Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione whistleblowing può contenere accuse gravi nei confronti di un amministratore, di un dirigente o della stessa società. Quando emergono elementi che fanno sospettare una segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria, l’azienda deve proteggere le persone coinvolte senza compromettere le garanzie previste per chi segnala illeciti in buona fede.

Il problema richiede particolare attenzione quando le accuse possono provocare conseguenze disciplinari, compromettere rapporti commerciali o danneggiare la reputazione professionale del segnalato. Il D.Lgs. 24/2023 disciplina anche le ipotesi nelle quali la responsabilità del segnalante per diffamazione o calunnia determina la perdita delle specifiche tutele previste dalla normativa. Una segnalazione non dimostrata, però, non è automaticamente una segnalazione falsa. Prima di adottare provvedimenti o avviare azioni legali occorre distinguere le diverse situazioni e verificare quali elementi siano effettivamente disponibili.

Quando una segnalazione whistleblowing può essere falsa, calunniosa o diffamatoria

Il primo problema che affrontiamo quando un’azienda riceve una segnalazione apparentemente falsa riguarda la qualificazione delle accuse. Una comunicazione contenente fatti inesatti può derivare da informazioni incomplete, da un’interpretazione sbagliata di documenti aziendali oppure dalla volontà deliberata di attribuire a qualcuno comportamenti mai avvenuti. Le conseguenze giuridiche cambiano sensibilmente a seconda delle circostanze.

Una segnalazione whistleblowing infondata è quella per la quale gli accertamenti non confermano le irregolarità denunciate. Questo risultato, da solo, non dimostra che il segnalante abbia mentito. Chi segnala può aver avuto ragionevoli motivi per ritenere vere le informazioni disponibili al momento della comunicazione, anche se le successive verifiche conducono a conclusioni differenti.

La situazione è diversa quando emergono elementi concreti che indicano una falsificazione intenzionale dei fatti, l’alterazione di documenti, l’invenzione di episodi o l’attribuzione consapevolmente falsa di condotte illecite. In queste circostanze può rendersi necessaria una valutazione delle responsabilità personali del segnalante, distinta dall’ordinaria attività di verifica della segnalazione.

La calunnia, disciplinata dall’art. 368 del Codice penale, richiede specifici presupposti, tra cui l’incolpazione di una persona che si sa innocente davanti all’autorità competente, o attraverso una comunicazione diretta a tale autorità, di un reato. Non ogni accusa falsa trasmessa attraverso un canale interno aziendale integra quindi automaticamente questo delitto. La diffamazione, prevista dall’art. 595 del Codice penale, riguarda invece l’offesa all’altrui reputazione mediante comunicazione con più persone, secondo i requisiti della fattispecie. Anche in questo caso occorre esaminare destinatari, contenuto, modalità di comunicazione e contesto.

Per un’impresa è particolarmente delicata la segnalazione che attribuisce falsamente a un amministratore condotte corruttive, irregolarità contabili, frodi o violazioni delle procedure aziendali. Accuse di questo genere possono determinare verifiche interne, coinvolgere l’Organismo di Vigilanza e incidere sui rapporti fiduciari con soci, dirigenti e collaboratori. La loro gravità non autorizza però a considerare il segnalante responsabile prima di aver acquisito elementi sufficienti.

Un ulteriore elemento riguarda il possibile utilizzo strumentale del whistleblowing nell’ambito di conflitti personali o professionali. Una segnalazione può arrivare dopo una contestazione disciplinare, durante una controversia lavorativa o in presenza di contrasti tra soci. Queste circostanze possono giustificare verifiche particolarmente attente, ma il movente personale non basta a escludere le tutele del segnalante. L’art. 16, comma 2, del D.Lgs. 24/2023 stabilisce infatti che i motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della protezione, quando ricorrono le condizioni previste dalla legge.

Quando il sospetto riguarda un uso intenzionalmente distorto del canale, occorre valutare separatamente la fondatezza delle accuse e l’eventuale condotta abusiva. Abbiamo approfondito questo secondo profilo nell’articolo dedicato al whistleblowing utilizzato come strumento di pressione contro l’azienda. La distinzione consente di evitare che un conflitto interno comprometta l’imparzialità dell’accertamento.

Quando il segnalante perde le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023

La disciplina del whistleblowing protegge chi segnala violazioni nelle condizioni stabilite dalla legge, ma non attribuisce un’immunità generale per qualunque dichiarazione. L’art. 16 del D.Lgs. 24/2023 individua i presupposti della protezione e disciplina espressamente le conseguenze dell’accertamento di determinate responsabilità del segnalante.

Ai sensi dell’art. 16, comma 1, la protezione richiede, tra le altre condizioni, che al momento della segnalazione la persona avesse fondato motivo di ritenere vere le informazioni sulle violazioni e che queste rientrassero nell’ambito di applicazione della normativa. Devono essere rispettate anche le condizioni previste per le modalità di segnalazione o divulgazione. La valutazione deve quindi riferirsi alle informazioni disponibili al momento dei fatti, evitando di giudicare retroattivamente la condotta del segnalante sulla sola base dell’esito dell’istruttoria.

Il comma 3 dello stesso articolo prevede una specifica conseguenza quando viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per diffamazione o calunnia, oppure per i medesimi reati commessi attraverso una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. La disposizione contempla anche l’accertamento della responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi, salvo quanto previsto dall’art. 20, le tutele del capo III non sono garantite ed è prevista l’irrogazione di una sanzione disciplinare.

Questo meccanismo non consente all’impresa di dichiarare unilateralmente decaduta la protezione perché ritiene falsa una segnalazione. Occorre distinguere il giudizio aziendale sulla credibilità dei fatti dall’accertamento delle responsabilità richiesto dalla disposizione. Un’istruttoria interna che si concluda con l’archiviazione della segnalazione non equivale necessariamente a una pronuncia sulla responsabilità civile o penale del suo autore.

La distinzione assume particolare rilievo quando il segnalante è un dipendente. Un licenziamento, una sospensione, una modifica peggiorativa delle mansioni o altri provvedimenti adottati in conseguenza della segnalazione possono essere contestati come ritorsivi. L’art. 17 del D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni e prevede specifiche regole probatorie nelle controversie relative ai comportamenti che si assumono ritorsivi. L’azienda deve quindi poter dimostrare le ragioni effettive e giuridicamente legittime delle proprie decisioni, senza confondere la contestazione di una condotta illecita con una reazione punitiva alla segnalazione.

La presenza di accuse apparentemente false non giustifica neppure la divulgazione dell’identità del segnalante o l’accesso indiscriminato alla documentazione. Gli obblighi di riservatezza previsti dal decreto riguardano anche la persona coinvolta e gli altri soggetti menzionati. La protezione delle informazioni deve essere mantenuta durante gli accertamenti, limitando la conoscenza dei contenuti a chi sia legittimato a trattarli per le finalità dell’istruttoria.

Per la persona accusata ingiustamente, queste garanzie non significano assenza di tutela. È possibile valutare gli strumenti di difesa, la produzione di documenti e le eventuali iniziative giudiziarie, tenendo conto della natura delle accuse e dei presupposti delle singole azioni. Anche la società può avere interesse a intervenire quando una condotta illecita abbia provocato un danno direttamente riferibile alla propria attività o reputazione.

La valutazione richiede particolare prudenza quando l’identità del segnalante non è conosciuta o la comunicazione è anonima. L’anonimato non dimostra la falsità delle accuse e non autorizza attività investigative indiscriminate per identificare l’autore. Le questioni specifiche relative a queste comunicazioni sono trattate nell’approfondimento sull’abuso delle segnalazioni anonime e sulle possibili forme di tutela dell’impresa.

Per verificare il quadro normativo applicabile è possibile consultare il D.Lgs. 24/2023 su Normattiva. Nell’esaminare una possibile responsabilità del segnalante, consideriamo anche la disciplina della riservatezza, le garanzie antiritorsive e le condizioni specifiche che regolano la responsabilità per le informazioni comunicate.

Come deve intervenire l’azienda per tutelare il segnalato e accertare eventuali responsabilità

Quando una segnalazione whistleblowing contiene accuse che appaiono false o diffamatorie, l’azienda deve affrontare due esigenze distinte: verificare i fatti denunciati e tutelare la persona coinvolta da conseguenze ingiustificate. La prima decisione riguarda l’individuazione di chi possa svolgere gli accertamenti con autonomia, riservatezza e imparzialità. Se la segnalazione interessa un amministratore, un dirigente o un responsabile aziendale che normalmente partecipa alla gestione delle verifiche, occorre valutare possibili conflitti di interessi e impedire che il soggetto coinvolto possa condizionare l’istruttoria.

Il gestore del canale whistleblowing deve esaminare gli elementi disponibili, verificare la pertinenza della comunicazione rispetto all’ambito applicativo del D.Lgs. 24/2023 e organizzare gli approfondimenti necessari. La circostanza che una segnalazione contenga accuse particolarmente gravi non consente di considerarle automaticamente attendibili. Allo stesso modo, la presenza di contraddizioni o informazioni incomplete non giustifica un’immediata attribuzione di responsabilità al segnalante. Le conclusioni devono essere sostenute da elementi verificabili e da un’attività istruttoria documentata.

La documentazione può comprendere comunicazioni aziendali, registrazioni contabili, contratti, verbali, procedure interne e altri elementi pertinenti alle circostanze denunciate. L’acquisizione deve rispettare le disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali e, quando riguarda strumenti utilizzati dai dipendenti, anche i limiti previsti dalla disciplina lavoristica. Non è quindi consentito accedere indiscriminatamente alle caselle email, ai dispositivi aziendali o alle comunicazioni private con il solo obiettivo di individuare l’autore di una segnalazione sospetta.

Quando gli accertamenti interessano informazioni personali del segnalante e del segnalato, l’impresa deve applicare i principi del GDPR, in particolare quelli di liceità, minimizzazione, limitazione delle finalità, sicurezza e conservazione dei dati. L’art. 12 del D.Lgs. 24/2023 impone specifiche garanzie di riservatezza, mentre l’art. 13 disciplina il trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni. Il coinvolgimento del DPO, ove nominato, può essere opportuno per valutare i profili di protezione dei dati, ferma restando la distinzione tra le sue funzioni di consulenza e sorveglianza e quelle del soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni.

Un altro aspetto riguarda la tutela della persona accusata. Un amministratore o un dirigente coinvolto in una segnalazione può subire conseguenze professionali anche prima che i fatti siano accertati, soprattutto quando le informazioni circolano all’interno dell’organizzazione. L’azienda deve limitare la diffusione delle accuse, evitare comunicazioni non necessarie e valutare con attenzione eventuali provvedimenti cautelari. La riservatezza tutela anche la persona coinvolta e non soltanto chi ha presentato la segnalazione.

La possibilità di conoscere gli addebiti e presentare elementi difensivi deve essere valutata in relazione alla fase dell’istruttoria, alle garanzie applicabili e alla necessità di preservare la riservatezza. Il segnalato non dispone di un diritto indiscriminato a ottenere l’identità del segnalante o l’intera documentazione del canale whistleblowing. Questo non impedisce di organizzare modalità di confronto che consentano di verificare le accuse senza divulgare informazioni protette.

Se emergono elementi concreti di falsificazione intenzionale, l’azienda può valutare ulteriori iniziative. La scelta dipende dalla natura della condotta, dall’identità del soggetto coinvolto, dall’esistenza di un danno e dai presupposti delle eventuali responsabilità civili, penali o disciplinari. Una segnalazione deliberatamente falsa può rendere opportuno l’intervento di un avvocato per esaminare la possibilità di presentare una querela, proporre una domanda risarcitoria o contestare una violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.

Il risarcimento del danno non consegue automaticamente all’accertamento della falsità delle accuse. Occorre individuare una condotta giuridicamente rilevante, dimostrare il pregiudizio lamentato e accertare il collegamento causale. Il danno può riguardare la reputazione professionale della persona segnalata oppure, quando ne ricorrono i presupposti, interessi direttamente riferibili alla società, come la perdita di un rapporto commerciale o le conseguenze economiche di una diffusione illecita delle informazioni.

Se il segnalante è un dipendente, anche l’eventuale iniziativa disciplinare deve rispettare la disciplina applicabile, compreso l’art. 7 della Legge 300/1970 quando pertinente, il contratto collettivo e le procedure aziendali. La presenza di una segnalazione non impedisce in assoluto di contestare comportamenti illeciti autonomamente accertati, ma impone di valutare attentamente il rischio che il provvedimento venga qualificato come ritorsivo. L’impresa deve poter documentare le ragioni della decisione e la loro estraneità a finalità punitive collegate all’esercizio del diritto di segnalazione.

Nelle società dotate di Modello 231, il sistema disciplinare può contemplare le condotte di segnalazione dolosamente falsa, nel rispetto dei presupposti normativi e delle garanzie applicabili. L’Organismo di Vigilanza può essere coinvolto secondo le attribuzioni previste dal Modello, senza sostituirsi automaticamente al gestore whistleblowing o agli organi competenti per l’adozione dei provvedimenti. È quindi necessario verificare che le rispettive competenze siano definite e che gli eventuali conflitti di interessi siano gestiti correttamente.

Quando la segnalazione risulta semplicemente non confermata, la questione richiede invece un approccio diverso. L’archiviazione deve essere motivata e documentata, evitando che il mancato accertamento delle violazioni si trasformi in una contestazione automatica contro il segnalante. Per gli aspetti relativi all’istruttoria e alla chiusura di queste comunicazioni rimandiamo all’approfondimento su come gestire le segnalazioni whistleblowing infondate senza violare la normativa.

Un caso pratico: falsa accusa di irregolarità contabili contro un dirigente

Consideriamo una società nella quale il responsabile amministrativo viene accusato, attraverso il canale whistleblowing, di avere alterato alcuni documenti contabili per nascondere pagamenti irregolari. La segnalazione contiene riferimenti a operazioni specifiche e viene ricevuta dal gestore incaricato, che avvia gli accertamenti mantenendo riservata l’identità delle persone coinvolte.

Dall’esame dei documenti emerge che le operazioni contestate erano state regolarmente autorizzate e contabilizzate. Ulteriori verifiche mostrano che alcuni allegati alla segnalazione potrebbero essere stati modificati per rappresentare una situazione diversa da quella effettiva. L’assenza di irregolarità contabili giustifica l’archiviazione delle accuse, ma non dimostra automaticamente che il segnalante abbia commesso un illecito. L’eventuale alterazione intenzionale dei documenti richiede un accertamento distinto.

La società deve quindi documentare l’esito dell’istruttoria, limitare la diffusione delle informazioni e valutare come tutelare la reputazione del dirigente. Qualora emergano prove di una condotta deliberatamente falsa, sarà possibile esaminare con assistenza legale i presupposti di eventuali iniziative civili, penali o disciplinari, evitando provvedimenti che possano configurare una ritorsione.

Se le accuse hanno già raggiunto clienti, fornitori o altri soggetti esterni, occorrerà verificare anche le modalità della loro diffusione e gli eventuali danni subiti. La società e il dirigente potrebbero avere interessi distinti, che richiedono valutazioni separate e, in determinate circostanze, assistenza professionale autonoma.

Domande frequenti sulle segnalazioni whistleblowing false o diffamatorie

Un dipendente può essere licenziato per una segnalazione whistleblowing falsa?

Il licenziamento non è una conseguenza automatica dell’infondatezza della segnalazione. Occorre verificare la condotta effettivamente accertata, la sua gravità, le disposizioni applicabili al rapporto di lavoro e le garanzie previste dal D.Lgs. 24/2023. L’art. 16, comma 3, disciplina specificamente le conseguenze dell’accertamento della responsabilità per diffamazione o calunnia. Un provvedimento disciplinare deve comunque rispettare le condizioni di legge e non può costituire una ritorsione mascherata.

Il dirigente accusato ingiustamente può chiedere un risarcimento?

Sì, quando ricorrono i presupposti della responsabilità civile. La persona coinvolta deve poter dimostrare una condotta illecita, il danno subito e il collegamento causale. La semplice archiviazione della segnalazione non attribuisce automaticamente un diritto al risarcimento. Occorre valutare anche l’eventuale lesione della reputazione professionale e le conseguenze concretamente documentabili.

Una segnalazione falsa costituisce sempre diffamazione o calunnia?

No. Le due fattispecie penali richiedono presupposti differenti. La calunnia presuppone, tra l’altro, la consapevole attribuzione di un reato a una persona innocente nelle forme previste dall’art. 368 del Codice penale. La diffamazione richiede gli elementi dell’art. 595 del Codice penale. Una comunicazione inesatta, una valutazione errata o una segnalazione non confermata non integrano necessariamente alcuno dei due reati.

L’azienda può rivelare al segnalato chi ha presentato la denuncia?

Non liberamente. L’identità del segnalante è soggetta alle garanzie di riservatezza previste dall’art. 12 del D.Lgs. 24/2023. La possibilità di comunicarla dipende dalle specifiche condizioni di legge e, nei procedimenti disciplinari, dalle regole previste quando la conoscenza dell’identità risulti indispensabile per la difesa dell’incolpato. L’azienda deve evitare comunicazioni non autorizzate e valutare attentamente ogni richiesta di accesso.

Quanto costa l’assistenza di un avvocato per una falsa segnalazione whistleblowing?

Il costo dipende dall’attività richiesta. Una consulenza per valutare la fondatezza delle accuse e i rischi aziendali ha caratteristiche diverse dall’assistenza durante un’istruttoria interna, dalla difesa in una controversia lavorativa o dall’avvio di un’azione risarcitoria. Per formulare un preventivo occorre conoscere il contenuto della segnalazione, i documenti disponibili, le persone coinvolte e le iniziative eventualmente già intraprese.

Assistenza legale per segnalazioni whistleblowing false e tutela della reputazione aziendale

Quando una segnalazione whistleblowing contiene accuse potenzialmente false o diffamatorie, lo Studio Legale Calvello assiste aziende, amministratori e dirigenti nella valutazione delle responsabilità e delle possibili iniziative di tutela. Esaminiamo la documentazione disponibile, i risultati degli accertamenti interni e i profili connessi al D.Lgs. 24/2023, alla riservatezza e agli eventuali provvedimenti disciplinari.

La nostra assistenza può riguardare anche la valutazione di possibili azioni risarcitorie e il coordinamento con il gestore delle segnalazioni o con l’Organismo di Vigilanza, nel rispetto delle rispettive competenze e degli eventuali conflitti di interessi.

Per sottoporci una situazione concreta e valutare le iniziative giuridicamente percorribili, è possibile richiedere una consulenza legale in materia di whistleblowing e compliance aziendale.