessari, la revisione degli accordi con i responsabili del trattamento e un programma di verifiche successive. L’esempio è ipotetico e illustra come affidare la gestione della privacy aziendale a un consulente esterno possa consentire di affrontare carenze organizzative che la semplice predisposizione di documenti non sarebbe sufficiente a risolvere.
Domande frequenti sulla consulenza privacy per aziende
Un’azienda è obbligata ad affidare la gestione della privacy a un consulente esterno?
No. Il GDPR non impone generalmente di incaricare un consulente privacy esterno. L’impresa deve però adottare misure tecniche e organizzative adeguate e dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili. Se non dispone delle competenze necessarie, può ricorrere a un professionista esterno, mantenendo al proprio interno le responsabilità del titolare del trattamento.
È possibile affidare allo stesso professionista la consulenza GDPR e l’incarico di DPO?
Sì, purché siano rispettati i requisiti previsti dagli articoli 37-39 del GDPR, in particolare l’indipendenza del DPO e l’assenza di conflitti di interessi. Occorre verificare che gli ulteriori incarichi non comportino la determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento o situazioni nelle quali il DPO debba controllare decisioni assunte nell’esercizio di altre funzioni.
Quanto costa una consulenza privacy continuativa per un’azienda?
Il compenso dipende dalle dimensioni dell’organizzazione, dalla complessità dei trattamenti, dal numero di sedi e fornitori, dalle criticità riscontrate e dalle prestazioni richieste. È opportuno distinguere il costo dell’audit iniziale e dell’eventuale adeguamento da quello dell’assistenza periodica. Il preventivo dovrebbe precisare se comprende aggiornamenti documentali, verifiche, formazione, supporto in caso di incidenti e assistenza nei rapporti con il Garante Privacy.
Un’azienda può cambiare consulente privacy se la documentazione GDPR è incompleta?
Sì. Prima di conferire il nuovo incarico è opportuno acquisire la documentazione disponibile, verificare gli adempimenti già effettuati e individuare eventuali carenze. Il nuovo professionista potrà predisporre un piano di intervento proporzionato ai rischi, distinguendo le attività da correggere immediatamente da quelle da programmare. Il cambio del consulente non comporta automaticamente la necessità di rifare tutta la documentazione.
Il consulente privacy risponde delle violazioni GDPR commesse dall’azienda?
Il titolare del trattamento conserva le responsabilità previste dal GDPR anche quando si avvale di un consulente esterno. Il professionista può a sua volta rispondere di eventuali inadempimenti ai propri obblighi contrattuali o professionali, secondo i presupposti applicabili. Le responsabilità devono essere valutate distinguendo le decisioni del titolare, le attività effettivamente affidate e le eventuali condotte del consulente.
Consulenza privacy aziendale: richiedi una valutazione allo Studio Legale Calvello
Quando la gestione della privacy è frammentata tra diversi uffici, la documentazione non viene aggiornata oppure l’impresa non dispone di un riferimento professionale per gli adempimenti GDPR, è opportuno verificare se l’organizzazione attuale sia adeguata ai trattamenti effettuati e ai rischi concretamente presenti.
Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza giuridica alle imprese in materia di privacy e protezione dei dati personali, con particolare attenzione all’analisi degli obblighi, alla verifica della conformità, alla gestione delle criticità e ai rapporti con il Garante per la protezione dei dati personali.
Per valutare a chi affidare gli adempimenti, quali attività professionali siano necessarie e come organizzare l’assistenza continuativa, richiedi una valutazione sulla gestione della privacy della tua azienda attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le questioni giuridiche e organizzative che richiedono approfondimento e le possibili modalità di intervento.
