Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Quando una segnalazione whistleblowing riguarda un amministratore, un dirigente o un responsabile aziendale, la società deve affrontare una situazione particolarmente delicata: accertare i fatti senza consentire alla persona coinvolta di influenzare la gestione della segnalazione, conoscere indebitamente l’identità del segnalante o interferire con le verifiche. Il problema diventa ancora più complesso quando il soggetto segnalato dispone di poteri decisionali, controlla le funzioni aziendali incaricate dell’istruttoria oppure intrattiene rapporti gerarchici con il gestore del canale interno.

Il D.Lgs. 24/2023 impone, nei casi rientranti nel suo ambito di applicazione, specifiche garanzie di riservatezza e una gestione diligente delle segnalazioni. La presenza di un amministratore o dirigente tra le persone coinvolte richiede quindi di verificare l’indipendenza del gestore, prevenire i conflitti di interessi e individuare gli organi competenti ad assumere eventuali provvedimenti. Un errore nella gestione può compromettere l’accertamento dei fatti ed esporre l’impresa a contestazioni, responsabilità e rischi reputazionali. Nei casi più complessi può essere opportuno affidare le verifiche a un professionista esterno indipendente.

Segnalazione contro un amministratore o dirigente: perché la gestione richiede particolari cautele

Una segnalazione che coinvolge i vertici aziendali presenta criticità diverse rispetto a quella riguardante un dipendente privo di poteri decisionali. L’amministratore delegato, il direttore generale o il responsabile di una funzione possono avere accesso alla documentazione aziendale, esercitare poteri organizzativi sul personale e influenzare direttamente le attività di controllo. Se la persona segnalata dispone anche di poteri nei confronti del soggetto incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni, il rischio di interferenze deve essere valutato prima di avviare gli accertamenti sostanziali.

Consideriamo il caso di un dipendente che segnali presunte irregolarità commesse dal direttore amministrativo nella gestione di alcuni fornitori. Se il gestore whistleblowing dipende gerarchicamente dallo stesso direttore, la società deve verificare se esistano condizioni effettive per svolgere un’istruttoria imparziale. Non basta che il gestore sia formalmente designato: occorre che possa operare senza ricevere istruzioni dalla persona coinvolta, accedere alle informazioni necessarie nei limiti delle proprie attribuzioni e mantenere riservata la documentazione acquisita.

Il problema assume una particolare rilevanza quando la segnalazione riguarda l’amministratore unico, l’amministratore delegato, il presidente del consiglio di amministrazione oppure più componenti dell’organo amministrativo. In queste situazioni può risultare difficile individuare un interlocutore societario che non sia direttamente o indirettamente coinvolto nei fatti. La soluzione dipende dalla struttura della società, dalle deleghe esistenti, dalla presenza di organi di controllo e dalle procedure adottate per la gestione delle segnalazioni.

Occorre distinguere anche la posizione del soggetto segnalato. Un amministratore, un dirigente subordinato e un responsabile di funzione non sono figure giuridicamente equivalenti. I poteri di intervento della società, le eventuali misure cautelari e le conseguenze dell’accertamento dipendono dal rapporto che lega la persona all’impresa. Nei confronti di un dirigente possono assumere rilievo le regole del rapporto di lavoro e del procedimento disciplinare; nei confronti di un amministratore occorre invece considerare le competenze degli organi societari, le deleghe attribuite e le disposizioni applicabili alla sua carica.

La ricezione di una segnalazione non dimostra, di per sé, che sia stato commesso un illecito. Prima di assumere decisioni che possano incidere sulla posizione professionale o societaria dell’interessato, è necessario verificare l’attendibilità delle informazioni e la loro rilevanza. Allo stesso tempo, la posizione apicale della persona coinvolta non può giustificare l’inerzia dell’impresa o un trattamento meno rigoroso rispetto alle segnalazioni riguardanti altri soggetti.

La società deve inoltre verificare se i fatti descritti rientrino nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023. Non ogni contestazione rivolta a un amministratore costituisce automaticamente una segnalazione whistleblowing tutelata dalla normativa. Rilevano la natura della violazione, il contesto nel quale le informazioni sono state acquisite, le caratteristiche dell’ente e gli ulteriori presupposti previsti dalla legge. Le controversie esclusivamente personali, prive dei requisiti richiesti dalla disciplina, devono essere valutate attraverso gli strumenti giuridici appropriati, senza confonderle con le segnalazioni protette.

Chi deve gestire la segnalazione quando è coinvolto un vertice aziendale

L’articolo 4 del D.Lgs. 24/2023 prevede che la gestione del canale interno sia affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo, con personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno anch’esso autonomo e dotato di personale specificamente formato. L’autonomia del gestore deve essere effettiva anche quando la segnalazione riguarda chi esercita poteri di direzione o amministrazione. Per questo motivo, prima di procedere con l’istruttoria, occorre verificare se il soggetto incaricato si trovi in una situazione di conflitto di interessi o sia concretamente esposto a condizionamenti.

Il semplice fatto che il gestore sia stato nominato dall’organo amministrativo non determina automaticamente un’incompatibilità. La valutazione deve riguardare i rapporti effettivi tra le persone coinvolte, le responsabilità attribuite, l’eventuale partecipazione ai fatti segnalati e la possibilità di svolgere gli accertamenti senza interferenze. Diversa è la situazione nella quale la segnalazione coinvolga direttamente il gestore, un suo stretto superiore gerarchico oppure una persona dalla quale dipendano decisioni capaci di comprometterne concretamente l’indipendenza.

Quando emerge un conflitto di interessi, la società deve individuare una modalità di gestione che preservi la riservatezza e l’imparzialità dell’istruttoria. Può essere necessario attivare un meccanismo sostitutivo già previsto dalla procedura aziendale oppure valutare il coinvolgimento di un soggetto esterno indipendente, nel rispetto delle disposizioni applicabili. Non è corretto presumere che qualsiasi amministratore o responsabile aziendale possa sostituirsi liberamente al gestore designato e accedere al contenuto della segnalazione. L’accesso alle informazioni deve essere limitato ai soggetti legittimati e alle finalità strettamente necessarie.

Un sistema organizzativo adeguato dovrebbe prevedere anticipatamente come trattare le segnalazioni che coinvolgono il gestore stesso o i vertici aziendali. In mancanza di una procedura specifica, la società deve valutare il caso concreto prima di trasferire documenti, credenziali o informazioni riservate ad altri soggetti. La scelta deve tenere conto della normativa whistleblowing, delle regole sulla protezione dei dati personali e delle competenze degli organi societari.

Particolare attenzione richiede il rapporto con l’Organismo di Vigilanza, quando la società ha adottato un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001. L’OdV può essere destinatario di flussi informativi riguardanti condotte potenzialmente rilevanti ai fini della responsabilità dell’ente e, quando ricorrono le condizioni organizzative e normative, può anche essere incaricato della gestione del canale whistleblowing. Le due funzioni non coincidono necessariamente. La presenza di un OdV non comporta automaticamente che ogni segnalazione contro un amministratore debba essergli integralmente trasmessa, indipendentemente dalle attribuzioni ricevute e dalle garanzie di riservatezza.

Quando i fatti segnalati riguardano possibili reati presupposto del D.Lgs. 231/2001, il coordinamento con l’OdV assume particolare rilievo. La società deve valutare se la condotta contestata possa incidere sull’effettiva attuazione del Modello 231, sull’adeguatezza dei protocolli di controllo o sulla responsabilità dell’ente. Quest’ultima non deriva automaticamente dalla commissione di un illecito da parte di un amministratore: occorre verificare i presupposti previsti dalla disciplina, compreso il collegamento tra il reato e l’interesse o vantaggio dell’ente, ove richiesto.

Per le imprese che non dispongono di una funzione compliance autonoma, oppure nelle quali il gestore interno risulti esposto a condizionamenti, il ricorso a un professionista esterno può consentire di organizzare le verifiche con maggiore indipendenza. La decisione richiede comunque un incarico correttamente definito, l’individuazione dei poteri di accesso alla documentazione e il rispetto delle garanzie previste dalla normativa. Sul punto abbiamo approfondito anche l’affidamento della gestione delle segnalazioni whistleblowing a un soggetto esterno.

La scelta del gestore non risolve, da sola, il problema delle decisioni successive. Chi conduce l’istruttoria deve essere distinto, sul piano delle attribuzioni, dagli organi competenti a deliberare eventuali misure nei confronti dell’amministratore o del dirigente coinvolto. Questa distinzione consente di mantenere separati l’accertamento dei fatti e l’esercizio dei poteri societari o disciplinari, evitando che la persona segnalata possa condizionare il procedimento attraverso la propria posizione organizzativa.

Indagine interna, riservatezza e responsabilità: quali verifiche deve effettuare la società

Una volta individuato un gestore indipendente, la società deve organizzare gli accertamenti in modo proporzionato alla gravità e alla natura dei fatti segnalati. La priorità è verificare la fondatezza delle informazioni senza compromettere la riservatezza del segnalante, alterare le prove o anticipare giudizi sulla responsabilità dell’amministratore o del dirigente coinvolto. L’articolo 5 del D.Lgs. 24/2023 richiede al gestore di dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute, mantenere le interlocuzioni con il segnalante e fornire riscontro nei termini previsti dalla normativa.

Gli accertamenti devono partire dalla valutazione del contenuto della segnalazione. Occorre individuare le condotte contestate, il periodo nel quale si sarebbero verificate, le persone coinvolte e gli eventuali documenti disponibili. Se le informazioni sono incomplete, il gestore può richiedere chiarimenti al segnalante attraverso modalità che ne preservino la riservatezza. Non è necessario che ogni segnalazione sia accompagnata da prove definitive, ma devono esistere elementi sufficienti per comprenderne l’oggetto e valutare quali verifiche siano concretamente possibili.

Quando la segnalazione riguarda un soggetto apicale, particolare attenzione deve essere dedicata alla conservazione della documentazione. L’amministratore o il dirigente coinvolto potrebbe avere accesso ai sistemi informatici, ai contratti, alle comunicazioni aziendali e agli archivi contenenti informazioni utili all’accertamento. La società deve quindi valutare tempestivamente le misure necessarie per preservare i documenti pertinenti, evitando interventi indiscriminati sui dati personali o controlli incompatibili con la normativa applicabile.

L’acquisizione di email, registrazioni, documenti contabili e informazioni presenti nei dispositivi aziendali deve rispettare il GDPR, le disposizioni del Codice Privacy e, quando pertinenti, i limiti previsti dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. La presenza di una segnalazione whistleblowing non autorizza automaticamente l’accesso a qualsiasi comunicazione del dirigente o del dipendente interessato. Ogni attività di verifica deve avere una base giuridica appropriata, perseguire finalità determinate e rispettare i principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei dati.

La riservatezza costituisce un altro profilo particolarmente delicato. L’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023 tutela l’identità della persona segnalante e limita le condizioni nelle quali essa può essere rivelata. Il fatto che un amministratore eserciti poteri di rappresentanza o direzione non gli attribuisce automaticamente il diritto di conoscere il nominativo del segnalante. Analogamente, la persona coinvolta nella segnalazione non può ottenere indiscriminatamente l’accesso all’intero fascicolo dell’istruttoria. Occorre coordinare le garanzie previste dalla disciplina whistleblowing con i diritti della persona segnalata e con le limitazioni all’esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali previste dalla normativa applicabile.

La tutela della riservatezza non elimina il diritto della persona segnalata a difendersi rispetto alle contestazioni che possano essere successivamente formulate nei suoi confronti. Le modalità e i tempi del coinvolgimento dell’interessato dipendono dalla natura degli accertamenti, dal rapporto giuridico con la società e dall’eventuale apertura di un procedimento disciplinare o giudiziario. La società deve evitare che la comunicazione prematura di informazioni comprometta le verifiche, ma non può utilizzare il whistleblowing per sottrarsi alle garanzie previste dalla legge.

Un ulteriore rischio riguarda le possibili ritorsioni. Se il segnalante lavora alle dipendenze del dirigente coinvolto, quest’ultimo potrebbe disporre di poteri relativi a mansioni, trasferimenti, valutazioni professionali o provvedimenti disciplinari. L’azienda deve prevenire condotte ritorsive collegate alla segnalazione, anche quando provengano da soggetti che occupano posizioni di vertice. L’articolo 17 del D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni nei confronti delle persone tutelate dalla disciplina, mentre l’articolo 21 prevede specifiche sanzioni amministrative nei casi stabiliti dalla legge.

Quando emergono elementi concreti di possibile interferenza, la società può dover valutare misure organizzative temporanee per preservare l’indagine e tutelare le persone coinvolte. Tali misure non devono essere confuse con sanzioni anticipate. La sospensione di un dirigente, la modifica delle deleghe di un amministratore o altri provvedimenti incidenti sulla posizione dell’interessato richiedono una specifica valutazione dei presupposti giuridici, delle competenze decisionali e delle conseguenze contrattuali o societarie.

Se gli accertamenti confermano condotte potenzialmente illecite, occorre distinguere le responsabilità personali da quelle eventualmente riferibili alla società. Nel caso di fatti riconducibili ai reati presupposto del D.Lgs. 231/2001, la posizione apicale dell’autore può assumere rilievo ai fini della responsabilità dell’ente. L’articolo 6 del decreto disciplina le condizioni alle quali l’ente può andare esente da responsabilità per reati commessi da soggetti apicali, con particolare riferimento all’adozione e all’efficace attuazione di un modello organizzativo idoneo e agli ulteriori requisiti previsti dalla disposizione.

La società deve quindi verificare se i fatti segnalati rivelino carenze nei protocolli di controllo, nella distribuzione delle deleghe o nell’effettiva applicazione del Modello 231. Non è sufficiente constatare che un documento organizzativo sia stato formalmente approvato: occorre esaminare le procedure concretamente applicate e gli eventuali segnali di irregolarità precedentemente emersi. Per approfondire questo profilo abbiamo dedicato un’analisi alla verifica dell’effettiva applicazione del Modello 231 in azienda.

Al termine dell’istruttoria, il gestore deve documentare le attività svolte, gli elementi acquisiti e le ragioni delle valutazioni effettuate, nel rispetto delle regole sulla conservazione e sulla riservatezza. L’eventuale trasmissione degli esiti agli organi societari competenti deve avvenire limitando le informazioni a quelle necessarie per assumere le decisioni di rispettiva competenza. La conclusione dell’indagine non coincide necessariamente con l’adozione di un provvedimento contro la persona segnalata: gli accertamenti possono confermare i fatti, escluderli oppure lasciare irrisolti alcuni aspetti per insufficienza degli elementi disponibili.

Un caso pratico: segnalazione contro l’amministratore delegato per irregolarità nei rapporti con i fornitori

Consideriamo una società di medie dimensioni che abbia adottato un Modello 231 e istituito un canale interno whistleblowing. Un dipendente dell’ufficio acquisti segnala che l’amministratore delegato avrebbe autorizzato pagamenti anomali a favore di un fornitore, aggirando le procedure di approvazione previste dal sistema di controllo aziendale. La segnalazione contiene riferimenti a specifiche operazioni e documenti contabili, ma non consente ancora di accertare se le condotte siano effettivamente illecite.

Il gestore interno delle segnalazioni è un responsabile aziendale che riferisce direttamente all’amministratore delegato. Prima di procedere con gli accertamenti, la società deve verificare se tale rapporto gerarchico comprometta concretamente l’autonomia del gestore. Qualora emerga un conflitto di interessi, occorre attivare una modalità di gestione indipendente, nel rispetto della procedura aziendale e delle garanzie di riservatezza. Può essere necessario coinvolgere un professionista esterno incaricato di effettuare le verifiche.

L’istruttoria viene organizzata attraverso l’esame dei contratti, delle autorizzazioni di pagamento e dei documenti pertinenti, con accessi limitati ai soggetti legittimati. Se emergono possibili violazioni dei protocolli 231, vengono valutati anche i flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza. Gli organi societari competenti, senza il coinvolgimento decisionale della persona interessata ove sussista un conflitto, esaminano gli esiti per determinare gli eventuali interventi organizzativi o societari.

Se le irregolarità risultano confermate, la società deve valutare le conseguenze della condotta, l’eventuale rilevanza penale dei fatti e la necessità di aggiornare i controlli interni. Se invece gli elementi raccolti non confermano le accuse, l’istruttoria deve essere chiusa con una motivazione coerente con le verifiche effettuate, senza presumere automaticamente che la segnalazione sia stata presentata in mala fede.

Domande frequenti sulle segnalazioni whistleblowing contro amministratori e dirigenti

Chi deve indagare quando la segnalazione riguarda l’amministratore delegato?

La gestione compete al soggetto incaricato del canale interno, purché possa operare con l’autonomia richiesta dalla normativa. Se esiste un conflitto di interessi concreto, la società deve individuare una soluzione indipendente, valutando le procedure già adottate e l’eventuale coinvolgimento di un professionista esterno. La posizione dell’amministratore delegato non gli attribuisce il potere di dirigere l’istruttoria che lo riguarda.

L’amministratore segnalato può conoscere l’identità del dipendente che ha effettuato la segnalazione?

Non automaticamente. L’identità del segnalante è protetta dall’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023 e può essere rivelata soltanto nei casi e alle condizioni previsti dalla legge. I poteri societari dell’amministratore non costituiscono, da soli, una ragione sufficiente per accedere a tale informazione.

Una segnalazione whistleblowing può comportare la revoca dell’amministratore?

La segnalazione, da sola, non determina la revoca. Se gli accertamenti fanno emergere condotte rilevanti, gli organi societari competenti possono valutare i provvedimenti consentiti dalla legge e dallo statuto. Occorre distinguere la revoca dall’incarico, l’eventuale responsabilità dell’amministratore e le possibili conseguenze risarcitorie.

Che cosa succede se il gestore whistleblowing dipende dal dirigente segnalato?

La società deve verificare se il rapporto gerarchico determini un conflitto di interessi o condizioni concretamente l’autonomia del gestore. Quando non è possibile assicurare un’istruttoria indipendente, occorre attivare una soluzione alternativa appropriata, senza consentire accessi indiscriminati alle informazioni riservate.

Una segnalazione contro un amministratore può comportare responsabilità per la società ai sensi del D.Lgs. 231/2001?

Sì, quando i fatti accertati integrano un reato presupposto e ricorrono gli ulteriori requisiti previsti dal D.Lgs. 231/2001. La responsabilità dell’ente non è automatica: devono essere esaminati la posizione dell’autore, il collegamento con l’interesse o vantaggio della società e le condizioni stabilite dalla disciplina, compresa l’eventuale rilevanza del Modello 231 adottato ed efficacemente attuato.

Assistenza legale per segnalazioni whistleblowing contro amministratori e dirigenti

Quando una segnalazione coinvolge un amministratore, un dirigente o un responsabile aziendale, intervenire correttamente fin dalle prime verifiche permette di affrontare i conflitti di interessi, tutelare la riservatezza e individuare le responsabilità senza compromettere l’istruttoria. Le difficoltà aumentano quando il soggetto segnalato controlla le funzioni aziendali interessate, quando emergono possibili reati presupposto 231 oppure quando devono essere assunte decisioni societarie urgenti.

Come Studio Legale Calvello assistiamo le imprese nella valutazione delle segnalazioni whistleblowing, nell’organizzazione di verifiche indipendenti, nella gestione dei rapporti con gli organi societari e nel coordinamento con il Modello 231 e l’Organismo di Vigilanza. Valutiamo le specifiche esigenze dell’azienda, i profili di responsabilità e le misure giuridiche e organizzative applicabili al caso concreto.

Per richiedere una valutazione professionale della situazione aziendale, è possibile contattare lo Studio Legale Calvello per una consulenza in materia di whistleblowing e compliance aziendale.