Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Individuare un DPO (Data Protection Officer), o Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), significa affidare a un professionista una funzione di controllo e consulenza che incide direttamente sull’organizzazione della privacy aziendale. Per un’impresa che deve procedere alla prima nomina o intende affidare l’incarico a un nuovo professionista, la difficoltà non consiste soltanto nel trovare un esperto di GDPR, ma nel verificare che possieda competenze adeguate, autonomia effettiva e capacità di seguire concretamente i trattamenti svolti dall’azienda.

Una scelta effettuata senza verificare questi elementi può determinare incompatibilità, conflitti di interessi o un servizio insufficiente rispetto ai rischi aziendali. Gli articoli 37, 38 e 39 del Regolamento (UE) 2016/679 stabiliscono requisiti e garanzie che devono essere considerati prima dell’affidamento. Quando assistiamo un’impresa nella scelta del DPO esterno, partiamo dall’organizzazione dei trattamenti e dalle esigenze effettive, per individuare il profilo professionale appropriato e verificare le condizioni necessarie per una nomina corretta.

Dove trovare un DPO per l’azienda e come individuare il professionista adatto

Un’azienda che cerca un DPO esterno può rivolgersi a professionisti specializzati nella protezione dei dati personali, avvocati con esperienza nella normativa privacy, società di consulenza GDPR o strutture professionali che integrano competenze giuridiche, organizzative e informatiche. Non esiste un albo professionale obbligatorio dei DPO né un’unica categoria alla quale sia riservato l’incarico. La scelta deve quindi basarsi sulle capacità effettive del candidato, anziché sulla sola qualifica dichiarata o sulla presenza di una certificazione.

L’articolo 37, paragrafo 5, del GDPR prevede che il DPO sia designato in funzione delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, nonché della capacità di assolvere i compiti previsti dall’articolo 39. Non è obbligatorio possedere una specifica certificazione per essere nominati DPO. Eventuali attestazioni formative o certificazioni volontarie possono contribuire alla valutazione, ma non sostituiscono la verifica dell’esperienza e delle competenze concretamente necessarie.

Per scegliere il professionista occorre anzitutto considerare quali dati tratta l’impresa, quali sistemi utilizza e quanto sono articolati i suoi processi. Una società che gestisce prevalentemente dati amministrativi e commerciali presenta esigenze diverse da un’organizzazione sanitaria che tratta dati relativi alla salute su larga scala o da un’impresa che effettua monitoraggi sistematici degli interessati. La dimensione aziendale, da sola, non è sufficiente a stabilire il livello di competenza richiesto: assumono rilievo la natura, la complessità e i rischi dei trattamenti.

Nella selezione suggeriamo di verificare le precedenti esperienze del candidato in organizzazioni comparabili, la conoscenza dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, la capacità di esaminare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e l’esperienza nei rapporti con fornitori informatici, responsabili del trattamento e funzioni aziendali. È opportuno accertare anche come il professionista affronti situazioni che richiedono interventi tempestivi, quali violazioni dei dati personali, richieste dell’Autorità o criticità relative ai trattamenti dei dipendenti.

Il DPO può essere individuato anche all’interno di una struttura professionale organizzata. L’articolo 37, paragrafo 6, del GDPR consente infatti di svolgere i compiti del responsabile della protezione dei dati sulla base di un contratto di servizi. Quando l’incarico viene affidato a una società o a uno studio professionale, occorre individuare chiaramente i soggetti incaricati di svolgere le relative funzioni, verificare che siano rispettati i requisiti applicabili e assicurare un punto di contatto effettivamente accessibile all’azienda, agli interessati e all’Autorità di controllo.

Un ulteriore elemento riguarda la capacità del professionista di comprendere le decisioni aziendali senza assumere direttamente quelle riservate al titolare del trattamento. Il DPO deve poter esprimere valutazioni indipendenti e segnalare criticità anche quando queste riguardano scelte della direzione. Per questo, nella ricerca di un responsabile della protezione dei dati, non consideriamo sufficiente la disponibilità a predisporre documenti o a fornire risposte occasionali: occorre verificare che il candidato sia in grado di esercitare continuativamente una funzione di consulenza e sorveglianza.

Cosa verificare prima della nomina del DPO: competenze, indipendenza e conflitti di interessi

Prima di affidare l’incarico a un DPO esterno, l’impresa deve effettuare una valutazione documentabile dei requisiti professionali e delle condizioni organizzative nelle quali il responsabile opererà. Il GDPR non impone una procedura di selezione standardizzata, ma il principio di responsabilizzazione previsto dall’articolo 5, paragrafo 2, richiede al titolare di poter dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili. Conservare gli elementi utilizzati per valutare il professionista consente di ricostruire le ragioni della scelta e le verifiche effettuate.

Il primo controllo riguarda la competenza specialistica effettiva. Il candidato deve conoscere la disciplina europea e nazionale sulla protezione dei dati e saperla applicare ai trattamenti dell’organizzazione. È utile esaminare il curriculum, le esperienze professionali pertinenti, le attività di aggiornamento e la capacità di affrontare problemi operativi. Un DPO destinato a seguire un’impresa che utilizza piattaforme cloud, strumenti di monitoraggio o applicazioni di intelligenza artificiale deve essere in grado di comprendere i rischi connessi a tali tecnologie e di interagire efficacemente con le funzioni tecniche, anche avvalendosi di competenze specialistiche quando necessario.

Il secondo controllo riguarda l’indipendenza nell’esercizio delle funzioni. L’articolo 38 del GDPR stabilisce che il DPO non riceva istruzioni riguardanti l’esecuzione dei propri compiti, riferisca direttamente al vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento e non sia rimosso o penalizzato per l’adempimento delle sue funzioni. Queste garanzie devono trovare riscontro nell’organizzazione aziendale. Non sarebbe coerente con la disciplina attribuire formalmente l’incarico a un professionista per poi impedirgli di accedere alle informazioni necessarie o condizionare le sue valutazioni.

Particolare attenzione richiede il conflitto di interessi. L’articolo 38, paragrafo 6, permette al DPO di svolgere altri compiti e funzioni, purché non ne derivi un conflitto. Il problema si presenta soprattutto quando il professionista, attraverso altri incarichi, determina le finalità e i mezzi dei trattamenti che dovrebbe successivamente controllare. La compatibilità non dipende esclusivamente dal titolo dell’incarico, ma dalle responsabilità effettivamente esercitate.

La questione interessa anche il consulente privacy che l’azienda intende nominare DPO. Le due attività non sono automaticamente incompatibili: occorre però verificare se gli ulteriori compiti comportino decisioni operative sui trattamenti o situazioni nelle quali il professionista finirebbe per controllare scelte di cui è direttamente responsabile. Analogamente, quando un avvocato assume l’incarico di DPO, devono essere valutati gli eventuali altri mandati e le possibili incompatibilità, anche alla luce delle indicazioni delle autorità europee di protezione dei dati.

La verifica deve estendersi alle risorse e all’accessibilità del servizio. Il titolare è tenuto a sostenere il DPO fornendogli risorse adeguate, accesso ai dati personali e ai trattamenti e possibilità di mantenere aggiornata la propria conoscenza specialistica. Prima della nomina è quindi opportuno chiarire quali referenti aziendali collaboreranno con il professionista, come verranno gestite le comunicazioni, in quali circostanze sarà richiesto il suo intervento e quali strumenti gli consentiranno di conoscere tempestivamente nuovi progetti o criticità.

Questi controlli devono precedere la formalizzazione dell’incarico. Per gli aspetti relativi alla designazione, alle funzioni e alle responsabilità del professionista, è possibile approfondire la disciplina nella nostra analisi sulla nomina del DPO esterno e sui relativi requisiti. La verifica preliminare delle competenze e dell’indipendenza permette di affrontare la successiva definizione del rapporto professionale sulla base delle effettive esigenze dell’impresa, senza confondere la nomina formale con l’adeguatezza concreta del servizio.

Quali controlli effettuare prima di affidare l’incarico a un DPO esterno

Una volta individuato un professionista con competenze adeguate, l’azienda deve verificare se il servizio proposto sia effettivamente compatibile con la propria organizzazione. La nomina del DPO non può essere valutata isolatamente rispetto alle attività che il professionista dovrà seguire. Un’impresa con numerosi dipendenti, più sedi operative, fornitori informatici e trattamenti articolati necessita di un’organizzazione del servizio diversa da quella di una società con processi più semplici. Il GDPR non stabilisce un numero minimo di ore o di accessi in azienda, ma richiede che il DPO disponga delle risorse necessarie per esercitare efficacemente le proprie funzioni.

Prima dell’affidamento riteniamo opportuno esaminare concretamente le modalità di esecuzione dell’incarico. Occorre comprendere come il professionista intenda acquisire informazioni sui trattamenti, con quale frequenza preveda di confrontarsi con la direzione e quali procedure consentano alle funzioni aziendali di coinvolgerlo tempestivamente. La disponibilità dichiarata durante la selezione deve corrispondere a un’organizzazione del servizio realisticamente sostenibile, soprattutto quando il DPO segue contemporaneamente più imprese.

Un aspetto da verificare riguarda la capacità di intervenire nelle situazioni che richiedono valutazioni rapide. In presenza di una violazione dei dati personali, ad esempio, il titolare deve valutare senza ingiustificato ritardo l’accaduto e, quando ricorrono i presupposti dell’articolo 33 del GDPR, notificare la violazione al Garante, ove possibile, entro 72 ore da quando ne è venuto a conoscenza. Il DPO svolge una funzione di consulenza e cooperazione con l’Autorità, ma la responsabilità degli adempimenti rimane in capo al titolare. Per questo è necessario sapere preventivamente come contattare il professionista, chi lo sostituisca operativamente in caso di indisponibilità e quali informazioni debbano essergli trasmesse.

La valutazione deve considerare anche la conoscenza dei processi aziendali. Un DPO chiamato a seguire trattamenti relativi ai dipendenti deve poter interagire con l’ufficio HR e comprendere le implicazioni privacy dei sistemi di rilevazione delle presenze, degli strumenti informatici e degli eventuali controlli sull’attività lavorativa. Se l’impresa utilizza piattaforme cloud, servizi esternalizzati o applicazioni che comportano trattamenti complessi, il professionista deve essere in grado di valutare i rischi e fornire indicazioni sui profili di protezione dei dati, senza sostituirsi ai responsabili delle decisioni tecniche e organizzative.

Prima della nomina è utile chiedere al candidato come intenda svolgere i compiti previsti dall’articolo 39 del GDPR: informare e consigliare il titolare, il responsabile del trattamento e il personale interessato; sorvegliare l’osservanza della disciplina; fornire, quando richiesto, un parere sulla DPIA; cooperare con il Garante e fungere da punto di contatto per le questioni relative ai trattamenti. Queste attività devono essere calibrate sulla natura e sui rischi delle operazioni aziendali, evitando sia incarichi meramente formali sia attribuzioni di responsabilità che non competono al DPO.

Merita attenzione anche la distinzione tra le funzioni proprie del responsabile della protezione dei dati e le ulteriori prestazioni di consulenza. La predisposizione materiale delle informative, la redazione del registro dei trattamenti, la revisione dei contratti con i fornitori o l’attuazione delle misure di sicurezza non diventano automaticamente obblighi esecutivi del DPO per effetto della nomina. Possono essere previsti servizi aggiuntivi, purché siano definiti correttamente, siano compatibili con l’indipendenza della funzione e non producano conflitti di interessi. Per comprendere quali prestazioni possano essere comprese nell’affidamento, abbiamo approfondito separatamente cosa comprende concretamente un servizio DPO esterno.

Il confronto tra più professionisti dovrebbe quindi riguardare le competenze, le modalità operative e l’effettiva capacità di seguire l’impresa, senza limitarsi al compenso annuale. Le condizioni economiche devono essere valutate in relazione all’attività richiesta e alle prestazioni comprese, distinguendo il ruolo istituzionale del DPO dagli eventuali servizi aggiuntivi. Gli aspetti relativi alla durata, alle condizioni contrattuali, alla riservatezza, alle modalità di cessazione dell’incarico e alla responsabilità professionale richiedono una disciplina coerente con la normativa. Su questi profili rinviamo all’approfondimento dedicato al contratto con il DPO esterno e alle clausole da verificare.

Completata la selezione, l’azienda deve procedere agli adempimenti conseguenti alla designazione. L’articolo 37, paragrafo 7, del GDPR impone di pubblicare i dati di contatto del DPO e comunicarli all’Autorità di controllo. Devono essere predisposte condizioni organizzative che consentano al professionista di operare concretamente, con accesso alle informazioni necessarie e coinvolgimento tempestivo nelle questioni riguardanti la protezione dei dati. La mancata osservanza degli obblighi relativi alla designazione, alla posizione e ai compiti del DPO può assumere rilievo nell’ambito dei controlli del Garante e del regime sanzionatorio previsto dall’articolo 83, paragrafo 4, del GDPR, secondo i presupposti e i criteri applicabili al caso concreto.

Esempio pratico: la scelta del DPO in un’azienda con più funzioni operative

Consideriamo il caso ipotetico di una società di servizi con numerosi dipendenti, un ufficio amministrativo interno e diversi fornitori informatici. La direzione decide di affidare all’esterno l’incarico di DPO e riceve proposte da un consulente che già gestisce parte dell’infrastruttura informatica e da un professionista specializzato nella protezione dei dati personali. Entrambi dichiarano di possedere competenze GDPR, ma la sola valutazione dei curricula e dei compensi non consente di individuare la soluzione più appropriata.

La verifica preliminare riguarda le responsabilità effettivamente esercitate dai candidati. Il consulente informatico partecipa alle decisioni sui sistemi utilizzati dall’impresa e potrebbe trovarsi a controllare, come DPO, trattamenti dei quali contribuisce a determinare mezzi e modalità. Occorre quindi approfondire il possibile conflitto di interessi. Per l’altro candidato vengono esaminate l’esperienza professionale, la capacità di seguire le attività aziendali, le modalità di accesso alla documentazione e la disponibilità nei rapporti con la direzione.

La società può così impostare la selezione sulla base di criteri verificabili, individuare le condizioni organizzative necessarie e definire un incarico coerente con le proprie esigenze. L’esempio mostra perché la ricerca di un DPO debba comprendere una valutazione preventiva delle funzioni concretamente svolte dal professionista e delle caratteristiche dei trattamenti aziendali, prima di procedere alla designazione.

Domande frequenti sulla ricerca e sulla scelta del DPO aziendale

Come possiamo verificare se un professionista è realmente qualificato per svolgere l’incarico di DPO?

È opportuno esaminare le esperienze professionali documentabili, la conoscenza della normativa GDPR e la capacità di affrontare trattamenti analoghi a quelli effettuati dall’azienda. Possiamo richiedere informazioni sugli incarichi precedenti, sull’aggiornamento professionale e sulle modalità operative del servizio. Non esiste una certificazione obbligatoria che, da sola, dimostri l’idoneità all’incarico.

Possiamo nominare DPO il consulente informatico che segue già la nostra azienda?

La compatibilità deve essere verificata concretamente. Se il consulente determina le finalità o i mezzi dei trattamenti, oppure assume decisioni sui sistemi che dovrebbe successivamente controllare come DPO, può configurarsi un conflitto di interessi. Il problema riguarda anche fornitori informatici e software house che esercitano un potere decisionale rilevante sui trattamenti aziendali.

Possiamo affidare l’incarico di DPO a uno studio legale anziché a una singola persona?

Sì. L’articolo 37, paragrafo 6, del GDPR consente di svolgere le funzioni di DPO sulla base di un contratto di servizi, anche attraverso un’organizzazione professionale. Occorre individuare chiaramente i soggetti che esercitano le funzioni, assicurare il rispetto dei requisiti di indipendenza e professionalità e garantire un punto di contatto accessibile.

Prima di nominare un DPO dobbiamo necessariamente effettuare un audit GDPR?

Non esiste un obbligo generale di svolgere un audit completo prima della designazione. Una ricognizione preliminare dei trattamenti e delle principali criticità è però utile per individuare le competenze necessarie, dimensionare il servizio e verificare che il professionista possa svolgere efficacemente i propri compiti. L’ampiezza della verifica dipende dalla complessità dell’organizzazione.

Se scegliamo un DPO esterno, la responsabilità delle violazioni GDPR passa al professionista?

No. La designazione non trasferisce al DPO gli obblighi che il GDPR attribuisce al titolare o al responsabile del trattamento. Il professionista esercita funzioni di consulenza, sorveglianza e cooperazione con l’Autorità. Eventuali responsabilità contrattuali o professionali derivanti dall’inadempimento dell’incarico devono essere valutate separatamente, secondo le circostanze concrete.

Come richiedere assistenza per individuare e nominare un DPO esterno

La scelta del responsabile della protezione dei dati richiede una valutazione delle caratteristiche dell’impresa, dei trattamenti effettuati e delle competenze necessarie per seguire l’organizzazione. Affidare l’incarico senza verificare preventivamente indipendenza, possibili conflitti di interessi e modalità operative può esporre l’azienda a criticità che emergono soltanto quando il professionista deve intervenire concretamente.

Lo Studio Legale Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, assiste le imprese nella valutazione dei requisiti per la designazione del DPO, nella scelta di soluzioni professionali esterne e nell’organizzazione dei rapporti tra responsabile della protezione dei dati e funzioni aziendali. Esaminiamo le esigenze dell’impresa considerando la disciplina applicabile e le caratteristiche effettive dei trattamenti.

Se la vostra azienda deve individuare un DPO esterno, verificare l’idoneità di un professionista o procedere a una nuova nomina, potete richiedere una valutazione per il servizio DPO esterno attraverso il modulo dedicato. Esamineremo la richiesta per valutare le esigenze rappresentate e le possibili modalità di assistenza.