Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Un dipendente segnala un’irregolarità aziendale e, nelle settimane successive, riceve una contestazione disciplinare, viene trasferito oppure escluso da un incarico. Il provvedimento può avere ragioni organizzative legittime, ma se viene percepito come una conseguenza della segnalazione può aprire una controversia particolarmente delicata per il datore di lavoro. Il D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni contro il whistleblower e prevede specifiche tutele, un regime probatorio favorevole al segnalante e sanzioni amministrative nei casi previsti dalla legge.

Per l’impresa il problema non riguarda soltanto il licenziamento. Anche un demansionamento, una valutazione professionale ingiustificatamente negativa, un trasferimento penalizzante o una modifica delle condizioni di lavoro possono assumere carattere ritorsivo. Occorre quindi comprendere quali decisioni aziendali sono vietate, quando un provvedimento rimane legittimo e come documentarne le ragioni. Quando è già stata contestata una ritorsione, una valutazione legale tempestiva può essere necessaria per gestire correttamente la posizione dell’azienda.

Quali comportamenti aziendali possono costituire una ritorsione contro il whistleblower

L’articolo 17 del D.Lgs. 24/2023 stabilisce il divieto di ritorsione nei confronti dei soggetti che beneficiano delle misure di protezione previste dalla normativa. La nozione è ampia: comprende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche soltanto tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile oppure della divulgazione pubblica, che provochi o possa provocare un danno ingiusto alla persona interessata, direttamente o indirettamente.

Il punto centrale è il collegamento tra la segnalazione protetta e il trattamento sfavorevole. Non ogni decisione aziendale successiva a una segnalazione costituisce automaticamente una ritorsione. Un datore di lavoro conserva il potere di organizzare l’attività, valutare le prestazioni e contestare eventuali inadempimenti. Deve però esercitare tali prerogative per ragioni effettive, lecite e indipendenti dalla segnalazione.

La normativa individua espressamente diverse condotte che possono assumere carattere ritorsivo. Tra queste figurano il licenziamento, la sospensione, la retrocessione di grado, la mancata promozione, il mutamento delle funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario, le note di merito negative, le referenze sfavorevoli e l’adozione di misure disciplinari. Rientrano tra gli esempi legislativi anche la coercizione, l’intimidazione, le molestie, l’ostracismo, la discriminazione e il trattamento comunque sfavorevole.

Per un responsabile HR il rischio può manifestarsi in situazioni apparentemente ordinarie. Pensiamo a un dipendente che segnala presunte irregolarità del proprio superiore e che, poco dopo, viene escluso dalle riunioni operative, perde alcune responsabilità o riceve una valutazione negativa mai formulata in precedenza. Considerati isolatamente, questi interventi potrebbero rientrare nell’organizzazione del lavoro. La loro successione temporale, le motivazioni e il contesto in cui sono stati adottati possono però diventare elementi rilevanti nell’accertamento di una possibile ritorsione.

Particolare attenzione richiedono le decisioni assunte dal dirigente direttamente coinvolto nella segnalazione. Se il superiore segnalato interviene personalmente nella valutazione, nel trasferimento o nel procedimento disciplinare del dipendente, l’azienda deve considerare il rischio di conflitto di interessi e verificare con attenzione l’effettiva autonomia della decisione. La separazione delle responsabilità decisionali e il coinvolgimento di soggetti non interessati dalla vicenda possono costituire misure organizzative opportune, da adattare alla struttura dell’impresa.

Il divieto non riguarda esclusivamente i lavoratori subordinati. Nei limiti delle condizioni stabilite dal decreto, la protezione può estendersi a collaboratori, consulenti, lavoratori autonomi, facilitatori e altri soggetti collegati al segnalante. Anche l’interruzione di un rapporto professionale, la risoluzione anticipata di un contratto o un trattamento commerciale sfavorevole possono quindi richiedere una verifica, quando costituiscano conseguenze ingiuste di una segnalazione protetta.

Un ulteriore errore consiste nel ritenere che il divieto venga meno quando l’istruttoria interna non conferma i fatti segnalati. L’infondatezza della segnalazione non equivale automaticamente alla perdita delle tutele. La protezione dipende dai presupposti previsti dalla legge, compresa la ragionevole convinzione, al momento della segnalazione, che le informazioni fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione della disciplina. La normativa contempla specifiche ipotesi di esclusione della protezione, ma non autorizza l’azienda a punire il dipendente per il solo fatto che gli accertamenti non abbiano confermato l’illecito.

La gestione delle segnalazioni whistleblowing infondate deve quindi rimanere distinta dalla valutazione di eventuali inadempimenti lavorativi autonomamente accertati. Confondere i due piani può esporre l’impresa a contestazioni che sarebbero state evitabili attraverso una gestione documentata e imparziale.

Licenziamenti, provvedimenti disciplinari e trasferimenti: quando l’azienda deve dimostrare che non vi è stata ritorsione

Uno degli aspetti più delicati della disciplina riguarda l’onere della prova. L’articolo 17 del D.Lgs. 24/2023 stabilisce che, nell’ambito dei procedimenti giudiziari o amministrativi e delle controversie stragiudiziali aventi a oggetto l’accertamento dei comportamenti ritorsivi, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia. L’onere di dimostrare che le condotte sono motivate da ragioni estranee ricade su chi le ha poste in essere.

Questo meccanismo modifica concretamente la posizione difensiva dell’impresa. Non è prudente confidare soltanto nell’assenza di una dichiarazione esplicita di ostilità verso il whistleblower. Se un provvedimento viene contestato come ritorsivo e ricorrono i presupposti applicativi della tutela, diventa necessario poter dimostrare attraverso elementi oggettivi che la decisione deriva da circostanze indipendenti dalla segnalazione.

Consideriamo il licenziamento per giusta causa o giustificato motivo soggettivo. Il dipendente che ha effettuato una segnalazione protetta non acquisisce un’immunità disciplinare generale. Può essere destinatario di un licenziamento quando sussistono i presupposti richiesti dalla disciplina lavoristica. L’azienda deve però prestare particolare attenzione alla ricostruzione dei fatti contestati, alla loro effettiva gravità, alla proporzionalità della sanzione e all’osservanza delle garanzie procedimentali applicabili.

Una contestazione disciplinare formulata immediatamente dopo una segnalazione, soprattutto quando riguarda fatti già conosciuti e precedentemente tollerati, può presentare criticità probatorie. Lo stesso vale per una valutazione negativa che si discosti improvvisamente dalle precedenti senza riscontri verificabili. Per questa ragione è opportuno conservare documentazione attendibile relativa agli inadempimenti, ai criteri di valutazione e alle ragioni che hanno determinato il provvedimento, evitando ricostruzioni predisposte soltanto dopo l’insorgere della controversia.

Il problema si presenta anche nei trasferimenti e nelle riorganizzazioni. Un cambiamento di sede o di mansioni può essere giustificato da esigenze tecniche, organizzative o produttive, nel rispetto delle norme applicabili. Se interessa un lavoratore che ha recentemente effettuato una segnalazione, occorre però poter ricostruire le esigenze aziendali, i criteri utilizzati per individuare la persona coinvolta e le ragioni per cui non siano state adottate soluzioni differenti. Una motivazione organizzativa soltanto apparente non è sufficiente a escludere il carattere ritorsivo del provvedimento.

La stessa cautela riguarda il mancato rinnovo di un contratto a termine, la mancata promozione, la revoca di responsabilità e le modifiche peggiorative delle condizioni lavorative. Non tutte queste decisioni richiedono le medesime giustificazioni giuridiche, ma ciascuna può essere esaminata per verificare se rappresenti una conseguenza ingiusta della segnalazione.

Il decreto prevede conseguenze specifiche per gli atti ritorsivi. Ai sensi dell’articolo 19, gli atti adottati in violazione dell’articolo 17 sono nulli. I soggetti licenziati a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia hanno diritto alla reintegrazione nel posto di lavoro nei termini previsti dalla disciplina applicabile. Possono inoltre sorgere controversie risarcitorie, la cui valutazione dipende dalla condotta, dal danno allegato e dai relativi presupposti.

Sul piano amministrativo, l’articolo 21 del D.Lgs. 24/2023 attribuisce all’ANAC il potere di applicare, nei casi previsti, sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni. L’accertamento della responsabilità e l’individuazione del soggetto sanzionabile richiedono una valutazione delle circostanze concrete. Non ogni controversia lavorativa successiva a una segnalazione determina automaticamente una sanzione.

Quando l’impresa riceve una comunicazione relativa a presunte ritorsioni, è opportuno esaminare immediatamente la documentazione disponibile, identificare i soggetti che hanno assunto le decisioni contestate e verificare la coerenza delle motivazioni già formalizzate. La gestione del procedimento deve tenere conto delle garanzie difensive e dei termini applicabili, evitando interventi successivi che possano aggravare la posizione aziendale o apparire come ulteriori pressioni sul segnalante.

Se la segnalazione originaria riguarda un amministratore o un dirigente, la verifica deve considerare anche l’eventuale interferenza di tale soggetto nelle decisioni successive. Le problematiche relative alle segnalazioni che coinvolgono il management richiedono infatti particolare attenzione alla distribuzione delle competenze e all’indipendenza delle valutazioni.

Come prevenire le ritorsioni whistleblowing e organizzare correttamente i controlli aziendali

La prevenzione delle ritorsioni richiede un coordinamento effettivo tra chi gestisce le segnalazioni e chi assume le decisioni relative al personale. L’esistenza di un canale whistleblowing conforme alla normativa non è sufficiente, da sola, a impedire comportamenti discriminatori o provvedimenti illegittimi. L’azienda deve verificare che le proprie procedure organizzative consentano di riconoscere tempestivamente le situazioni nelle quali una decisione riguardante il segnalante potrebbe essere interpretata come una conseguenza della segnalazione.

Un primo elemento riguarda la separazione tra gestione della segnalazione e decisioni sul rapporto di lavoro. Il soggetto incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni deve operare secondo i requisiti di autonomia e competenza previsti dal D.Lgs. 24/2023. Parallelamente, la direzione e l’ufficio HR devono evitare che informazioni riservate sulla segnalazione vengano utilizzate impropriamente nelle valutazioni professionali o nei procedimenti disciplinari.

Non è necessario che ogni decisione relativa al personale sia sottoposta automaticamente al gestore whistleblowing. Una simile soluzione potrebbe determinare un’indebita circolazione di informazioni riservate. È invece opportuno predisporre controlli proporzionati alla struttura aziendale, individuando le circostanze nelle quali una decisione particolarmente delicata richiede una preventiva verifica legale o organizzativa, nel rispetto della riservatezza e delle competenze dei soggetti coinvolti.

Quando un dipendente che beneficia delle tutele whistleblowing è destinatario di un trasferimento, di una contestazione disciplinare o di un provvedimento potenzialmente sfavorevole, l’impresa dovrebbe verificare la sussistenza delle ragioni che giustificano la decisione e la disponibilità di elementi documentali coerenti. La verifica preventiva non deve servire a costruire una giustificazione formale, ma ad accertare che il provvedimento abbia un fondamento effettivo e indipendente dalla segnalazione.

Un altro profilo riguarda la riservatezza. La conoscenza dell’identità del segnalante da parte di soggetti non autorizzati può aumentare il rischio di pressioni, discriminazioni e comportamenti ostili. L’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023 disciplina la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni dalle quali essa possa essere desunta, direttamente o indirettamente. L’azienda deve quindi limitare l’accesso alle informazioni ai soggetti legittimati, adottando misure organizzative e tecniche adeguate.

Le misure di protezione dei dati personali previste dal GDPR devono essere coordinate con la disciplina speciale del whistleblowing. In particolare, occorre valutare le autorizzazioni di accesso, le istruzioni impartite ai soggetti coinvolti e le modalità con cui vengono trattate le informazioni durante l’istruttoria. Il responsabile HR non deve poter accedere indiscriminatamente al contenuto delle segnalazioni per il solo fatto di occuparsi del personale.

La prevenzione delle ritorsioni interessa anche il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001, quando adottato dall’impresa. Il sistema disciplinare e le procedure interne devono essere coerenti con le disposizioni sul whistleblowing, prevedendo misure appropriate nei confronti di chi viola le tutele del segnalante. Il coordinamento con l’Organismo di Vigilanza deve rispettare la distribuzione delle competenze e le regole di riservatezza, senza presumere che l’OdV debba necessariamente gestire tutte le segnalazioni o conoscere l’identità di ogni segnalante.

Una verifica del sistema aziendale dovrebbe considerare anche la formazione dei dirigenti e dei responsabili del personale. Chi esercita poteri organizzativi deve sapere che il divieto di ritorsione comprende comportamenti meno evidenti del licenziamento, come l’esclusione ingiustificata dalle attività, la sottrazione di responsabilità o l’adozione di valutazioni penalizzanti motivate dalla segnalazione.

Quando emerge una possibile condotta ritorsiva, l’azienda deve evitare interventi improvvisati. È necessario ricostruire i fatti, preservare la documentazione pertinente, valutare l’eventuale conflitto di interessi dei soggetti coinvolti e adottare le misure correttive consentite dall’ordinamento. Se la contestazione proviene dal dipendente, dal suo legale o dall’ANAC, occorre distinguere la gestione interna del problema dall’eventuale difesa nel procedimento amministrativo o giudiziario.

Per le imprese che non dispongono di un ufficio legale interno, l’assistenza di un professionista esterno può risultare particolarmente utile nella valutazione dei provvedimenti contestati e nella revisione delle procedure antiritorsive. La possibilità di affidare a un soggetto esterno la gestione delle segnalazioni deve essere valutata separatamente, tenendo conto dei requisiti previsti dalla normativa e delle esigenze organizzative. Sul punto è possibile consultare il nostro approfondimento dedicato al gestore esterno whistleblowing.

Un caso pratico: il dipendente segnala il proprio dirigente e viene successivamente trasferito

Consideriamo una società nella quale un dipendente presenta, attraverso il canale interno whistleblowing, una segnalazione relativa a presunte irregolarità nella gestione di alcuni contratti. La segnalazione coinvolge il responsabile dell’area commerciale. Dopo alcune settimane, la direzione dispone il trasferimento del dipendente presso un’altra sede, motivandolo con esigenze di riorganizzazione.

Il lavoratore contesta il provvedimento, sostenendo che il trasferimento sia stato deciso per punirlo della segnalazione. L’azienda afferma invece che la modifica organizzativa era già programmata e non presenta alcun collegamento con i fatti denunciati.

In una situazione simile, la sola dichiarazione dell’impresa secondo cui il trasferimento risponde a esigenze organizzative non è sufficiente a risolvere la contestazione. Occorre esaminare la documentazione relativa alla riorganizzazione, le date delle decisioni, i criteri utilizzati per individuare il dipendente da trasferire e l’eventuale partecipazione del dirigente segnalato al processo decisionale.

Se il trasferimento era stato effettivamente programmato prima della segnalazione, sulla base di esigenze verificabili e criteri coerenti, tali circostanze possono assumere rilevanza nella dimostrazione delle ragioni estranee alla segnalazione. Se invece la decisione è stata adottata improvvisamente, senza documentazione attendibile e con il coinvolgimento determinante del dirigente segnalato, il rischio di una qualificazione ritorsiva aumenta.

La società deve quindi valutare tempestivamente la legittimità del provvedimento e l’opportunità di eventuali interventi correttivi, evitando ulteriori comportamenti che possano aggravare la posizione del lavoratore. La ricostruzione deve essere condotta da soggetti imparziali, con accesso alle sole informazioni necessarie e nel rispetto delle tutele applicabili.

Domande frequenti sulle ritorsioni contro il whistleblower

Un’azienda può licenziare un dipendente che ha effettuato una segnalazione whistleblowing?

Sì, quando esistono ragioni legittime e indipendenti dalla segnalazione e sono rispettati i presupposti e le procedure previsti dalla normativa lavoristica. Il licenziamento adottato a causa della segnalazione protetta è invece ritorsivo e nullo. In caso di contestazione, assume particolare rilievo la possibilità di dimostrare che la decisione è motivata da ragioni estranee alla segnalazione.

Quali sanzioni rischia l’azienda in caso di ritorsioni whistleblowing?

Il D.Lgs. 24/2023 prevede, nei casi stabiliti dall’articolo 21, sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro per le ritorsioni accertate dall’ANAC. Possono inoltre derivare conseguenze lavoristiche e risarcitorie, compresa la nullità degli atti ritorsivi e, nei casi previsti, la reintegrazione del lavoratore licenziato.

Come può difendersi il datore di lavoro da un’accusa di ritorsione?

È necessario verificare i presupposti della tutela whistleblowing e ricostruire le ragioni effettive del provvedimento contestato. L’azienda deve raccogliere e preservare la documentazione pertinente, verificare le responsabilità decisionali e valutare l’applicazione del particolare regime probatorio previsto dal D.Lgs. 24/2023. In presenza di un procedimento ANAC o di una controversia giudiziaria è opportuno predisporre una difesa specifica.

Una segnalazione infondata consente di adottare provvedimenti disciplinari contro il dipendente?

No, la semplice infondatezza della segnalazione non giustifica automaticamente una sanzione disciplinare. Le condizioni di protezione devono essere valutate secondo il D.Lgs. 24/2023. La perdita delle tutele è prevista, tra l’altro, nelle specifiche ipotesi indicate dall’articolo 16, comma 3, quando ricorrono i relativi presupposti. Eventuali inadempimenti lavorativi autonomi devono essere valutati separatamente.

Il Modello 231 deve prevedere misure contro le ritorsioni whistleblowing?

Le imprese che adottano un Modello 231 devono coordinare il proprio sistema organizzativo e disciplinare con le disposizioni applicabili in materia di whistleblowing. Le misure devono essere concretamente attuate e coerenti con la disciplina di protezione del segnalante. La presenza formale di una clausola nel codice etico non è sufficiente, da sola, a dimostrare l’efficacia dei controlli aziendali.

Assistenza legale alle aziende per prevenire e gestire le contestazioni di ritorsione whistleblowing

Una contestazione di ritorsione può coinvolgere contemporaneamente la gestione del personale, la responsabilità dei dirigenti, le procedure whistleblowing e il sistema di compliance aziendale. Intervenire prima di adottare un provvedimento controverso, oppure tempestivamente dopo aver ricevuto una contestazione, consente di valutare le ragioni della decisione e le possibili conseguenze giuridiche.

Noi dello Studio Legale Calvello assistiamo le imprese nella valutazione dei rischi connessi alle ritorsioni whistleblowing, nella verifica delle procedure interne, nel coordinamento con il Modello 231 e nella gestione delle contestazioni relative ai provvedimenti adottati nei confronti dei segnalanti.

Per sottoporci una situazione aziendale concreta o richiedere una valutazione professionale è possibile utilizzare la nostra pagina dedicata alla consulenza legale in materia di whistleblowing e compliance aziendale.