Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

La nomina del DPO, o Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), non è obbligatoria per tutte le imprese. Esistono però situazioni nelle quali affidare a un DPO esterno il controllo e la supervisione della conformità GDPR può rappresentare una scelta organizzativa utile anche in assenza di un obbligo normativo. È il caso, ad esempio, di società che gestiscono numerosi dati personali, utilizzano sistemi informatici complessi, hanno rapporti con fornitori tecnologici o devono affrontare frequenti questioni relative alla privacy dei dipendenti e dei clienti.

La decisione richiede una valutazione concreta: nominare volontariamente un DPO comporta l’applicazione delle disposizioni del GDPR relative a questa figura, mentre rinunciare alla nomina non esonera l’azienda dagli obblighi di protezione dei dati. Occorre quindi comprendere quando la presenza di un professionista indipendente sia effettivamente utile e quando, invece, possa risultare più appropriato un servizio di consulenza privacy continuativa senza attribuzione formale dell’incarico di DPO.

Quando la nomina del DPO non è obbligatoria ma può essere consigliabile

L’articolo 37 del Regolamento (UE) 2016/679 individua le situazioni nelle quali il titolare o il responsabile del trattamento deve designare un Responsabile della Protezione dei Dati. Per le imprese private, l’obbligo ricorre, in particolare, quando le attività principali consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala oppure nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati relativi a condanne penali e reati. Restano ferme eventuali ulteriori disposizioni normative applicabili.

Quando questi presupposti non ricorrono, l’azienda può comunque decidere di nominare volontariamente un DPO. La possibilità è espressamente contemplata dall’articolo 37, paragrafo 4, del GDPR. La scelta non dipende necessariamente dalle dimensioni dell’impresa, dal fatturato o dal numero dei dipendenti, ma dalla natura dei trattamenti, dai rischi per gli interessati e dalla capacità dell’organizzazione di governare correttamente gli adempimenti privacy.

Consideriamo una società che, pur non svolgendo attività tali da rendere obbligatoria la designazione, utilizza sistemi di videosorveglianza, piattaforme cloud, software per la gestione del personale, strumenti di marketing digitale e applicativi attraverso i quali diversi fornitori possono accedere ai dati personali. Ciascuna attività richiede valutazioni specifiche e il coordinamento tra uffici aziendali, consulenti informatici e soggetti esterni può diventare complesso. In una situazione simile, un DPO volontario può contribuire a verificare periodicamente l’adeguatezza delle misure adottate e a individuare tempestivamente eventuali criticità.

Un’altra situazione ricorrente riguarda le imprese in crescita. L’apertura di nuove sedi, l’acquisizione di società, l’ampliamento dei servizi digitali o l’introduzione di sistemi di analisi dei comportamenti degli utenti possono modificare sensibilmente il profilo di rischio dei trattamenti. Un’organizzazione che inizialmente non aveva bisogno di un DPO potrebbe quindi trovare conveniente introdurre questa figura oppure scoprire, a seguito di una nuova valutazione, che la nomina è diventata obbligatoria.

La distinzione è importante anche per le piccole e medie imprese. Un’azienda di dimensioni contenute non è automaticamente esonerata dall’obbligo di nominare il DPO, così come una società strutturata non è necessariamente tenuta alla designazione. Il numero dei dipendenti costituisce soltanto uno degli elementi organizzativi da considerare. Per comprendere se ricorrano i presupposti previsti dalla normativa è opportuno effettuare una verifica specifica, come approfondiamo nell’articolo dedicato a come verificare se la propria azienda deve avere un DPO.

La nomina volontaria può essere valutata anche quando l’impresa è sottoposta a verifiche periodiche da parte di clienti, committenti o partner commerciali che richiedono informazioni sulle modalità di gestione dei dati personali. In questi rapporti, la presenza di un DPO può contribuire a rendere più ordinata la governance privacy, senza costituire di per sé una certificazione di conformità o una garanzia contro eventuali contestazioni.

DPO volontario o consulente privacy: come scegliere la soluzione più adatta all’impresa

Quando la nomina non è obbligatoria, la prima questione da affrontare non consiste necessariamente nell’individuare il professionista al quale conferire l’incarico, ma nello stabilire se l’azienda abbia effettivamente bisogno di un DPO formalmente designato oppure di un servizio di consulenza GDPR con funzioni operative e di assistenza continuativa.

Le due soluzioni non sono equivalenti. Il DPO svolge le funzioni previste dall’articolo 39 del GDPR: informa e fornisce consulenza al titolare o al responsabile del trattamento e ai dipendenti, sorveglia l’osservanza della normativa, presta consulenza sulle valutazioni d’impatto, coopera con l’autorità di controllo e costituisce un punto di contatto per le questioni relative al trattamento dei dati personali.

Il consulente privacy, invece, può ricevere un incarico contrattuale per predisporre documentazione, aggiornare procedure, assistere l’impresa nella gestione dei fornitori, effettuare verifiche di conformità e supportare gli uffici aziendali nell’applicazione del GDPR. Se non viene formalmente designato come DPO, non assume per questo le prerogative e il particolare regime giuridico previsti dagli articoli 37, 38 e 39 del Regolamento.

Questa differenza produce conseguenze concrete. La nomina volontaria del DPO comporta l’applicazione delle disposizioni del GDPR relative alla sua posizione, ai suoi compiti e alle garanzie di indipendenza. L’azienda deve coinvolgerlo tempestivamente nelle questioni riguardanti la protezione dei dati, mettergli a disposizione le risorse necessarie, consentirgli di riferire direttamente al vertice gerarchico e assicurare che non riceva istruzioni sull’esecuzione dei propri compiti. Devono essere evitati anche eventuali conflitti di interessi con altre funzioni esercitate dal professionista.

Una volta effettuata la designazione, occorre pubblicare i dati di contatto del DPO e comunicarli al Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità previste. La natura volontaria dell’incarico non consente di attribuire al professionista soltanto il titolo di DPO, escludendo gli obblighi che la normativa collega a questa figura.

La presenza del DPO non trasferisce su quest’ultimo la responsabilità generale della conformità aziendale. Il titolare del trattamento continua a dover adottare misure tecniche e organizzative adeguate, documentare le proprie valutazioni e assicurare il rispetto della normativa. Il DPO svolge una funzione di consulenza e sorveglianza, mentre le decisioni e l’attuazione delle misure competono ai soggetti ai quali il GDPR attribuisce le relative responsabilità.

Per un’impresa con trattamenti relativamente semplici, un numero limitato di fornitori e procedure già organizzate, può risultare sufficiente una consulenza periodica per l’adeguamento GDPR. Quando invece le attività richiedono verifiche frequenti, coinvolgono numerosi uffici o presentano rischi che devono essere monitorati con continuità, la designazione volontaria di un DPO può offrire una struttura di supervisione più definita.

Prima di scegliere, riteniamo opportuno esaminare il registro delle attività di trattamento, le categorie di dati gestiti, i rapporti con i responsabili esterni, le misure di sicurezza, le eventuali valutazioni d’impatto e le competenze disponibili internamente. Questa ricognizione permette di distinguere le carenze operative che richiedono un intervento di adeguamento dalle esigenze di sorveglianza continuativa che possono giustificare la nomina del DPO. Il fatto che un’azienda abbia documentazione privacy incompleta, infatti, non significa automaticamente che debba nominare un Responsabile della Protezione dei Dati.

La scelta deve tenere conto anche della posizione del professionista incaricato. Un DPO esterno può fornire una prospettiva indipendente rispetto alle funzioni operative dell’impresa, purché disponga delle competenze necessarie e non si trovi a determinare finalità e mezzi dei trattamenti che dovrebbe sorvegliare. La possibilità di affidare l’incarico a un professionista esterno consente di valutare una soluzione organizzativa proporzionata alle effettive esigenze aziendali, senza dover necessariamente istituire una nuova posizione interna.

Quali obblighi e responsabilità comporta la nomina volontaria del DPO

La decisione di nominare un DPO anche quando non è obbligatorio deve essere accompagnata da un’organizzazione coerente con il ruolo attribuito al professionista. Non è sufficiente inserire il suo nominativo nella documentazione aziendale o indicarlo come referente privacy: la designazione volontaria comporta il rispetto delle disposizioni degli articoli 37, 38 e 39 del GDPR, comprese quelle relative all’indipendenza, alle risorse disponibili e all’effettivo coinvolgimento nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali.

Un primo aspetto riguarda il rapporto tra DPO e vertice aziendale. Il Responsabile della Protezione dei Dati deve poter riferire direttamente al livello gerarchico più elevato del titolare o del responsabile del trattamento, senza ricevere istruzioni sul modo in cui svolgere i propri compiti. Questo non significa che possa sostituirsi all’amministratore nelle decisioni aziendali, ma che deve poter formulare valutazioni autonome, anche quando le proprie osservazioni riguardano scelte organizzative già adottate dalla direzione.

Occorre poi verificare l’assenza di conflitti di interessi. L’articolo 38, paragrafo 6, del GDPR consente al DPO di svolgere altri compiti e funzioni, purché questi non compromettano la sua indipendenza. Il problema può presentarsi quando il professionista incaricato determina anche le finalità o i mezzi dei trattamenti che dovrebbe successivamente sorvegliare. Per questa ragione, prima di conferire l’incarico a un responsabile IT, a un dirigente o a un consulente già coinvolto nelle decisioni operative, è necessario esaminare concretamente le funzioni esercitate.

La nomina volontaria non costituisce una protezione automatica contro le sanzioni del Garante Privacy. Il titolare del trattamento rimane responsabile dell’adozione delle misure necessarie per rispettare il GDPR, secondo il principio di responsabilizzazione previsto dall’articolo 5, paragrafo 2, e dall’articolo 24 del Regolamento. Il DPO può segnalare una criticità, proporre un intervento o raccomandare una valutazione d’impatto, ma spetta all’azienda assumere le decisioni di propria competenza e documentare le ragioni delle scelte effettuate.

La distinzione assume particolare rilievo quando emergono irregolarità nella gestione dei dati personali. Se un’impresa conserva informazioni oltre i termini consentiti, utilizza strumenti di controllo dei dipendenti senza rispettare la disciplina applicabile oppure affida trattamenti a fornitori senza adeguate garanzie contrattuali, la presenza del DPO non elimina tali violazioni. Il professionista può contribuire a individuarle e a formulare raccomandazioni, mentre l’azienda deve predisporre e attuare gli interventi correttivi. Quando le carenze riguardano la documentazione, può essere necessario procedere anche all’aggiornamento della documentazione privacy aziendale.

La designazione comporta anche obblighi di trasparenza. I dati di contatto del DPO devono essere pubblicati e comunicati al Garante, affinché gli interessati e l’autorità di controllo possano rivolgersi al professionista per le questioni connesse al trattamento. L’impresa deve assicurare che il DPO sia tempestivamente coinvolto nelle attività pertinenti, riceva le informazioni necessarie e disponga di risorse adeguate alla complessità dell’organizzazione.

Prima di procedere alla nomina è quindi opportuno definire le modalità di collaborazione con gli uffici aziendali, i flussi informativi, la frequenza delle verifiche e le procedure attraverso le quali le osservazioni del DPO vengono portate all’attenzione della direzione. Il conferimento dell’incarico non dovrebbe essere considerato un semplice adempimento documentale, soprattutto quando la scelta nasce dall’esigenza di migliorare il controllo dei rischi privacy.

Un’ulteriore valutazione riguarda il rapporto tra DPO volontario e altri presidi di compliance. Nelle società che hanno adottato un Modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o dispongono di un sistema di whistleblowing, possono emergere questioni relative alla riservatezza delle segnalazioni, all’accesso ai documenti e alla conservazione delle informazioni raccolte durante le verifiche interne. Il DPO può fornire consulenza sugli aspetti riguardanti la protezione dei dati personali, senza sostituirsi all’Organismo di Vigilanza o al soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni. La corretta distribuzione delle competenze evita sovrapposizioni e permette di mantenere distinti i rispettivi ambiti di responsabilità.

Esempio pratico: un’azienda in crescita valuta la nomina volontaria di un DPO esterno

Consideriamo, a titolo esemplificativo, una società di servizi che negli ultimi anni ha ampliato la propria attività, incrementando il numero dei dipendenti e introducendo nuovi strumenti informatici per la gestione dei clienti. L’impresa utilizza una piattaforma cloud, affida alcune attività amministrative a fornitori esterni e gestisce informazioni personali attraverso diversi uffici. La direzione ritiene che la nomina del DPO non sia obbligatoria, ma si interroga sull’opportunità di affidare a un professionista indipendente la supervisione della conformità GDPR.

La valutazione richiede anzitutto di verificare se i trattamenti concretamente effettuati rientrino nelle ipotesi di designazione obbligatoria previste dall’articolo 37 del GDPR. Esclusa, nell’ipotesi considerata, la presenza di tali presupposti, l’analisi si concentra sull’organizzazione esistente: documentazione privacy, rapporti con i fornitori, procedure interne, misure di sicurezza e modalità con cui vengono gestite le richieste degli interessati.

L’elemento più delicato riguarda la distribuzione delle responsabilità. Il responsabile IT si occupa degli aspetti tecnologici, l’ufficio amministrativo gestisce parte della documentazione e la direzione assume le decisioni sui nuovi sistemi informatici, ma manca una funzione incaricata di sorvegliare in modo continuativo l’osservanza della disciplina privacy. In una situazione simile, possiamo valutare con l’impresa se introdurre un DPO esterno per la supervisione della conformità GDPR oppure organizzare un servizio periodico di consulenza senza procedere alla designazione formale.

La scelta dipende dalla complessità dei trattamenti, dalla frequenza delle verifiche necessarie e dalle risorse già disponibili. Qualora l’impresa decida di nominare volontariamente il DPO, occorrerà disciplinarne l’incarico, assicurare l’indipendenza del professionista e predisporre modalità effettive di collaborazione con la direzione e gli uffici aziendali. L’esempio mostra come la decisione debba derivare da una valutazione organizzativa documentata, anziché dalla sola volontà di aggiungere una figura professionale alla struttura societaria.

Domande frequenti sulla nomina volontaria del DPO

Se il DPO non è obbligatorio, l’azienda rischia una sanzione per non averlo nominato?

Se non ricorrono i presupposti previsti dall’articolo 37 del GDPR o da altre disposizioni applicabili, la mancata nomina del DPO non costituisce di per sé una violazione. L’impresa rimane comunque responsabile del rispetto degli obblighi privacy e può essere destinataria di provvedimenti o sanzioni per eventuali irregolarità nei trattamenti. La designazione volontaria deve quindi essere valutata come una possibile misura organizzativa, non come un adempimento necessario per evitare automaticamente conseguenze sanzionatorie.

Un’azienda può nominare un DPO volontario soltanto per un periodo limitato?

È possibile prevedere un incarico di durata determinata, purché siano rispettate le garanzie di indipendenza e le condizioni previste dal GDPR. Occorre però considerare che le funzioni del DPO richiedono una conoscenza adeguata dell’organizzazione e una continuità di sorveglianza proporzionata ai trattamenti effettuati. Un incarico occasionale finalizzato esclusivamente alla predisposizione di documenti potrebbe essere più correttamente configurato come consulenza privacy, senza designazione formale del DPO.

Il consulente privacy già incaricato dall’azienda può diventare DPO volontario?

Sì, purché possieda le competenze richieste e non si trovi in una situazione di conflitto di interessi. È necessario verificare soprattutto se il professionista determini, attraverso altri incarichi, le finalità o i mezzi dei trattamenti che dovrebbe sorvegliare. La compatibilità non può essere stabilita sulla base della sola qualifica professionale, ma richiede l’esame delle attività concretamente svolte e dei poteri attribuiti.

La nomina volontaria del DPO può essere revocata se l’azienda cambia organizzazione?

La designazione volontaria può essere riesaminata quando mutano le esigenze aziendali. Occorre però rispettare l’articolo 38, paragrafo 3, del GDPR, che tutela il DPO rispetto alla rimozione o penalizzazione per l’adempimento dei propri compiti, nonché le condizioni contrattuali applicabili. Prima di cessare l’incarico è opportuno verificare nuovamente l’assenza di un obbligo di designazione e organizzare la gestione delle funzioni privacy che rimarranno necessarie.

Come può un amministratore capire se conviene nominare un DPO esterno?

La valutazione dovrebbe partire dalla tipologia dei dati trattati, dai rischi per gli interessati, dalla complessità dei sistemi informatici e dalle competenze disponibili all’interno dell’impresa. È utile considerare anche la frequenza delle modifiche organizzative e delle verifiche richieste da clienti o committenti. Un esame professionale della situazione permette di distinguere le esigenze che possono essere soddisfatte mediante consulenza GDPR da quelle per le quali risulta opportuno istituire una funzione indipendente di sorveglianza.

DPO non obbligatorio: richiedi una valutazione per la tua azienda

Se la tua impresa non è obbligata a nominare un DPO, ma gestisce trattamenti complessi, utilizza numerosi fornitori tecnologici o necessita di una supervisione continuativa della conformità GDPR, è opportuno verificare quale soluzione organizzativa risponda meglio alle sue esigenze. Una nomina volontaria comporta obblighi precisi e deve essere sostenuta da condizioni effettive di indipendenza e operatività.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, assiste le aziende nella valutazione dei presupposti per la designazione del Responsabile della Protezione dei Dati, nell’organizzazione della funzione DPO e nella gestione degli adempimenti privacy. Esaminiamo la struttura aziendale, le caratteristiche dei trattamenti e le responsabilità coinvolte per individuare se sia preferibile procedere alla nomina volontaria di un DPO esterno oppure ricorrere a una consulenza GDPR continuativa.

Se desideri verificare l’opportunità di nominare un DPO esterno, richiedi una valutazione per la tua azienda attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per individuare le questioni che richiedono un approfondimento professionale.