Articolo a cura di: Redazione - Studio Legale Calvello

Affidare l’incarico di Responsabile della Protezione dei Dati a un professionista che opera da remoto consente all’azienda di organizzare la funzione DPO senza richiedere una presenza fisica continuativa presso la propria sede. Il Regolamento (UE) 2016/679 non impone che il DPO lavori stabilmente negli uffici del titolare del trattamento, ma richiede che sia effettivamente accessibile, adeguatamente coinvolto nelle questioni relative alla protezione dei dati e posto nelle condizioni di svolgere i propri compiti con indipendenza.

La distanza geografica, quindi, non rappresenta di per sé un ostacolo alla nomina. Occorre però verificare come viene organizzato concretamente il servizio DPO esterno da remoto, quali attività possono essere svolte online, quando sono necessarie verifiche presso le sedi aziendali e come vengono gestite le situazioni urgenti. Una nomina formalmente corretta, accompagnata da un servizio privo di effettiva operatività, può esporre l’impresa a criticità organizzative e contestazioni in materia di GDPR.

Come funziona concretamente un servizio DPO esterno da remoto

Il DPO esterno da remoto, denominato anche RPD o Responsabile della Protezione dei Dati, è un professionista incaricato di svolgere le funzioni previste dagli articoli 37, 38 e 39 del GDPR attraverso un’organizzazione del lavoro che utilizza prevalentemente strumenti di comunicazione e collaborazione a distanza. L’incarico può essere conferito sulla base di un contratto di servizi, purché siano rispettati i requisiti normativi relativi alla posizione, alle competenze e all’indipendenza del responsabile.

Il servizio non consiste semplicemente nel mettere a disposizione dell’azienda un nominativo da indicare nelle informative privacy o da comunicare al Garante. Il DPO deve poter conoscere l’organizzazione dei trattamenti, ricevere tempestivamente le informazioni necessarie, fornire consulenza al titolare e sorvegliare l’osservanza della normativa sulla protezione dei dati personali. Deve inoltre cooperare con l’Autorità di controllo e fungere da punto di contatto per le questioni relative ai trattamenti.

In un incarico gestito a distanza, queste attività possono essere organizzate mediante riunioni in videoconferenza, accesso controllato alla documentazione aziendale, comunicazioni riservate, verifiche documentali e interlocuzioni periodiche con i responsabili delle diverse funzioni. Il professionista può esaminare il registro delle attività di trattamento, valutare procedure e contratti con i fornitori, esprimere pareri sulle valutazioni d’impatto e verificare come l’azienda affronta le criticità segnalate. Il DPO svolge una funzione di consulenza e sorveglianza: le decisioni sui trattamenti e la responsabilità della conformità rimangono in capo al titolare o, per quanto di competenza, al responsabile del trattamento.

Per rendere operativo il servizio è opportuno individuare uno o più referenti interni che mantengano i contatti con il professionista, trasmettano la documentazione e lo coinvolgano quando vengono introdotti nuovi software, modificate procedure o avviati trattamenti potenzialmente rischiosi. Nelle imprese che non dispongono di un ufficio privacy strutturato, questo collegamento può essere assicurato dalla direzione, dall’ufficio amministrativo oppure da un responsabile HR o IT, secondo le caratteristiche dell’organizzazione.

La collaborazione deve essere organizzata fin dall’inizio dell’incarico. Un DPO che riceve informazioni soltanto in occasione di una verifica annuale potrebbe non essere in grado di intervenire tempestivamente sulle questioni che richiedono il suo coinvolgimento. Per questo il servizio remoto deve prevedere modalità di comunicazione chiare, un flusso informativo adeguato e occasioni di confronto proporzionate alla complessità dei trattamenti effettuati dall’impresa.

Il GDPR non stabilisce un numero minimo di videoconferenze, riunioni o giornate di presenza fisica. La frequenza delle attività deve essere determinata considerando natura, ambito di applicazione, contesto e finalità dei trattamenti, oltre ai rischi per i diritti e le libertà delle persone interessate. Un’azienda con trattamenti relativamente semplici presenta esigenze differenti rispetto a una struttura sanitaria, a una società che effettua monitoraggio sistematico degli interessati o a un’impresa con numerose sedi e sistemi informatici integrati.

Il servizio da remoto può quindi comprendere anche incontri presso la sede aziendale quando le circostanze lo richiedono. La possibilità di effettuare sopralluoghi, partecipare a verifiche particolarmente complesse o incontrare direttamente il management dovrebbe essere valutata nella definizione dell’incarico. Per comprendere le prestazioni che possono essere comprese nella funzione, abbiamo approfondito anche cosa comprende concretamente un servizio DPO esterno per l’azienda.

Nomina e gestione a distanza: requisiti GDPR, indipendenza e organizzazione dell’incarico

La possibilità di nominare un DPO esterno che opera da un’altra città o regione trova il proprio riferimento nell’articolo 37, paragrafo 6, del GDPR, che ammette espressamente lo svolgimento dei compiti del responsabile sulla base di un contratto di servizi. La normativa non introduce un requisito generale di prossimità geografica tra professionista e azienda. La scelta deve però consentire il rispetto dell’articolo 38, che disciplina il coinvolgimento del DPO, le risorse necessarie, la sua indipendenza e l’accessibilità della funzione.

La conformità dell’incarico non dipende dal fatto che il DPO lavori online, ma dalla possibilità concreta di esercitare le funzioni attribuitegli dalla legge. Il professionista deve essere tempestivamente coinvolto nelle questioni riguardanti la protezione dei dati personali, disporre delle risorse necessarie, accedere ai dati e ai trattamenti pertinenti e mantenere un rapporto diretto con il vertice gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento.

Quando l’impresa decide di affidare il servizio a un professionista esterno, è necessario definire con precisione l’identità del soggetto designato, le modalità di contatto, l’organizzazione delle attività e le condizioni che consentono al DPO di svolgere l’incarico. Nel caso di un servizio fornito da un’organizzazione professionale, occorre individuare chiaramente il referente responsabile e assicurare che le persone coinvolte nell’esecuzione dei compiti possiedano competenze adeguate e rispettino i requisiti applicabili alla funzione.

La nomina deve essere accompagnata dalla pubblicazione dei dati di contatto del DPO e dalla loro comunicazione al Garante per la protezione dei dati personali, secondo l’articolo 37, paragrafo 7, del GDPR. Non è necessario rendere pubblico il nominativo del professionista in ogni comunicazione rivolta agli interessati, purché siano disponibili dati di contatto che permettano di raggiungere effettivamente la funzione. Nei rapporti con l’Autorità, invece, devono essere fornite le informazioni richieste dalla procedura di comunicazione prevista.

Particolare attenzione merita l’indipendenza del DPO remoto. Il professionista non deve ricevere istruzioni sull’esecuzione dei compiti attribuitigli dal GDPR e non può essere penalizzato o rimosso per averli svolti. Deve inoltre essere evitato qualsiasi conflitto di interessi. Se il medesimo professionista presta anche ulteriori servizi all’azienda, occorre verificare che tali attività non lo portino a determinare finalità e mezzi dei trattamenti sui quali dovrebbe successivamente esercitare la propria funzione di sorveglianza.

La questione assume rilievo quando il DPO esterno viene incaricato anche di predisporre documentazione privacy, organizzare procedure operative o assumere responsabilità gestionali. Non esiste un’incompatibilità automatica tra la funzione di DPO e qualsiasi altra consulenza, ma gli incarichi devono essere valutati concretamente, distinguendo le attività consultive da quelle decisionali. L’azienda deve evitare che il responsabile sia chiamato a controllare scelte che ha assunto personalmente in una posizione incompatibile con la sua indipendenza.

Per quanto riguarda la gestione documentale, il servizio a distanza richiede canali adeguati alla riservatezza delle informazioni trattate. La condivisione di registri, valutazioni d’impatto, contratti con fornitori, segnalazioni di incidenti e documenti contenenti dati personali deve avvenire secondo modalità coerenti con le misure di sicurezza previste dall’articolo 32 del GDPR. L’accesso del DPO alle informazioni necessarie non giustifica una circolazione indiscriminata dei dati: occorre organizzare permessi, strumenti e procedure in relazione alle effettive necessità dell’incarico.

È altrettanto necessario stabilire come debbano essere gestite le comunicazioni urgenti. In presenza di un possibile data breach, per esempio, il DPO deve poter essere coinvolto tempestivamente nella valutazione dell’incidente e degli eventuali obblighi di notifica, fermo restando che le responsabilità e le decisioni previste dal GDPR competono al titolare del trattamento. L’articolo 33 stabilisce, nei casi in cui la notifica sia dovuta, il termine di 72 ore dal momento in cui il titolare viene a conoscenza della violazione, salvo che la notifica oltre tale termine sia accompagnata dai motivi del ritardo. Un servizio remoto privo di procedure di escalation e contatti effettivamente utilizzabili può creare difficoltà proprio nelle situazioni che richiedono maggiore rapidità.

La scelta del professionista deve quindi considerare, oltre alla competenza giuridica e organizzativa, la capacità di assicurare un servizio coerente con le esigenze dell’impresa. Le modalità di reperibilità, la periodicità dei confronti, l’accesso alle informazioni e le eventuali attività in presenza devono essere definiti in termini sufficientemente chiari, senza confondere la funzione di sorveglianza del DPO con un servizio di gestione integrale della compliance GDPR. Per le imprese che stanno formalizzando l’incarico, abbiamo esaminato separatamente le clausole essenziali del contratto con il DPO esterno.

Quali controlli deve garantire il DPO remoto e quali rischi corre l’azienda se il servizio non è adeguato

La gestione a distanza dell’incarico non riduce gli obblighi che il GDPR pone a carico del titolare del trattamento. L’articolo 38 del Regolamento richiede che il DPO sia coinvolto tempestivamente e adeguatamente in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali, mentre l’articolo 39 gli attribuisce, tra gli altri compiti, quello di sorvegliare l’osservanza della normativa, delle politiche aziendali e delle misure organizzative adottate. Un DPO esterno da remoto deve quindi poter esercitare un controllo effettivo, anche quando la maggior parte delle attività viene svolta attraverso strumenti digitali.

Per l’impresa, ciò significa predisporre un sistema di comunicazione che permetta al professionista di conoscere le modifiche organizzative rilevanti, i nuovi trattamenti, le criticità emerse durante le attività ordinarie e gli eventuali incidenti di sicurezza. Il DPO deve poter esaminare la documentazione pertinente, formulare osservazioni e verificare come vengono considerate le proprie raccomandazioni. La sorveglianza può comprendere controlli sul registro delle attività di trattamento, sulle procedure interne, sui rapporti con i responsabili del trattamento e sull’adeguatezza delle misure organizzative, secondo un programma proporzionato ai rischi dell’azienda.

Non tutte le verifiche richiedono necessariamente un sopralluogo. L’esame dei contratti con i fornitori, delle informative, delle procedure di gestione delle richieste degli interessati e della documentazione relativa alle valutazioni d’impatto può normalmente essere effettuato a distanza, purché il professionista disponga di informazioni attendibili e complete. Diversamente, quando occorre verificare come vengono concretamente applicate determinate procedure, come vengono gestiti gli accessi ai locali o come opera un sistema di videosorveglianza, può risultare opportuno integrare l’analisi documentale con verifiche dirette o con il coinvolgimento di personale qualificato presente presso la sede.

La necessità di un intervento fisico deve essere valutata in relazione alle caratteristiche del trattamento e alle informazioni disponibili. Il GDPR non prevede un obbligo generalizzato di sopralluoghi periodici del DPO, ma la scelta di operare esclusivamente online non può impedire lo svolgimento dei compiti previsti dalla normativa. Se le verifiche a distanza non consentono di comprendere adeguatamente una situazione, il professionista deve poter rappresentare tale limite all’azienda e indicare le ulteriori attività ritenute necessarie.

Un altro elemento da considerare riguarda la documentazione dell’attività svolta. Relazioni periodiche, pareri, verbali delle riunioni e comunicazioni relative alle criticità riscontrate possono contribuire a ricostruire il funzionamento del servizio e il coinvolgimento del DPO. Non esiste un modello unico di rendicontazione imposto dal GDPR, ma la disponibilità di evidenze coerenti con le attività effettivamente svolte assume rilievo nell’ambito del principio di responsabilizzazione previsto dall’articolo 5, paragrafo 2, e dall’articolo 24 del Regolamento.

Il rischio maggiore si presenta quando l’incarico remoto viene ridotto a una nomina priva di contenuto operativo. Se il DPO non riceve documenti, non partecipa alle questioni rilevanti, non viene informato degli incidenti e non dispone delle risorse necessarie, l’azienda può trovarsi in una situazione incompatibile con gli obblighi organizzativi stabiliti dall’articolo 38. La mera esistenza di un contratto o la comunicazione del nominativo al Garante non sono sufficienti a dimostrare che la funzione sia stata correttamente organizzata. Abbiamo approfondito questa problematica nell’articolo dedicato al DPO assente o soltanto formale e ai rischi per l’azienda.

Le eventuali conseguenze sanzionatorie dipendono dalla violazione concretamente accertata. Le disposizioni degli articoli 37, 38 e 39 del GDPR rientrano tra quelle per le quali l’articolo 83, paragrafo 4, prevede sanzioni amministrative pecuniarie fino a 10 milioni di euro oppure, per le imprese, fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore. Si tratta dei limiti massimi normativi, non di sanzioni automatiche: l’Autorità deve valutare le circostanze del caso concreto e applicare i criteri previsti dal Regolamento.

Particolare attenzione richiede la gestione delle emergenze. Se l’azienda subisce un attacco informatico, una perdita di documenti o un accesso non autorizzato a dati personali, deve poter attivare rapidamente le proprie procedure interne e coinvolgere il DPO per le valutazioni di competenza. Il professionista può fornire indicazioni sui rischi per gli interessati e sugli obblighi previsti dagli articoli 33 e 34 del GDPR, mentre la decisione e la responsabilità della notifica rimangono in capo al titolare del trattamento. Le modalità di reperibilità e di escalation devono essere definite prima che si verifichi l’incidente, evitando che l’azienda debba individuare soltanto in quel momento chi contattare e quali informazioni trasmettere.

La stessa esigenza riguarda le richieste del Garante Privacy, i reclami degli interessati e le contestazioni relative ai trattamenti. Il DPO esterno può assistere l’organizzazione nella ricostruzione delle attività e nella valutazione delle problematiche, senza che ciò comporti automaticamente l’assunzione di un incarico di rappresentanza o difesa legale. Quando la questione richiede specifiche attività difensive, queste devono essere valutate separatamente, anche per verificare eventuali incompatibilità con la funzione di controllo. L’efficacia del servizio remoto dipende quindi dalla capacità dell’impresa di assicurare al DPO informazioni tempestive, interlocutori disponibili e condizioni operative adeguate, mantenendo al proprio interno la responsabilità delle decisioni sui trattamenti.

Esempio pratico: organizzare il DPO da remoto in un’azienda con più reparti e fornitori informatici

Consideriamo, a titolo esemplificativo, una società di servizi con una sede amministrativa, personale che lavora anche da remoto e diversi fornitori esterni incaricati della gestione dei sistemi informatici. L’azienda intende nominare un DPO esterno, ma preferisce affidarsi a un professionista che operi prevalentemente online, senza prevedere una presenza continuativa presso gli uffici. La direzione ritiene inizialmente sufficiente trasmettere al professionista la documentazione privacy esistente e renderlo disponibile per eventuali richieste.

Una valutazione preliminare dell’organizzazione mette però in luce la necessità di definire meglio i flussi informativi. L’ufficio HR gestisce autonomamente i dati del personale, il responsabile IT coordina i fornitori tecnologici e l’amministrazione conserva contratti e documentazione relativa ai trattamenti. In assenza di un referente incaricato di raccordare queste funzioni, il DPO rischierebbe di ricevere informazioni incomplete o di essere coinvolto soltanto dopo l’adozione di decisioni rilevanti per la protezione dei dati.

La soluzione organizzativa può consistere nell’individuazione di un referente interno, nella predisposizione di modalità sicure per la condivisione dei documenti e nella programmazione di riunioni periodiche con le funzioni interessate. Il DPO può così esaminare la documentazione, fornire pareri sulle questioni sottoposte alla sua attenzione e formulare raccomandazioni, mentre la direzione conserva la responsabilità delle decisioni e degli interventi correttivi. Per i controlli che non possono essere svolti adeguatamente online, vengono valutate specifiche verifiche presso la sede. L’esempio mostra come il servizio a distanza richieda un’organizzazione proporzionata alla realtà aziendale, senza che sia necessario trasformare la presenza fisica continuativa in un requisito dell’incarico.

Domande frequenti sul servizio DPO esterno da remoto

Un DPO esterno può seguire legalmente un’azienda senza recarsi nella sua sede?

Sì. Il GDPR consente di affidare l’incarico a un professionista esterno e non impone una presenza fisica continuativa presso l’azienda. Occorre però assicurare che il DPO sia facilmente raggiungibile, riceva le informazioni necessarie e possa svolgere effettivamente le proprie funzioni. Se determinate verifiche richiedono un intervento sul posto, l’organizzazione del servizio deve consentire di affrontare anche questa esigenza.

Quanto tempo deve dedicare un DPO remoto all’azienda?

Non esiste un numero minimo di ore stabilito dal GDPR. Il tempo necessario dipende dalla complessità dell’organizzazione, dal numero e dalla natura dei trattamenti, dai rischi per gli interessati e dalle attività da svolgere. Un monte ore contrattuale può aiutare a organizzare il servizio, ma non deve impedire il coinvolgimento del DPO nelle questioni che richiedono il suo intervento. L’adeguatezza delle risorse deve essere verificata anche durante l’esecuzione dell’incarico.

Il DPO da remoto può effettuare audit e verifiche GDPR?

Sì. Il DPO può svolgere attività di sorveglianza e verifica anche attraverso l’esame a distanza di documenti, procedure e informazioni aziendali. Quando le verifiche richiedono osservazioni dirette o accertamenti che non possono essere effettuati in modo attendibile online, occorre valutare modalità integrative. Il DPO può formulare raccomandazioni e verificare il seguito dato alle proprie osservazioni, mentre l’attuazione delle misure correttive compete all’organizzazione.

Come viene gestito un data breach se il DPO lavora da un’altra città?

L’azienda deve disporre di una procedura interna che consenta di rilevare l’incidente, raccogliere tempestivamente le informazioni e coinvolgere il DPO attraverso canali prestabiliti. Il professionista può fornire consulenza sulla valutazione dei rischi e sugli eventuali obblighi di notifica e comunicazione. La responsabilità delle decisioni rimane al titolare del trattamento. La distanza geografica non modifica i termini previsti dal GDPR, compreso quello di 72 ore per la notifica al Garante nei casi in cui sia dovuta.

Come può un’azienda verificare se il servizio DPO da remoto funziona correttamente?

È opportuno verificare che il professionista venga coinvolto nelle decisioni rilevanti, riceva la documentazione necessaria, sia effettivamente raggiungibile e svolga attività coerenti con i compiti previsti dall’articolo 39 del GDPR. Pareri, relazioni, verbali e comunicazioni possono documentare il funzionamento dell’incarico. La valutazione deve riguardare l’effettiva operatività del servizio, senza interferire con l’indipendenza professionale del DPO.

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La scelta di un DPO esterno da remoto richiede di valutare le caratteristiche dell’impresa, i trattamenti effettuati, le modalità di collaborazione con i referenti interni e le esigenze di assistenza continuativa. Un incarico organizzato correttamente deve consentire al professionista di esercitare le proprie funzioni anche a distanza, prevedendo verifiche in presenza quando necessarie e procedure adeguate per affrontare le situazioni urgenti.

Lo Studio Legale Calvello dell’Avvocato Claudio Calvello, con oltre 25 anni di esperienza professionale, offre assistenza giuridica alle imprese nella valutazione e nell’organizzazione degli incarichi di DPO esterno e nelle questioni connesse alla protezione dei dati personali. Per sottoporci le esigenze della tua società e valutare le modalità di un eventuale incarico, richiedi una valutazione per il servizio DPO esterno attraverso il modulo dedicato.