Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Una segnalazione whistleblowing può contenere accuse gravi nei confronti di un amministratore, di un dirigente o di un dipendente e risultare, dopo le verifiche, priva di fondamento. Per l’azienda, però, l’infondatezza della segnalazione non significa automaticamente che il segnalante abbia agito in malafede, né autorizza l’adozione immediata di provvedimenti disciplinari. Occorre distinguere le accuse non confermate dalle segnalazioni consapevolmente false, documentare gli accertamenti e rispettare le garanzie previste dal D.Lgs. 24/2023. Una gestione impropria può esporre l’impresa a contestazioni per ritorsione, violazioni della riservatezza e controversie con il personale. Quando emergono elementi di falsità intenzionale o accuse particolarmente dannose, diventa necessario valutare anche le possibili responsabilità del segnalante e le iniziative consentite dalla legge.

Segnalazione whistleblowing infondata: quando l’azienda può considerare le accuse prive di fondamento

Quando un’impresa riceve una segnalazione attraverso il proprio canale whistleblowing, il primo compito del soggetto incaricato della gestione consiste nel valutare se i fatti descritti rientrino nell’ambito di applicazione della disciplina e presentino elementi sufficienti per avviare gli approfondimenti necessari. La semplice gravità delle accuse non costituisce una prova della loro veridicità, ma neppure l’assenza iniziale di documenti consente di qualificarle immediatamente come false.

Una segnalazione può risultare infondata perché gli accertamenti escludono i fatti denunciati, perché le circostanze rappresentate non trovano riscontro nella documentazione aziendale oppure perché gli elementi disponibili non permettono di confermare la violazione ipotizzata. Si tratta di situazioni differenti, che devono essere descritte correttamente nell’esito dell’istruttoria. In particolare, una segnalazione non confermata non equivale necessariamente a una segnalazione mendace: l’insufficienza delle prove può impedire di accertare l’illecito senza dimostrare che il segnalante abbia inventato i fatti.

Il D.Lgs. 24/2023 collega la protezione del segnalante, tra gli altri presupposti, all’esistenza, al momento della segnalazione, di fondati motivi per ritenere vere le informazioni comunicate e alla loro riconducibilità alle violazioni contemplate dalla normativa. La valutazione deve quindi considerare le conoscenze e gli elementi di cui disponeva il segnalante quando ha effettuato la comunicazione, senza giudicare retroattivamente la sua condotta sulla sola base dell’esito negativo delle verifiche.

Per esempio, un responsabile amministrativo potrebbe segnalare pagamenti apparentemente irregolari sulla base di documenti effettivamente consultati. Un successivo controllo potrebbe dimostrare che le operazioni erano autorizzate e correttamente contabilizzate. In questa situazione, l’assenza di un illecito non dimostra, da sola, che la segnalazione fosse stata presentata con dolo o colpa grave. Diverso sarebbe il caso in cui emergessero elementi concreti di una deliberata alterazione dei documenti o della consapevole rappresentazione di circostanze inesistenti.

La distinzione assume particolare importanza quando le accuse riguardano il vertice aziendale, presunte irregolarità contabili, violazioni delle procedure interne o condotte potenzialmente rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001. In questi casi, un’archiviazione frettolosa potrebbe compromettere l’attendibilità del sistema di controllo, mentre un’indagine condotta senza adeguate garanzie potrebbe danneggiare ingiustamente la persona segnalata.

Occorre anche verificare che la comunicazione rientri effettivamente nella disciplina del whistleblowing. Non ogni contestazione personale o controversia lavorativa costituisce una segnalazione protetta dal D.Lgs. 24/2023. Le rivendicazioni che riguardano esclusivamente un interesse individuale del segnalante e attengono ai suoi rapporti di lavoro, nei termini previsti dalla normativa, restano escluse dal relativo ambito di applicazione. Questa qualificazione deve precedere qualsiasi decisione sulle modalità di gestione e sulle conseguenze della comunicazione ricevuta.

Quando emergono elementi che fanno sospettare un utilizzo strumentale del sistema, l’azienda deve evitare di confondere il sospetto con un accertamento. Le problematiche relative alle segnalazioni deliberatamente utilizzate per danneggiare l’organizzazione richiedono valutazioni specifiche, approfondite anche nel nostro articolo sul whistleblowing utilizzato come arma contro l’azienda. Nel caso della segnalazione infondata, invece, il punto di partenza rimane la corretta ricostruzione dei fatti e delle ragioni per cui le accuse non hanno trovato conferma.

Come verificare una segnalazione whistleblowing infondata e documentare correttamente l’istruttoria

La verifica deve essere affidata al soggetto o all’ufficio competente per la gestione del canale interno, dotato dei requisiti previsti dall’art. 4 del D.Lgs. 24/2023. L’istruttoria deve essere proporzionata alla natura delle accuse, svolta con imparzialità e organizzata in modo da preservare la riservatezza delle persone coinvolte. L’obiettivo non è trovare necessariamente un responsabile, ma stabilire quali fatti possano essere accertati e quali conclusioni siano sostenute dagli elementi raccolti.

Il gestore deve anzitutto esaminare il contenuto della segnalazione, individuare le circostanze verificabili e stabilire quali documenti o informazioni siano effettivamente necessari. A seconda del caso, possono essere rilevanti contratti, autorizzazioni, registrazioni contabili, comunicazioni aziendali, verbali, procedure interne e dichiarazioni delle persone informate sui fatti. L’accesso a tali informazioni deve avvenire nel rispetto della normativa applicabile, comprese le disposizioni sulla protezione dei dati personali e sui controlli dei lavoratori.

Quando la segnalazione presenta lacune o contraddizioni, il gestore può mantenere le interlocuzioni con il segnalante e richiedere chiarimenti o integrazioni. Il D.Lgs. 24/2023 impone di dare diligente seguito alle segnalazioni e prevede specifici termini per l’avviso di ricevimento e il riscontro. L’eventuale convinzione iniziale che le accuse siano infondate non giustifica l’inosservanza degli obblighi procedurali applicabili.

Particolare attenzione deve essere riservata alle segnalazioni contro amministratori, dirigenti o responsabili che potrebbero influenzare l’indagine. Se il soggetto segnalato esercita poteri gerarchici sul gestore o dispone di accesso alla documentazione istruttoria, occorre verificare l’esistenza di un conflitto di interessi e individuare modalità di gestione che assicurino l’autonomia degli accertamenti. Nei casi più delicati può risultare opportuno coinvolgere un professionista esterno indipendente. Per le segnalazioni riguardanti i vertici aziendali abbiamo approfondito anche chi deve intervenire quando il whistleblowing coinvolge il management.

La persona segnalata deve essere tutelata rispetto alla diffusione ingiustificata delle accuse. Le informazioni devono circolare esclusivamente tra i soggetti legittimati a conoscerle e nei limiti necessari allo svolgimento delle verifiche. Il diritto di difesa della persona coinvolta deve essere coordinato con le disposizioni sulla riservatezza dell’identità del segnalante e con le limitazioni applicabili all’accesso ai dati personali. L’archiviazione della segnalazione non comporta automaticamente il diritto di conoscere l’identità di chi l’ha presentata.

Quando l’azienda ha adottato un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, occorre verificare anche le procedure previste per il coordinamento tra il gestore delle segnalazioni e l’Organismo di Vigilanza. L’OdV non diventa automaticamente il gestore di ogni segnalazione, ma può essere necessario coinvolgerlo, secondo le rispettive competenze e le regole di riservatezza, quando i fatti riguardano violazioni del modello, carenze dei controlli o possibili reati presupposto.

Al termine dell’istruttoria, il gestore deve documentare gli accertamenti effettuati, gli elementi esaminati e le ragioni della decisione. Una relazione conclusiva dovrebbe distinguere i fatti accertati dalle circostanze non dimostrate e dalle accuse positivamente smentite. Se non emergono elementi sufficienti per proseguire, l’archiviazione deve essere motivata secondo la procedura applicabile, evitando formule che attribuiscano al segnalante intenzioni fraudolente non accertate.

La documentazione deve essere conservata nel rispetto dell’art. 14 del D.Lgs. 24/2023, che prevede una conservazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura, ferme le ulteriori condizioni previste dalla disposizione. Devono essere rispettati anche i principi di minimizzazione, sicurezza e limitazione della conservazione stabiliti dal GDPR.

Un’istruttoria correttamente documentata permette all’azienda di spiegare le ragioni dell’archiviazione e di ricostruire il procedimento seguito qualora sorgano successive contestazioni. Non costituisce, però, una garanzia automatica contro controversie o responsabilità. Proprio per questo, quando le accuse sono particolarmente gravi o coinvolgono soggetti con poteri decisionali, riteniamo opportuno valutare tempestivamente l’adeguatezza delle verifiche e l’eventuale necessità di assistenza legale indipendente.

Segnalazione whistleblowing falsa: responsabilità del segnalante, sanzioni disciplinari e rischi per l’azienda

Quando le verifiche escludono la fondatezza di una segnalazione whistleblowing, l’azienda deve stabilire se limitarsi all’archiviazione oppure se esistano elementi tali da giustificare ulteriori iniziative. La distinzione decisiva riguarda la differenza tra una segnalazione non confermata e una segnalazione effettuata con dolo o colpa grave. Soltanto un’adeguata valutazione delle circostanze consente di individuare le conseguenze giuridicamente ammissibili, evitando che una reazione aziendale venga successivamente qualificata come ritorsiva.

L’art. 16 del D.Lgs. 24/2023 disciplina le condizioni di protezione del segnalante e i casi nei quali tali tutele non sono garantite. In particolare, quando viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia, oppure la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste dalla normativa non sono garantite e al segnalante è irrogata una sanzione disciplinare. La disposizione richiede quindi presupposti specifici: l’accertamento dell’infondatezza delle accuse da parte dell’azienda non determina, da solo, la perdita delle protezioni riconosciute dalla legge.

Questo aspetto assume particolare rilievo quando il datore di lavoro intende contestare disciplinarmente il comportamento del dipendente. La circostanza che una segnalazione sia stata archiviata non autorizza automaticamente un richiamo, una sospensione o un licenziamento. Occorre verificare la condotta concretamente attribuibile al lavoratore, gli elementi disponibili, le disposizioni applicabili e il rispetto delle garanzie procedimentali previste dall’ordinamento. Anche quando emergano comportamenti potenzialmente illeciti, la scelta del provvedimento deve essere valutata alla luce della gravità dei fatti e del principio di proporzionalità.

Una particolare cautela è necessaria quando il dipendente abbia segnalato presunte irregolarità e successivamente riceva una contestazione disciplinare, venga trasferito, demansionato o licenziato. L’art. 17 del D.Lgs. 24/2023 vieta le ritorsioni e prevede specifiche regole probatorie nei procedimenti relativi alle misure asseritamente ritorsive. L’azienda deve quindi poter dimostrare, nei casi in cui opera la relativa presunzione, che le misure adottate sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione.

Non è sufficiente sostenere che il whistleblowing fosse infondato. Se la società intende adottare un provvedimento per ragioni disciplinari o organizzative, deve poter ricostruire autonomamente i fatti che lo giustificano. Una contestazione costruita esclusivamente sull’esito negativo dell’istruttoria può esporre l’impresa a un contenzioso particolarmente delicato. Quando il lavoratore denuncia una ritorsione, possono inoltre assumere rilievo i poteri di accertamento e sanzionatori attribuiti all’ANAC dalla normativa.

La segnalazione deliberatamente falsa può comportare conseguenze anche sul piano civile o penale, ma occorre evitare automatismi. La diffamazione, la calunnia e le eventuali pretese risarcitorie richiedono la verifica dei rispettivi presupposti. Una comunicazione inesatta non integra necessariamente un reato, così come un danno reputazionale lamentato dall’amministratore o dall’impresa non determina automaticamente il diritto al risarcimento. Devono essere esaminati il contenuto delle accuse, le modalità della loro comunicazione, l’elemento soggettivo richiesto e l’effettiva esistenza di un danno giuridicamente risarcibile.

Quando le accuse coinvolgono l’amministratore o un dirigente, l’impresa deve inoltre distinguere gli interessi della società da quelli personali del soggetto segnalato. Una richiesta risarcitoria della persona falsamente accusata non coincide necessariamente con un’azione esercitabile dalla società. Analogamente, la tutela della reputazione aziendale non giustifica la divulgazione indiscriminata dell’identità del segnalante o del contenuto dell’istruttoria.

Se l’azienda dispone di un Modello 231, è necessario verificare la coerenza delle eventuali iniziative con il sistema disciplinare adottato e con le disposizioni del D.Lgs. 24/2023. Il modello organizzativo può prevedere misure nei confronti di condotte illecite connesse alle segnalazioni, ma non può introdurre sanzioni che scoraggino l’esercizio legittimo del whistleblowing o eludano le garanzie normative. Anche il coinvolgimento dell’Organismo di Vigilanza deve rispettare la ripartizione delle competenze stabilita dalle procedure aziendali.

Per questa ragione, prima di avviare un procedimento disciplinare o un’azione giudiziaria conseguente a una segnalazione infondata, riteniamo necessario esaminare separatamente l’esito dell’indagine, gli eventuali elementi di falsità intenzionale, la posizione del segnalante e i rischi derivanti dalla reazione aziendale. La difesa dell’impresa richiede decisioni documentate e giuridicamente sostenibili, non provvedimenti adottati come risposta immediata alle accuse ricevute.

Un caso pratico: segnalazione infondata contro un dirigente e decisioni dell’azienda

Consideriamo una società che riceve, attraverso il proprio canale whistleblowing, una segnalazione relativa a presunte irregolarità nella selezione dei fornitori. Il segnalante sostiene che un dirigente abbia favorito un’impresa esterna, violando le procedure di acquisto e procurando un vantaggio economico ingiustificato. Le accuse sono circostanziate e riguardano comportamenti potenzialmente rilevanti anche rispetto ai controlli previsti dal Modello 231 adottato dalla società.

Il gestore avvia gli accertamenti, esamina i contratti, verifica le autorizzazioni e ricostruisce il procedimento di selezione. Dall’istruttoria emerge che le operazioni erano state approvate dagli organi competenti, che i criteri di scelta risultavano documentati e che non erano stati individuati elementi idonei a confermare le irregolarità denunciate. La segnalazione viene quindi archiviata con una relazione motivata.

L’amministratore, ritenendo che il dipendente abbia agito per danneggiare il dirigente, propone di avviare immediatamente un procedimento disciplinare. La sola archiviazione, però, non dimostra che il segnalante fosse consapevole della falsità delle accuse. Prima di assumere qualsiasi iniziativa, occorre distinguere ciò che l’indagine ha accertato sui rapporti con i fornitori da ciò che eventualmente risulta sulla condotta del segnalante.

Se non emergono elementi ulteriori, l’azienda deve evitare di trasformare l’esito negativo della segnalazione in una presunzione di malafede. Se invece risultassero documenti deliberatamente falsificati o altre condotte autonome potenzialmente illecite, sarebbe necessario valutare i presupposti delle eventuali iniziative, rispettando le tutele applicabili. Nel frattempo, la società deve proteggere la riservatezza delle persone coinvolte e verificare che l’istruttoria non abbia prodotto conseguenze ingiustificate sulla posizione professionale del dirigente.

Domande frequenti sulle segnalazioni whistleblowing infondate

Una segnalazione whistleblowing infondata può essere sanzionata?

Non automaticamente. L’assenza di riscontri non dimostra, da sola, che il segnalante abbia agito con dolo o colpa grave. L’art. 16 del D.Lgs. 24/2023 disciplina specifiche ipotesi di perdita delle tutele e di applicazione della sanzione disciplinare, collegate agli accertamenti di responsabilità previsti dalla disposizione. Eventuali ulteriori condotte illecite devono essere valutate autonomamente secondo la normativa applicabile.

L’azienda può licenziare un dipendente che ha presentato una falsa segnalazione?

Il licenziamento non può essere fondato sulla semplice circostanza che la segnalazione sia risultata infondata. Occorre verificare la condotta effettivamente accertata, i presupposti del provvedimento, la proporzionalità della sanzione e le garanzie contro le ritorsioni. Un licenziamento adottato in violazione del D.Lgs. 24/2023 può essere dichiarato nullo.

Chi decide di archiviare una segnalazione whistleblowing infondata?

La valutazione compete al soggetto o all’ufficio incaricato della gestione del canale, secondo la normativa e la procedura aziendale. L’archiviazione deve essere sostenuta da una motivazione coerente con gli accertamenti effettuati. Quando emergono conflitti di interessi o accuse contro il management, occorre assicurare l’indipendenza della gestione.

Il dirigente accusato ingiustamente può conoscere il nome del segnalante?

L’archiviazione non comporta automaticamente la rivelazione dell’identità del segnalante. La riservatezza resta disciplinata dal D.Lgs. 24/2023. Eventuali esigenze difensive e richieste di accesso devono essere valutate nel rispetto delle condizioni e dei limiti previsti dalla legge, senza divulgazioni arbitrarie.

Una falsa segnalazione whistleblowing può comportare un risarcimento dei danni?

Una pretesa risarcitoria può essere valutata quando ricorrono i presupposti della responsabilità civile. Occorre dimostrare gli elementi richiesti dalla legge, compresi il comportamento illecito, il danno risarcibile e il nesso causale. La semplice infondatezza della segnalazione non attribuisce automaticamente all’azienda o alla persona accusata un diritto al risarcimento.

Assistenza legale alle aziende nella gestione delle segnalazioni whistleblowing infondate

Una segnalazione infondata può creare difficoltà nei rapporti tra amministratori, dirigenti e dipendenti, soprattutto quando le accuse riguardano presunti illeciti aziendali o violazioni del Modello 231. La gestione richiede particolare attenzione quando si prospettano provvedimenti disciplinari, contestazioni per ritorsione, richieste risarcitorie o conflitti di interessi nell’istruttoria.

Noi dello Studio Legale Calvello assistiamo le imprese nella valutazione giuridica delle segnalazioni whistleblowing, nella verifica delle procedure adottate, nell’esame delle responsabilità e nella gestione delle conseguenze derivanti dalle accuse risultate infondate. Valutiamo anche il coordinamento con il Modello 231, l’Organismo di Vigilanza e gli obblighi di protezione dei dati personali, individuando gli interventi appropriati rispetto alla situazione concreta.

Per sottoporci una segnalazione già ricevuta, richiedere una valutazione dell’istruttoria o esaminare le possibili iniziative a tutela dell’impresa, è possibile richiedere una consulenza legale in materia di whistleblowing e compliance aziendale.