Il Garante privacy ribadisce che le email aziendali rientrano nella corrispondenza privata anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro

L’accesso alla casella email aziendale di un lavoratore licenziato non è una prassi neutra né automatica: le comunicazioni elettroniche, i dati di contatto e gli allegati contenuti nella posta aziendale rientrano nella corrispondenza privata e restano tutelati anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che il datore di lavoro non può continuare a leggere, conservare o inoltrare le email dell’ex dipendente, neppure per esigenze organizzative interne, se non nel rispetto rigoroso del GDPR e dei principi di proporzionalità e minimizzazione.

Nel caso esaminato, la società aveva mantenuto attiva la casella email dell’ex amministratore delegato, negandogli l’accesso e continuando per mesi a ricevere e inoltrare i messaggi ad altri account aziendali, ignorando una formale richiesta di disattivazione e gestione corretta dell’account.
Una condotta che ha esposto l’azienda a una sanzione di 40.000 euro, oltre all’ordine di consentire l’accesso all’interessato e procedere alla cancellazione della casella.

Il principio è chiaro:

• l’email aziendale non perde automaticamente la sua natura “personale”;

• l’azienda deve predisporre procedure corrette di disattivazione, risposta automatica e gestione transitoria;

• il mancato riscontro alle richieste del lavoratore aggrava la responsabilità.

Per le imprese, questo provvedimento conferma l’importanza di policy interne chiare, aggiornate e realmente applicate; per lavoratori e dirigenti, rappresenta una tutela concreta contro accessi indebiti e usi impropri delle comunicazioni.

Per le aziende necessitano di una consulenza mirata e operativa su privacy, GDPR e gestione corretta degli account aziendali, lo Studio Legale Calvello è a disposizione per supportarle nella predisposizione delle policy, nella revisione delle procedure interne e nella prevenzione di contestazioni e sanzioni.

(Fonte: www.garanteprivacy.it)