Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Affidare a un professionista esterno la funzione di Responsabile della Protezione dei Dati (DPO o RPD) significa organizzare un presidio di consulenza e sorveglianza sulla conformità al GDPR. Ma quali attività comprende effettivamente il servizio DPO esterno? L’incarico prevede verifiche periodiche, consulenza sui trattamenti, supporto nelle valutazioni d’impatto, formazione e rapporti con il Garante Privacy. Non comporta, invece, il trasferimento al DPO delle responsabilità che la normativa attribuisce all’azienda.

Per un’impresa che deve affidare questo incarico, la questione è comprendere quali prestazioni siano proprie della funzione, quali servizi aggiuntivi possano essere concordati e come verificare che il professionista disponga delle risorse necessarie. Un incarico formulato genericamente, senza una chiara organizzazione delle attività, può lasciare scoperte esigenze operative che emergono soltanto quando si verifica un problema.

Quali attività comprende il servizio DPO esterno e cosa deve aspettarsi l’azienda

Il punto di partenza è l’art. 39 del Regolamento (UE) 2016/679, che individua i compiti minimi del Responsabile della Protezione dei Dati. Il DPO deve informare e fornire consulenza al titolare o al responsabile del trattamento e ai dipendenti che eseguono i trattamenti, sorvegliare l’osservanza della normativa, fornire un parere sulle valutazioni d’impatto quando richiesto, cooperare con l’autorità di controllo e fungere da punto di contatto con quest’ultima.

Queste funzioni costituiscono il nucleo del servizio DPO esterno per aziende. La loro concreta organizzazione dipende dalle caratteristiche dell’impresa: un’azienda manifatturiera con più stabilimenti, numerosi dipendenti e sistemi di videosorveglianza presenta esigenze diverse da una società di servizi che gestisce prevalentemente dati commerciali e amministrativi. Il professionista deve conoscere i trattamenti effettivamente svolti, i processi organizzativi e i rischi che possono derivarne.

Una prima attività consiste nell’esaminare la situazione privacy esistente. Il DPO può verificare il registro delle attività di trattamento, le informative, le procedure interne, la ripartizione delle responsabilità e i rapporti con i fornitori che trattano dati personali per conto dell’impresa. L’esame permette di individuare criticità, documenti da aggiornare e trattamenti che richiedono approfondimenti. La predisposizione materiale dell’intera documentazione GDPR, però, non costituisce automaticamente una prestazione compresa nell’incarico: deve essere valutata separatamente, anche per evitare conflitti di interessi con la successiva attività di sorveglianza.

Un secondo ambito riguarda il controllo continuativo della conformità GDPR. Il DPO deve sorvegliare la conformità, tenendo conto dell’attribuzione delle responsabilità, delle attività di sensibilizzazione e formazione del personale e degli audit pertinenti. Non esiste una frequenza uniforme di sopralluoghi o verifiche applicabile a tutte le imprese. È necessario organizzare un programma proporzionato alla complessità dei trattamenti e al livello di rischio, prevedendo momenti di confronto con i responsabili aziendali e modalità di documentazione delle criticità riscontrate.

Il servizio comprende anche la consulenza sulle decisioni che incidono sulla protezione dei dati. L’introduzione di un nuovo gestionale, l’esternalizzazione delle attività informatiche, l’utilizzo di strumenti di monitoraggio dei dipendenti o l’avvio di trattamenti particolarmente invasivi possono richiedere il coinvolgimento preventivo del DPO. L’art. 38 GDPR impone infatti che il Responsabile della Protezione dei Dati sia coinvolto tempestivamente e adeguatamente nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali.

Un ulteriore compito riguarda le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Quando un trattamento richiede una DPIA ai sensi dell’art. 35 GDPR, il titolare deve chiedere il parere del DPO, se designato. Il professionista può fornire indicazioni sulla necessità della valutazione, sulla metodologia utilizzata e sui rischi residui, sorvegliandone lo svolgimento. La responsabilità di effettuare la DPIA e assumere le decisioni conseguenti rimane al titolare del trattamento.

Rientrano nelle funzioni istituzionali del DPO anche la cooperazione con il Garante per la protezione dei dati personali e il ruolo di punto di contatto per le questioni relative ai trattamenti. In caso di richiesta di informazioni, verifica o incidente di sicurezza, l’azienda deve poter coinvolgere tempestivamente il professionista. L’eventuale assistenza legale nella difesa da contestazioni, nell’impugnazione di sanzioni o in procedimenti giudiziari rappresenta invece un’attività distinta, da valutare in relazione all’incarico e all’assenza di conflitti di interessi.

La funzione del DPO deve quindi essere distinta dall’intero progetto di adeguamento GDPR aziendale. Il primo svolge compiti di consulenza e sorveglianza; il secondo comprende anche l’attuazione operativa delle misure necessarie, sotto la responsabilità del titolare o del responsabile del trattamento. I due ambiti devono essere coordinati, senza attribuire al DPO decisioni che è chiamato a controllare.

Come organizzare concretamente il servizio: verifiche, consulenza continuativa e rapporti con i responsabili aziendali

Perché il servizio DPO esterno possa funzionare, l’azienda deve assicurare al professionista accesso alle informazioni, alle persone e ai processi necessari per svolgere l’incarico. L’art. 38 GDPR richiede che il titolare e il responsabile del trattamento sostengano il DPO, fornendogli le risorse necessarie, l’accesso ai dati personali e ai trattamenti e le condizioni per mantenere le proprie conoscenze specialistiche.

Nella pratica, occorre individuare referenti aziendali che consentano al DPO di acquisire informazioni aggiornate. Il responsabile HR può segnalare nuove modalità di gestione del personale; il reparto IT può comunicare modifiche ai sistemi informatici, incidenti di sicurezza e nuovi servizi cloud; l’ufficio acquisti può coinvolgere il professionista quando vengono selezionati fornitori destinati a trattare dati personali. Senza questi flussi informativi, anche un DPO qualificato rischia di intervenire quando le decisioni sono già state assunte.

Un servizio strutturato può prevedere una verifica iniziale della documentazione e dei trattamenti, seguita da un programma di controlli periodici sulla privacy aziendale. Le verifiche dovrebbero essere organizzate secondo le caratteristiche dell’impresa, considerando la natura dei dati, il numero degli interessati, le tecnologie utilizzate e le modifiche organizzative intervenute. Per le aziende con più reparti o sedi può essere opportuno programmare incontri con i responsabili delle funzioni che trattano maggiormente dati personali.

Il DPO può esaminare, nell’ambito delle proprie funzioni di sorveglianza, l’adeguatezza delle procedure relative ai dipendenti, alla videosorveglianza, alla conservazione dei dati e alla gestione delle richieste degli interessati. Può verificare se siano stati correttamente individuati i responsabili del trattamento e se i contratti con i fornitori disciplinino gli elementi richiesti dall’art. 28 GDPR. Quando emergono carenze, deve poter formulare raccomandazioni e portarle all’attenzione dei soggetti aziendali competenti.

Particolare attenzione merita la gestione degli incidenti che coinvolgono dati personali. Se l’impresa subisce un accesso abusivo ai sistemi, perde documenti contenenti informazioni riservate o scopre una divulgazione non autorizzata, il DPO deve essere coinvolto tempestivamente per fornire consulenza sugli obblighi previsti dal GDPR. La valutazione dell’eventuale notifica al Garante, da effettuare nei casi previsti dall’art. 33 GDPR, rimane una responsabilità del titolare del trattamento. Il termine ordinario di 72 ore decorre dal momento in cui il titolare viene a conoscenza della violazione, salvo le condizioni e le eccezioni previste dalla norma.

Per questa ragione, nell’organizzazione del servizio è opportuno definire canali di comunicazione e modalità di reperibilità adeguati alle esigenze aziendali. Un’impresa che tratta continuativamente grandi quantità di dati personali o gestisce servizi digitali complessi può richiedere un livello di disponibilità diverso da quello necessario per una realtà con trattamenti meno articolati. L’assistenza tecnica per contenere un attacco informatico e l’eventuale difesa legale non devono essere considerate automaticamente comprese nel servizio DPO.

La consulenza continuativa del DPO esterno riguarda anche le iniziative aziendali che comportano nuovi trattamenti. Prima di introdurre un software per la gestione delle presenze, un sistema di controllo degli accessi o una piattaforma che utilizza dati dei clienti, il coinvolgimento del DPO consente di esaminare preventivamente i profili di protezione dei dati. Lo stesso vale per l’utilizzo di fornitori esterni e per i trasferimenti internazionali di informazioni personali, quando richiedono specifiche verifiche.

Il professionista deve poter riferire direttamente al vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento. Questa previsione, contenuta nell’art. 38 GDPR, è particolarmente rilevante quando vengono individuate criticità che richiedono investimenti, modifiche organizzative o decisioni degli amministratori. Le raccomandazioni del DPO possono essere documentate attraverso pareri, relazioni o comunicazioni interne, in modo da consentire all’azienda di valutare le misure da adottare e conservare traccia delle decisioni assunte.

L’organizzazione del servizio deve rispettare anche l’indipendenza del DPO esterno. Il DPO non può ricevere istruzioni sull’esecuzione dei propri compiti né essere penalizzato o rimosso per il loro svolgimento. Può assumere altri incarichi soltanto se non determinano conflitti di interessi. Questo aspetto richiede particolare attenzione quando l’azienda intende affidare allo stesso soggetto attività operative che comportano la determinazione delle finalità o dei mezzi dei trattamenti, oppure funzioni che il DPO dovrebbe successivamente sorvegliare.

Prima di definire il contenuto dell’incarico, occorre quindi distinguere le funzioni obbligatorie del DPO dalle prestazioni ulteriori che l’impresa intende acquistare. La predisposizione della documentazione privacy, l’esecuzione materiale degli interventi correttivi, la consulenza contrattuale e l’assistenza legale possono richiedere incarichi specifici e un’organizzazione che preservi l’autonomia della funzione di sorveglianza.

Quali responsabilità rimangono all’azienda e come verificare che il servizio DPO sia adeguato

Uno degli aspetti che richiedono maggiore attenzione nell’affidamento del servizio DPO esterno riguarda la distinzione tra responsabilità del professionista e obblighi del titolare del trattamento. La nomina del Responsabile della Protezione dei Dati non trasferisce al DPO la responsabilità generale della conformità al GDPR. L’impresa continua a dover individuare le basi giuridiche dei trattamenti, adottare misure tecniche e organizzative adeguate, impartire istruzioni al personale e assicurare il rispetto dei diritti degli interessati.

Il principio di responsabilizzazione, previsto dall’art. 5, paragrafo 2, e dall’art. 24 del Regolamento (UE) 2016/679, impone al titolare di essere in grado di dimostrare il rispetto della normativa. Il DPO contribuisce a questo processo attraverso consulenza, sorveglianza e raccomandazioni, ma non sostituisce gli amministratori nelle decisioni relative alle risorse economiche, all’organizzazione aziendale e all’attuazione delle misure necessarie. Quando il professionista segnala una criticità, spetta ai soggetti competenti valutarla e assumere le decisioni conseguenti.

Questa distinzione assume particolare rilievo quando il DPO individua carenze nella documentazione, procedure non aggiornate o trattamenti che presentano rischi elevati. Il professionista può formulare un parere, suggerire approfondimenti e raccomandare interventi correttivi. L’azienda deve invece organizzare concretamente le attività necessarie, assegnare responsabilità operative e verificare che le misure deliberate siano attuate. La semplice presenza di un DPO esterno non costituisce una certificazione di conformità GDPR e non esclude la possibilità di accertamenti o sanzioni.

Per valutare l’adeguatezza del servizio, occorre verificare che il professionista sia effettivamente coinvolto nei processi aziendali rilevanti. Un incarico che preveda soltanto la disponibilità a rispondere occasionalmente a quesiti potrebbe risultare insufficiente rispetto alle esigenze di un’impresa caratterizzata da trattamenti complessi. Al contrario, non è necessario imporre indiscriminatamente lo stesso numero di audit, riunioni o sopralluoghi a organizzazioni con dimensioni e rischi differenti. L’art. 39, paragrafo 2, GDPR richiede espressamente che il DPO consideri i rischi inerenti ai trattamenti, tenendo conto della loro natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità.

Un elemento utile è la documentazione delle attività svolte dal DPO esterno. Pareri scritti, comunicazioni sulle criticità, programmi di verifica, relazioni periodiche e riscontri alle richieste aziendali permettono di ricostruire il lavoro effettivamente eseguito. Il GDPR non impone indistintamente a ogni DPO una relazione annuale secondo un modello prestabilito, ma la predisposizione di documenti periodici può essere concordata nell’organizzazione dell’incarico, anche per agevolare il confronto con la direzione.

Occorre prestare attenzione anche alle attività che vengono offerte come prestazioni aggiuntive. Un servizio DPO esterno può essere affiancato da consulenza per l’aggiornamento delle informative, assistenza contrattuale, supporto operativo nell’adeguamento GDPR o interventi specialistici in caso di violazione dei dati. Non tutte queste prestazioni coincidono con i compiti istituzionali previsti dall’art. 39 GDPR. La loro attribuzione allo stesso professionista deve essere valutata verificando che non comprometta l’indipendenza della funzione e non determini un conflitto di interessi.

La questione diventa particolarmente delicata quando il DPO dovrebbe controllare decisioni che egli stesso assume in un’altra veste. L’art. 38, paragrafo 6, GDPR consente al Responsabile della Protezione dei Dati di svolgere altri compiti e funzioni, purché non producano conflitti di interessi. Non è quindi sufficiente prevedere contrattualmente una generica compatibilità degli incarichi: bisogna esaminare le responsabilità concretamente attribuite, soprattutto quando riguardano la determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento.

Un ulteriore aspetto riguarda il coordinamento tra DPO, responsabili IT, ufficio HR e funzioni di compliance. Il professionista deve poter ricevere informazioni sulle modifiche dei sistemi, sulle nuove attività di trattamento e sulle criticità rilevate. Quando l’impresa dispone anche di un Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o di un sistema di whistleblowing, possono essere necessari specifici flussi informativi sulle questioni che coinvolgono dati personali. Questo coordinamento non comporta automaticamente l’attribuzione al DPO della gestione delle segnalazioni o delle funzioni proprie dell’OdV.

Nel caso del whistleblowing, per esempio, il DPO può fornire consulenza sugli aspetti di protezione dei dati connessi alla piattaforma, alla riservatezza delle informazioni, ai tempi di conservazione e alla valutazione dei rischi. La gestione delle segnalazioni deve invece essere affidata ai soggetti individuati secondo il D.Lgs. 24/2023, nel rispetto dei requisiti di autonomia e formazione previsti dalla disciplina. Per approfondire gli obblighi organizzativi è possibile consultare la nostra guida al whistleblowing aziendale.

Prima di affidare o rinnovare l’incarico, l’impresa dovrebbe quindi verificare la corrispondenza tra le proprie esigenze e l’organizzazione del servizio proposto. La valutazione riguarda la competenza del professionista, la disponibilità di risorse, le modalità di coinvolgimento, la gestione delle urgenze e la distinzione tra attività istituzionali e prestazioni ulteriori. Anche le condizioni economiche devono essere lette in relazione al contenuto effettivo del servizio, evitando di confrontare offerte che comprendono attività sostanzialmente differenti.

Esempio pratico: come organizzare il servizio DPO esterno in un’azienda con più reparti

Consideriamo, a titolo esemplificativo, una società con circa cento dipendenti, un reparto amministrativo, un ufficio HR e diversi fornitori informatici. L’impresa decide di affidare esternamente la funzione DPO, ma durante la ricognizione iniziale emerge che le procedure privacy sono distribuite tra più uffici, alcuni contratti con i fornitori richiedono verifiche e non esiste un sistema organizzato per coinvolgere il professionista nelle modifiche ai trattamenti.

In una situazione di questo tipo, il servizio può essere organizzato partendo dall’esame della documentazione e dall’individuazione dei referenti interni. Il DPO valuta le aree che richiedono maggiore attenzione, formula raccomandazioni e concorda con la direzione modalità di comunicazione e verifiche periodiche. Particolare cura viene dedicata ai rapporti con il reparto IT e con l’ufficio HR, perché l’introduzione di nuovi strumenti informatici o la modifica delle procedure relative ai dipendenti possono incidere sulla protezione dei dati personali.

Le eventuali carenze documentali e organizzative vengono sottoposte ai responsabili aziendali, ai quali compete decidere e attuare gli interventi necessari. Il DPO conserva il proprio ruolo di consulenza e sorveglianza, verificando nel tempo le attività pertinenti alla sua funzione. L’esempio mostra come l’efficacia del servizio dipenda dalla concreta organizzazione dei rapporti tra professionista e impresa, anziché dalla sola formalizzazione dell’incarico.

Domande frequenti sul servizio DPO esterno per aziende

Il servizio DPO esterno comprende anche la redazione di tutti i documenti privacy?

Non automaticamente. Il DPO svolge funzioni di consulenza e sorveglianza sulla conformità al GDPR, mentre la predisposizione materiale di informative, registri dei trattamenti, procedure e contratti può costituire una prestazione aggiuntiva. Occorre verificare quali attività siano state concordate e se il loro svolgimento da parte dello stesso professionista sia compatibile con l’indipendenza richiesta dagli artt. 38 e 39 GDPR.

Il DPO esterno deve essere disponibile in caso di data breach o ispezione del Garante Privacy?

Il professionista deve essere tempestivamente coinvolto nelle questioni che riguardano la protezione dei dati personali e svolge funzioni di cooperazione e punto di contatto con il Garante. In caso di violazione dei dati, può fornire consulenza sugli obblighi applicabili e sulle valutazioni necessarie. Le modalità di reperibilità, i tempi di intervento e le eventuali prestazioni straordinarie devono essere organizzati in modo coerente con i rischi dell’impresa. La difesa legale e gli interventi tecnici di emergenza non sono automaticamente inclusi.

Un’azienda può chiedere al DPO esterno una relazione sulle attività svolte?

Sì. È possibile concordare relazioni periodiche, documentazione delle verifiche, pareri scritti e incontri con la direzione. Il GDPR non stabilisce un modello obbligatorio di relazione annuale valido per ogni organizzazione, ma il professionista deve poter riferire direttamente al vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento. Una documentazione adeguata consente all’impresa di conoscere le criticità segnalate e valutare gli interventi necessari.

Il DPO esterno può occuparsi contemporaneamente di privacy, whistleblowing e Modello 231?

Il DPO può fornire consulenza sugli aspetti di protezione dei dati connessi alle segnalazioni whistleblowing e ai processi di compliance aziendale. L’attribuzione di ulteriori incarichi, come la gestione delle segnalazioni o la partecipazione all’Organismo di Vigilanza, richiede una verifica specifica delle competenze, dei requisiti previsti dalle rispettive discipline e dell’assenza di conflitti di interessi. Non esiste una compatibilità automatica tra tutte queste funzioni.

Come può l’azienda capire se il servizio DPO esterno è adeguato alle proprie esigenze?

Occorre esaminare la complessità dei trattamenti, i rischi connessi ai dati gestiti, l’organizzazione interna e le modalità con cui il professionista viene coinvolto. Sono elementi da valutare la disponibilità effettiva, la programmazione delle verifiche, il rapporto con i responsabili aziendali e la chiarezza delle prestazioni comprese nell’incarico. Il costo del servizio deve essere confrontato con le attività effettivamente previste, evitando di considerare equivalenti offerte che assicurano livelli di assistenza differenti.

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Un servizio DPO esterno adeguatamente organizzato deve rispondere alle caratteristiche dell’impresa, alla complessità dei trattamenti e alle esigenze di consulenza e sorveglianza previste dal GDPR. Prima di affidare l’incarico è opportuno verificare quali attività siano necessarie, come organizzare i rapporti con i referenti interni e quali prestazioni ulteriori debbano essere disciplinate separatamente.

Lo Studio Legale Calvello dell’Avvocato Claudio Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza giuridica alle imprese in materia di protezione dei dati personali, organizzazione della compliance GDPR e funzione DPO esterno. Esaminiamo le esigenze aziendali per individuare il contenuto dell’incarico e le modalità di assistenza appropriate, nel rispetto dell’autonomia e delle responsabilità previste dalla normativa.

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